7 sampai terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang bisa merusak suatu
perencanaan yang dibuat.
2.1.2 Pengaturan Proyek
Secara umum yang dimaksud dengan mengorganisir adalah mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli,
material dana dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien Dipohusodo, 1996. Proses
mengorganisir suatu proyek mengikuti proyek sebagai berikut: 1.
Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan Lingkup proyek terdiri dari sejumlah tahap-tahap pekerjaan. Semua
perlu diidentifikasi dan diklasifikasi untuk mengetahui berapa besar volume, macam, dan sejenisnya untuk mengetahui sumber daya dan
jadwal yang diperlukan sebelum diserahkan kepada individu atau kelompok yang akan menangani.
2. Mengelompokan pekerjaan
Setelah pekerjaan diidentifikasi dan diklasifikasi, dilanjutkan dengan mengelompokkan kegiatan kedalam unit yang masing-masing telah
diidentifikasi biaya, mutu dan waktunya. 3.
Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan Pada tahap ini dimulai dengan persiapan pihak-pihak yang akan
menerima tugas di atas, seperti memilih keahlian dan keterampilan kelompok
yang sesuai
dengan kebutuhan
pekerjaan dan
memberitahukan sasaran yang ingin dicapai. 4.
Mengetahui wewenang tanggung jawab serta melaksanakan pekerjaan Agar hasil pekerjaan sesuai dengan harapan, maka kelompok yang
menerima harus mengetahui wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini sangat penting untuk menghindari terjadinya tumpang tindih.
8 5.
Menyusun mekanisme koordinasi Jadwal pelaksanaan pekerjaan dengan yang lainnya saling terkait, maka
perlu adanya mekanisme koordinasi antar semua bagian pekerjaan proyek.
2.1.3 Pengendalian Proyek
Pengendalian merupakan salah satu fungsi dari manajemen proyek yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan sesuai sasaran tanpa banyak
penyimpangan yang berarti. Pengendalian proyek adalah suatu usaha sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang
sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dengan standar, dan
mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan secara efektif dan efesien dalam rangka mencapai sasaran Soeharto,
1997. Agar pengendalian dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan unsur-
unsur sebagai berikut : a.
Pemprosesan data dengan cepat dan tepat Memproses masukan data dan informasi hasil pelaksanaan pekerjaan
menjadi masukan-masukan yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.
b. Tolak ukur yang realistis
Tolak ukur yang realistis adalah tolak ukur yang mungkin untuk dipenuhi. Misalnya, untuk mengendalikan biaya diperlukan tolak ukur
berupa anggaran. Demikian juga dengan waktu jadwal memerlukan tolak ukur berupa kurun waktu yang direncanakan untuk melakukan
suatu kegiatan yang tercantum dalam rencana waktu pelaksanaan time schedule. Jika tolak ukur ini tidak realistis, akan menyulitkan dalam
analisis dan pengambilan keputusan yang tidak tepat.
9 c.
Mengadakan tindakan pembetulan Apabila hasil analisis menunjukkan adanya indikasi penyimpangan yang
cukup berarti, maka perlu diadakan langkah-langkah pembetulan. Hasil analisis dan pembetulan akan berguna sebagai umpan balik pekerjaan
selanjutnya dalam rangka mengusahakan tetap tercapainya sasaran semula.
d. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan
Berdasarkan hasil pemprosesan data maka dapat dibandingkan dengan kreteria dan standar yang ditentukan. Hasil analisis ini penting karena
akan digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan pembetulan. Oleh karena itu metode yang digunakan harus tepat dan peka terhadap adanya
kemingkinan adanya penyimpangan. Pengendalian proyek dapat digolongkan menjadi internal dan eksternal,
dimana keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu mengendalikan kegiatan proyek. Perbedaan dari kedua hal tersebut adalah terdapat pada pelaku atau yang
mengadakan pengendalian tersebut. Pengendalian internal dilakukan oleh organisasi yang melaksanakan kegiatan proyek sedangkan pengendalian eksternal
dilakukan oleh organisasi di luar dari yang melaksanakan kegiatan proyek, seperti konsultan pengawas.
Macam kegiatan dan aspek-aspek yang dikendalikan berkaitan erat dengan yang direncanakan. Aspek area yang harus dikendalikan dalam proyek antara lain:
1. Organisasi dan personal
Memantau apakah organisasi proyek dibentuk sesuai dengan rencana, apakah pengisian personil telah memenuhi kualifikasi dan apakah
jumlahnya tetap mencukupi. 2.
Pengendalian lingkup kerja Pengendalian lingkup kerja erat hubungannya dengan aspek biaya. Hal ini
penting dilaksanakan karena pada tahap engineering dapat dipilih sebagai alternatif.
Kategori