Latar Belakang Metode Dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Ekonomi Universitas Sumatera Utara

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengolahan terhadap arsip- arsip yang berasal dari unit pengolah Wursanto, 1991 : 216. Menurut The Liang Gie 2001 : 217-218, arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya Universitas Sumatera Utara dapat mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Wursanto 2004 : 11, Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap badan usaha. Kersipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau perusahaan. Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Wursanto, 2002:21 Perpustakaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu tempat yang mempunyai berwenang dalam mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa. Dokumen pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diklasifikasikan sebagai dokumentasi publik yang terbuka untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya dokumen tersebut mahasiswa dapat Universitas Sumatera Utara meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali informasi yang berkaitan dengan dokumen. Karena banyaknya jumlah mahasiswa di fakultas Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode dan prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut. Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul “METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam penyusunan tugas akhir ini.

B. Perumusan Masalah