d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu
baik apabila diterapkan pada organisasi lain.
C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
Metode Kearsipan adalah cara atau sistem yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan kegiatan kearsipan.
Rangkaian metode inilah yang kemudian menjadi prosedur. Prosedur kearsipan adalah suatu rangkaian metode kearsipan yang telah menjadi bentuk tetap dalam
melakukan suatu pekerjaan. Wursanto, 2002: 21
1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Metode Penyimpanan Arsip
Ada lima macam Metode Penyimpanan arsip yaitu: 1 Metode Abjad Alphabetical Filling System
Metode Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arasip yang umumnya dipergunakan untuk meneta berkas yang berurutan dari A
sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks. 2 Metode Masalah Subject Filling System
Universitas Sumatera Utara
Metode Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan. 3 Metode Nomor Numerical Filling System
Metode Nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. 4 Metode Tanggal Chronological Filling System
Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman yang termaksud diperhatikan dari datangnya surat. 5 Metode Wilayah Geographical Filling System
Metode Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi daerah atau wilayah tertentu. Sedarmayanti, 2003:
70 Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh Perpustakaan
Fakultas Ekonomi USU yaitu Metode Masalah Subject Filling System kemudian mengurutkannya dengan Metode Nomor Numerical Filling System sebagai dasar
penataan yang didimpan di dalam rak arsip. Arsip skripsi yang disimpan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU disusun berdasarkan jurusan atau program
studi. Jumlah buku yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dari
Universitas Sumatera Utara
tahun 1999-2010 keseluruhanya adalah 2427. Daftar tahun buku dan jumlahnya dapat dilihat pada table: 3.1.
TABEL 3.1 JUMLAH BUKU YANG TERSIMPAN PADA
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU DALAM TAHUN
NO. BUKU TAHUN
JUMLAH
1. 1999-2000
560 2.
2001-2002 844
3. 2003-2004
194 4.
2005-2006 504
5. 2007-2010
325
Total 2427
Jumlah buku tersebut penggabungan dari buku-buku yang telah ada namun tidak terpisah dari jurusan atau program studi yang ada pada Fakultas
Ekonomi USU dan jumlah arsip skripsi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat pada Tabel: 3.2
TABEL 3.2 JUMLAH ARSIP SKRIPSI PADA
Universitas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU
NO. DEPARTEMEN PROGRAM STUDI
JUMLAH
1. Manajemen Reguler S1
1148 2.
Manajemen Extensi S1 941
3. Ekonomi Pembangunan Reguler S1
757 4.
Ekonomi Pembangunan Extensi S1 144
5. Akuntansi Reguler S1
1079 6.
Akuntansi Extensi S1 1120
7. Akuntansi D-III
1052 8.
Keuangan D-III 1079
9. Kesekretariatan D-III
899
Total 8192
b. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU data atau dokumen yang diarsipkan adalah skripsi alumni mahasiswa. Penyimpanan data tersebut
dapat dilakukan setelah arsip skipsi tersebut telah terkumpul di perpustakaan. Arsip skripsi dapat di nomori dan di letakkan sesuai jurusan
Universitas Sumatera Utara
atau departemen masing-masing. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penemuan kembali dan untuk menambah informasi bagi mahsiswa dalam
melakukan penelitian.
2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip
