commit to user
c. Pengertian prosedur menurut MC. Maryati M.M dalam Manajemen
Perkantoran Efektif 2008 : 43 “Prosedur adalah serangkaian dari tahapan – tahapan atau urut
– urutan dari langkah – langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.”
Dari Pengertian prosedur diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau serangkaian kegiatan yang
harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Suatu prosedur juga berhubungan dengan pemilihan dan
penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan yang ditentukan.
Prosedur memiliki
tujuan untuk
mempermudah dan
memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam rangka memberikan kemudahan. Adanya prosedur yang baik, diharapkan
urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut dilakukan dengan baik guna mencapai tujuan yang baik pula. Oleh karena itu, urutan kegiatan
atau langkah-langkah tersebut haruslah dibuat sedemikian rupa sehingga tidak meninggalkan faktor efisiensi dan efektifitas.
2. Pentingnya Prosedur
Prosedur kerja menurut MC Maryati 2008:43 adalah membuat pekerjaan dapat terselesaikan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaiannya lebih
cepat. Prosedur kerja juga memberiakn pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja
menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan
tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi
perusahaan.
commit to user
3. Prinsip – Prinsip Prosedur
Menurut MC. Maryati 2008:44 sebuah prosedur yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja
yang ditetapkan haruslah prosedur kerja yang teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu.
Artinya prosedur tersebut menghemat gerakan atau tenaga. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang
sifatnya mendesak. Tiga bagan dalam prosedur yaitu :
a. Bagan aliran kerja atau bagan proses
Work-flow Chart
1 Bagan Proses adalah bagan yang menunjukkan secara rinci
langkah-langkah dalam suatu proses pekerjaan. 2
Langkah-langkah ditunjukkan dalam bentuk symbol dan disusun secara vertical.
b. Bagan gerak atau bagan
layout
kerja
work-layout chart
Bagan layout menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. Bagan digambarkan pada sebuah layout kerja sehingga
gerakan diukur dalam hubungannya dengan faktor fisik energi. c.
Bagan Arus Bagan ini menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam
menyelesaikan sebuah pekerjaan.
4. Prosedur yang Baik
Prosedur yang baik menurut MC. Maryati MM 2008:51. Sebuah prosedur yang baik adalah prinsipnya sederhana, tidak terlalu rumit dan
berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi bahan pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah yang
ditetapkan. Prosedur pekerjaan yang ditetapkan haruslah prosedur yang
commit to user
telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. Artinya prosedur tersebut harus menghemat tenaga
atau gerakan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel artinya bisa dilakukan
perubahan bila terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerjs ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar
optimal. Dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan. Sebuah prosedur baik adalah prosedur yang menghasilkan hasil yang
diinginkan dengan pengeluaran-pengeluaran waktu, usaha, uang, sedikit- dikitnya.
Menurut MC. Maryati M.M dalam 2008 : 51-52 Prosedur yang telah ada sering kali perlu dilakukan perbaikan secara terus menerus. Karena
manajer kantor harus selalu mencari metode atau prosedur kerja terbaik,
agar efisiensi tercapai.
Langkah – langkah perbaikan prosedur :
a. Tentukan permasalahannya, misalnya boros, atau banyak keluhan
b. Kumpulkan data – data pendukung, yang menguatkan alasan bahwa
prosedur harus diperbaiki c.
Temukan prosedur yang baik, dengan melihat mana yang harus di hilangkan, ditambah, dikombinasikan atau diubah
d. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
e. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar – benar lebih baik
f. Jika sudah baik maka bakukan standardisasi
5. Pengertian Pengadaan Barang atau Jasa
