Prosedur Pencairan Dana Kegiatan Pengadaan Komputer Tingkat Sma Di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen bab 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan dunia menuju era globalisasi memungkinkan kegiatan perekonomian berkembang sedemikian rupa. Kondisi yang demikian rupa tentunya akan menciptakan suatu lingkungan yang kompetitif. (www.repository.widyatama.ac.id) Sejalan dengan perkembangan kebutuhan pengelolaan keuangan Negara dirasakan pula semakin pentingnya fungsi penatausahaan dan pembendaharaan dalam rangka pengelolaan sumber daya keuangan pemerintah yang terbatas secara efisien, seperti yang dijelaskan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2008 tentang Tata cara penatausahaan dan penyusunan laporan pertanggungjawaban bendahara dan penyampaiannya.

Kemajuan teknologi yang semakin canggih ditandai dengan maraknya beberapa jejaring sosial yang semua mahasiswa pasti memiliki itu. Tak lepas dari jejaring sosial pasti juga ada yang namanya komputer. Di jaman yang semakin canggih ini komputer sangat dibutuhkan bagi semua orang, khususnya bagi siswa–siswi SMA. Mereka dituntut untuk dapat megoperasikan komputer, karena dengan kemajuan teknologi sekarang ini keahlian dalam pengoperasian komputer sangat di butuhkan bagi siswa–siswi SMA, maka dari itu perlu diadakannya pengadaan komputer bagi sekolah untuk memenuhi kebutuhan siswa–siswinya agar meraka dapat mengikuti kemajuan jaman sekarang ini dengan istilah tidak gaptek atau gagap teknologi. Dalam pengadaan komputer ini sekolah wajib mengajukan permohonan ke pemerintahan kabupaten atau kota seperti di Dinas Pendidikan yang khususnya menangani tentang dunia pendidikan atau melayani apa saja yang dibutuhkan sekolahan untuk menunjang pendidikan para siswanya.

Lingkup pemerintahan dalam sistem pemerintahan Republik Indonesia, yaitu pemerintahan pusat, pemerintahan provinsi, dan pemerintahan kabupaten atau kota. (www.elib.unicom.ac.id)

Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen adalah salah satu pemerintahan yang berada dibawah naungan pemerintah kabupaten atau kota. Dinas pendidikan kabupaten sragen memiliki tujuan salah satunya yaitu meningkatkan kesejahteraan pendidikan khususnya siswa dan siswi di seluruh wilayah kabupaten Sragen dengan cara melakukan pengadaan komputer bagi siswa-siswi SMA khususnya. Sehubungan dengan itu Dinas pendidikan Kabupaten Sragen berupaya mewujudkan kebutuhan akan barang (komputer) untuk meningkatkan kesejahteraan siswa siswi di seluruh wilayah kabupaten Sragen dengan mempertahankan kemampuan keuangan daerah yang bersumber dari pendapatan pajak dan sumber – sumber lainnya guna selalu dapat memenuhi kebutuhan yang mereka butuhkan seperti pengadaan barang untuk kepentingan pendidikannya.

Salah satu ciri yang penting dalam mewujudkan keinginannya tersebut adalah berlangsungnya proses penyediaan dana guna mencukupi kebutuhan siswa – siswi di seluruh wilayah kota Sragen khususnya dalam pengadaan barang (komputer) bagi siswa SMA agar para siswa dapat menggunakan fasilitas pendidikan yang layak dan memadai juga bisa mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.

Dalam tahapan proses penyediaan dana, prosedur penyusunan anggaran pun berpengaruh penting untuk menyelenggarakan suatu kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya seperti halnya dalam urusan pencairan dana untuk pengadaan suatu kegiatan. (www.elib.unicom.ac.id)

Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen mengadakan kegiatan belanja langsung barang dan jasa yang harus dibuat Dokumen Kontrak atau dokumen permohonan pencairan dana pengadaan barang, agar dana dapat segera dicairkan untuk setiap sekolah yang membutuhkan barang tersebut guna

mencukupi kebutuhan siswanya agar dapat menunjang pendidikan yang berkompetensi pula.

Kegiatan yang dilaksanakan oleh Dinas pendidikan kabupaten sragen untuk pencairan dana dicatat dalam sebuah dokumen kontrak yaitu dokumen permohonan pencairan dana dari bidang Dikmen atau pendidikan menengah. Data tersebut berisikan tentang apa saja yang dibutuhkan Sekretariat Keuangan dinas pendidikan guna pencairan dana. Semua data tersebut di input pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen khususnya pada bagian Dikmen untuk dibuatkan Dokumen kontrak atau Dokumen permohonan Pencairan dana yang akhirnya akan dipertanggungjawabkan pada Dinas pendidikan agar dapat segera mencairkan dana untuk pengadaan Komputer tingkat SMA.

Dokumen Kontrak atau dokumen permohonan pencairan dana dibuat agar Sekretariat Keuangan Dinas pendidikan kabupaten sragen mengetahui seberapa besar penyerapan dana yang akan dicairkan untuk kegiatan dari dokumen kontrak tersebut. Dalam pelaksanaan penyusunan Dokumen kontrak ini, pegawai instansi memerlukan kelengkapan data pembelanjaan langsung. Dengan kelengkapan data inilah, pegawai instansi yang sudah bertanggung jawab dalam penyusunan dokumen kontrak akan menjalankan penyusunan dengan baik dan lancar agar tercapai sasaran yang ditentukan. Dan dokumen kontrak ini dilaksanakan jika ada sekolah yang membutuhkan barang untuk menunjang pendidikan khususnya, jadi pembuatan permohonan dokumen kontrak pengadaan barang ini bersifat tidak pasti.

Jika dokumen – dokumen dalam permohonan pencairan dana sudah lengkap maka dapat segera diajukan di DPPKAD (Dinas Pendapatan, Pengelolaaan Keuangan dan Aset Daerah) dan Pencairan dana dapat segera dilakukan, biasanya hanya dalam waktu 1 hari dapat dicairkan, sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan No Per 66/PB/2005 yaitu pasal 13 butir 2 yang berbunyi Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana wajib diselesaikan oleh KPPN ( Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) dalam

batas waktu paling lambat 1 hari kerja setelah diterima SPM (Surat Perintah Membayar) secara lengkap.

Tetapi hal ini bisa menjadi lambat karena kesalahan prosedur yang dilakukan oleh para satuan kerja yang kurang melengkapi dokumennya. Banyak satuan kerja (satker) Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang kurang memahami prosedur yang digunakan dalam penerbitan SPPD (Surat Perintah Pencairan Dana). Seperti kelengkapan dokumen untuk proses penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana, sehingga proses pencairan dana yang sekiranya 1 hari dapat selesai, dapat terhambat karena kesalahan prosedur.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk mengamati lebih lanjut dan lebih mendalam tentang pencairan dana pengadaan barang di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen. Untuk itu penulis tertarik untuk mengambil judul laporan Tugas Akhir tentang “PROSEDUR PENCAIRAN DANA KEGIATAN PENGADAAN KOMPUTER TINGKAT SMA DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN SRAGEN”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis merumuskan permasalahan sebagai

berikut : “Bagaimana prosedur pencairan dana kegiatan pengadaan komputer tingkat SMA

di dinas pendidikan kabupaten sragen?”

C. Tujuan Pengamatan

Pembuatan berisi pernyataan singkat mengenai tujuan pengamatan, yang meliputi :

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui prosedur pencairan dana pengadaan komputer di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen

2. Tujuan Fungsional

Pengamatan ini bertujuan agar hasilnya nanti dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan maupun bagi Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen sebagai pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pencairan dana pengadaan barang (komputer).

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan mempunyai manfaat :

a. Untuk mendapatkan pengetahuan tambahan, yang diharapkan dapat menjadi suatu informasi serta referensi bagi mahasiswa Manajemen Administrasi pada khususnya dan Mahasiswa jurusan lain umumnya. b. Diharapkan dapat memberi harapan positif bagi perusahaan yang

bersangkutan

c. Bagi para pembaca,pihak yang berkentingan dan bagi karyawan karyawan beserta para staf dinas pendidikan kabupaten sragen sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pencairan dana pengadaan barang

d. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai pencairan dana pengadaan barang di dinas pendidikan kabupaten sragen

e. Melatih penulis dan mengevaluasi serta memecahkan masalah yang akan di hadapi nanti setelah kerja

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Prosedur

Prosedur adalah kegiatan yang harus dilakukan secara teratur guna mempermudah suatu pekerjaan sehingga tidak ada data yang tertinggal karena kesalahan dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Prosedur memiliki tujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan.

Adapun pengertian – pengertian prosedur tersebut dapat diuraikan antara lain sebagai berikut :

a. Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Manajemen (1990 : 435)

“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan atau

penggunaan suatu arah rindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan–kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan kearah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaina tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan menurut chronologis (menurut waktu) dari tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur menggambarkan cara

atau metode, dengan mana pekerjaan akan diselesaikan”

b. Pengertian prosedur menurut Drs. Ig. Wursanto dalam bukunya Kearsipan 2 (1995 : 20)

“Prosedur (procedure) adalah suatu serangkaian yang telah

menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang

c. Pengertian prosedur menurut MC. Maryati M.M dalam Manajemen Perkantoran Efektif (2008 : 43)

“Prosedur adalah serangkaian dari tahapan – tahapan atau urut

– urutan dari langkah – langkah yang saling terkait dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan.”

Dari Pengertian prosedur diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau serangkaian kegiatan yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Suatu prosedur juga berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan

– kebijaksanaan yang ditentukan.

Prosedur memiliki tujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam rangka memberikan kemudahan. Adanya prosedur yang baik, diharapkan urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut dilakukan dengan baik guna mencapai tujuan yang baik pula. Oleh karena itu, urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut haruslah dibuat sedemikian rupa sehingga tidak meninggalkan faktor efisiensi dan efektifitas.

2. Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja menurut MC Maryati (2008:43) adalah membuat pekerjaan dapat terselesaikan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaiannya lebih cepat. Prosedur kerja juga memberiakn pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

3. Prinsip – Prinsip Prosedur

Menurut MC. Maryati (2008:44) sebuah prosedur yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur kerja yang teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. Artinya prosedur tersebut menghemat gerakan atau tenaga. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.

Tiga bagan dalam prosedur yaitu :

a. Bagan aliran kerja atau bagan proses (Work-flow Chart)

1) Bagan Proses adalah bagan yang menunjukkan secara rinci langkah-langkah dalam suatu proses pekerjaan.

2) Langkah-langkah ditunjukkan dalam bentuk symbol dan disusun secara vertical.

b. Bagan gerak atau bagan layout kerja (work-layout chart)

Bagan layout menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. Bagan digambarkan pada sebuah layout kerja sehingga gerakan diukur dalam hubungannya dengan faktor fisik (energi). c. Bagan Arus

Bagan ini menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan.

4. Prosedur yang Baik

Prosedur yang baik menurut MC. Maryati MM (2008:51). Sebuah prosedur yang baik adalah prinsipnya sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi bahan pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah yang ditetapkan. Prosedur pekerjaan yang ditetapkan haruslah prosedur yang

telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. Artinya prosedur tersebut harus menghemat tenaga atau gerakan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel artinya bisa dilakukan perubahan bila terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerjs ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal. Dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

Sebuah prosedur baik adalah prosedur yang menghasilkan hasil yang diinginkan dengan pengeluaran-pengeluaran waktu, usaha, uang, sedikit-dikitnya.

Menurut MC. Maryati M.M dalam (2008 : 51-52) Prosedur yang telah ada sering kali perlu dilakukan perbaikan secara terus menerus. Karena manajer kantor harus selalu mencari metode atau prosedur kerja terbaik, agar efisiensi tercapai.

Langkah – langkah perbaikan prosedur :

a. Tentukan permasalahannya, misalnya boros, atau banyak keluhan b. Kumpulkan data – data pendukung, yang menguatkan alasan bahwa

prosedur harus diperbaiki

c. Temukan prosedur yang baik, dengan melihat mana yang harus di hilangkan, ditambah, dikombinasikan atau diubah

d. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut

e. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar – benar lebih baik f. Jika sudah baik maka bakukan (standardisasi)

5. Pengertian Pengadaan Barang atau Jasa

Pengadaan barang merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan oleh setiap perusahaan, apalagi pengadaan barang seperti komputer di setiap sekolah-sekolah, bagi siswa komputer sangatlah penting untuk menunjang pendidikannya. Di jaman yang semakin canggih seperti sekarang ini semua siswa diharuskan mampu mengoperasikan

komputer karena dalam dunia kerjapun kemampuan pengoperasian komputer sangat dibutuhkan. Jadi, diharapkan dalam jenjang pendidikan harus belajar tentang pengoperasian komputer. Oleh karena itu, hendaknya setiap kegiatan pengadaan khususnya komputer dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.

Adapun pengertian-pengertian pengadaan barang dan jasa tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH dalam pengadaan barang dan jasa (1992 : 2) Pengadaan diartikan sebagai :

“Segala usaha dan kegiatan untuk memenihi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang

berlaku.”

b. Menurut Ardian sutedi, S.H., M.H. (2009:3) menjelaskan bahwa :

“ Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan upaya pihak

pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang di inginkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar

tercapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya.”

c. Menurut Ardian sutedi, S.H., M.H. (2009:48)

“Pengadaan barang dan jasa public adalah kegiatan pemerintah untuk

memperoleh sumber daya dan material dalam rangka melaksanakan fungsinya. Penhadaan barang dan jasa public juga dapat digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan atau hasil pembangunan dalam bidang sosial dan ekonomi.”

d. Menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH dalam pengadaan barang dan jasa (1992 : 72) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara :

1) Pembelian 2) Penyewaan 3) Peminjaman 4) Pemberian/Hibah 5) Penukaran/Barter

6) Pembuatan 7) Sewa-beli 8) Leasing

Menurut Perpres 54/2010 pasal 1 ayat 1 sebagai mana telah diubah dengan perpres 70/2010 Pengadaan Barang dan jasa Pemerintahan yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang dan jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang dan jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang selanjutnya disebut K/L/D/I yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa.

6. Pengertian Komputer

Menurut Melwin Syafrizal dalam Pengantar jaringan komputer (2005:7)

“Komputer berasal dari bahasa latin computare yang berarti

menghitung (to compute), karena pada awalnya computer pertama

yang dirancang digunakan untuk keperluan perhitungan.”

Menurut Dr.Ir Harijono Djojodihardjo dalam Pengantar sistem komputer (1984 : 3)

“Komputer adalah alat yang berfungsi sebagai pengolah informasi.

Jadi apa yang disampaikan pada sistem komputer adalah informasi

atau data (untuk sementara kedua hal tersebut tidak dibedakan).”

Menurut Dr.Ir Harijono Djojodihardjo dalam Pengantar sistem komputer (1984 : 7)

“Komputer pada prinsipnya adalah alat pemroses data atau informasi.

Data atau informasi tersebut harus dinyatakan dalam bentuk simbol atau kode. Karena komputer adalah peralatan fisik, maka simbol –

Menurut Drs. John J. Longkutoy dalam pengenalan komputer (1980:24–25)

“Komputer adalah alat yang memegang peranan penting didalam

system pengolahan data elektronis, maka komputer juga dapat

diartikan sebagai alat pengolah data.”

7. Pengertian Pencairan dana Langsung

Sebelum membahas pengertian pencairan dana langsung sebaiknya terlebih dahulu mengetahui tentang pengertian dana.

Dana merupakan alat yang sangat penting yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya.

Dana menurut Kasmir (2008 : 17) mengemukakan bahwa : 1. Dana dianggap sebagai kas

2. Dana dianggap sebagai uang yang disimpan di bank dalam bentuk giro atau tabungan

3. Dana dianggap sebagai modal kerja

4. Dana dianggap sebagai seluruh aktiva yang dimiliki perusahaan 5. Dana dianggap sebagai aktiva yang memiliki sifat sama dengan kas.

Dari kutipan di atas, dapat disimpulkan bahwa dana merupakan kas atau modal kerja yang sangat penting yang digunakan untuk melihat aliran kas pada perusahaan dengan tujuan yang telah ditetapkan selama periode akuntansi tertentu.

Dalam bukunya Bahtiar Arif (2002:72-73), kesatuan dana – dana yang dimiliki organisasi sector public dapat digolongkan menjadi 2 yaitu : a. Dana yang bisa dibelanjakan (Expendable fund)

Adalah dana yang disediakan untuk membiayai aktivitas – aktivitas yang bersifat non bussines yang menjadi bagian dari tujuan organisasi sektor publik.

Adalah dana yang dipisahkan untuk aktifitas – aktifitas yang bersifat bisnis dan digunakan sebagai pendukung dari expendable funds.

Pencairan dana langsung adalah proses pencairan dana yang dilakukan oleh Sekretariat Keuangan Dinas pendidikan Kabupaten Sragen yang sebelumnya telah diverifikasi oleh Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) kepada pihak yang berhak atau rekanan berdasarkan Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS) yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran atas nama pihak yang berhak sesuai pengeluaran yang sah.

Yang termasuk dalam pembayaran dan pencairan dana langsung : 1) Belanja Pegawai

Yang termasuk Belanja Pegawai : Gaji dan tunjangan, honor, lembur.

2) Belanja Non Pegawai

Yang termasuk belanja non pegawai : Pengadaan barang dan jasa, pembayaran biaya tagihan langganan daya dan jasa ( Listrik, Telepon dan Air)

8. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2005 Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah suatu dokumen yang dibuat atau diterbitkan oleh pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan atau bendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran.

Menurut Peraturan Bupati Sragen Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penatausahaan Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Sragen Tahun Anggaran 2014 Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran adalah sebagai berikut :

a. Pihak Terkait

1) Bendahara Pengeluaran

Bendahara pengeluaran adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakkan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan bealanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

2) Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD)

Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD) adalah Pejabat fungsional yang di tunjuk untuk menguji kelengkapan dan kebenaran Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.

3) Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)

Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) adalah Pejabat pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan tugasnya yaitu mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses pengajuan Surat Perintah Pembayaran Langsung (SPP-LS)

b. Deskripsi Pengajuan

Berdasarkan Surat Penyedia Dana (SPD) yang diterima Pengguna Anggaran dari Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) selaku Bendahara Umum Daerah (BUD), bendahara pengeluaran mengajukan Surat Pengantar SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD.

Bendahara pengeluaran mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dalam melaksanakan belanja. Dalam hal ini bendahara pengeluaran menyusun dokumen SPP yang dapat berupa:

1) Uang Persediaan (UP) 2) Ganti Uang (GU) 3) Tambah Uang (TU) 4) Langsung (LS)

5) LS untuk pembayaran Gaji & Tunjangan 6) LS untuk pengadaan Barang dan Jasa

Disamping membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Bendahara Pengeluaran juga membuat register untuk Surat Perimintaan Pembayaran (SPP) yang diajukan, dan register Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD) yang sudah diterima oleh bendahara

a) SPP Uang Persediaan (UP)

Bendahara pengeluaran mengajukan SPP Uang Persediaan (UP) setiap awal tahun anggaran setelah dikeluarkannya Surat Kuasa Kepala Daerah tentang besaran UP. SPP-UP dipergunakan untuk mengisi uang persediaan tiap-tiap SKPD. Pengajuan UP hanya dilakukan sekali dalam setahun tanpa pembebanan pada kode rekening tertentu. Jenis Belanja dalam SPP UP adalah Belanja Pegawai dan Belanja Barang dan Jasa.

Bendahara mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP UP, selain dari dokumen SPP UP itu sendiri. Lampiran tersebut antara lain:

1. Salinan SPD

2. Draft Surat Pernyataan Pengguna Anggaran 3. Lampiran lain yang diperlukan

Bendahara Pengeluaran SKPD dapat melimpahkan sebagian uang persediaan yang dikelolanya kepada bendahara pengeluaran pembantu SKPD untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan.

Pelimpahan tersebut dilakukan berdasarkan persetujuan pengguna anggaran.

b) SPP Ganti Uang Persediaan (GU)

Pada saat uang persediaan telah terpakai bendahara pengeluaran dapat mengajukan SPP Ganti Uang Persediaan (GU) dengan besaran sejumlah penggunaan uang persediaan yang telah disahkan. SPP-GU tersebut disampaikan untuk beberapa kegiatan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Bendahara mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP GU, selain dari dokumen SPP GU itu sendiri. Lampiran tersebut antara lain:

1. Salinan Surat Penyedia Dana (SPD)

2. Draft Surat Pernyataan Pengguna Anggaran 3. Laporan Pertanggungjawaban Uang Persediaan 4. Bukti-bukti belanja yang lengkap dan sah c) SPP Tambahan Uang (TU)

Apabila terdapat kebutuhan belanja yang sifatnya mendesak, yang harus dikelola oleh bendahara pengeluaran, dan uang persediaan tidak mencukupi karena sudah direncanakan untuk kegiatan yang lain, maka bendahara pengeluaran dapat mengajukan SPP-TU.

Batas jumlah pengajuan SPP-TU harus mendapat persetujuan dari PPKD dengan memperhatikan rincian kebutuhan dan waktu penggunaan. Pengajuan SPP TU dan besarannya harus dengan surat yang ditujukan kepada PPKD yang ditandatangani oleh Pengguna Anggaran.

Persetujuan dari PPKD berupa surat dari PPKD, paling lambat disampaikan kepada Pengguna Anggaran SKPD 2 hari sejak surat dari Pengguna Anggaran yang ditujukan kepada PPKD untuk persetujuan dari PPKD diterima oleh PPKD

Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-TU ini harus dipertanggung-jawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan kembali. Jenis Belanja dalam SPP TU adalah Belanja Pegawai dan Belanja Barang dan Jasa.

Dalam hal dana tambahan uang tidak habis digunakan dalam 1 (satu) bulan, maka sisa tambahan uang disetor ke rekening kas umum daerah. Ketentuan batas waktu penyetoran sisa tambahan uang dikecualikan untuk:

1. kegiatan yang pelaksanaannya melebihi 1 (satu) bulan

2. kegiatan yang mengalami penundaan dari jadwal yang telah ditetapkan yang diakibatkan oleh peristiwa di luar kendali PA/KPA

Bendahara mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP TU, selain dari dokumen SPP TU itu sendiri. Lampiran tersebut antara lain: 1. Salinan Surat Penyedia Dana (SPD)

2. Draft Surat Pernyataan Pengguna Anggaran

3. Surat Keterangan Penjelasan Keperluan Pengisian TU 4. Surat Persetujuan PPKD mengenai besaran TU

d) SPP Langsung (LS)

SPP Langsung (SPP-LS) yang dipergunakan untuk pembayaran langsung pada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dapat dikelompokkan menjadi:

1. SPP-LS untuk pembayaran Gaji dan Tunjangan 2. SPP-LS untuk pengadaan Barang dan Jasa

Bendahara mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP LS, selain dari dokumen SPP LS itu sendiri. Lampiran tersebut antara lain:

1) Untuk SPP-LS Gaji dan Tunjangan a) Salinan SPD

b) Draft Surat Pernyataan Pengguna Anggaran

c) Dokumen-Dokumen Pelengkap Daftar Gaji yang terdiri atas :

1. pembayaran gaji induk 2. gaji susulan

3. kekurangan gaji 4. gaji terusan

5. uang duka wafat yang dilengkapi dengan daftar gaji indukatau gaji susulan atau kekurangan gaji atau uang duka wafat

6. SK CPNS 7. SK PNS

8. SK kenaikan pangkat 9. SK jabatan

10.kenaikan gaji berkala 11.surat pernyataan pelantikan

12.surat pernyataan masih menduduki jabatan 13.surat pernyataan melaksanakan tugas 14.daftar keluarga (KP4)

15.fotokopi surat nikah 16.fotokopi akte kelahiran

17.surat keterangan pemberhentian pembayaran (SKPP) gaji

18.daftar potongan sewa rumah dinas 19.surat keterangan masih sekolah/kuliah 20.surat pindah

21.surat kematian 22.SSP PPh Pasal 21

23.Peraturan perundang-undangan mengenai penghasilan pimpinan dan anggota DPRD serta gaji dan tunjangan kepala daerah atau wakil kepala daerah.

2) Untuk SPP-LS Barang dan Jasa

Atas dasar permohonan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK), bendahara pengeluaran mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Pengadaan barang dan jasa kepada Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran melalui Pejabat Penatausahaan keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD), untuk pembayaran uang muka atau pembayaran atas prestasi pekerjaan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak diterima permohonan pembayaran dari penyedia barang atau jasa.

Kelengkapan dokumen Surat Permintaan Pembayaran (SPP) pengadaan barang dan jasa mencakup:

a) Surat Pengantar

b) Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) c) Lampiran :

2. Nomor rekening bank penyedia barang dan jasa pada Bank Umum

3. Surat Bukti telah dilakukan pemeriksaan

4. Surat Pernyataan pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

5. Pengantar Surat Perintah Membayar (SPM) 6. Tanda Bukti Pengeluaran

7. Nota Pencairan Dana (NPD)

8. Rekapitulasi Pengadaan dana lainnya 9. Kwitansi

10.Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran-Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPPA-SKPD)

3) SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga serta pengeluaran pembiayaan.

SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga serta pengeluaran pembiayaan mempunyai perlakuan dan mekanisme khusus sebagai belanja level Pemerintah Daerah yang dikelola oleh bendahara Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) yang ditetapkan dengan Peraturan Bupati.

Kelengkapan SPP yang diperlukan :

a) Keputusan Bupati mengenai Hibah dan Belanja tak terduga.

b) Nota dinas dari kabag Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah beserta disposisi Bupati.

c) Kuitansi bermaterai yang ditandatangani Penerima, Bendahara Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) dan Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD)

9. Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)

Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2005 Surat Perintah Membayar (SPM) adalah dokumen yang digunakan atau diterbitkan oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran untuk penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD) atas beban pengeluaran Dokumen Pelaksanaan Anggaran-Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD).

Proses Penerbitan SPM adalah tahapan penting dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPP nya, yaitu SPM Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU), Tambagan Uang (TU) dan Langsung (LS). Proses ini dimulai dengan pengujian atas SPM yang diajukan baik dari segi kelengkapan dokumen maupun kebenaran pengisiannya. Untuk SPM GU, pengujian juga dilakukan atas SPJ yang diajukan oleh bendahara. Begitu juga untuk SPM TU jika sebelumnya telah pernah dilakukan.

Menurut Peraturan Bupati Sragen Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penatausahaan Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Sragen Tahun Anggaran 2014 Penerbitan Surat Perintah Membayar adalah sebagai berikut :

a. Pihak Terkait

1) Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD)

Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD) adalah Pejabat fungsional yang di tunjuk untuk menguji kelengkapan dan kebenaran Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Membuat Surat Perintah Membayar atas Surat Perintah Pembayaran yang telah diuji kebenaran dan kelengkapannya, membubuhkan paraf pada Surat Perintah

Membayar yang telah dibuatnya, apabila Surat Perintah Membayar sudah di tanda tangani oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran, maka Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Pernagkat Dareah menyampaikan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD).

2) Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Pengguna Anggaran (PA) adalah pejabat pemegang kewenangan pengguna anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Dareh yang dipimpinnya seperti menandatangani Surat Perintah Membayar yang telah di paraf oleh Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD), menyampaikan Surat Perintah Membayar beserta kelengkapannya yang telah ditandatangani ke Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD).

b. Deskripsi Penerbitan

Apabila telah dinyatakan lengkap, maka PPK-SKPD akan membuat rancangan SPM. Rancangan SPM ini dibuat empat rangkap sesuai dengan rangkap SPP untuk ditandatangani oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran. Penerbitan SPM paling lambat 2 hari kerja sejak SPP-UP/GU/TU/LS diterima.

SPM yang telah ditandatangani dikirimkan kepada kuasa BUD dilengkapi dengan dokumen-dokumen sebagai berikut:

1) Untuk SPM UP

surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran

a) surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran

b) surat pengesahan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran periode sebelumnya

c) ringkasan pengeluaran per rincian objek yang disertai dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah dan lengkap 3) Untuk SPM-TU

Surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran.

4) Untuk SPM-LS

a. surat pernyataan tanggungjawab pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran

b. bukti-bukti pengeluaran yang sah dan lengkap sesuai dengan kelengkapan persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.

10.Istilah-Istilah dan Dokumen yang sering digunakan terkait dalam Prosedur Pencairan Dana

Dalam prosedur pencairan dana ada beberapa istilah-istilah penting yang terdapat dalam prosedur pencairan dana yaitu dapat dijelaskan sebagai berikut :

Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2005: a. Satuan Kerja (Satker)

Satuan kerja (satker) adalah instansi atau dinas /badan yang ditetapkan untuk melaksanakan kegiatan Kementrian Negara/Lembaga terkait.

b. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) adalah perangkat daerah pada pemerintahan daerah selaku pengguna anggaran arau barang.

c. Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD)

Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) adalah kepala satuan kerja pengelola keuangan daerah yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan APBD dan bertindak sebagai Bendara Umum Daerah.

d. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah selaku pengguna anggaran atau barang. e. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)

Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) adalah Pejabat pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya.

f. Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD)

Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD) adalah pejabat yang melaksanakan fungsi dan tata usaha keuangan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah.

g. Pengguna Anggaran (PA)

Pengguna Anggaran (PA) adalah pejabat pemegang kewenangan pengguna anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Dareh yang dipimpinnya.

h. Bendahara Penerimaan

Bendahara penerimaan adalah pejabat fungsional yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan, dan memperatanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD pada SKPD

i. Bendahara Pengeluaran

Bendahara pengeluaran adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakkan dan

mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan bealanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD pada SKPD

j. Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA)

Sistem Informasi Manajemen Daerah adalah salah satu upaya dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi secara cepat, tepat, lengkap, akurat dan terpadu untuk menunjang proses administrasi pemerintahan, pelayanan masyarakat, dan memfasilitasi partisipasi dan dialog publik di dalam perumusan kebijakan.

(niasaurina.blogspot.com)

Beberapa pengertian Dokumen Terkait Prosedur Pencairan Dana menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2005 :

a. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah adalah suatu dokumen yang dibuat atau diterbitkan oleh pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan atau bendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran.

b. Surat Perintah Membayar (SPM)

Surat Perintah Membayar (SPM) adalah dokumen yang digunakan atau diterbitkan oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran untuk penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD) atas beban pengeluaran DPA-SKPD.

c. Dokumen Pelaksanaan Anggaran-Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD)

Dokumen pelaksanaan anggaran-Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD) adalah dokumen yang memuat pendapatan dan belanja setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh pengguna anggaran.

Surat Penyedia Dana (SPD) adalah dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk melaksanakan kegiatan sebagai dasar penerbitan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

e. Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD)

Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD) adalah surat perintah atau dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan oleh Bendahara Umum Daerah (BUD) berdasarkan Surat Perintah Membayar (SPM)

B. Metode Pengamatan

Metode pengamatan merupakan faktor penting didalam suatu penelitian. Disamping untuk memperoleh data yang sesuai dengan tujuan penelitian juga untuk mempermudah pengembangan dan guna kelancaran penyusunan laporan tugas akhir. Metode pengamatan yang digunakan dalam pengumpulan data ini, sebagai berikut :

1. Jenis Pengamatan

Berdasarkan dengan permasalahan yang telah dirumuskan diatas, jenis pengamatan yang digunakan di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen adalah dengan menggunakan metode pengamatan deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk menjelaskan secara rinci dan mendalam berbagai informasi penting serta menarik kesimpulan terhadap hubungan antara gejala sosial. Pengamatan ini penulis memfokuskan pada prosedur pencairan dana kegiatan pengadaan, karena inilah yang dapat dilihat dengan jelas dan nyata yang terjadi di lapangan. Keadaaan tersebut akan dipaparkan dengan melihat pelaksanaan prosedur pencairan dana kegiatan pengadaan berdasarkan pertimbangan teoritis yang dikemukakan oleh para ahli.

2. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan merupakan tempat untuk pengamatan dilakukan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan dari masalah yang akan diamati. Untuk penulisan tugas akhir ini penulis mengambil lokasi di di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang berada di Jl. Dr. Sutomo No.2A Beloran Sragen, dengan pertimbangan bahwa Dinas Pendidikan adalah salah satu Badan Pemerintahan Daerah yang mempunyai wewenang untuk menangani kebutuhan siswa siswi di setiap sekolah Kabupaten Sragen untuk menunjang pendidikanya.

Penulis melakukan pengamatan di lokasi tersebut karena penulis tertarik terhadap proses dan prosedur pencairan dana pengadaan barang yang sekiranya dapat dicairkan dalam 1 (satu) hari kerja setelah di terima SPM (Surat Perintah Membayar) menjadi lambat karena kesalahan prosedur yang dilakukan oleh para satuan kerja yang kurang melengkapi dokumennya. Banyak satuan kerja (satker) Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang kurang memahami prosedur yang digunakan dalam penerbitan SPPD (Surat Perintah Pencairan Dana). Seperti kelengkapan dokumen untuk proses penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana, sehingga proses pencairan dana yang sekiranya 1 hari dapat selesai dapat terhambat karena kesalahan prosedur. Oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan pengamatan di lokasi tersebut.

3. Sumber Data

Data adalah fakta atau keterangan dari objek yang diamati. Sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut H.B Sutopo (2002:49-54) adalah

Sumber data dari pengamatan ini diperoleh dari : a. Nara Sumber (Informan)

Nara sumber yang memberikan informasi dalam pengumpulan data yaitu :

1. Kasubag sekretariat keuangan 2. Kasi sekretariat umum

3. Bendahara bidang DikMen (Pendidikan Menengah) b. Tempat dan Lokasi

Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas bisa dicari dari sumber lokasinya baik merupakan tempat maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang terletak di Jl.Dr. Sutomo No.2A Beloran, Sragen.

c. Peristiwa atau Aktivitas

Menurut H.B Sutopo (2002:51) “Data atau informasi juga dapat

dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas atau perilaku sumber data yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan pengalamannya mengikuti proses pencairan dana pengadaan barang mulai dari pengumpulan dokumen, verifikasi dokumen sampai pencairan dana.

d. Dokumen atau Arsip

Dokumen merupakan bahan tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, yang merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar). Dalam pengamatan ini diperoleh dari arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pencairan dana kegiatan pengadaan komputer tingkat SMA pada Dinas pendidikan Kabupaten Sragen.

4. Teknik Pengumpulan Data

Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat berpengaruh kepada obyek yang diamati pada hasil pengamatan. Penulis dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi, dan mengkaji dokumen (H.B Sutopo 2002:58-70)

a. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data yang menggunakan Tanya jawab secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur dan tidak terstruktur. Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih lengkap, hal ini dimaksudkan apabila ada hal lain yang kurang dimengerti oleh penulis bisa menanyakan langsung kepada informan. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas bagian pengadaan dan pencairan dana yaitu Sub.Bagian Umum, Sub.Bagian Keuangan dan Bagian Dikmen (Pendidikan Menengah) di

Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen dan para pegawai yang terkait dalam pelaksanaan tersebut.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar. Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang di selidiki atau dijumpai secara sistematis.

c. Mengkaji Dokumen

Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan dan juga arsip karena pengolahan data lebih banyak menggunakan dokumentasi yang ada. Dokumen yang diperoleh dari Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen adalah buku pedoman yang mencakup semua permasalahan tentang judul.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model Interaktif. Menurut H.B Sutopo (2002:91-93) dalam model ini ada tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan yang dilakukan secara serempak dengan bentuk atraktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari data fieldnote. Reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh dilapangan sesuai dengan judul. Dalam menyusun ringkasan tersebut peneliti juga membuat coding, memusatkan tema, dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses

reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. b. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan penelitian dapat dilakukan. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian. Dengan melihat suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindakan lain. Kedalaman dan kemantapan hasil analisis sangat ditentukan oleh kelengkapan sajian datanya.

c. Penarikan simpulan dan verifikasi

adalah kegiatan merumuskan kesimpulan dengan mengorganisasikan data-data yang terkumpul dengan berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat, dan berbagai arahan proposisi. Kegiatan ini merupakan akhir dari pengumpulan data. Pada awal kesimpulan tersebut kesimpulan kurang jelas namun kemudian semakin lama semakin jelas dan memiliki landasan yang kuat sehingga menjadi kesimpulan akhir, dimana kesimpulan akhir tersebut perlu di verifikasi agar benar-benar mantap dan dapat dipertanggungjawabkan. Penarikan kesimpulan perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat dan dapat dipercaya.

Untuk lebih jelasnya proses analisis data kulitatif dapat dilihat dari gambar dibawah ini :

Gambar 2.1

Bagan Model Analisis Interaktif

Sumber : H.B Sutopo (2002:96)

Reduksi dan sajian data ini harus disusun pada waktu peneliti sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti mulai melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian data. Bila kesimpulan dirasa kurang mantap maka peneliti wajib kembali melakukan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Sebelum peneliti mengakhiri proses pelaksanaan penelitiannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data ke lapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir penelitian.

Pengumpulan Data

Sajian Data Reduksi Data

Penarikan Simpulan / Verifikasi

Adapun langkah – langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah :

1) Pengumpulan Data

2) Melakukan analisis awal dari data yang diperoleh

3) Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila didalam menganalisis datanya kurang mendalam

Penulis melakukan pengamatan di lokasi tersebut karena penulis tertarik terhadap proses dan prosedur pencairan dana pengadaan barang yang sekiranya dapat dicairkan dalam 1 (satu) hari kerja setelah di terima SPM (Surat Perintah Membayar) menjadi lambat karena kesalahan prosedur yang dilakukan oleh para satuan kerja yang kurang melengkapi dokumennya. Banyak satuan kerja (satker) Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang kurang memahami prosedur yang digunakan dalam penerbitan SPPD (Surat Perintah Pencairan Dana). Seperti kelengkapan dokumen untuk proses penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana, sehingga proses pencairan dana yang sekiranya 1 hari dapat selesai dapat terhambat karena kesalahan prosedur. Oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan pengamatan di lokasi tersebut.

3. Sumber Data

Data adalah fakta atau keterangan dari objek yang diamati. Sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut H.B Sutopo (2002:49-54) adalah

Sumber data dari pengamatan ini diperoleh dari : a. Nara Sumber (Informan)

Nara sumber yang memberikan informasi dalam pengumpulan data yaitu :

1. Kasubag sekretariat keuangan 2. Kasi sekretariat umum

3. Bendahara bidang DikMen (Pendidikan Menengah) b. Tempat dan Lokasi

Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas bisa dicari dari sumber lokasinya baik merupakan tempat maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen yang terletak di Jl.Dr. Sutomo No.2A Beloran, Sragen.

c. Peristiwa atau Aktivitas

Menurut H.B Sutopo (2002:51) “Data atau informasi juga dapat

dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas atau perilaku sumber data yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan pengalamannya mengikuti proses pencairan dana pengadaan barang mulai dari pengumpulan dokumen, verifikasi dokumen sampai pencairan dana.

d. Dokumen atau Arsip

Dokumen merupakan bahan tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, yang merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar). Dalam pengamatan ini diperoleh dari arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pencairan dana kegiatan pengadaan komputer tingkat SMA pada Dinas pendidikan Kabupaten Sragen.

4. Teknik Pengumpulan Data

Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat berpengaruh kepada obyek yang diamati pada hasil pengamatan. Penulis dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi, dan mengkaji dokumen (H.B Sutopo 2002:58-70)

a. Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data yang menggunakan Tanya jawab secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur dan tidak terstruktur. Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih lengkap, hal ini dimaksudkan apabila ada hal lain yang kurang dimengerti oleh penulis bisa menanyakan langsung kepada informan. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas bagian pengadaan dan pencairan dana yaitu Sub.Bagian Umum, Sub.Bagian Keuangan dan Bagian Dikmen (Pendidikan Menengah) di

Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen dan para pegawai yang terkait dalam pelaksanaan tersebut.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar. Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang di selidiki atau dijumpai secara sistematis.

c. Mengkaji Dokumen

Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan dan juga arsip karena pengolahan data lebih banyak menggunakan dokumentasi yang ada. Dokumen yang diperoleh dari Dinas Pendidikan Kabupaten Sragen adalah buku pedoman yang mencakup semua permasalahan tentang judul.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model Interaktif. Menurut H.B Sutopo (2002:91-93) dalam model ini ada tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan yang dilakukan secara serempak dengan bentuk atraktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari data fieldnote. Reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh dilapangan sesuai dengan judul. Dalam menyusun ringkasan tersebut peneliti juga membuat coding, memusatkan tema, dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses

reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. b. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan penelitian dapat dilakukan. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian. Dengan melihat suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindakan lain. Kedalaman dan kemantapan hasil analisis sangat ditentukan oleh kelengkapan sajian datanya.

c. Penarikan simpulan dan verifikasi

adalah kegiatan merumuskan kesimpulan dengan mengorganisasikan data-data yang terkumpul dengan berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat, dan berbagai arahan proposisi. Kegiatan ini merupakan akhir dari pengumpulan data. Pada awal kesimpulan tersebut kesimpulan kurang jelas namun kemudian semakin lama semakin jelas dan memiliki landasan yang kuat sehingga menjadi kesimpulan akhir, dimana kesimpulan akhir tersebut perlu di verifikasi agar benar-benar mantap dan dapat dipertanggungjawabkan. Penarikan kesimpulan perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat dan dapat dipercaya.

Untuk lebih jelasnya proses analisis data kulitatif dapat dilihat dari gambar dibawah ini :

Gambar 2.1

Bagan Model Analisis Interaktif

Sumber : H.B Sutopo (2002:96)

Reduksi dan sajian data ini harus disusun pada waktu peneliti sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti mulai melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian data. Bila kesimpulan dirasa kurang mantap maka peneliti wajib kembali melakukan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Sebelum peneliti mengakhiri proses pelaksanaan penelitiannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data ke lapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir penelitian.

Pengumpulan Data

Sajian Data Reduksi Data

Penarikan Simpulan / Verifikasi

Adapun langkah – langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah :

1) Pengumpulan Data

2) Melakukan analisis awal dari data yang diperoleh

3) Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila didalam menganalisis datanya kurang mendalam