commit to user
C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD
Cabang Manahan
1. Innovative I
Adalah memiliki budaya berfikir
out the box
dan membangun produk unggulan.
2. Customers First C
Adalah mengutamakan pelanggan sebagai mitra atau rekan kerja.
3. Accountability A
Adalah bertanggung jawab atas kepercayaan yang dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas, dan kerja
sama.
4. Responsibility R
Adalah memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran, dan dapat diandalkan.
5. Eco Friendly E
Adalah menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah lingkungan.
D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution KFTD Cabang Manahan
1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Retur Barang
Bagian Retur Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu para konsumen dalam mengembalikan barang yang hampir expired atau rusak.
commit to user
2. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang
a. Kepala Cabang Branch Manager ·
Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang dipimpin;
· Memastikan setiap perusahaanbagian yang bekerja sebagaimana
seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan; ·
Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh perusahaan.
· Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan
dalam memperlancar operasi perusahaan. ·
Memeriksa laporan yang akan dikirim kekantor pusat dan laporan tersebut dipertanggung jawabkan.
b. Manajer Logistik ·
Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang. ·
Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari produksi supplier.
· Membuat jadwal pengiriman, penerimaan, dan retur terhadap
barang – barang. ·
Membuat laporan logistik. ·
Bersama administrasi melakukan stok opname dan retur barang setiap bulannya
c. Asman Distribusi ·
Merencanakan, mengorganisasikan,
melaksanakan dan
mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan
didistribusikan ke perusahaan lain;
commit to user
· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan penerimaan
barang, pendistribusian
barang dan
pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo; ·
Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi penerimaan dan pengiriman barang;
· Bertanggung jawab terhadap seluruh proses penerimaan
pendistribusian ke bagian processing dan proses pengiriman, pendistribusian
barang; ·
Membuat laporan rekapitulasi; ·
Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim; ·
Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;
· Membuat dan menandatangani pembukuanneraca harian Sub
Bagian Distribusi Terima dan kirim; ·
Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Distribusi.
d. Supervisor Logistik
· Melaksanakan pergudangan barang-barang
· Mengecek baik buruknya barang yang akan dijual ke konsumen
· Mengantar barang yang telah dipesan oleh konsumen
· Mengatur, mengelola, dan melaksanakan administrasi keuangan
berdasarkan pedoman dan kebijakan serta prinsip-prinsip keuangan ·
Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan pengawasan pengadaan barang dan jasa
· Menerima dan menyimpan barang di gudang
· Membuat form FPB
commit to user
e. Supervisor Transito In
· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.
· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang
telah diterima. ·
Membuat laporan ke Manager Logistik untuk menerbitkan Nota Retur.
f. Supervisor Transito Out
· Menerbitkan Nota Retur Rangkap 4
g. Pelaksana Gudang ·
Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang yang dipesan
· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya
· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya
sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar ·
Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan Tugas dan kegiatan utama bagian gudang :
a. Koordinator gudang: ü
Bertanggung jawab kepada kepala cabang ü
Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang ü
Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang ü
Bertanggung jawab terhadap keamanan barang b. Petugas Gudang :
ü Bertanggung jawab terhadap koordinator gudang
commit to user
ü Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari
coordinator gudang
E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.
commit to user
commit to user
26
B A B IV P E M B A H A S A N
A. PROSEDUR RETUR BARANG
Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD.
Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur retur barang di lingkungan
PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD. Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution KFTD menurut Standard Operating Procedure SOP meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang komplain dikarenakan barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara lain :
a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang tidak sesuai dengan yang dipesan;
b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan; c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu
maksimal 3 bulan 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1 box boleh dikembalikan, tetapi apabila barang sisa setengah tidak
commit to user
boleh dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD menjual barang secara utuh.
d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami cacatrusak, kesalahan barang yang dipesan;
e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum pernah dipakai oleh pelanggan beraktivitas hanya untuk dicobatest
pakai saja, karena rusakcacat yang disebabkan pemakaian, baik yang disengaja maupun tidak, tidak dapat diretur;
f. Retur barang karena cacatrusak hanya dapat ditukar dengan yang
sama persis. Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat
mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman yang datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan
menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan
barang itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur dengan memakai Form Pengembalian Barang FPB yang mencantumkan :
ü Nama Barang
ü Kemasan
ü Jumlah
ü No. batch dan ED
ü Ex NPIInvoice
ü Ex Principal
ü Keterangan penyebab pengembalian barang
Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis, konsumen yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution
KFTD karena disebabkan beberapa faktor seperti dibawah ini :
commit to user
a. Kesalahan dalam Pengiriman
Contoh : Apotik Padma memesan obat Piroxicam 10mg yang
berjumlah 20 box tetapi yang diterima Piroxicam 20mg. Dalam 1 bulan ada 3 outlet yang komplain karena salah pengiriman.
Pada waktu pengemasan ke dalam plastik petugas gudang kadang kurang teliti memasukkan barang ke plastik.
b. Kadaluarsa ED
Adalah batasan waktu yang dianjurkan oleh industri farmasi terhadap keamanan produk yang dihasilkan masih memenuhi persyaratan
sesuai fungsinya. Contoh
: RS. Kasih Ibu memesan obat Paracetamol 1000 tablet. Setelah obat itu diterima ternyata obat tersebut
mendekati ED. Dalam 1 bulan ada 5 outlet yang sering komplain terhadap barang
yang diterimanya karena barang tersebut mendekati ED. c.
Kemasan Adalah wadah atau tempat yang digunakan untuk menutupi bahan jadi
tersebut. Kemasan ini dapat rusak diakibatkan oleh pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain, temperatur atau cuaca lingkungan
sekitar. Jika kemasan rusak, maka barang didalamnya akan rusak atau berdampak negatif bagi penggunanya.
Contoh : TO. 75 memesan obat Decolgen yang dalam kemasan
obat tersebut tidak layak dikonsumsi rusak. Dalam 1 bulan ada 2 outlet yang komplain akan barang yang
diterimanya karena barang tersebut dalam kemasannya sudah rusak. Dari contoh – contoh diatas, faktor penyebab yang seringkali terjadi yaitu
kadaluarsa ED sehingga membuat para konsumen menginginkan untuk
commit to user
meretur barang – barang tersebut ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD.
2. Pemeriksaan Form FPB
Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh bagian Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke
bagian Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini melalui fax. Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian
Branch Manager untuk diperiksa kebenarannya. Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini sering
mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari
kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah
diterima. 3.
Pembuatan Rekapitulasi Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke
kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman Distribusi yang berada di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi
membuat rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang barang – barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian
hasil rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian Manager Logistik di kantor pusat untuk mendapatkan persetujuan FPB. Pada tahap ini
pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala sedikitpun. 4.
Pengiriman Barang Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB
disetujui oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian bagian Supervisor Logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk
commit to user
mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini
dilakukan melalui fax. Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang
seringkali terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena pada fax tersebut pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor
pusat menunggu barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat maka pembuatan nota retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistik
masih harus memastikan apakah barang tersebut sudah diterima oleh kantor pusat.
5. Pencocokkan Barang
Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistik mengirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito - In
dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut kemudian mencocokkannya dengan FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut.
No. batch yaitu nomor produksi registrasi keluaran dari pabrik. Bila sudah cocok, barang yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan
dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In dikantor pusat membuat laporan ke Manager Logistik agar menerbitkan nota retur.
Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu mengkonfirmasikan barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam
pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur
Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta persetujuan ke bagian Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur.
Persetujuan nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur itu yang isinya antara lain keadaan barang yang akan diretur, jumlah
commit to user
barang, apakah akan diretur, waktu untuk retur barang 3 bulan 6 bulan sebelum ED. Setelah ada kebenaran tersebut kemudian bagian Manager
Logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan persetujuan nota retur dan bagian Manager Logistik akan memerintahkan Transito – Out
untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim ke kantor cabang. 7.
Penerbitan Nota Retur Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager
Logistik memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang berada dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang
akan diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain : 1.
Asli untuk cabang yang bersangkutan 2.
Copy 1 untuk Transito – In 3.
Copy 2 untuk Transito – Out 4.
Copy 3 untuk bagian keuangan Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang
disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang masa EDnya lebih panjang.
Ketentuan Pembuatan Nota Retur :
a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari
konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam
transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa
b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan
tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.
commit to user
c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 empat; lembar pertama untuk
kantor cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out, dan copy 3 untuk bagian keuangan.
d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan
admnistrasi pembeli. e.
Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang disyaratkan tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur.
Nota Retur minimal harus memuat :
ü Nomor Urut Nota Retur.
ü Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang
dikembalikan ü
Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan. ü
Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak. ü
Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak yang dikembalikan.
ü Tanggal pembuatan Nota Retur.
ü Tandatangan Pembeli.
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan
kembali ke konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan
menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.
commit to user
B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR RETUR BARANG
Kategori