Perumusan Masalah Tujuan Pengamatan Gambaran Umum

commit to user saling berkesinambungan. Berdasarkan pengamatan yang diperoleh penulis, retur barang dilaksanakan dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED. Dalam pengurusan retur barang, diperlukan prosedur yang dilakukan secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan atau konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir yang berjudul “ PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN ”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah ” Bagaimana prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan ? “

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan – tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur retur barang dagang PT. Kimia Farma Trading and Distribution. 2. Tujuan Fungsional Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca, maupun bagi PT. Kimia Farma Trading and Distribution, baik sebagai commit to user pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur retur barang dagang di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan. 3. Tujuan Individual Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya A. Md pada program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku kuliah. 2. Untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta. 3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan. commit to user 4 B A B II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1. TINJAUAN PUSTAKA A. PROSEDUR

1. Pengertian Prosedur

Kata prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu ” procedure” . Menurut Kamus Inggris Indonesia, John M. Echols dan Hassan 1995: 448 procedure berarti cara jalan, tata cara yang tepat, aturan ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure tersebut lazim digunakan dalam kosa kata bahasa Indonesia yang dikenal dengan kata prosedur. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 1989:703 prosedur diartikan sebagai berikut: a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas. b. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem. Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Management 1984: 475-476 adalah sebagai berikut: a. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu chronologis kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan- kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. commit to user b. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. c. Urutan secara chronolgis menurut waktu dari pada tugas- tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. d. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan. Dalam Intisari Manajemen, Harold koontz 1989: 124 menjelaskan bahwa prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk berpikir, dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dan tindakan-tindakan yang dibutuhkan. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan pada suatu perusahaan. The Liang Gie, 2000 : 187 Berdasarkan dari beberapa pendapat pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan serangkaian tugas atau metode yang saling berhubungan yang merupakan urutan waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Suatu prosedur tidak dapat berdiri sendiri karena sudah merupakan suatu kebulatan dimana faktor-faktor didalamnya saling mempegaruhi dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, karena dalam kehidupan organisasi manusia bukanlah suatu individu yang lepas dari satu sama lain namun terjalin dalam suatu format commit to user kerjasama guna mencapai tujuan pribadi dan tujuan organisasi dimana ia berada.

2. Manfaat Prosedur

Menurut Ida Nuraida 2008 : 36-37 prosedur sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi. Manfaat prosedur antara lain : a. Planning – controling · Mempermudah dalam mencapai tujuan. · Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai. · Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan biaya. · Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau tidak. Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang membangun. b. Organizing · Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan, mengenai : commit to user · Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing- masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. · Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan. · Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan. · Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baikdan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja. c. Staffing – leading · Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar- dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain. · Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan. commit to user

3. Prinsip dan Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan. Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah- langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur harus memperhatikan arus pekerjaan. Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.

B. RETUR BARANG 1. Pengertian Retur Barang

Menurut Mulyadi 2001:229, retur barang adalah pengembalian barang dari konsumen karena tidak layak dijual dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Pada dasarnya retur memang bukan hal yang merugikan, bahkan untuk kondisi tertentu dapat memperbaiki keadaan, misalnya overstock. Retur ini seringkali terjadi di dalam suatu perusahaan. commit to user

2. Jenis – jenis Retur Barang

· Retur Pembelian Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data - data item barang yang dikembalikan kepada penjual karena kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat rusak. Retur pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan kebutuhan perusahaan Tipe Retur Pembelian : 1. Retur Pembelian Cash Retur Pembelian Cash kepada penjual hanya digunakan jika telah terdapat faktur pembelian secara cash, hal ini dimungkinkan untuk validasi data hutang. Sehingga ketika melakukan proses retur Pembelian akan manambah Saldo Kas dan Barang Inventory akan berkurang.

2. Retur Pembelian Credit

Retur Pembelian Credit pada dasarnya digunakan untuk menyeimbangkan Nota faktur pembelian kredit sebagai Potong Hutang, sehingga dari Nota retur Pembelian Credit dapat digunakan sebagai alat Bayar Hutang pada penjual Bayar Hutang dengan Potong Nota retur · Retur Penjualan Menurut Mulyadi 2001:233, retur penjualan merupakan “ kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan ”. Barang dagangan yang telah terjual ada kemungkinan akan dikembalikan oleh pembeli karena alasan kerusakan atau cacat. commit to user Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka biasanya pihak penjual akan menyampaikan nota kredit ke pelanggan. Nota kredit ini berisi jumlah barang yang akan dikredit ke pelanggan serta akan mencantumkan alasan pengkreditan tersebut. Terjadinya retur penjualan dapat berdampak pada tingkat kredibilitas pelanggan kepada perusahaan khususnya jika kesalahan adalah dari pihak perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah bagian penjualan, penerimaan gudang, dan akuntansi. Tahapan sistem retur penjualan adalah sebagai berikut : a. menerima pemberitahuan mengenai pembelian barang yang telah dibeli pelanggan. b. pemeriksaan kondisi barang yang dikembalikan c. pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan d. membuat laporan dan mengevaluasi transaksi retur penjualan Informasi yang dibutuhkan manajemen atas transaksi retur penjualan, menurut Mulyadi 1993 : 233 adalah sebagai berikut 1. jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan 3. jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli 4. nama dan alamat pelanggan 5. kuantitas harga yang dikembalikan Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa retur barang merupakan pengembalian barang dagang dari konsumen karena barang tidak layak dijual atau mendekati expired atau rusak, dimana PT. commit to user Kimia Farma Trading and Distribution KFTD lebih mengutamakan pada retur penjualan.

C. PROSEDUR RETUR BARANG

Prosedur retur barang merupakan serangkaian tahap atau metode yang saling berhubungan dalam pengembalian barang dagang dari konsumen karena barang tidak layak dijual dan konsidi mendekati expired atau rusak yang mengutamakan pada retur penjualan. Prosedur Retur Barang pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD menurut Standard Operating Procedure SOP meliputi 8 tahap, yaitu : 1. Pengembalian Barang 2. Pemeriksaan Form FPB 3. Pembuatan Rekapitulasi 4. Pengiriman Barang 5. Pencocokkan Barang 6. Persetujuan Nota Retur 7. Penerbitan Nota Retur 8. Penerimaan Nota retur ke konsumen

2. METODE PENGAMATAN

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD Cabang Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain : commit to user 1. Lokasi Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta. Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang. b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur retur barang dagangan yang akan dikaji dalam pengamatan ini. c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut. 2. Jenis Pengamatan Berdasarkan pengamatan yang hendak dicapai, pengamatan ini lebih menitik beratkan pada pengamatan lapangan yaitu pengamatan yang dilakukan dengan cara datang langsung di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD Cabang Manahan Surakarta untuk memperoleh gambaran instansi yang menjadi objek pengamatan secara umum dan informasi yang diperlukan sesuai obyek pengamatan. Disamping itu juga, data yang diperoleh dari belajar mengerjakan tugas-tugas. Dalam hal ini obyek pengamatan adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD Cabang Manahan Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik. Dimana pengamatan yang dilakukan terbatas pada usaha untuk mengungkapkan suatu masalah, keadaan atau peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat sekunder menggunakan fakta. Pengamatan kualitatif studi kasusnya mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. commit to user 3. Sumber Data Data yang diperoleh berasal dari : a. Informan Data yang diperoleh langsung melalui wawancara dan observasi yang kemudian diolah sendiri oleh penulis. Cara penyajian informasi yang terbuka dan mengikuti selera informan ini menuntut kemampuan khusus bagi para penulis di dalam pengumpulan data untuk bisa secara lentur dan juga kritis dalam memahami informasi yang memang penting yang secara langsung berdampak pada kemantapan kualitas pengamatannya . b. Dokumen Diperoleh mencatat data-data yaitu mengenai syarat-syarat retur barang, dokumen yang berkaitan dengan retur barang, prosedur retur barang sesuai Standard Operating Procedure SOP, dan arsip-arsip yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD yang dapat mendukung kajian pengolahan data. 4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan informan. Wawancara yang dilakukan penulis pada pengamatan ini adalah wawancara tidak terstruktur yang disebut wawancara mendalam in-depth interview dimana pertanyaan yang diajukan bersifat “ open- ended“ dan mengarah pada kedalaman informasi, serta dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur. b. Observasi Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif, dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan commit to user berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang berkaitan dengan penelitian. Teknik observasi ini memberikan kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama penelitian. Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek pengamatan. Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution KFTD. 5. Teknik Analisis Data Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topik pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh. Teknik Analisis Data meliputi : a. Reduksi Data Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang muncul dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi. Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi menurut sistematikanya. commit to user b. Sajian Data Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian display data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom sebuah matriks untuk data kualitatif dan menentukan jenis serta bentuk data yang dimasukkan kedalam kotak-kotak matriks. Penyajian data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan dan tersusun dalam pola hubungan, sehingga semakin mudah dipahami. Penyajian data dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif, bagan, hubungan antar kategori, diagram alur flow chart , dan sebagainya. Penyajian data dalam bentuk tersebut akan mempermudah peneliti memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja penelitian selanjutnya. c. Penarikan simpulan verifikasi Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau memahami maknaarti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh. Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang harus diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal, biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data berikutnya. commit to user Bagan 1.1 Model Analisis Interaktif HB. Sutopo, 2002 : 96 PENGUMPULAN DATA REDUKSI DATA SAJIAN DATA PENARIKAN SIMPULAN VERIFIKASI commit to user 17 B A B III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading Distribution KFTD adalah anak perusahaan PT. Kimia Farma Persero Tbk. yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01 TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang. Tabel 3.1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010 Uraian 2007 2008 2009 2010 Penjualan 100.00 100.00 100.00 100.00 HPP 87. 94 87. 61 88. 40 88. 02 Biaya 11. 14 10. 57 11. 29 11. 28 Laba 0. 62 1. 38 10. 17 0. 46 Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang commit to user bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma Persero Tbk. dengan 43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal rendahnya rasio laba terhadap penjualan dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham Shareholder Value lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran