xvii ·
Organisasi koleksi perpustakaan, cara mengolah, menyimpan dan system temu kembalinya informasi.
· Pengawetan pelestarian koleksi perpustakaan
· Penyebaran informasi dan jasa perpustakaan lain untuk kepentingan
masyarakat. ·
Hal-hal yang berkenaan dengan perpustakaan dan jasa perpustakaan f.
Kepustakawanan,
yaitu hal-hal yang berkaitan dengan pustakawan: profesi kepustakawanan dan penerapan ilmu, misalnya dalam hal pengadaan koleksi,
pengolahan, pendayagunaan, dan penyebaran informasi kepada pemakai.
Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 11
B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi PT merupakan Unit Pelaksana Teknis UPT Perguruan Tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan
Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada
khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi
penyelenggara sebuah perpustakaan.
Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi PT adalah:
· Memenuhi keperluan informasi mahasiswa dan dosen
· Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
· Menyediakan ruangan untuk pengguna perpustakaan
· Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif
bagi pemakai.
Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 19
xviii
C. PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “
Circulation”
yang berarti perputaran, peredaran. Dalam ilmu perpustakaan
Sirkulasi
sering disebut bagian peminjaman, yakni suatu pekerjaan, tugas, seksi maupun bagian di perpustakaan
yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi.namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan utama perpustakaan
yang memiliki beberapa tujuan untuk memuaskan pengguna perpustakaan. Tujuan sirkulasi adalah agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi
seoptimal mungkin, diketahui siapa peminjam koleksi tertentu, terjaminya pengembalian koleksi dan untuk memperoleh data kegiatan perpustakaan.
Lasa H.S., 1995 :1
Bagian layanan sirkulasi harus bekerja sama dengan bagian pengembangan koleksi sehingga koleksi selalu baru dan tersedia dalam jumlah
yang memadai, karena bagian sirkulasi lebih mengetahui koleksi yang dibutuhkan pengguna. Selain itu bagian sirkulasi juga harus bekerja sama dengan
bagian pemeliharaan dan perbaikan koleksi perpustakaan, agar koleksi lebih efektif digunakan oleh pengguna.
Kegiatan layanan sirkulasi
a. Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas dibagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Untuk beberapa
perpustakaan tugas menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi
xix tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis
keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan. Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda
dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi keanggotaan intern dan akstern. Anggota intern adalah anggota yang terdiri
dari orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya. Anggota ekstern adalah anggota yang terdiri dari orang yang tidak berkaitan langsung dengan
lembaganya.
b. Peminjaman
Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi
yang berupa buku.
c. Pengembalian dan perpanjangan
Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan
adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu
kali periode peminjaman.
d. Penagihan
Kegiatan penagihan adalah kegiatan pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu
peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah
xx keterlambatan, penagihan yang kedua dilakukan dua minggu setelah
keterlambatan, dan penagihan yang ketiga dilakukan sebulan setelah keterlambatan. Sarana penagihan koleksi meliputi:
· Kartu penunjuk tanggal kembali, sebagai sarana pengecekan koleksi yang
sudah waktunya kembali. ·
Kartu buku, yang menunjukkan identitas nomor anggota dan koleksi yang dipinjam.
· Kartu peminjam, untuk menunjukkan identitas peminjam.
· Formulir penagihan, berisi nama dan alamat tertagih, identitas koleksi
yang dipinjam serta batas akhir waktu peminjaman.
e. Pemberian Sanksi
Sanksi
adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan pelanggaran. Sanksi ini penting diberikan bagi pengguna yang melakukan
pelanggaran, sebagai sarana untuk mendidik pengguna agar mentaati peraturan yang berlaku. Berat ringanya sanksi kepada pengguna tergantung
pada jenis pelanggaran yang dilakukan.
Syuihabuddin Qalyubi, 2003 : 24 Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain:
· Keterlambatan pengembalian koleksi
· Membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar
· Mengembalikan koleksi dalam keadaan rusak
· Menghilangkan koleksi yang dipinjam
· Melanggar peraturan perpustakaan
Jenis sanksi yang diberikan antara lain:
1 Sanksi denda, besarnya denda dditentukan oleh kebijakan perpustakaan
xxi 2
Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam koleksi dalam kurun waktu tertentu, atau dikeluarkan dari keanggotaan perpustakaan.
f. Beres Administrasi Perpustakaan Bebas Pustaka
Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman atau denda, serta pemberian tanda
bukti bahwa pengguna bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada perpustakaan.
Adapun fungsinya
untuk mencegah
atau menekan
kemungkinan hilangnya koleksi.
g. Statistik
Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang
dikerjakan meliputi data pengunjung, keamggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan.
Fungsi statistik
adalah: 1
Menyusun laporan tahunan perpustakaan 2
Menyusun rencana kegiatan perpustakaan 3
Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna.
4 Memperkuat alas an dalam penambahan anggaran dan tenaga.
D. FUNGSI DAN TUJUAN PELAYANAN SIRKULASI
