6
di copy dari BPM – UMSIDA
kurun waktu tertentu, selanjutnya digunakan sebagai bahan evaluasi dalam memperbaiki kinerja periode berikutnya.
f. Audit SPMI: kegiatan yang dilakukan di setiap akhir tahun akademik, bertujuan
untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah tercapai.
VI. MODEL KEBIJAKAN SPMI UMSIDA
Sistem penjaminan mutu di UMSIDA dilaksanakan berdasarkan konsep PDCA
plan, do, control, Action
. Konsep ini dipilih untuk digunakan dalam sistem penjaminan UMSIDA karena dengan PDCA maka semua proses bisnis yang ada di UMSIDA dapat berjalan secara
bermutu, dan merupakan lingkaran tertutup untuk selalu melakukan
continous improvement
. Secara garis besar, aktivitas
– aktivitas yang akan dilakukan disetiap tahap konsep PDCA adalah:
1. Plan
Pada tahap ini akan dilakukan: a.
Mencari mengindentifikasi masalah yang akan diatasi kelemahan yang akan diperpaiki.
b. Mengindentifikasi faktor penyebab permasalahan kelemahan tersebut.
c. Merumuskan solusi terhadap masalah kelemahan tersebut.
d. Menyusun rencana untuk untuk mengatasi masalah kelemahan tersebut.
2. Do
Pada tahap ini akan dilakukan: a.
Melaksanakan rencana yang telah disusun pada tahap
plan
. b.
Memantau proses pelaksanaan.
3. Control
Pada tahap ini akan dilakukan: a.
Evaluasi apa yang telah dilakukan, apakah telah sesuai dengan rencana belum b.
Mengindentifikasi kelemahan – kelemahan yang perlu diperbaiki
4. Action
Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan, termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan.
7
di copy dari BPM – UMSIDA
Siklus PDCA ini harus dilaksanakan oleh setiap unit kerja yang ada dilingkungan UMSIDA, mulai dari tingkat paling atas sampai dengan tingkat paling bawah.
Dengan model manajemen PDCA, maka setiap unit dalam lingkungan universitas secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri dengan
menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan unit, seluruh staf pada unit
bersangkutan, dan kepada pimpinan universitas. Terhadap hasil evaluasi diri pimpinan unit dan pimpinan universitas akan membuat keputusan tentang langkah atau tindakan yang harus
dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu. Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PDCA juga mengharuskan setiap
unit dalam universitas bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI.
Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan universitas, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan
hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor. Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan
penyelenggaraan pendidikan tinggi pada universitas terjamin mutunya, dan bahwa SPMI universitas pun juga selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahannya
sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan. Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model manajemen PDCA adalah kesiapan
semua prodi dalam universitas untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal baik oleh BAN- PT ataupun lembaga akreditasi asing yang kredibel.
VII. STRATEGI SPMI
