Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian
yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja
secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kasubag
Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas computer, printer dan kalkulator dalam proses menjurnal
dan menghitung penerimaan, pengeluaran dan surat pertanggungjawaban SPJ yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan pembukuan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.
5. Adanya daftar indeks arsip.
6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip
lama.
Universitas Sumatera Utara
7. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi.
Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya data penerimaan, pengeluaran dan SPJ baru yang biasa dilakukan setiap bulan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kasubag Umum dan
Keuangan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kasubag
Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU.
1. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan
setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak
akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha
sebagai berikut:
a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor. b.
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
Universitas Sumatera Utara
c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip. i.
Tidak semua orang boleh meminjam arsip. j.
Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy
dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada kantor Bagian Kuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan dan
Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai. Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1.
Untuk Keperluan Administrasi. 2.
Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3.
Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem.
Universitas Sumatera Utara
Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan
Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
