Efisiensi Kerja Pada Bagian Kasubag Umum Dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA KASUBAG UMUM DAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Oleh :

DEVI YANTI 092102094

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI F A K U L T A S E K O N O M I

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : DEVI YANTI

NIM : 092102094

PROGRAM STUDI : D III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KASUBAG UMUM DAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal,………. Dosen pembimbing Tugas Akhir

(

NIP. 19600110 198603 1 003

Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, Ak)

Tanggal,………. Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

(

NIP. 131 127 370

Drs. Rustam, M.Si, Ak)

Tanggal,………. Dekan Fakultas Ekonomi USU

(

NIP. 1955080810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DEVI YANTI

NIM : 092102094

PROGRAM STUDI : D III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KASUBAG UMUM DAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 29 Februari 2012

092102094 (DEVI YANTI)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang telah

memberikan berkat dan sukacita-Nya untuk menyelesaikan Tugas Akhir yang

berjudul “Efisiensi Kerja Pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, peneliti banyak mendapatkan

bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini

dengan tulus dan ikhlas peneliti menyampaikan penghargaan dan ucapan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam,MSi,Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar,MSi,Ak selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing

yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan

bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir,

sehingga penelitian tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik..

5. Yang teristimewa saya persembahkan untuk kedua orang tua dan keluarga

Daniel Butarbutar dan Ibunda tercinta Sinta Rauli, S.Pd, yang selalu sabar

mengasuh dan mendidik saya. Untuk Abang saya Dedi Michael dan adik

tercinta Dina Yesica yang selalu memberi dorongan kepada saya selama

menyelesaikan Tugas Akhir ini, serta memberikan bimbingan, dorongan,

nasihat dan doa sehingga saya berhasil menyusun Tugas Akhir dan

menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Yang selalu menyayangi, mendukung, dan mendoakan saya, sahabat

terbaikku Oriza Sativa Family (Adi, Ika, Debby, Rina, Ozi, Desi, Uty, dan

Novelia). Teristimewa juga teman terbaik saya, Ira, Nauli, Auie, Karin,

Angga, Madi, Agus, Iyung, Mima, Susi, dan teman-teman magang dan

tugas akhir ( Amira, Shery, Vivi, Windy, Nova, kak Dian, Kak Eva, Dini)

serta teman- teman dan junior HMD periode 2010-2011 terima kasih

semuanya atas support nya selama ini.

7. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

yang telah memberikan perkuliahan sehingga peneliti dapat menyelesaikan

studi perkuliahan.

8. Kantor Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang telah mengizinkan saya untuk meneliti guna

menyelesaikan perkuliahan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi

USU.

Semoga Tuhan Yesus dapat membalas semua kebaikan yang peneliti

dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal,

tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu peneliti

mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi

perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.

Medan, 29 Februari 2012

Devi Yanti

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Manfaat dan Tujuan... 6

1. Manfaat Penelitian ... 6

2. Tujuan Penelitian ... 7

D. Metode Penelitian ... 7

1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan... .. 7

2. Sumber Data ... 8

3. Teknik Pengumpulan Data... ... 9

4. Metoda Analisis Data ... 9

E. Sistematika Penulisan ... 10

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .. 11

2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU... 13

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi... ... 14

C. Struktur Organisasi dan Personalia... ... 15

D. Job Description ... 21

E. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 26

F. Kinerja Usaha Terkini ... 27

G. Rencana Kegiatan ... 28

BAB III PEMBAHASAN A. Segi Usaha ... 31

B. Prestasi Kerja Pegawai ... 37

C. Sistem Kearsipan ... 41

D. Fasilitas Kerja ... 44

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ... 48

DAFTAR PUSTAKA ... 50

DAFTAR TABEL

No. Judul Hal

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Hal

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara……… 16

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang

dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem,

prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan

kantor yang dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.

Pada setiap kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta

hubungan-hubungan sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya

insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya

unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai

perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan

cara-cara bekerja yang efisien.

Dari uraian tersebut di atas, dapat diketahui bahwa kantor tidak hanya

sebagai tempat berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi

atau perkumpulan, tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun

rapi. sehingga kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja. Setiap kantor pasti

mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya karena

merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana

definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses

kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas

Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara

kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan

dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu

pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan

utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja

sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa

prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk

dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

Pekerjaan kantor berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan,

penggunaan, dan penyimpanan informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering

disebut pekerjaan birokrasi yang terkadang rumit dan membosankan sehingga

perlu adanya penerapan efisiensi kerja dalam pekerjan kantor. Oleh karena itu,

kantor yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu

melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian

kerja yang tepat. Pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik antara hasil

yamg diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap

kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang

dikehendaki dengan usaha yang dsesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya

dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.

Efisiensi kerja juga merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai

dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk

Tujuan efisiensi kerja pada kantor adalah untuk melakukan tugas dengan

benar sesuai tolak ukur atau standart suatu pekerjaan dan berusaha untuk mencari

cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor

tersebut. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk

semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang

ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan

alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing

pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu

menciptakan kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran,

keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang

baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan “atas” saja, tetapi juga

meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”. Namun, untuk lebih

meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri pegawai, maka dibuatlah

peraturan-peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di kantor atau

perusahaan. Jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan

dikenakan sanksi.

Dalam meningkatkan efisiensi kerja di suatu kantor atau perusahaan yang

pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain

itu menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk

memudahkan dalam pemBagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. Adanya

tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan

yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi

penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan

dan pemeriksaan dengan cepat.

Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu

keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu

sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan

penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang

pekerjaan dan harus diterapkan di semua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip

efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang

tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi

pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisiensi”nya dengan

menggunakan suatu indikator kinerja.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas

pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan.

Menurut Achmad (2007), efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang

telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya

merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh

(output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang

dipergunakan (input).

Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti merasa tertarik untuk menulis

laporan Tugas Akhir dengan judul ”Efisiensi Kerja Pada Bagian Kasubag

Dengan judul ini peneliti dapat melihat bagaimana Efisiensi Kinerja pada

kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam

aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka terdapat

perumusan masalah yang menjadi objek penelitian yaitu :

1. Bagaimana efisiensi kerja Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Fakultas Ekonomi USU ditinjau dari segi usaha ?

2. Apa hubungan prestasi kerja pegawai terhadap efisiensi kerja pada

Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU ?

3. Bagaimana sistem kearsipan mempengaruhi efisiensi kerja Bagian

Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU ?

4. Bagaimana hubungan fasilitas kerja mempengaruhi efisiensi kerja pada

Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU ?

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian

a. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan bermanfaat :

1. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan peneliti tentang penerapan efisiensi kerja

Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

2. Bagi Kantor Penelitian

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Bagian Kasubag

Umum dan Keuangan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan

yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor

Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

3. Bagi Calon peneliti

Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap

kajian tersebut.

b. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana

efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian

Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi dan Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian

Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl.

T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan

pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

FEBRUARI 2012, MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penelitian Laporan

2. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi peneliti dbagi dalam dua

sumber, yaitu :

a. Data Primer yaitu sumber data yang diperoleh langsung dari sumber

asli objek penelitian tersebut, tidak melalui perantara. Data primer

dapat berupa opini subjek (orang) secara individual atau kelompok,

hasil observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian atau kegiatan,

dan hasil pengujian.

b. Data Sekunder yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti

secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat

oleh pihak lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau

laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter)

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, majalah dan bacan

lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. Data yang

dikumplkan peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling

mendekati pada permasalahan yang diteliti.

b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapatkan

data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh

melalui :

1. Wawancara, yaitu : Penelitian yang dilakukan dengan Tanya jawab

oleh peneliti untuk memberikan keterangan.

2. Dokumentasi, yaitu : Data yang diperoleh dari perusahaan secara

langsung.

4. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan adalah Metode Deskriptif. Metode Deskriptif

adalah Metode analisa dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun,

menggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga

memberikan gambaran jelas bagaimana efesiensi kinerja pada Bagian Kasubag

E. Sistematika Penelitian

Adapun sistematika penelitian Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan

sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang

Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan

Metode Penelitian yang terdiri dari Jadwal dan Lokasi Survei, Sumber dan Teknik

Pengumpulan data , Metode Analisis Data, dan Sistematika Penelitian.

BAB II. PROFIL INSTANSI

Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Umum

Pendidikan Tinggi, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jaringan Usaha atau

Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III. PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan peneliti pada

Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan

kantor.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 November 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan ( AAN ) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan ( PAAP ) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program

Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini.

Program Pendidikan Strata - 1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program

Pendidikan Strata -1 meliputi 3 ( tiga ) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Kasubag Umum dan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Serta Pendidikan Profesi Akuntansi ( PPAK ) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.

Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara ( BHMN ) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

1. Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi Negara ( LAN ) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan

Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang

ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan ( customer ) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi

Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu,

dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:

1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga

mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.

5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.

6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai

dengan bidangnya.

C. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas

wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya

hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah

untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan

ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan

sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam

instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan

dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat

dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan

perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan

serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,

melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan

Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Lab/Studio/

Bengkel Ketua Program Studi

Intra Departemen Ketua Program Studi

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak

Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte, MEc.Ac, Ak

Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc

Fahmi Natigor Nasution, SE.M.Acc.Ak

Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS,

MBA,Ak

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac,Ak

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE,M.Si

Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof.Dr.Ramli, MS

Prof. Dr. Sy’ad Afifuddin Sembiring, MEc

Prof. Dr. Lic. rer.reg Sirozujilam, SE

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi

Dr. Murni Daulay, SE, MSi

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekertaris : Dra. Marhayanie, MSi

Akuntansi

Ketua Departemen : Drs. Syafruddin Ginting, S. SE, MAFIS, Ak

Sekertaris : Drs. Hotmal Jafar

DIPLOMA

Kasubag Umum dan Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, SE, M.Si

Kesekretariatan

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Kasubag Umum dan Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos

Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Pelaksana Yunita Sari, SE

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec NIP. 1955080810 198303 1 004

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I

Fahmi N Nasution, SE, M.Acc, Ak NIP. 19750408 200212 1 002

PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi NIP. 19670607 199303 1 002

KEPALA BAGIAN TATA USAHA M. Simba Sembiring, SE, MSi

Kasubag Akademik Hj. Fepty Aniar, SE

Kasubag Umum & Keuangan Eka Yuliani, SE

Kasubag Perlengkapan Ahmad Faizul, SE,

Kasubag Kemahasiswaan

Zailiana, S.Sos

PUMC Dana Masyarakat Kasnawati, SE Pembuat Daftar Gaji

Santuso

Pembukuan Mulyadi. YS, Amd

Kasubag Kepegawaian

D. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) bagian dan

mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan

akademik, administrasi umumdan Kasubag Umum dan Keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,

administrasi umum dan Kasubag Umum dan Keuangan, kemahasiswaan dan

alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, Kasubag Umum dan Keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

laporan Bagian.

3. Sub Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan Kasubag Umum dan Keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data Kasubag Umum dan Keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan

pertanggung jawaban Kasubag Umum dan Keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,

pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah

diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi Kasubag Umum dan Keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang Kasubag Umum dan

Keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan /

pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap / tidak

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan ( RKAT ) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Tugas sub bagian Perpustakaan :

1. Controller

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

2. Laporan

Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

a. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

b. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan

pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non -

profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa

pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi

pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan

sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang

baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas

terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.

Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras

yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan

kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah

khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan

masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa

seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak

dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat

menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti

perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a

Mi’raj, dan lain - lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai

dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa

kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan

antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap

b. Perkuliahan semester ganjil / genap

c. Ujian mid semester / ujian semester ganjil/ genap

d. Wisuda mahasiswa

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks

prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang

baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di

adakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan

mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum

dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan

oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2

dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan

Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang

/ praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan

BAB III

PEMBAHASAN

Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam

pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi

USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik

yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati

struktur organisasi dan uraian tugas pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pemBagian tugas dan tanggung

jawab dari masing-masing Bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang

perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang

dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja

dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :

A. Segi Usaha

Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat

dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi USU adalah :

1. Tata Kerja

Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.

b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor Bagian Kasubag Umum

dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU disusun/dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

c. Setiap alat tulis kantor (ATK) dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

d. Setiap tempat penyimpanan pada kantor Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.

2. Pemakaian Tenaga

Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan.

Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis

yang digunakan pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer, printer, dan kalkulator.

b. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU

setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa memindah-mindahkan benda.

c. Setiap pekerjaan pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

3. Pemakaian Waktu

Pemakaian waktu pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :

a. Rencana Kerja

Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan (terlampir).

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting.

Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang

karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu

akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6).

Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti

kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan

pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai

membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib 2) Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib

3) Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara

pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara

langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat

secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja

malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara

pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya

pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran

pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai,

langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa

mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu

meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu

menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang

tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai

yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari

organisasi dimasa yang akan datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai

dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana

perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan

prosedur” (Subekti, 2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai

berikut :

a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.

d. Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.

4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

b. Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang

menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

5. Pemakaian Benda Termasuk Uang

Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada

Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda

termasuk uang pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi USU dapat dilihat dari :

a. Setiap pembuatan penerimaan, pengeluaran, serta surat

pertanggungjawaban (SPJ) pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang

sungguh-sungguh/ benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material.

b. Dalam kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU

benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain.

B. Prestasi Kerja Pegawai

Prestasi kerja adalah “hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi

pekerjaan tertentu / kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang

dicapai dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi

oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang

bersangkutan’’ (Bernardin, 1993 : 378).

Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan

landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan.

Penilaian prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai

mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan

kemudian mengkomunikasikannya denga para pegawai ( Robert, 2002 : 81).

Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain:

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Adapun dasar-dasar penilaian yang akan dinilai dalam penilaian pretasi

kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi USU saat ini adalah sebagai berikut :

1. Kesetiaan, ketaatan dan pengabdian pegawai kepada organisasi.

2. Prestasi kerja, hasil kerja yang telah dicapai pegwai dan sejauh mana dia dapat melaksanakan tugas ersebut dengan baik, dan dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan, pengalaman dari pegawai tersebut.

3. Tanggung jawab, sejauh mana pegawai itu sanggup dalam melaksanakan

pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya.

4. Kejujuran, ketulusan hati pegawai dalam melaksanakan tugas.

5. Kerjasama, kemampuan pegawai untuk bekerja sama dengan orang lain. 6. Kehadiran dari pegawai.

7. Kerajinan.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah :

1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran

terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin lagi karena mereka akan

takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan

penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, jadi hukuman harus jelas dan

benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan

kinerja pegawai, salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

c. Jika tidak datang maka absen kerja di coret oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena itu akan

membuat mereka lebih giat lagi dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai

hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih

rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi

kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan

pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal

tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat

Mutasi.

Efisiensi kerja pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan

pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal

mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien

mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas,

tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut

menunjukkan bahwa tata kerja yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.

Pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang memiliki wewenang sebagai pengelolah Kasubag Umum dan Keuangan adalah :

1. Kepala sub Bagian Kasubag Umum dan Keuangan 2. Pembantu Dekan II

Disamping adanya perencanaan dalam mendukung pelaksanaan efisiensi

kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik pula. Pengawasan dan penilaian

yang dilakukan pada pelaksanaan kerja pada kantor Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan observasi ke tempat kerja

secara langsung maupun melalui informasi yang diperoleh laporan-laporan yang

dibuat masing-masing unit mengenai pelaksanaan kerja.

C. Sistem Kearsipan

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di

Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara, dapat diketahui bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang

dipergunakan di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kasubag

Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas computer, printer dan kalkulator dalam proses menjurnal dan menghitung penerimaan, pengeluaran dan surat pertanggungjawaban (SPJ) yang sangat diperlukan dalam melaksanakan kegiatan pembukuan. 4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak.

5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

7. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi.

Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya data

penerimaan, pengeluaran dan SPJ baru yang biasa dilakukan setiap bulan. Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis

kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan USU. Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung

keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kasubag

Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada

kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip

yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan

setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu

ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak

akan segera diganti.

2. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha

sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan

penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa

pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera

mengembalikannya. 3. Guna Arsip

Pada kantor Bagian Kuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan. Selain bagi Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna untuk para Kasubag, Dosen, dan Pegawai.

Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Untuk Keperluan Administrasi. 2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian. 3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem,

Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.

Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan

Sumber: Surojo (2006:20)

D. Fasilitas Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi Fakultas Ekonomi USU.

Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut :

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk

INPUT

Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang

PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,

Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan

Penyusutan

OUTPUT Warkat/arsip

TUJUAN Menjamin keselamatan

arsip dan penyediaan kembali arsip

menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU terdapat enam P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

2. Penggunaan komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam

merekrut tenaga kerja.

3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara

fasilitas kantor terutama komputer.

4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena

komponen serta peralatan yang ada ketinggalan teknologinya. b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak

melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui

dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya

mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara terdapat 4 buah unit printer yang terletak di

masing-masing meja kerja pegawai.

c. Kalkulator

Kalkulator merupakan salah satu alat yang digunakan untuk menghitung

suatu pembukuan baik penerimaan, pengeluaran, dan surat pertanggungjawaban

(SPJ) sehingga dapat mempercepat suatu pekerjaan dan hasil perhitungan pun

lebih cepat dan tepat daripada manual.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang

lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file

dan data pembukuan atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Kasubag Umum

dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara terdapat 3 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini peneliti akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang

mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh peneliti sebagai berikut :

1. Efisien kerja pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara dari segi usaha sudah terlaksana

dengan baik melalui penerapan tata kerja, pemakaian tenaga, waktu,

ruangan dan benda termasuk dengan uang. Tugas utama pekerjaan juga

sudah tercapai yaitu menyelesaikan tugas dengan baik secara teratur dan

tepat waktu sesuai standartisasi yang telah ditentukan.

2. Prestasi pekerja pegawai terhadap efisiensi kerja pada sangat penting

dalam menunjang kelancaran aktivitas kerja para pegawai pada Bagian

Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

3. Sistem kearsipan dan peralatan pada Bagian Kasubag Umum dan

Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup

tersedia dengan baik yang sangat berguna dalam proses memperlancar

4. Fasilitas sarana kantor yang sudah tersedia pada Bagian Kasubag Umum

dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat

mempengaruhi dan mendukung kinerja para pegawai di kantor tersebut.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, peneliti memberikan saran-saran yang diharapkan

dapat berguna bagi kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan

pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus

melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja

pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak

rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat

keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya

efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena

itu, disarankan kepada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar sistem pengawasan

dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah

kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan

penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu,

absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media.

Fathoni, Abdurrahmat. 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta.

Sastradipoera, K. 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Bandung : Kappa-Sigma.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Yogyakarta : Salemba Empat.

Subekti, Heru. 2008. Disiplin Kerja,

Terry, George R. 1973. Managing Office Service.Bombay. Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.

menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor.

Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU terdapat enam P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor. Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain :

1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet.

3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

Kerugian dari penggunaan komputer antara lain :

1. Memerlukan tenaga yang benar-benar cakap dan ahli dalam menggunakan komputer.

2. Penggunaan komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja.

3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara fasilitas kantor terutama komputer.

4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada ketinggalan teknologinya.

b. Printer

melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 buah unit printer yang terletak di masing-masing meja kerja pegawai.

c. Kalkulator

Kalkulator merupakan salah satu alat yang digunakan untuk menghitung suatu pembukuan baik penerimaan, pengeluaran, dan surat pertanggungjawaban (SPJ) sehingga dapat mempercepat suatu pekerjaan dan hasil perhitungan pun lebih cepat dan tepat daripada manual.

d. Filling Cabinet dan lemari besi arsip

Filling Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah,

gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan data pembukuan atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU.

Di kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 3 Filling Cabinet dan 3 lemari besi yang digunakan untuk menyimpan data-data/ file-file penting.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini peneliti akan mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh peneliti sebagai berikut :

1. Efisien kerja pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dari segi usaha sudah terlaksana dengan baik melalui penerapan tata kerja, pemakaian tenaga, waktu, ruangan dan benda termasuk dengan uang. Tugas utama pekerjaan juga sudah tercapai yaitu menyelesaikan tugas dengan baik secara teratur dan tepat waktu sesuai standartisasi yang telah ditentukan.

2. Prestasi pekerja pegawai terhadap efisiensi kerja pada sangat penting dalam menunjang kelancaran aktivitas kerja para pegawai pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sistem kearsipan dan peralatan pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup tersedia dengan baik yang sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan.

4. Fasilitas sarana kantor yang sudah tersedia pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat mempengaruhi dan mendukung kinerja para pegawai di kantor tersebut.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, peneliti memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka penerapan efisiensi kerja dan pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya.

Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa

absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media.

Fathoni, Abdurrahmat. 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta.

Sastradipoera, K. 2001. Azas-Azas Manajemen Perkantoran. Bandung : Kappa-Sigma.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Yogyakarta : Salemba Empat.

Subekti, Heru. 2008. Disiplin Kerja,

Terry, George R. 1973. Managing Office Service.Bombay. Tarapurevala Publishing Industries Private Ltd.