BAB III PEMBAHASAN
Berjalannya suatu sistem, prosedur, atau akivitas yang dilakukan dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi
USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor adalah topik yang akan dibahas pada bab ini. Namun demikian, penulis juga mengamati
struktur organisasi dan uraian tugas pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pemBagian tugas dan tanggung
jawab dari masing-masing Bagian berjalan dengan teratur dan baik. Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan
Keuangan Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor diantaranya dapat dilihat dari :
A. Segi Usaha
Dalam segi usaha, unsur-unsur yang terkait didalamnya yang dapat dilihat dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas
Ekonomi USU adalah :
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah.
Universitas Sumatera Utara
Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor Bagian Kasubag
Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang
bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer. b.
Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU disusundibuat dalam suatu prosedur
yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan
kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
c. Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor selalu disediakan tempat
penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya. d.
Setiap tempat penyimpanan pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
2. Pemakaian Tenaga
Pemakaian tenaga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan.
Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari :
a. Setiap pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas
Ekonomi USU dikerjakan dengan bantuan sarana mekanis. Sarana mekanis
Universitas Sumatera Utara
yang digunakan pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU diantaranya : Komputer, printer, dan kalkulator.
b. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU
setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan- pekerjaan kantor diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa
memindah-mindahkan benda. c.
Setiap pekerjaan pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu
proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.
3. Pemakaian Waktu
Pemakaian waktu pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kasubag
Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari : a.
Rencana Kerja Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU selalu
disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan
Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan yang telah ditentukan terlampir.
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang,
Universitas Sumatera Utara
karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni, 2006 : 6.
Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti
kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai
membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal. Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
1 Hari Senin sd Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib
2 Hari Jumat jam kerja mulai pukul 08.00-11.00 wib
3 Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara
pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat
secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas- malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara
pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-
langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi
Universitas Sumatera Utara
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berperilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” Subekti, 2008.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b. Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi
kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan. d.
Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik. 4.
Pemakaian Ruang Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa
pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Universitas Sumatera Utara
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan
Keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tesebut dapat dilihat dari :
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor Bagian Kasubag Umum
dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC. Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas
warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. b.
Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip- arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakanya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas
Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
5. Pemakaian Benda Termasuk Uang
Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda
termasuk uang pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari :
a. Setiap pembuatan penerimaan, pengeluaran, serta surat
pertanggungjawaban SPJ pada Kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU merupakan warkat yang sungguh-
Universitas Sumatera Utara
sungguh benar-benar penting sehingga tidak menghambur-hamburkan material.
b. Dalam kantor Bagian Kasubag Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi USU
benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain.
B. Prestasi Kerja Pegawai