Analisa Pengembangan Sistem Informasi Administrasi

55

4.4 Pengembangan Sistem Informasi Administrasi

Berikut adalah pembahasan tahap – tahap yang digunakan untuk pengembangan sistem pemesanan kelas online pada Wall Street Institute Pondok Indah Jakarta.

4.4.1 Analisa

System Requirement Analysis Dalam tahap ini, peneliti melakukan beberapa hal yang sangat diperlukan sebelum ke tahap analisa, yaitu studi kelayakan feasibility study , alokasi waktu dan menentukan cakupan sistem informasi administrasi pada WSI Pondok Indah Jakarta.

4.4.1.1 Studi Kelayakan

Feasibility Study Membuat studi kelayakan untuk sistem yang akan dibuat, seperti mengkaji terlebih dulu bagaimana proses penyajian informasi administrasi agar dapat dibuat pengembangan aplikasi tersebut yang sesuai dengan kebutuhan user di WSI Pondok Indah Jakarta khususnya. Adapun dalam penelitian ini peneliti mempertimbangkan kelayakan teknis dan kelayakan finansial.

4.4.1.2 Alokasi Waktu

Alokasi waktu penelitian pengembangan sistem ini membutuhkan waktu kurang lebih 1 tahun.

4.4.1.3 Cakupan Sistem

Cakupan penelitian pengembangan aplikasi administrasi ini yaitu proses pendaftaran kursus dengan mendaftar melalui 56 website yang dilakukan oleh calon student guest yang kemudian akan di konfirmasi oleh Account officer untuk melakukan placement test setelah placement test dilakukan guest mendapatkan hasil tes tersebut yang akan menjadi bahan kalkulasi dalam pengambilan paket level. Setelah yakin berkonsultasi mengenai biaya dan kontrak kursus maka guest melakukan pembayaran dengan menggunakan tunai atau kartu debit maupun kredit sesuai ketentuan dan kesepakatan guest dan account executive. Sedangkan proses pemesanan kelas apabila user atau calon student telah membayar biaya kursus sesuai dengan yang dikehendaki dan telah mendapat kontrak dari account officer, maka akan memberikan student code sebagai tanda telah menjadi Student of Wall Street Institute serta langkah awal untuk memesan kelas apabila telah menyelesaikan lesson 1 di Speaking Center Wall Street Institute Pondok Indah Jakarta.

4.4.1.4 Uraian Sistem yang Berjalan

1. Pendaftaran Kursus 1.1 Calon student mendatangi service officer untuk mendapatkan keterangan 1.2 Service officer mengisi form data diri calon student 1.3 Service officer menghubungi consultant untuk memberi keterangan lengkap kepada calon siswa, 57 dan mempersilakan calon siswa tersebut duduk atau menunggu consultant 1.4 Consultant menemui dan memberikan keterangan detail mengenai Wall Street Institute kepada calon siswa 1.5 Calon student mengikuti replacement test untuk mengetahui dimana kelas atau level kemampuan calon siswa tersebut, sehingga lebih mudah untuk menentukan berapa banyak level yang perlu dan harus diambil. 1.6 Calon student mendapatkan hasil test tersebut dengan berupa grafik penilaian. 1.7 Calon student mendapatkan masukan berapa level yang harus dibeli dan alternatif pembayaran yang manakah lebih baik. 1.8 Calon student melakukan pembayaran dengan alat pembayaran yang telah disetujui, apabila tidak ingin melakukan pembayaran saat ini. Calon student dapat membuat janji dengan consultant untuk menyelesaikan administrasi tersebut. 1.9 Calon student mendapatkan kwitansi dari consultant. 58 1.10 Calon student mendapatkan kontrak dan otomatis berubah statusnya menjadi Student of Wall Street Institute yang berlaku pada kurun waktu tertentu. 2. Pemesanan Kelas Langsung 2.1 Student melihat papan jadwal kelas yang ada disamping meja service officer. 2.2 Student memilih jadwal kelas yang dikehendaki. 2.3 Student mendatangi meja service officer untuk memesan kelas tersebut 2.4 Student menanyakan jadwal tersebut. 2.5 Service officer menanyakan Student Code kepada student . 2.6 Service officer memberikan jadwal encounter class yang diinginkan student, apabila sudah fullbook maka service officer memberikan alternatif lain atau tanggal lain. 2.7 Jika student menyutujuinya maka dapat langsung memesan, jika tidak maka student telah selesai melakukan aktifitas. 2.8 Service officer mencatat pesanan kelas student tersebut melalui media komputer. 59 2.9 Student mendapatkan booking card sebagai tanda telah memesan kelas yang juga berfungsi sebagai pengingat. 3.0 Pemesanan Kelas Melalui Telepon 3.1 Student menelepon service officer. 3.2 Student menanyakan jadwal encounter class yang dikehendaki. 3.3 Service officer menanyakan student code. 3.4 Service officer memberikan informasi jadwal encounter class yang diinginkan student, apabila sudah fullbook maka service officer memberikan alternatif lain atau tanggal lain. 3.5 Jika student menyutujuinya maka dapat langsung memesan, jika tidak maka student telah selesai melakukan aktifitas. 3.6 Service officer mencatat pesanan kelas student tersebut melalui media komputer dan membacakan ulang pesanan kelas yang telah dipesan oleh student. 3.7 Student mencatat appointment encounter class. 60 No Card Cash Yes Gambar 4.3 Flowchart Proses Administrasi Kursus yang Sedang Berjalan Finish Pay Now ? Make Appointment Come to SO Desk Administrasi Pendaftaran Kursus Calon Student Guest Guest Service Officer Account Executive Input Form Data Guestbook Called AE Meet Greet with guest Replacement Test Result Cash or Card ? Swipe Installment Receipt Contract Pay Course fees Start 61 No Yes Administrasi Pemesanan Kelas Langsung Notice Schedule Board File Student Service Officer Start Come to SO Desk Ask Student Code Schedule Social Activity Book ? Save form book Finish Appointment Encounter class Gambar 4.4 Flowchart Proses Administrasi Pemesanan Kelas Langsung yang Sedang Berjalan 62 No Ya Administrasi Pemesanan Kelas Melalui Telepon Called SO File Student Service Officer Start Ask Schedule of Social Activity Ask Student Code Inform Scedule of Social Activity Booked ? Booked record Finish Save Appointment Gambar 4.5 Flowchart Proses Administrasi Pemesanan Kelas Melalui Telepon yang Sedang Berjalan 63

4.5 Kelebihan dan Kelemahan Sistem yang Berjalan