4. Pemilihan notasi kelas atau nomor kode yang tepat,
5. Memberi nomor kode pada buku yang bersangkutan,
6. Membuat kartu katalog.
19
Pengolahan yang terorganisasi dengan baik akan memberikan dampak yang baik untuk kegiatan penelusuran temu kembali, karena kegiatan pengolahan
ini sangat berkaitan dengan kegiatan penelusuran yang dilakukan oleh pemakai. Pengolahan yang sederhana dan mudah membuat para pemakai yakin akan
penelusuran yang dilakukan. Dalam melakukan kegiatan pengolahan dibutuhkan bantuan berupa peralatan pengolahan, diantaranya adalah :
1. Kebijakan pimpinan untuk pengolahan sebagai pegangan. Hal itu untuk
menciptakan konsistensi dan dijadikan pegangan dan rujukan agar pada masa yang akan datang tidak mudah diubah. Oleh karena itu hal-hal yang
bersifat prinsip harus ditetapkan dengan keputusan atau kebijakan pimpinan, termasuk dalam hal pengolahan itu,
2. Buku Dewey Decimal Classification DDC terdiri atas bagan klasifikasi,
indeks relatif, dan tabel, 3.
Pedoman katalogisasi yang diterbitkan oleh Perpusnas RI, 4.
Pedoman tajuk subjek Perpusnas RI, 5.
Thesaurus Thesaurus, 6.
Alat atau perlengkapan supplies seperti slip buku, label, slip tanggal kembali dan kartu catalog,
7. Plastik sampul,
8. Alat tulis kantor ATK secukupnya.
19
Bulletin Bina Pustaka, vol : - 1981 no. 27-32, h. 14.
F. Tujuan Pengolahan
Tujuan dari pengolahan yaitu agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah serta sebagai sarana dalam
memudahkan pencarian atau penemuan informasi information retrieval apabila
sewaktu-waktu diperlukan oleh pemakai. Adapun pengolahan koleksi dilakukan
secara manual dan komputerisasi.
E. Langkah-Langkah Pengolahan
Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau di dengar oleh
masyarakat pemakai. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam
mengolah bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1.
Pemeriksaan Bahan Pustaka
Setelah bahan pustaka diterima, langkah pertama adalah memeriksa apakah sesuai dengan pesanan, apakah dalam keadaan utuh, tak
ada halamannya yang hilang atau nomor halaman berantakan, dan sebagainya. Jika buku dalam keadaan cacat segera dikembalikan ke
sumbernya untuk ditukarkan dengan buku yang baik dan bila ada halaman yang belum terpotong supaya dipisahkan dengan memakai alat pembuka
surat.
20
20
Rohana Dewi, “Pengolahan Bahan Pustaka”, Jurnal Pustaka Sriwijaya, no. 3. Tahun II, Desember 2008: h. 13.
2. Inventarisasi
Tahap berikutnya dari kegiatan pengolahan koleksi buku adalah mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa
dikenal dengan istilah inventarisasi. Inventarisasi adalah kegiatan : a.
Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, b.
Memberi nomor induk atau inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan,
c. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui
volume dan nomor edisi yang diterima, d.
Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku, e.
Memberi cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
21
Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data
inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah
perpustakaan, yang pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut : a.
Tanggal pemesanan, b.
Tanggal penerimaan, c.
Tanggal pembayaran, d.
Tanggal inventaris, e.
Nomor inventaris, f.
Judul,
21
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 81.
g. Pengarang,
h. Edisi,
i. Kota terbit,
j. Penerbit,
k. Tahun terbit,
l. Jumlah dibagi dua kolom untuk eksemplar dan judul,
m. Bahasa dibagi dua kolom untuk Indonesia dan asing,
n. Sumber hadiah, sumbangan, atau pembelian,
o. Harga satuan kalau sumber pembelian,
p. Keterangan digunakan apabila diperlukan.
Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Pemberian cap perpustakaan
Cap perpustakaan adalah stempel atau cap yang diberikan untuk mengetahui identitas yang menunjukkan bahwa koleksi tersebut milik
perpustakaan dan menghindarkan orang mengambil. Cap itu biasanya dibubuhkan pada tiga tempat 1 halaman di belakang judul, 2 di
bagian tengah pada halaman tertentu yang dilakukan secara konsisten, dan pada bagian terakhir isi. Cap tersebut hendaknya tidak menggangu
atau menutupi teks. b.
Pemberian cap inventaris Cap inventaris adalah cap yang mencantumkan keterangan tentang
nama instansi, nomor kelas, nomor induk, tahun diterima, dan sumber
