Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Dan Staf Pengajar Pada Ruang Absensi (Ruang Piket) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN DAN STAF PENGAJAR PADA RUANG ABSENSI (RUANG PIKET) FAKULTAS EKONOMI

UNIVERITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

SLAMAT RIADY HSB 082101087

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi

Program Studi DIII Keuangan

NAMA : SLAMAT RIADY HSB

NIM : 082101087

PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN

JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN DAN STAF PENGAJAR PADA RUANG ABSENSI (RUANG PIKET) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ...2010 Dosen Pembimbing

NIP. 19760214 200501 1 002

(Syahfrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si)

Tanggal: ...2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan

NIP. 197530519 198403 1 001 (Prof.Dr.Paham Ginting, MS)

Tanggal: ...2010 Dekan

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan karunia pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Keuangan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah ”Sistem Pelayanan Kemahasiswaan dan Staf Pengajar pada Ruang Absensi (Ruang Piket) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi susunan maupun tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus juga sebagai Dosen Pembimbing Penulis.

4. Seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 5. Seluruh Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Khususnya kepada Kedua Orangtua Penulis yang terkasih Drs. Rahmad Sumanjaya Hasibuan M.Si dan Tuty Turisnawaty Amd, terima kasih yang tak terhingga atas seluruh limpahan kasih sayang, doa, dorongan semangat, dan

dukungan baik secara moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir. Juga teristimewa kepada Kakak Penulis tersayang Beby Kendida Hasibuan, SE, M.Si. atas segala dukungan, semangat dan doanya.

7. Kepada teman sepesial penulis Ratna Kusumaningrum terima kasih atas perhatian, bantuan serta dukungan moril yang telah memotivasi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.

8. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Diki, Rasyid, Nandar, Nando, Zuhdi, Zul, Dahlie, Sinta, dan sahabat-sahabat lainnya yang namanya tidak dapat di sebutkan satu per satu yang telah memberikan persahabatan yang indah kepada penulis, serta teman kelompok magang, Vina, Popi, Febrina, dan Lia. Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Permasalahan ... 4

1.3. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Manfaat penelitian ... 5

1.5. Rencana Penulisan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

2.2. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

2.3. Struktur Organisasi ... 11

2.4. Kinerja Usaha Terkini ... 17

2.5. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN... 19

3.1. Pengertian Pelayanan ... 19

3.2. Bentuk Layanan ... 23

3.3. Karakteristik Pelayanan ... 27

3.4. Kualitas Pelayanan ... 27

3.5. Pelanggan-Pelanggan Pada Perguruan Tinggi ... 28

3.6. Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Dan Staff Pengajar Pada Ruang Absensi... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 37

4.1. Kesimpulan ... 37

4.2. Saran ... 38

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ... 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Akademik

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 14 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Untuk memenuhi kebutuhan hidupnya manusia berusaha ,baik melalui aktivitas sendiri, maupun secara tidak langsung melalui aktivitas orang lain. Aktivitas adalah suatu proses penggunaan akal, pikiran, panca indera dan anggota badan dengan atau tanpa alat bantu yang dilakukan oleh seseorang untuk mendapatkan sesuatu yang diinginkan baik dalam bentuk barang maupun jasa. Proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain yang berlangsung inilah yang dinamakan pelayanan.

Secara kodrati manusia dalam rangka mempertahankan hidupnya sangat memerlukan pelayanan baik dari diri sendiri maupun melalui karya orang lain. Jenis layanan yang diperlukan manusia pada dasarnya ada 2 jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan administratif yang diberikan oleh orang lain selaku anggota organisasi. Sebagai unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi peluang untuk turut serta dalam pembangunan nasional. Adanya kerja sama dan komunikasi dua arah antara mahasiswa dan staf petugas dapat lebih mempermudah adanya suatu hubungan yang sejalan seperti sistem pelayanan kemahasiswaan yang baik.

Pelayanan kemahasiswaan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi pemerintah mencapai tujuannya. Tapi hal ini belum sesuai dengan apa yang diharapkan dari sistem pelayanan yang baik bagi mahasiswa.

Dalam catatan sejarah bangsa Indonesia memperlihatkan pada kita bahwa mahasiswa sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua kedudukan yang penting di dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pertama, mahasiswa sebagai generasi muda intelektual. Kedudukan ini memberikan mahasiswa dalam posisi penting dan terhormat di dalam kehidupan masyarakat, sebab bagaimana pun juga mahasiswa sebagai mahluk yang terpelajar dan diharapkan mampu memberikan sumbangsih yang nyata sesuai dengan kemampuan akademisnya. Kedudukan yang kedua, yaitu mahasiswa sebagai agent of change yang mana menjadi kunci pokok dalam pelaksanaan pengawasan kegiatan roda pemerintahan. Kedudukan yang kedua ini menempatkan mahasiswa sebagai bagian dari proses perubahan dan stabilitator sosial suatu wilayah dimana dia berada. Mahasiswa adalah agent of change yang merupakan salah satu kunci dari pola kehidupan suatu masyarakat.

Selain pemusatan masalah tentang pelayanan kemahasiswaan, penulis juga membahas tentang pelayanan terhadap staf pengajar yang difokuskan pada bagian ruang absensi atau ruang piket Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dari hasil survei penulis pada ruang piket atau ruang absensi terlihat kinerja pegawai dan fasilitas pendukung yang ada di ruangan tersebut masih belum menunjukkan hasil yang optimal.

Pelayanan kemahasiswaan dan staf pengajar yang diberikan para pegawai ruang absensi antara lain :

1. menyusun absensi dosen dan mahasiswa sesuai hari dan jamnya 2. Memberikan absensi kepada dosen sesuai hari dan jamnya

3. Memberikan informasi tentang kehadiran dosen kepada mahasiswa yang membutuhkan

4. Disetiap awal semester para pegawai Ruang Absen membuat daftar nama dosen dan jadwal kuliahnya serta kelasnya

Beberapa masalah yang menjadi tolok ukur kita dalam meningkatkan pelayanan kemahasiswaan yaitu diawali dengan fungsi organisasi, lemahnya pemahaman fungsionaris terhadap aturan organisasi. Dengan adanya reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan sendiri kurang memberikan respon yang dalam menjawab tuntutan reformasi tersebut. Dapat dilihat juga program yang dicanangkan, lembaga kemasiswaan lemah dalam hal pengembangan kreativitas dan tidak memiliki tolok ukur yang jelas dalam menilai suatu keberhasilan sebuah program. Anggaran juga menjadi masalah dalam sistem pelayanan kemahasiswaan dimana minimnya anggaran untuk lembaga kemasiswaan dan hal ini juga tidak terlepas dari peranan lembaga kemahasiswaan itu sendiri yang belum independen dalam mengelola

anggaranya. Sehingga perlunya kesadaran yang tinggi dari para staf petugas untuk meningkatkan pelayanan bagi mahasiswa.

Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Sehingga penulis menulis mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah ”Sistem Pelayanan Kemahasiswaan dan Staf Pengajar pada Ruang Absensi (Ruang Piket) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Permasalahan

Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah pelayanan kemahasiswaan dan staf pengajar pada ruang absensi (ruang piket) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang sistem pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU.

2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU.

3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.

4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi peneliti atau rekan-rekan mahasiswa yang akan membahas masalah dengan topik yang sama.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah :

1. Bagi peneliti, dapat melatih dan berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan pengetahuan di bidang manajemen pelayanan.

2. Bagi Fakultas Ekonomi, dapat memberikan informasi dan sebagai bahan pertimbangan atau evaluasi yang bermanfaat dalam Sistem Pelayanan selanjutnya guna peningkatan kwalitas pelayanan dimasa datang.

3. Bagi kalangan akademis, dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan tentang kwalitas pelayanan, di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Untuk mengetahui apakah pelayanan yang dibuat oleh ruang absensi (ruang piket) Fakultas Ekonomi USU sudah berjalan dengan baik.

E. Rencana Penulisan Jadwal Survei / Observasi

1. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini .

Tabel 1.a

Jadwal Survei / Observasi

NO KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

2. Rencana isi

Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian.

BAB I : PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringa usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Membahas tentang sistem pelayanan kemahasiwaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang sistem pelayanan kemahasiwaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan

pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat

dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbanga n Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Akademik FE USU Dekan :

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Nip.19550810 198303 1 004

Pembantu Dekan I :

Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK Nip.19750408 200212 1002

Pembantu Dekan II: Drs. Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 1982831 005

Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi Nip.19670607 199303 1 002

Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE 19570211 198102 2 001

Staf Akademik:

• Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno

• Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi • Bagian Nilai Akademik Dept.Manajemen : Rostati,SE

• Bagian Nilai Akademik Dept.Akutansi : Dameria U Berutu,SE • Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto

• Bagian Nilai Akademik Dept.D3 Akutansi : Sodali,SE • Bagian Nilai Akademik Dept.D3 Keuangan : Syafarida

• Bagian Nilai Akademik Dept.D3 Kesekretariatan : Sorta Ida Sianipar • Bagian Mempersiapkan Berkas Dosen Mengajar : Jumain

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

Pudek III Drs. Ami Dilham,

Zailiana, S.Sos

Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

2. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

E. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 20010/2011. b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran

2010/2011.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan pada ruang absensi (ruang piket)

a. Untuk ajaran baru tahun 2011/ 2012 mendatang para pegawai ruang Absensi membuat jadwal perkuliahan baru yang datanya diberikan dari pihak Pendidikan.

b. Menyusun data absensi perkuliahan untuk Matrikulasi Program Ekstensi tahun 2010/2011

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Pelayanan

Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau dengan mesin sacara fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan pengertian pelayanan bahwa “pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan orang lain. Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :

“Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat” (Munir, 2002; 17).

Menurut Majid (2008: 35) Pelayanan adalah :

1. Sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau menghindar.

2. Pelayanan adalah suatu tindakan nyata dan segera menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya)disertai dengan senyuman yang ramah dan tulus.

Pelayanan adalah kunci keberhasilan dalam berbagai usaha atau kegiatan yang bersifat jasa. Perannya akan lebih besar dan bersifat

menentukan manakala dalam kegiatan- kegiatan jasa di masyarakat itu terdapat kompetisi dalam usaha merebut pasaran atau langganan. Dengan adanya kompetisi dalam usaha merebut pasaran atau langganan. Dengan adanya kompetisi seperti itu menimbulkan dampak positif dalam organisasi perusahaan, ialah mereka bersaing dalam pelaksanaan layanan, melalui berbagai cara, teknik dan metode yang dapat menarik lebih banyak orang menggunakan/ memakai jasa/ produk yang dihasilkan oleh organisasi/ perusahaan. Persaingan yang ada dalam masyarakat usaha (business) tidak hanya pada segi mutu dan jumlah tetapi juga dalam hal pelayanan.

Dibidang pemerintahan tidaklah kalah pentingnya masalah pelayanan tersebut, bahkan perannya lebih besar karena menyangkut kepentingan umum, bahkan kepentingan rakyat secara keseluruhan. Pelayanan telah meningkat kedudukannya di mata masyarakat menjadi suatu hak, yaitu hak atas pelayanan.

Timbulnya pelayanan umum, disebabkan oleh adanya kepentingan umum di masyarakat. Pelayanan umum itu sendiri bukanlah sasaran suatu kegiatan, melainkan ia merupakan suatu proses untuk mencapai sasaran tertentu yang telah ditetapkan. Peran layanan dalam proses itu adalah bertindak selaku katalisator yang mempercepat proses sesuai dengan apa yang seharusnya.

Menelusuri arti pelayanan umum tidak terlepas dari masalah kepentingan umum, yang menjadi asal usul timbulnya istilah pelayanan umum. Dengan kata lain antara kepentingan umum ada korelasi dengan

pelayanan umum. Meskipun dalam perkembangannya pelayanan umum juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi.

Timbulnya pelayanan dari orang lain kepada seseorang yang orang lain, itu tidak ada kepentingan langsung atas suatu yang dilakukannya, merupakan suatu hal yang perlu dikaji tersendiri dari segi kemanusiaan.

Selanjutnya faktor material adalah organisasi, yang menimbulkan hak dan kewajiban, baik ke dalam maupun ke luar. Hak dan kewajiban ke dalam ialah :

Hak :

a. Hak mendapatkan perlakuan yang sama atas dasar aturan yang adil dan jujur b. Hak atas dasar penghasilan berdasarkan peraturan yang ada

c. Hak menjalankan ibadah di tempat kerja

d. Hak istirahat sesuai dengan konvensi international labour organization e. Hak perlindungan terhadap kesehatan, keselamatan kerja

Kewajiban :

a. Menyelesaikan tugas/ pekerjaan yang dibebankan kepadanya dalam waktu yang telah ditetapkan

b. Melayani keperluan orang yang berkepentingan, baik orang dalam maupun orang lain dengan cara dan sikap yang sama dengan norma umum dan upaya organisasi

c. Mentaati peraturan organisasi

Hak dan kewajiban keluar ditujukan kepada orang luar atau masyarakat yang berkepentingan ialah :

Hak

a. Bertahan terhadap paksaan yang bersifat penyimpangan dari aturan organisasi b. Melakukan tindakan darurat di ”lapangan” apabila diperlukan

Kewajiban

Melayani keperluan orang atau masyarakat yang memiliki kepentingan pada organisasi sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.

Faktor- faktor yang menyebabkan kemungkinan tidak adanya layanan yang memadai antara lain

1. Tidak/kurang adanya kesadaran terhadap tugas/ kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Akibatnya tidak adanya disiplin kerja.

2. Sistem, prosedur dan metode kerja yang tidak memadai sehingga mekanisme kerja tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan.

3. Pengorganiosasian tugas pelyanan umum yang belu serasi, sehingga terjadi simpang siur penanganan tugas, tumpang tindih (over lapping) atau tercecernya suatu tugas yang tidak tertangani.

4. Pendapatan pegawai yang tidak mencukupi kebutuhan hidup meskipun secara minimal. Akibatnya pegawai tidak tenang dalam bekerja., berusaha mencari tambahan tambahan pendapatan dalam jam kerja dengan cara antara lain “menjual” jasa pelayanan

5. Kemampuan pegawai yang tidak memadai untuk tugas yang dibebankan kepadanya. Akibatnya hasil pekerjaan tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan

6. Tidak tersedianya sarana pelayanan yang memadai. Akibatnya pekerjaan menjadi lamban, waktu banyak yang hilang dan penyelesaian masalah terlambat.

Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang didambakan ialah :

1. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat tanpa hambatan

2. Memperoleh pelayanan secara wajar

3. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang “bulu”

4. Pelayanan yang jujur dan terus terang

B. Bentuk layanan

Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun, bentuknya tidak telepas dari 3 macam, yaitu layanan dengan lisan, layanan melalui tulisan dan layanan dengan perbuatan.

i. Layanana dengan lisan

Layanan dengan lisan dilakukan oleh petugas- petugas di bidang Hubungan Masyarakat (HUMAS), bidang layanan informasi dan bidang- bidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau keterangan kepada

siapapun yang memerlukan. Agar layanan lisan berhasil sesuai dengan yang diharapkan, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan, yaitu : a) Memahami dengan benar masalah- masalah yang termasuk dalam bidang

tugasnya.

b) Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancar, singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin memperoleh kejelasan mengenai sesuatu.

c) Bertingkah laku sopan dan ramah- tamah d) Disiplin kerja yang menjadi prioritas

e) Tidak melayani yang tidak berkepentingan dengan sopan ii. Layanan melalui tulisan

Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjol dalam pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapi juga dari segi perannya. Pada dasarnya layanan melalui tulisan cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh karena factor biaya. Agar layanan dalam bentuk tulisan dapat memuaskan pihak yang dilayani, satu hal yang harus diperhatikan ialah factor kecepatan, baik dalam pengolahan masalah maupun dalam proses penyelesaiannya (pengetikan, penandatanganan dan pengiriman kepada yang bersangkutan).

iii. Layanan berbentuk perbuatan

Pada umumnya layanan perbuatan 70- 80% dilakukan oleh petugas- petugas tingkat menengah dan bawah. Karena itu factor keahlian dan keterampilan petugas tersebut sangat menentukan terhadap hasil perbuatan

atau pekerjaaan. Pada kenyataannnya layanan lisan dan layanan perbuatan sering bergabung. Hal ini disebabkan karena hubungan lisan paling banyak dilakukan dalam hubungan pelayanan secara umum. Factor kecepatan dalam pelayanan (pengerjaan) menjadi dambaan setiap orang, disertai dengan kualitas hasil yang memadai.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas ;

4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang ; 5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis

dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi ;

6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi

Adapun ciri-ciri pelayanan yang baik adalah : 1. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik

Untuk melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi harus nyaman untuk diduduki. Udara dalam ruangan juga harus tenang tidak berisik dan sejuk. Kelengkapan dan kenyamanan sarana dan prasarana ini akan mengakibatkan mahasiswa betah di dalam proses belajar.

2. Tersediaanya para staf pengajar yang baik

Kenyamanan mahasiswa juga sangat tergantung dari petugas staf pengajar yang melayaninya. Petugas staf pengajar harus ramah, sopan, dan menarik. Disamping itu, petugas staf pengajar juga harus cepat tanggap, pandai bicara, menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan.

3. Bertanggung jawab kepada setiap mahasiswa sejak awal hingga selesai

Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu melayani dari awal sampai tuntas atau selesai

4. Mampu melayani secara cepat dan tepat

Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas harus melakukannya sesuai dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan keinginan mahasiswa.

5. Mampu berkomunikasi

Petugas harus mampu berbicara kepada setiap mahasiswa dan dengan cepat memahami keinginan mahasiswa. Artinya, petugas harus dapat

berkomunikasi dengan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti, jangan menggunakan istilah yang sulit dimengerti.

6. Berusaha memahami kebutuhan mahasiswa

Petugas harus cepat tanggap apa yang diinginkan mahasiswa. Usahakan mengerti dan memahami keinginan dan kebutuhan mahasiswa.

C. Karakteristik Pelayanan

a. Pelayanan merupakan out put tak berbentuk ( intangible output). b. Pelayanan merupakan output variable, tidak standar.

c. Pelayanan tidak dapat disimpan dalam inventori, tetapi dapat dikonsumsi dalam produksi.

d. Terdapat hubungan langsung yang erat dengan pelanggan melalui proses pelayanan.

e. Pelanggan berpartisipasi dalam proses memberikan pelayanan.

f. Keterampilan personil diserahkan atau diberikan secara langsung kepada pelanggan.

g. Pelayanan tidak dapat diproduksi secara massal.

h. Membutuhkan pertimbangan pribadi yang tinggi dari individu yang memberikan pelayanan.

i. Perusahaan jasa pada umumnya bersifat padat karya. j. Fasilitas pelayanan berada dekat lokasi pelanggan.

D. Kualitas Pelayanan

Kualitas pelayanan dapat didefenisikan sebagai tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan, dalam hal ini adalah karyawan dengan pemakai jasa tersebut. Dengan demikian kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang sesuai dengan persyaratan atau standart. Menurut (Laksana, 2008; 86) Tiga dimensi yang dapat mengukur kualitas pelayanan yaitu :

1. Kemampuan pegawai (interaction quality)

2. Kualitas lingkungan fisik (physical environment quality). 3. Kualitas hasil pelayanan (out-come quality).

E. Pelanggan-Pelanggan Pada Perguruan Tinggi

Menurut (Moenir, 2002; 47) ada tiga jenis pelanggan pada perguruan tinggi yaitu :

1. Pelanggan Primer (mahasiswa).

2. Pelanggan Skunder (pimpinan, dosen, tenaga penunjang akademik, pegawai administrasi).

3. Pelanggan Tersier (dunia kerja, lembaga pendidikan dan pelatihan lanjutan, dan lingkungan).

Setiap jenis pelanggan perlu teridentifikasi dengan sebaik-baiknya dan selengkap mungkin. Informasi tentang masing-masing pelanggan perlu ada di perguruan tinggi.

1. Data Pelanggan Primer

Data tentang mahasiswa harus didapatkan, diinventariskan, dan diarsipkan. Terutama data yang menyangkut latar belakang sosial-budaya-ekonomi, daerah, usia, jenis kelamin, dan pendidikannya. Data ini dapat diperoleh pada waktu registrasi. Oleh karena itu, formulir registrasi harus dapat memuat data yang dimaksud. Kemudian data kemahasiswaan juga harus meliputi kegiatan akademik (kurikuler), ekstra kurikuler, dan lain-lain, juga mencakup data kemajuan (keberhasilan) dan kelemahan (kegagalan). Perlu alat-alat administrasi yang dapat memuat data itu. Semua data harus diolah sehingga dapat dipergunakan dengan mudah bila diperlukan. Data itu merupakan dasar utama untuk memahami setiap mahasiswa.

2. Data Pelanggan Sekunder

Data tentang pengelola perguruan tinggi (pimpinan, dosen, pegawai, tenaga penunjang akademik) juga perlu ada. Alat-alat administrasi untuk memuat data itu pun perlu tersedia. Di samping itu, berbagai informasi tentang pelanggan sekunder lainnya juga perlu dikumpulkan dan diarsipkan. Secara khusus, perguruan tinggi perlu mengumpulkan informasi tentang berbagai perubahan yang terjadi dalam masyarakat, khususnya dibidang politik ekonomi, serta ilmu dan teknologi.

Sebagaimana halnya pelanggan sekunder, data tentang dunia kerja pemerintah maupun swasta, termasuk data kewirausahaan, sangat perlu ada pada perguruan tinggi dan semaksimalnya diusahakan mutakhir (up-to-date). Ini sangat perlu, pertama, karena dunia kerja akan menampung produk perguruan tinggi, terutama lulusan. Kedua, karena dunia usaha khususnya industri, selalu memiliki informasi terbaru tentang teknologi, bahkan penemuan baru sendiri, yang perlu disajikan oleh perguruan tinggi kepada mahasiswa. Pembaharuan dan peningkatan mutu jasa kurikuler (kurikulum, silabus perkuliahan, dan lain-lain) terutama harus didasarkan pada informasi dari dunia kerja.

Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang baik dan memuaskan yang didambakan ialah :

a. Kemudahan dalam pengurusan kepentingan. b. Mendapatkan pelayanan wajar

c. Mendapatkan perlakuan yang sama tanpa pilih-kasih. d. Mendapatkan perlakuan yang jujur dan teus terang.

Layanan yang baik dan memuaskan berdampak positif pada masyarakat antara lain :

a. Masyarakat menghargai kepada pegawai.

b. Masyarakat patuh terhadap aturan-aturan layanan. c. Masyarakat bangga terhadap korps pegawai.

Menurut (Tampubolon, 2001; 142) ada empat nilai hakikat yang dapat berkembang dari saling hubungan antara perguruan tinggi dan para pelanggan-pelanggannya, yaitu :

1. Saling Membutuhkan

Perguruan Tinggi memerlukan pelanggannya, karena tanpa mereka Perguruan Tinggi tidak akan ada. Sebaliknya, pelanggan juga membutuhkan Perguruan Tinggi karena mereka menyediakan berbagai jasa yang memberdayakan mereka. Dosen memerlukan mahasiswa, karena tanpa mahasiswa dosen tidak ada. Sebaliknya, mahasiswa membutuhkan dosen, karena dosen menghasilkan jasa yang dapat memberdayakan manusia.

2. Saling Memahami

Dosen harus berusaha terus-menerus memahami keadaan dan kebutuhan para mahasiswanya, juga keadaan dan kebutuhan dunia kerja dengan objektif. Sebaliknya, para mahasiswa juga perlu memahami dosen mereka, dalam arti mengenalnya lebih dekat, kepribadiannya, dan sifat serta sikapnya, sehingga dapat lebih baik dalam mengikuti perkuliahan dan memahaminya.

3. Saling Melayani Dengan Sebaik-baiknya

Dalam pengelolaan Perguruan Tinggi, nilai saling melayani juga harus sebaik-baiknya ditumbuhkembangkan. Unsur pempinan, termasuk dosen harus menjadi panutan, karena keteladanan mereka pasti memberikan pengaruh positif kepada para mahasiswa.

Rasa kebersamaan sangat perlu ditumbuhkembangkan dalam pengelolaan Perguruan Tinggi, mutu akan lebih mudah tercapai apabila rasa kebersamaan sudah berkembang dengan mantap pada diri setiap orang, terutama pengelola. Dan keteladanan pengelola akan berpengaruh positif pada mahasiswa, sehingga dalam diri mereka juga berkembang rasa kebersamaan itu.

Keempat nilai itu bisa berkembang hanya bila kepelayanan bermutu telah tumbuh dan berkembang. Keempat nilai itu adalah nilai kependidikan tinggi, bahkan nilai kependidikan umumnya, yang sangat mendasar, karena sangat dibutuhkan dalam kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara.

F. Sistem Pelayanan Kemahasiswaan dan Staff Pengajar pada Ruang Absensi

SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN DAN STAF PENGAJAR PADA RUANG ABSENSI (RUANG PIKET) FAKULTAS EKONOMI

UNIVERITAS SUMATERA UTARA  Hasil wawancara di Ruang Absensi (Piket) FE USU

Wawancara yang dilakukan di Ruang Absensi dilakukan pada Hari, tanggal : Selasa, 16 November 2010

Pukul : 09.00- selesai

Wawancara yang dilakukan kali ini adalah untuk mendapatkan informasi tentang aktivitas sehari-hari yang dilakukan pegawai Ruang Absensi dalam melayani para staff pengajar (dosen) serta melayani para mahasiswa.

Adapun wawancara yang dilakukan semata-mata hanya untuk menjadi bahan riset dalam pengerjaan tugas akhir Program Diploma III dengan judul “SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN DAN STAF PENGAJAR PADA RUANG ABSENSI (RUANG PIKET) FAKULTAS EKONOMI

UNIVERITAS SUMATERA UTARA”.

Adapun hasil wawancara yang telah dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Para pegawai Ruang Absensi sebelumnya berjumlah 6 orang, yang terdiri dari Bapak Tuminin, Bapak Supeno, Bapak Jumono, Bapak Hot Parlindungan, Bapak Rahmat Hidyat dan Bapak Jumain, namun seiring berjalannya waktu maka para pegawai Ruang Absensi saat ini hanya berjumlah 2 orang, atas nama Rahmat Hidayat dan Jumain. Hal itu disebabkan karena adanya pegawai yang memasuki masa pensiun dan ada juga pegawai yang di pindah tugaskan misalnya di pindahkan ke Ruang Baca FE USU

2. Para pegawai Ruang Abnsensi (Piket) datang di kampus FE USU pada pukul 07.15 WIB, dan Ruang Absensi itu sendiri buka pukul 07.30 WIB dan tutup pada pukul 20.45 WIB

3. Kegiatan rutin yang dilakukan tiap harinya adalah melayani Staff Pengajar (Dosen) secara khusus dan mahasiswa secara umum.

4. Kegiatan tiap tahunnya, para Pegawai Ruang Absensi memasukkan data tentang jadwal mata kuliah dan lokasi kelas yang dipakai untuk proses belajar

mengajar ke computer yang tersedia di Ruang Absensi. Data pokok atau data yang panduan berasal dari bagian akademik (PD I) kemudian di ketik ke komputer yang nantinya data tersebut dijadikan sebagai data informasi saat mahasiswa membutuhkan informasi tentang dosen yang mereka cari.

5. Data yang diberikan dari bagian Akademik merupakan data yang bersifat tetap atau dengan kata lain tidak ada perubahan jadwal mata kuliah untuk tiap dosennya, namun pada bagian Ruang Absensi ini, para pegawai melayani para dosen yang ingi mengubah jadwal perkuliahannya yang disebabkan beberapa faktor tertentu

6. Sistem kerja yang diterapkan pada bagian Ruang absensi ini untuk para pegawainya adalah sistem kerja NON STOP. Dikatakan demikian karena para pegawai Ruang Absensi senantiasa harus tetap melayani para staff pengajar (dosen) setiap pergantian jam perkuliahan untuk memberikan absensi yang dibutuhkan para dosen tersebut.

Pergantian jam untuk program reguler adalah pada pukul • 08.00- 10.30WIB

• 10.30- 13.00 WIB • 13.25- 15.00 WIB • 15.10- 16.50 WIB

Pergantian jam untuk program ekstensi adalah pada pukul  16.50- 18.15 WIB

7. Bila ditinjau dari sitem kerja yang disesuaikan dengan jadwal pergantian perkuliahan FE USU yang bisa dikatakan NON STOP melayani para Staff Pengajar dan Mahasiswa, maka ketersediaan pegawai yang hanya berjumlah 2 orang menunjukkan tidak efektifnya kinerja yang diberikan dalam melayani dosen dan mahasiwa.

Hal tersebut tercemin saat melayani dosen pada saat pergantian jam kuliah, banyak dosen yang mengantri untuk mendapatkan absensi dosen dan mahasiswa mereka yang biasanya diambil sebelum para dosen memasuki kelas masing-masing.

Para pegawai terlihat tidak bisa memberikan pelayanan yang terbaik dalam hal melayani dosen sehingga tak jarang para dosen merasa tidak mendapatkan pelayanan yang maksimal

8. Adapun layanan yang diberikan para pegawai Ruang Absensi kepada para Staff Pengajar (Dosen) dan Mahasiswa antara lain sebagai berikut :

a. menyusun absensi dosen dan mahasiswa sesuai hari dan jamnya b. memberikan absensi kepada dosen sesuai hari dan jamnya

c. memberikan informasi tentang kehadiran dosen kepada mahasiswa yang membutuhkan

d. disetiap awal semester para pegawai Ruang Absen membuat daftar nama dosen dan jadwal kuliahnya serta kelasnya

e. ruang absensi juga sebagai tempat penyimpanan spidol dan penghapus yang nantinya akan diberikan kepada dosen yang membutuhkan untuk dipakai saat mengajar.

f. para pegawai ruang absensi juga dapat dijadikan sebagai tempat penitipan tugas-tugas mahasiswa yang bila dosennya memerintahkan untuk menitipkan tugas tersebut ke ruang absensi

g. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat penyimpanan surat-surat penting bagi dosen yang bersangkutan

h. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat pengumuman terbaru karena di dalam Ruang Absensi terdapat dua papan besar khusus untuk mencantumkan berita terbaru tentang acara-acara yang dilaksanakan di fakultas ekonomi USU.

Seluruh rutinitas yang dilakukan para pegawai Ruang Absensi (Piket) dalam hal melayani staff pengajar dan mahasiswa telah dilakukan semaksimal mungkin, untuk mencapai kepuasan dari para staff pengajar dan mahasiswa. Namun tak di pungkiri bahwa masih ada kekurangan yang terlihat dalam hal pelayanan tersebut. Minimalnya pegawai yang ada diRuang Absensi adalah factor utama yang menyebabkan kualitas kinerja pegawai terlihat menurun.

Semua ini dapat ditanggulangi apabila pegawai yang ada di Ruang Absensi ditambah dan mampu membagi waktu dan pekerjaan antara sesama pegawai dalam hal melayani para Staff Pegawai dan Mahasiswa, sehingga tidak terjadi opini “berat sebelah” dalam pelaksanaan kegiatan pegawai di Ruang Absensi (Piket).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

I. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh pegawai di Ruang Absensi (piket) kepada mahasiswa dan staff pengajar meliputi :

a. menyusun absensi dosen dan mahasiswa sesuai hari dan jamnya b. memberikan absensi kepada dosen sesuai hari dan jamnya

c. memberikan informasi tentang kehadiran dosen kepada mahasiswa yang membutuhkan

d. disetiap awal semester para pegawai Ruang Absen membuat daftar nama dosen dan jadwal kuliahnya serta kelasnya

e. ruang absensi juga sebagai tempat penyimpanan spidol dan penghapus yang nantinya akan diberikan kepada dosen yang membutuhkan untuk dipakai saat mengajar.

f. para pegawai ruang absensi juga dapat dijadikan sebagai tempat penitipan tugas-tugas mahasiswa yang bila dosennya memerintahkan untuk menitipkan tugas tersebut ke ruang absensi

g. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat penyimpanan surat-surat penting bagi dosen yang bersangkutan

h. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat pengumuman terbaru karena di dalam Ruang Absensi terdapat dua papan besar khusus untuk mencantumkan

berita terbaru tentang acara-acara yang dilaksanakan di fakultas ekonomi USU.

Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa dan staff pengajar pada Ruang Absensi (piket) sudah cukup baik namun terlihat beberapa kendala yang terjadi karena pegawai yang bekerja di bagian absensi hanya berjumlah dua orang. Hal ini sangat tidak membantu akan jalannya proses kelancaran pelayanan terhadap staff pengajar dan mahasiswa yang sama- sama ingin mendapatkan pelayanan yang optimal dari pegawai setempat.

II. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi pelayanan pada bagian Ruang Absensi (Piket). Dengan mengingat pentingnya sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya bagi para staff pengajar yang menjadi prioritas utama dalam pelayanan yang diberikan pegawai Ruang Absensi (Piket) maka sebaiknya dilakukan:

1. Peninjauan ulang terhadap bagaimana sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar pada bagian Ruang Absensi lebih di tingkatkan lagi agar menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar, maka sebaiknya setiap staf/karyawan dan mahasiswa harus menjalin hubungan yang baik sehingga tercipta komunikasi yang baik.

3. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar mengalami peningkatan pelayanan

4. Sebaiknya diadakan peninjauan terhadap kapasitas pegawai yang ada di Piket, sehingga pegawai pada Ruang Absensi (Piket) dapat ditambah sehingga akan tercapai pelayanan yang optimal.

5. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar, maka sebaiknya setiap staf / karyawan harus terjalin hubungan yang baik antara staf / karyawan maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi yang baik. 6. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff

pengajar dapat lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Majid, Suharto, 2008, Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi, Rajawali Press, Jakarta.

Fajar, Laksana. 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta. FE USU, 2007, Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU

Press, Medan.

Gerson, Richard,2002, Mengukur Kepuasan Pelanggan, PPM, Jakarta

Lupiyoadi, Hamdani. 2008, Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.

Moenir, 2002, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Sinambela, Poltak. 2006, Reformasi Pelayanan Publik, PT Bumi Aksara, Jakarta

Tampubolon, Daulat P, 2001, Perguruan Tinggi Bermutu, PT Gramebia Pustaka Umum, Jakarta.

7. Bila ditinjau dari sitem kerja yang disesuaikan dengan jadwal pergantian perkuliahan FE USU yang bisa dikatakan NON STOP melayani para Staff Pengajar dan Mahasiswa, maka ketersediaan pegawai yang hanya berjumlah 2 orang menunjukkan tidak efektifnya kinerja yang diberikan dalam melayani dosen dan mahasiwa.

Hal tersebut tercemin saat melayani dosen pada saat pergantian jam kuliah, banyak dosen yang mengantri untuk mendapatkan absensi dosen dan mahasiswa mereka yang biasanya diambil sebelum para dosen memasuki kelas masing-masing.

Para pegawai terlihat tidak bisa memberikan pelayanan yang terbaik dalam hal melayani dosen sehingga tak jarang para dosen merasa tidak mendapatkan pelayanan yang maksimal

8. Adapun layanan yang diberikan para pegawai Ruang Absensi kepada para Staff Pengajar (Dosen) dan Mahasiswa antara lain sebagai berikut :

a. menyusun absensi dosen dan mahasiswa sesuai hari dan jamnya b. memberikan absensi kepada dosen sesuai hari dan jamnya

c. memberikan informasi tentang kehadiran dosen kepada mahasiswa yang membutuhkan

d. disetiap awal semester para pegawai Ruang Absen membuat daftar nama dosen dan jadwal kuliahnya serta kelasnya

e. ruang absensi juga sebagai tempat penyimpanan spidol dan penghapus yang nantinya akan diberikan kepada dosen yang membutuhkan untuk dipakai saat

f. para pegawai ruang absensi juga dapat dijadikan sebagai tempat penitipan tugas-tugas mahasiswa yang bila dosennya memerintahkan untuk menitipkan tugas tersebut ke ruang absensi

g. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat penyimpanan surat-surat penting bagi dosen yang bersangkutan

h. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat pengumuman terbaru karena di dalam Ruang Absensi terdapat dua papan besar khusus untuk mencantumkan berita terbaru tentang acara-acara yang dilaksanakan di fakultas ekonomi USU.

Seluruh rutinitas yang dilakukan para pegawai Ruang Absensi (Piket) dalam hal melayani staff pengajar dan mahasiswa telah dilakukan semaksimal mungkin, untuk mencapai kepuasan dari para staff pengajar dan mahasiswa. Namun tak di pungkiri bahwa masih ada kekurangan yang terlihat dalam hal pelayanan tersebut. Minimalnya pegawai yang ada diRuang Absensi adalah factor utama yang menyebabkan kualitas kinerja pegawai terlihat menurun.

Semua ini dapat ditanggulangi apabila pegawai yang ada di Ruang Absensi ditambah dan mampu membagi waktu dan pekerjaan antara sesama pegawai dalam hal melayani para Staff Pegawai dan Mahasiswa, sehingga tidak terjadi opini “berat sebelah” dalam pelaksanaan kegiatan pegawai di Ruang Absensi (Piket).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

I. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh pegawai di Ruang Absensi (piket) kepada mahasiswa dan staff pengajar meliputi :

a. menyusun absensi dosen dan mahasiswa sesuai hari dan jamnya b. memberikan absensi kepada dosen sesuai hari dan jamnya

c. memberikan informasi tentang kehadiran dosen kepada mahasiswa yang membutuhkan

d. disetiap awal semester para pegawai Ruang Absen membuat daftar nama dosen dan jadwal kuliahnya serta kelasnya

e. ruang absensi juga sebagai tempat penyimpanan spidol dan penghapus yang nantinya akan diberikan kepada dosen yang membutuhkan untuk dipakai saat mengajar.

f. para pegawai ruang absensi juga dapat dijadikan sebagai tempat penitipan tugas-tugas mahasiswa yang bila dosennya memerintahkan untuk menitipkan tugas tersebut ke ruang absensi

g. ruang absensi juga dijadikan sebagai tempat penyimpanan surat-surat penting bagi dosen yang bersangkutan

berita terbaru tentang acara-acara yang dilaksanakan di fakultas ekonomi USU.

Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa dan staff pengajar pada Ruang Absensi (piket) sudah cukup baik namun terlihat beberapa kendala yang terjadi karena pegawai yang bekerja di bagian absensi hanya berjumlah dua orang. Hal ini sangat tidak membantu akan jalannya proses kelancaran pelayanan terhadap staff pengajar dan mahasiswa yang sama- sama ingin mendapatkan pelayanan yang optimal dari pegawai setempat.

II. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi pelayanan pada bagian Ruang Absensi (Piket). Dengan mengingat pentingnya sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya bagi para staff pengajar yang menjadi prioritas utama dalam pelayanan yang diberikan pegawai Ruang Absensi (Piket) maka sebaiknya dilakukan:

1. Peninjauan ulang terhadap bagaimana sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar pada bagian Ruang Absensi lebih di tingkatkan lagi agar menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar, maka sebaiknya setiap staf/karyawan dan mahasiswa harus menjalin hubungan yang baik sehingga tercipta komunikasi yang baik.

3. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar mengalami peningkatan pelayanan

4. Sebaiknya diadakan peninjauan terhadap kapasitas pegawai yang ada di Piket, sehingga pegawai pada Ruang Absensi (Piket) dapat ditambah sehingga akan tercapai pelayanan yang optimal.

5. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan dan staff pengajar, maka sebaiknya setiap staf / karyawan harus terjalin hubungan yang baik antara staf / karyawan maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi yang baik. 6. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan dan staff

pengajar dapat lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Majid, Suharto, 2008, Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi, Rajawali Press, Jakarta.

Fajar, Laksana. 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta. FE USU, 2007, Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU

Press, Medan.

Gerson, Richard,2002, Mengukur Kepuasan Pelanggan, PPM, Jakarta

Lupiyoadi, Hamdani. 2008, Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.

Moenir, 2002, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Sinambela, Poltak. 2006, Reformasi Pelayanan Publik, PT Bumi Aksara, Jakarta

Tampubolon, Daulat P, 2001, Perguruan Tinggi Bermutu, PT Gramebia Pustaka Umum, Jakarta.