xxx Walaupun kita mengetahui bahwa persediaan itu dapat dibedakan
menurut fungsinya, tetapi kita perlu ketahui bahwa persediaan itu sendiri merupakan fungsi cadangan dan karena itu hendaknya harus dapat
digunakan secara efisien.
c. Prosedur Perolehan Persediaan.
Seluruh pembelian dalam suatu perusahaan dapat dilaksanakan oleh departemen atau divisi pembelian. Untuk memperoleh laporan pertanggung
jawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis.
Menurut Matz yang disadur oleh Rangkuti 2000:113, sistematika prosedur perolehan persediaan dapat dilihat pada gambar berikut.:
Universitas Sumatera Utara
xxxi
Gambar II. 2 Prosedur Perolehan Persediaan
Sumber: Freddy Rangkuti, Manajemen Persediaan dan Aplikasi Bisnis,2000:113, PT. Grafindo Persada, Jakarta
Berdasarkan gambar diatas, Menurut Matz yang disadur oleh Rangkuti 2000:114 Proses pembelian dimulai dari departemen pembelian yang
tugasnya adalah : 1. Menerima surat pembelian bahan.
2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dan sebagainya.
Departemen Akuntansi Untuk no. Perkiraan
Penjualan mengembalikan copy tanda terima.
Mengirimkan bahan dan mengirimkan faktur
.
Departemen Akuntansi Menggunakan :
- Faktur pesanan pembelian
- Laporan penerimaan dan pemeriksaan untuk
persetujuan faktur pembayaran disetujui
dan bukti pembayaran disiapkan.
Departemen Penerimaan mengeluarkan
Laporan penerimaan : 1. Departemen Pembelian
2. Arsip Sendiri 3. Copy Bahan
Departemen Pemeriksaan Mendistribusikan kepada :
1. Arsip Sendiri 2. Departemen Akuntansi
3. Copy Bahan Pegawai Buku Besar
Bahan membukukan jumlah dan nilai uang
bahan pda kartu-kartu buku besar bahan.
Departemen Bahan pegawai gudang
menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat
Surat Permintaan Bahan Atau Peresediaan
Departemen Pembelian mengeluarkan
Surat permintaan pembelian pada :
1. penjualan 2. Departemen Akuntansi
3. Departemen Penerimaan 4. Pegawai Buku Besar
5. Departemen Bahan 6. Copy Arsip
Manajer Keuangan atau Bendahara untuk
pembayaran
Universitas Sumatera Utara
xxxii 3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi atau
departemen. Prosedur pembelian tersebut diatas haruslah diketahui oleh semua
departemen dengan dilengkapi formulir-formulir yang formatnya telah dibukukan dan disetujui bersama. Menurut Rangkuti 2000:114 formulir
formulir tersebut adalah : 1. Surat permintaan pembelian purchase requestion.
Surat permintaan bahan ini berasal dari : - Bagian gudang.
- Pemegang buku besar bahan. - Supervisor atau penyelia dari departemen penelitian mesin dan
sebagainya. - Semua pihak yang terlibat didalam pemakaian bahan.
2. Pemesanan Pembelian purchase order. Pesanan ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian untuk
memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan
persyaratan yang telah disepakati.
3. Laporan penerimaan. Laporan ini berisi tentang nomor pesanan pembelian, nama penjual atau
supplier, perincian mengenai transportasi jumlah, dan jenis barang yang diterima. Laporan ini harus ditandatangani oleh departemen
pemeriksaan.
4. Persetujuan Faktur. Faktur diterima bersamaan dengan datangnya pesanan barang
didepartemen penerimaan. Selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirimkan
kedepartemen akuntansi, sebagai laporan penerimaan dan pemeriksaan barang yang telah disetujui, dengan menyiapkan bukti pembukuan
voucher. Data voucher ini dimasukan kedalam jurnal pembelian dan kemudian kedalam buku tambahan. Kemudian data ini dicatat kedalam
jurnal pembayaran kas menurut tanggal pembayaran. Voucher asli ini dan dua lembar salinan dikirim ke bendahara untuk pengeluaran cek.
Bendahara mengirimkan cek dan voucher asli kepada penjual atau supplier.
Universitas Sumatera Utara
xxxiii
d. Metode Penilaian Persediaan.
