Fungsi sistem informasi Prinsip-prinsip sistem informasi akuntansi Jenis-Jenis Persediaan

xviii Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan 2000:11, menyebutkan pengembangan sistem informasi dari sistem manual ke sistem komputerisasi mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru, 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur organisasinya, 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal, yaitu memperbaiki tingkat informasi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Berdasarkan pertimbangan diatas, maka untuk melaksanakan sistem informasi untuk saat sekarang ini, dimana aktifitas perusahaan telah semakin kompleks tidaklah efisien jika masih menggunakan metode manual, untuk itu diperlukan komputer sebagai media pembantu. teknologi informasi computer telah mempengaruhi sistem informasi, komputer telah menjadi faktor pendorong utama. Dalam banyak perusahaan komputer bertanggung jawab dalam memproses transaksi dan menyiapkan laporan keuangan. Sistem informasi itu dikenal dengan sistem informasi berbasis computer computer based on system.

b. Fungsi sistem informasi

Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi informasi. Adapun fungsi sistem informasi menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan 2000:11 adalah bertanggung jawab untuk Universitas Sumatera Utara xix mengolah data Data Processing. Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam setiap organisasi.

c. Prinsip-prinsip sistem informasi akuntansi

Dalam menyusun sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan menurut Baridwan 2000:7 yaitu: a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sama. b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

d. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

Menurut Hongren, Horrison dan Bamber yang diterjemahkan oleh Barlian Muhammad 2006:322 “Sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi memiliki tiga komponen dasar yaitu : 1. Perangkat Keras Hardware 2. Perangkat Lunak Software 3. Karyawan Perusahaan Sistem yang terkomputerisasi telah menggantikan sistem manual didalam banyak organisasi maupun perusahaan. Menurut Hongren, Universitas Sumatera Utara xx Horrison dan Bamber yang diterjemahkan oleh Barlian Muhammad 2006:324 Terdapat tiga tahap pemrosesan data yaitu: 1. Input Merupakan data dari data dokumen sumber, seperti faks pemesanan yang diterima dari pelanggan faktur penjualan dan laporan bank. Input biasanya dikelompokkan menurut jenisnya, sebagai contoh, perusahaan akan memasukkan transaksi penjualan tunai yang terpisah dari transaksi penjualan kredit. 2. Pemrosesan Dalam sistem manual, pemrosesan terdiri dari penjurnalan transaksi, posting keakun-akun, dan penyusunan laporan keuangan. System yang terkomputerisasi juga memproses transaksi, namun tanpa langkah penghubung jurnal, buku besar, dan neraca percobaan. 3. Output Output merupakan laporan yang digunakan untuk pengambilan keputusan, termasuk juga laporan keuangan laporan laba rugi dan neraca. Pemilik perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dengan laporan yang dihasilkan oleh system akuntansi mereka. Gambar II.1 Gambaran Umum Sistem Informasi Akuntansi yang Terkomputerisasi Pemrosesan perangkat lunak Memasukan transaksi, Permintaan laporan, Mengamankan laporan Jurnal, buku besar Laporan lain Data Laporan diakses untuk penyusunan laporan Pencatatan Akuntansi Perangkat keras Posted dicetak kekertas, layer Dimasukan, diedit Input Ouput Universitas Sumatera Utara xxi Sumber: Charles T. Hongren, Walter T. Horrison Jr, Akuntansi, 2006:112, Edisi 6, Salemba Empat, Jakarta Persediaan merupakan investasi yang sangat penting. Sistem pengendalian persediaan harus menyajikan laporan status untuk setiap produk aktiva, sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan-permintaan pelanggan, karena jumlah persediaan sangat besar dan variasi transaksi yang mempengaruhinya sangat besar pula, sangat sulit untuk menjaga informasi persediaan dan produksi tetap, mutakhir dengan menggunakan sistem manual, sistem pengendalian persediaan terkomputerisasi terasa manfaatnya pada pengurangan yang berarti pada investasi persediaan, manfaat ini termasuk pengurangan persediaan tanpa mengurangi mutu pelayanan dan titik order, penetapan tingkat persediaan yang aman dan ramalan permintaan dimasa datang berdasarkan informasi berjalan dan masa lalu. Setiap perusahaan selalu memerlukan persediaan, tanpa adanya persediaan para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya, untuk itulah mengapa persediaan sangat penting. Pengawasan persediaan merupakan masalah penting karena akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi perusahan tersebut. Jumlah atau tingkat persediaan yang dibutuhkan berbeda-beda untuk setiap perusahaan tergantung dari volume produksinya, jenis produk dan prosesnya. - Pengawasan Sistem Informasi Berbasis Komputer Universitas Sumatera Utara xxii Rangkuti 2004:9 mengatakan bahwa tujuan pengawasan persediaan adalah : a. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan b. Supaya pembentukan persediaan stabil c. Menghindari pembelian kecil-kecilan d. Pemesanan yang ekonomis Dalam laporan keuangan sebagian perusahaan, persediaan merupakan bagian yang paling besar jumlahnya dibandingkan dengan pos-pos lainnya, baik pada neraca berupa sisa persediaan yang masih dapat dijual maupun perhitungan laba rugi berupa harga pokok penjualan . Penting bagi semua perusahaan untuk mengadakan pengawasan atas persediaan, namun agar pengawasan dapat berjalan dengan baik tidak terlepas dari sistem informasi akuntansi, karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi dan efektifitas persediaan. Pada sistem informasi berbasis komputer SIBK, ada kalanya suatu prosedur yang harus dijalankan dan diproses oleh lebih dari satu orang untuk mencegah terjadinya kesalahan. Jika seorang pegawai diberi akses yang tidak terbatas pada sistem komputer, ia memiliki kemungkinan untuk berbuat curang , untuk itu perlu pembagian tugas antar fungsi-fungsi sistem informasi. Menurut Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf 2001:225, Pertimbangan pengawasan untuk sistem yang berbasis komputer dibagi menjadi enam bagian yaitu : Universitas Sumatera Utara xxiii 1. Persetujuan Otorisasi Tugas dari persetujuan transaksi dalam sistem pemrosesan secara real time adalah otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian yang lebih atas kebenaran aturan program komputer dan kualitas dari data yang digunakan untuk membuat keputusan tersebut. 2. Pemisahan Tugas. Sekelompok tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada fungsi pemrosesan data yang berdasarkan komputer. Fungsi komputer melaksanakan tugas-tugas pengawasan persediaan, piutang, penagihan dan buku besar umum. 3. Pengawasan Supervisi. Kepentingan pengawasan atas prosedur penanganan kas pada bagian penerimaan dokumen. Individu yang membuka surat mempunyai akses pada kas aktiva dan dokumen pembayaran yang mencatat transaksi. Karyawan yang tidak jujur mempunyai kesempatan untuk mencuri cek dan menghancurkan dokumen pembayaran, resiko ini ada pada sistem manual dan sistem yang berbasis komputer yang menggunakan prosedur manual untuk bagian penerimaan dokumen. 4. Kontrol Akses. Dalam sistem komputer, catatan akuntansi disimpan dalam media penyimpanan magnet yang mudah untuk diakses oleh orang yang tidak mempunyai otoritas dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan, sebagai tambahan, sistem real time sering kali memelihara catatan akuntansi pada bentuk magnet. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses kedalam file. 5. Catatan Akuntansi. a. Jurnal. Jejak audit akan terpengaruh secara langsung saat dokumen utama seperti jurnal disimpan pada media penyimpanan magnetic. Akuntan harus bersikap skeptisragu-ragu dalam menerima, menilai kebenaran komputer dalam menghasilkan laporan dari file-file tersebut. b. Buku Besar. Buku besar organisasi juga dalam bentuk magnetic. File induk ini merupakan dasar dari pembuatan laporan keuangan dan pengambilan keputusan. Lagi-lagi seorang akuntan harus memperhatikan kualitas atas pengawasan dari program yang melakukan update, manipulasi dan prosedur pambuatan laporan dari file ini. c. File cadangan yang terurut. Kehilangan, kerusakan atau kecurangan dari catatan akuntansi mempunyai kaitan dengan sistem komputer. Pendekatan catatan yang terurut menyediakan metode yang efektif, untuk mengurangi resiko. Dengan menyediakan file cadangan secara otomatis perusahaan dapat membuat kembali file induk yang telah rusak dari versi terakhir file induk. d. File cadangan akses langsung. Universitas Sumatera Utara xxiv Metode akses langsung kefile tidak membuat kembali file induk. Oleh sabab itu, file cadangan perlu prosedur yang terpisah sebelum update dilakukan. Bagaimanapun juga, pembuatan file cadangan membutuhkan waktu dan menyita kemampuan komputer, prosedur ini pada dasarnya menyediakan integrasi penyimpanan catatan akuntansi pada akses langsung ke file. 6. Verifikasi yang Independen. Konsolidasi tugas-tugas akuntansi dibawah fungsi komputer menghilangkan beberapa kontrol verifikasi yang independent. Verifikasi independent diperbaiki oleh kontrol saldo setiap menjalankan dan memproduksi laporan manajemen dan meringkas untuk pengguna akhir untuk diperiksa. - Desain Sistem Informasi Akuntansi dalam Lingkup Electronic Data Processing EDP Menurut Purnomo 2002:64, desain sistem dalam lingkup electronic data processing terdiri atas : 1. Rancangan Masukan Yang dimaksud dengan rancangan masukan adalah rancangan format dokumen masukan data sources document yang berupa formulir, baik formulir kertas maupun penataan tampilan layout yang disebut sebagai formulir elektronik. Rancangan masukan terdiri atas hal-hal berikut. a. Pertimbangan source document Dokumen masukan harus dirancang dengan baik sehingga bisa diisi dengan mudah, cepat, teliti, dan tidak terlalu mahal dalam pengadaan dan penyelesaiannya. Panduan dalam membuat desain sebuah dokumen masukan adalah pemasukan data yang minimal, format isian yang satu arah, panduan pengisian harus mudah, pertimbangan kemudahan dalam melakukan pengarsipan, desain yang baku, dan pertimbangan estetika. b. Pertimbangan pengkodean Rancangan pengkodean dalam suatu perusahaan menjadi sangat penting untuk memberikan ciri khusus antara satu rekening dengan rekening yang lain. Ada beberapa pertimbangan dalam melakukan pengkodean, yaitu flexibility, scope, convenience, uniqueness, classification, dan identification. 2. Rancangan Proses Proses merupakan pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke sistem komputer. Penggunaan sistem komputer untuk pengolahan data perusahaan meliputi input, output dan perhitungan Universitas Sumatera Utara xxv komputasi yang bersifat rutin. Rancangan proses terdiri atas hal-hal berikut. a. Pengolahan data perusahaan Komputer melengkapi diri dengan kemampuan untuk melakukan multiprogramming sehingga memungkinkan dilakukan pengolahan data yang sama oleh lebih dari satu pemakai multiuser. Pada umumnya kemampuan pengolahan data dipengaruhi oleh besarnya alat penyimpan yang ada kapasitas hardiskRAM, processor dan ROM. Kapasitas hardisk yang cukup akan menyediakan kemampuan multiprogramming yang lebih besar pula sehingga memungkinkan pekerjaan diproses bersama-sama. b. Teknik pendokumentasian desain proses sistem Hal yang paling penting dalam perancangan sistem adalah kemudahan untuk mengkomunikasikan gagasan mengenai rancangan sistem yang telah dibuat. Cara melakukan komunikasi adalah dengan membuat suatu diagram yang menggambarkan secara visual bagaimana nantinya sistem akan bekerja. Diagram tersebut menggambarkan rangkaian prosedur dan proses yang akan berlangsung dengan menggunakan serangkaian simbol sistem yang sudah baku. Simbol ini mempunyai makna tertentu dan akan digunakan untuk menggambarkan aliran pengolahan data, baik yang disebut dengan bagan alir data data flow diagram maupun bagan alir dokumen document flowchart. Selain penggunaan simbol, dalam perancangan sistem juga diperlukan sarana bantu berupa pendokumentasian sistem. Pendokumentasian sistem sangat diperlukan untuk mendukung perancangan sistem. 3. Rancangan Keluaran Keluaran output adalah hasil akhir dari sistem informasi. Alasan utama suatu sistem informasi dibuat karena sangat dibutuhkannya keluaran sistem. Keluaran sistem berupa laporan akan sangat berguna bagi para pemakainya. Keluaran dapat dihasilkan, baik melalui softcopy device sinyal elektronik yang tidak dapat lepas dari alatnya maupun hardcopy device media kertas. Keluaran yang berupa laporan formal biasanya ditampilkan dalam media kertas. Laporan formal merupakan laporan yang paling utama pada sistem informasi akuntans karena dengan laporan, baik pihak manajemen maupun pihak-pihak lainnya akan mengetahui kondisi keuangan perusahaan. Laporan yang dihasilkan hendaknya tepat waktu dan informatif karena informasi pada laporan inilah yang akan dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Dalam melakukan perancangan format laporan, laporan harus dapat memuat semua informasi yang relevan bagi para pemakainya. Universitas Sumatera Utara xxvi

2. Persediaan a. Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan harta yang sangat penting dalam operasi perusahaan, baik dalam jumlah maupun peranannya yang secara terus menerus dapat diperoleh, dirubah dan kemudian dapat dijual kembali. Persediaan sangat penting bagi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur. Persediaan diperlukan dalam rangka menciptakan penjualan, dan penjualan diperlukan untuk menghasilkan laba. Manfaat utama dari pembentukan persediaan adalah terlindunginya perusahaan dari kejadian dan gangguan yang tidak terduga dalam bisnis. Sebagai contoh, pemogokan tiba-tiba oleh karyawan pemasok bisa menghentikan proses produksi sebuah perusahaan manufaktur atau dapat merugikan penjualan perusahaan dagang. Kata persediaan secara umum ditujukan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik berupa usaha grosir maupun eceran, ketika barang-barang tersebut dibeli dan ada kondisi siap untuk dijual. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, dalam PSAK No. 14 2007:14,1 persediaan adalah: a. Tersedianya untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan. c. Dalam bentuk atau perlengkapan supplies untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Universitas Sumatera Utara xxvii Sedangkan menurut Soemarso 2002:384, “Persediaan adalah barang barang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali”. Yang termasuk dalam persediaan adalah barang-barang yang akan digunakan untuk proses produksi selanjutnya. Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara continue diperoleh atau diproduksi maupun dijual. Menurut Rangkuti 2004:3, juga mengatakan bahwa “Persediaan merupakan unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali. Jadi secara tegas dapat disimpulkan bahwa yang dinamakan persediaan itu adalah semua barang berwujud milik perusahaan yang ditujukan untuk dijual kembali kepada pihak lain dalam kegiatan usaha normal perusahaan, baik yang secara langsung dijual, maupun yang akan diolah lebih dahulu baru kemudian dijual.

b. Jenis-Jenis Persediaan

Pada dasarnya jenis persediaan kalau dilihat dari sifat operasi perusahaan akan dibedakan atas: 1. Persediaan pada perusahaan dagang Perusahaan dagang merupakan perusahaan yang kegiatannya membeli barang untuk kemudian menjualnya kembali tanpa melakukan perubahan yang prinsipil terhadap barang itu. Persediaan yang ada dalam perusahaan dagang lazim dinamakan dengan persediaan barang dagangan atau merchandise inventory yang dimaksudkan dengan Universitas Sumatera Utara xxviii merchandise inventory adalah : Persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan. 2. Persediaan pada perusahaan industri Perusahaan industri merupakan perusahaan yang kegiatannya merubah atau menambah daya guna bahan baku menjadi barang jadi. Persediaan yang terdapat pada perusahaan industri terdiri dari : a. Persediaan bahan mentah raw materials merupakan persediaan yang akan diproses menjadi barang jadi atau setengah jadi. Bahan mentah merupakan komponen produk langsung dari kekayaan alam. b. Persediaan komponen-komponen rakitan componentas merupakan persediaan barang-barang dari perusahaan lain yang terdiri dari beberapa bagian secara terurai untuk kemudian dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan bahan pembantu supplies Merupakan persediaan bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari produk akhir perusahaan. Universitas Sumatera Utara xxix 4. Persediaan barang dalam proses work in process Merupakan persediaan barang yang telah selesai dalam suatu tahapan proses tetapi masih memerlukan proses lanjutan sebelum menjadi produk akhir. 5. Persediaan barang jadi finished good Persediaan barang jadi mrupakan barang yang sudah siap diproses untuk selanjutnya dijual. Selanjutnya jika dilihat dari segi fungsinya, maka persediaan dibedakan atas: 1. Batch atau lot size Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dan jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. 2. Fluctuation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. 3. Anticipation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan pola untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat. Universitas Sumatera Utara xxx Walaupun kita mengetahui bahwa persediaan itu dapat dibedakan menurut fungsinya, tetapi kita perlu ketahui bahwa persediaan itu sendiri merupakan fungsi cadangan dan karena itu hendaknya harus dapat digunakan secara efisien.

c. Prosedur Perolehan Persediaan.