5
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TI SA
SI P
E R
KA N
TO R
A N
1
1
KEGIATAN BELAJAR 1
a. Arti Dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran
1. Hakikat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi dalam
bahasa Inggris disebut automation memiliki
padanan kata mechanization dan computerization Lernout Hauspie
Speech Products N.V., 1993. Automation memiliki dua makna
yaitu: 1 The use of automatic equipment
to save mental and manual labour penggunaan peralatan
otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga dan
2 The automatic control of the manufacture of a product
through its successive stages kendali
otomatis dalam
pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis.
Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a
mechanical caracter to menerapkan sistem mekanis, dan compurization
dengan kata kerja computerize mengandung makna:
1 Equip with a computer, install a computer
in menggunakan
komputer dan 2 Store, perform, or produce by
computer menyimpan,
melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer AND Complex
for Windows, 1993. Esensi makna otomatisasi yaitu
proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan
penggunaan tenaga
manusia, yang tentu
saja akan
menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang
akan datang.
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan
komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa
otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer.
Dengan kata
lain, membahas
otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu
saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang
diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
6
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TIS AS
IP E
R KA
N TO
R A
N 1
Waluyo 2000 menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai
bersamaan dengan berkembangnya teknologi
informasi, penggunaan
perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
erkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pelayanan services
dalam perolehan,
pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan
aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah word processing; penyajiandisplay,
pengelompokansortir, dan kalkulasi data spreadsheet; pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan
appointment; presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan
kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran
elektronis electronic office e-office. Perkantoran elektronis adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan
memanfaatkan fasilitas jaringan lokal Local Area NetworkLAN. Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur
negara nomor 13KEPM.PAN12003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan
teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.
akpahan 2006 menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut: “Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-
mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk
dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.
Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain,
mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia
kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis
P
P
7
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TI SA
SI P
E R
KA N
TO R
A N
1
bahkan komputer. Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat
dikelompokkan sebagai berikut: Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:
Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. Mesin listrik elektrik ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga
listrik atau baterai. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerakndalam operasinya.
Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu: 1 Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
Mesin tulis Mesin penomor
Mesin dikte Asahan pensil
2 Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan; Pembuka surat
Pemotong kertas Mesin penjilid
Pencatat uang kas Hechtmachine
3 Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan; Mesin jumlah
Komputer Mesin hitung
4 Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan; Mesin stensil
Mesin perekam sheet Mesin stencil spirtus
Mesin offset Mesin fotocopi
Berbagai mesin cetak 5 Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
Telepon dan interphone Facsimile
Teleprinter
8
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TIS AS
IP E
R KA
N TO
R A
N 1
6 Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan; Mikrofilm
Pelubang kertaskartu Penghancur kertas
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efisiensi proses
kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan
global dan perkembangan teknologi informasi
yang menuntut
terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat,
kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi
keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta
merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga
kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.
Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan
dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini
diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar sistem
otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan
maupun secara tertulis. sal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic TapeSelectric Typewriter MTST yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat
kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
A
9
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TI SA
SI P
E R
KA N
TO R
A N
1
1 Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2 Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
mis. Pembeli,
wiraniaga, dan asisten staff khusus. Manajer dan profesional
secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3 Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai
tugas menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan. 4 Clerical
Employee pegawai
administratif melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen dan
mengirimkan surat. tomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektronik
formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua
perusahaan menerapakan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke
manajer berupa laporan-laporan periodic maupun laporan khusus. Sistem Elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya. Sistem informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri
dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam
perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain diluar lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data
sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi
lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi
antara dua obyek atau lebih.
O
10
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TIS AS
IP E
R KA
N TO
R A
N 1
2. Konsep-konsep otomatisasi
