10
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TIS AS
IP E
R KA
N TO
R A
N 1
2. Konsep-konsep otomatisasi
Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
tradisional bukan sebagai pengganti.
3. Manfaat Otomatisasi Kantor
tomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi
menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang
biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor office automation adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan
dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua
orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, dan
Clerical employee klerk. Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha
manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja
pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip
dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat
menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai
komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan
jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.
O
11
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O TO
M A
TI SA
SI P
E R
KA N
TO R
A N
1
Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian pabrik yang sistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan.
Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena
pimpinan perusahaan mendapatkan laporaninformasi langsung melalui komputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan
maupun tata cara penanganannya struktur manajemen dan karyawan. Otomasi
perkantoran, sering
juga disebut sebagai
kantor elektronik,
karena aliran dokumen
dari satu bagian
ke bagian lain dilakukan
secara elektronik.
Otomasi kantor merupakan
proses kerja
mesin dan
sedikit usaha
manusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai
tujuannya. Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanya
otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan
mendapatkan laporaninformasi langsung melalui komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.
Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam
Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli.
Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.
Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alat yang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya,
kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak
berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.
4. Telekomunikasi
Kategori