Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR DIAJUKAN OLEH

ADIGUNA DWI RUSANDI 072101040

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT atas kesempatan dan berkat yang diberikanNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulisan serta penyelesaian proposal tugas akhir ini tidak terlepas dari kerjasama dari berbagai pihak. Untuk itu izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, Msi, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Fadli,SE,Msi, selaku Dosen Pembimbing yang selama ini telah

banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

4. Seluruh dosen beserta para staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selama ini telah banyak membantu penulis.

5. Orang tua penulis yang terhebat (Eka Priari dan Wita Ramadhani), dan kakak penulis (Wendi Prima Rusandi dan M Fachri Tri Wardhana), beserta Keluarga besar H. Rustam .Terima kasih atas dukungannya selama ini. 6. Para pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara, terima kasih karena telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Sahabat-sahabat saya Al azmi, Afrizal Syahputra. Terimakasih untuk dukungannya selama ini dan teman dekat Kinanti Mayangsari. Terima kasih buat supportnya.

(3)

Sumatera Utara, stambuk 2007 Iqbal, Ari, Adi, Ivan, Dedi, Winta, Sofi dan teman-teman lainnya yang tidak bisa disebutkan penulis satu-persatu. 9. Teman-teman magang gelombang empat khususnya Yopi,Wika, Chairil,

Soraya.

Penulis menyadari dalam menyusun tugas akhir ini masih banyak kekurangan-kekurangan dan kesalahan-kesalahan. Oleh karena itu penulis sangat berharap agar nantinya siapapun yang akan membacanya dapat mengoreksi hal-hal apa saja yang masih kurang dalam melengkapi data ini di lapangan.

Penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca khususnya mahasiswa Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Medan, 13 Juni 2011 Penulis

Adiguna Dwi Rusandi

(4)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 6

D. Metode Penelitian ... 7

E. Metode Analisis Data ... 7

F. Jadwal Kegiatan ... 8

G. Sistematika Penelitian ... 9

BAB II PROFIL INSTANSI ... 11

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 11

B. Jenis Kegiatan ... 13

C. Struktur Organisasi ... 14

D. Job Description ... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Pengertian Sistem Informasi ... 23

B. Penerapan Sistem Informasi pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 27

C. Peran Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 35

A. Kesimpulan ... 35

B. Saran ... 35 DAFTAR PUSTAKA

(5)

DAFTAR TABEL

Halaman

(6)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ... 15 2. Komponen-komponen Sistem Informasi ... 32

(7)

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Menurut Sukirno (2004) Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang begitu cepat berubah mendorong manusia untuk dapat memanfaatkan secara optimal teknologi dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari-hari.

Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan maupun pengawasan kegiatan organisasi/perusahaan. Setiap keputusan yang diambil oleh organisasi/perusahaan merupakan hasil pengolahan dari berbagai informasi yang terkumpul dan selanjutnya keputusan tersebut dapat menjadi arahan bagi para karyawan dalam organisasi/perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Informasi dapat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan dan pengguna – pengguna lainnya, agar informasi dapat bermanfaat informasi haruslah relevan dan akurat sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan

(8)

keputusan. Informasi yang disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat pada waktunya.

Dalam dunia usaha yang bergerak serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya. Pada masyarakat yang hidup sebelum era informasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin – mesin yang bukan komputer.

Bahkan dalam era informasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkan secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pedukungnya yang terdapat di pasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi. Setidaknya menurut situmorang dan Dilham (2007) ada lima faktor yang sangat mempengaruhi, yaitu:

a. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and technology convergence). Ditandai dengan munculnya teknologi seperti VOIP, Wireless, komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs – situs bisnis. b. Perubahan lanskap bisnis (transfomation of the business enterprise), banyak

perusahaan yang telah merubah lanskap bisnisnya dari konvensional menjadi digital.

(9)

c. Pertumbuhan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected economy), munculnya kesadaran untuk membuat komunitas ekonomi baik secara regional dan global seperti integrasi ekonomi Asia, masyarakat ekonomi eropa, dan sebagainya.

d. Ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi (growth of knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide – ide baru (produk dan service) di lingkungan bisnis.

e. Munculnya perusahaan – perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.

Menurut O’Brien (2006) , sistem informasi adalah kesatuan sistem terdiri atas orang – orang, hardware, software, jaringan komputer, sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi/perusahaan. Setiap orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemprosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak pemulaan peradaban. Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis.

Terdapat perbedaan antara data dengan informasi. Data adalah fakta – fakta, angka – angka, atau keterangan mentah/kasar yang memiliki kaitan dengan sebuah organisasi yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Data juga

(10)

menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity). Dalam representasinya, data ini juga dinyatakan dengan simbol – simbol , gambar – gambar, kata – kata atau huruf – huruf yang menunjukkan suatu ide,obyek kondisi atau situasi tertentu. Data selalu bersifat umum dan belum tentu memiliki relasi yang signifikan terhadap perencanaan dan pengambilan keputusan pada sebuah organisasi/perusahaan.

Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau yang memiliki arti bagi pemakainya untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi/perusahaan. Informasi berasal dari sumber – sumber internal maupun lingkungan. Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan dan tulisan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen – elemen komputer, elemen – elemen non-komputer atau kombinasinya.

Sistem informasi merupakan komponen pendukung proses manajemen dalam organisasi/perusahaan. Dengan penanganan/penerapan sistem informasi yang terkelola dengan baik, maka akan mendukung produktivitas kerja karyawan menjadi lebih baik. Dalam mengelola organisasi/perusahaan , diperlukan berbagai jenis informasi guna mendukung berbagai proses pengambilan keputusan , pertanggungjawaban dan penyelenggaraan kegiatan operasional.

(11)

Berdasarkan hal tersebut, pengolahan informasi harus dilakukan dengan sebaik – baiknya, sehingga informasi tersebut dapat terkumpul, terolah, dan tersimpan dengan baik. Dengan demikian, informasi akan lebih mudah ditelusuri dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan pada suatu perusahaan. Meskipun penggunaan berbagai jenis informasi tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu.

Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk membuat Tugas Akhir dengan judul “ PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA ”.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:

“Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Kinerja Pegawai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

(12)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi dalam upaya meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk membandingkan antara teori yang ada dalam praktek dihubungkan dengan teori – teori yang selama ini diterima dalam perkuliahan dan literatur – literatur lainnya.

b. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Sebagai bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi agar kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Universitas Sumatera Utara menjadi lebih baik

2. Menyediakan informasi mengenai pentingnya sistem informasi yang dipergunakan untuk perencanaan , pengendalian , pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi peneliti lain yang ingin meneliti mengenai penerapan sistem informasi.

4. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai sistem informasi organisasi / perusahaan.

(13)

D. Metode Penelitian

Penelitian merupakan suatu kegiatan pengumpulan , pengolahan, penyajian dan analisa data yang dilakukan dengan metode ilmiah secara efisien dan sistematis. Dengan demikian penelitian memerlukan suatu ketelitian khusus agar data yang diolah dapat menyajikan hasil yang benar – benar akurat.

Untuk mengumpulkan data yang diperlukan maka digunakan metode penelitian yang terdiri dari :

a. Jenis Data

Adapun jenis data yang dipergunakan adalah sebagai berikut : 1. Data Primer

Merupakan data yang dikumpulkan khususnya untuk riset tertentu yang sedang dilaksanakan. Data diperoleh langsung dari objeknya , misalnya data mengenai sistem informasi pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universirtas Sumatera Utara.

2. Data Sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan publikasi. Sering disebut juga dara eksternal yang datangnya dari luar objek penelitian, misalnya : buku – buku dan media lainnya yang ada kaitannya dengan jduul tugas akhir ini.

E. Metode Analisis Data

Penulisan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode analisis data antara lain :

(14)

1. Metode Deduktif

Yaitu metode yang digunakan untuk menganalisis data yang telah terkumpul sebagaimana adanya dengan membuat kesimpulan yang berlaku secara umum, dan dari kesimpulan tersebut maka akan diuraikan secara terperinci mengenai judul yang dibahas.

2. Metode Deskriptif

Yaitu metode yang dilakukan dengan mengumpulkan data, menganalisis, menyusun, mengklarifikasikan, serta mengajukan data yang dikumpulkan sehingga memberikan gambaran atau keterangan yang jelas mengenai masalah yang dihadapi oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan berbagai keadaan yang berhubungan dengan judul yang dibahas.

F. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan Minggu Ke -

I II III

1. Penyusunan Draft Tugas Akhir 2. Pengumpulan Data

(15)

Keterangan :

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dengan pencarian referensi yang berkaitan dengan sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang dilaksanakan sejak tanggal 28 Juni 2010 – 4 September 2010 pada bagian kemahasiswaan. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

G. Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian yang terdiri dari jenis data, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

(16)

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi dan peranan sistem informasi terhadap peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

(17)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara diprakarsai Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh Menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/ 1961 tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan Surat Keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi Program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Keseketariatan.

(18)

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU berubah status dari suatu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi suatu Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN). Perubahan status USU dari PTN menjadi PT BHMN merupakan yang kelima di Indonesia. Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari sepuluh Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terbuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proes belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

(19)

e. Meningkatkan jaringan dan kerjaama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

(20)

Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Sehingga agar memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehignga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian

(21)

kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala lab/Studio/

bengkel Ketua Program

Studi Intra Departemen Ketua Program

Studi Inter Departemen

Unit Penunjang Fakultas Kepala bagian Tata

Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Dekan dan

Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor

(22)

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari : 1. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat

c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan

perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

(23)

h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

i. Menyusun lapoiran pelaksanaan program kerja Sub Bagian j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi a. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Bagian

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

(24)

g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisi data perkembanan pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik.

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi dan statisitk mahasiswa.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian.

b. Sub Bagian Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat Tugasnya :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub bagian

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.

d. Menyimpan dan menyebarluaksan peraturan perundang-undangan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang penelitian dan pengabian masyarakat.

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.

(25)

g. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program penelitian dan pengabdian masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan koordinasi pelaksanaan pendaftaran mahasiswa yang akan mengikuti kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.

i. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program perkembangan penelitian dan pengabdian masyarakat.

j. Memonitor pelaksanaan administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat.

k. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat.

l. Mempersiapkan bahan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat.

m. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.

n. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data/informasi perkembangan pelaksanaan program penelitian dan pengabdian masyarakat.

o. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubung dengan program penelitian dan pengabdian masyarakat. p. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian.

(26)

E. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakutlas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-peneitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

(27)

b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanana registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasisa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2009/2010. b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran

2009/2010.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

(28)

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa

2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kelander pendidikan dan

(29)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan sebuah model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga merupakan sebuah model tentang hal-hal yang ingin kita pelajari, ia mewakili sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali mempunyai sasaran-sasaran yang berbenturan satu sama lain. Sebuah sistem juga merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus dipelajari secara keseluruhan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu model untuk menunjang proses pemikiran kita agar berfikir lebih spesifik, tentang hal-hal yang kita pelajari yang sifatnya menyeluruh dan tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya. Sistem juga merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter

(30)

related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (common purpose).

2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan kebutuhan diseluruh kalangan masyarakat. Baik muda maupun tua, murid maupun guru, kalangan awam maupun kalangan intelektual semua membutuhkan informasi. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting berguna bagi penerima yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata. Oleh karena itu, informasi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas.

Menurut Burch dan Grudnitski (2001), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu : relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Karena dari informasilah dapat menambah pengetahuan bagi masyarakat. Selain itu dari informasi jugalah masyarakat dapat berkembang menjadi modern. Apakah sebenarnya pengertian informasi? Informasi adalah pertambahan dalam pengetahuan yang dicapai oleh pihak penerima dengan jalan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variabel-variabel sebuah problem.

Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi pada masa yang akan datang. Informasi dapat kita nyatakan sebagai agregasi atau pemrosesan data, guna mencapai pengetahuan atau intelijen. Andai kata semua orang memiliki pengetahuan sempurna (perfect knowledge),

(31)

maka oran tidak memerlukan informsi sama sekali. Namun kelihatannya itu sangat tidak mungkin, karena tidak ada seorang pun yang merasa puas dengan pengetahuan yang dimilikinya. Apabila seseorang telah memiliki pengetahuan tentang suatu hal maka ia akan mencari informasi tentang masalah yang lain.

Syarat-syarat terpenting yang harus dipenuhi oleh sebuah informasi yaitu : ketepatan, dapat dipercaya dan kecermatan ; integritas ; kelengkapan ; relevansi dan arah sasaran, informasi yang berlebihan ditahan dan tidak diproses ; bentuk dan isinya ditentukan oleh pihak pemakai ; penetapan jangka waktu penyimpanan (informasi) ; data dan informasi yang perlu dirahasiakan dan yang perlu dirahasiakan dan yang dapat menyinggung kepribadian perlu disimpan secara rahasia.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sebuah data baru tentang pengetahuan, yang diperoleh dengan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variabel-variabel sebuah masalah yang ada sebelumnya dan harus memenuhi syarat-syarat informasi.

3. Pengertian Sistem Informasi

Pemrosesan informasi merupakan sebuah aktivitas penting. Sebagian besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat, mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat mempermudah pelaksanaanya. Cara tersebut berupa sebuah sistem.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

(32)

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang diperlukan oleh pihak luar. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.

Burch (2001) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri atas :

1. Blok masukan (input block), input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model (model block). Block ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan mode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

a. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

b. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi yang digunakan menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

(33)

c. Blok basis data (database block). Basis data akan dijelaskan kemudian. d. Blok kendali (controls block). Pengendalian perlu dirancangkan

diterapkan untuk menyakinkan hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

Contoh dari sistem informasi adalah Sistem Informasi Manajemen. SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang berintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak computer, dan prosedur-prosedur manual ; model-model untuk analisis, perencanan, pengawasan dan pengambilan keputusan, dan suatu “database” (Gordon B. Davis dan Margareth H. Olson dalam sistem-sistem Informasi Pemasaran).

B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem layanan akademik didefenisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititikberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut, dengan demikian muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informai akademik secara tepat, dimanapun, dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penangannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi

(34)

yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu :

1. Transkrip Nilai

Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kasubbag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.

2. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.

3. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

3. Nilai minimum D

4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP

6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal

(35)

4. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

1. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.

2. Informasi-informasi lainnya Sistem informasi Alumni

Pengumuman-pengumuman, seperti : registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almameter. Sistem ini membantu USU dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.

(36)

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi USU

Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan dalam sistem informasi perusahaan/organisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.

Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisional yang terdapat dalam sebuah organisasi.

Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan functional flowchart metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk melakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.

Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang

(37)

pemanfaatan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.

Spektrum pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.

a. Kinerja Pegawai

Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyaan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tuganya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari

(38)

Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisieni kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.

Menurut O’Brien (2006), komponen-komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi :

a. Sumber Daya Manusia, hardware, sofware, data dan jaringan yang digunakan.

b. Jenis produk yang dihasilkan.

c. Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan dan pengendalian data.

Komponen-komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1. berikut ini :

Gambar 3.1. Komponen-Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi, 2006 (data diolah)

Pengendalian Kinerja

Input Sumber

Daya Data

Pemrosesan data ke

dalam informasi

Output Produk Informasi

Penyimpangan Sumber Daya Data

(39)

Gambar 3.1 tersebut mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi.

Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.

b. Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

a. Komputer

Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifiksi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.

b. Mesin Tik

Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar

(40)

dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.

c. Printer

Printer adalah satu-satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.

d. Telepon

Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kepada orang yang dituju.

e. Internet

Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.

(41)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

1. Penerapan sistem informasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih banyak terdapat masalah sehingga tidak efisiennya kinerja pegawai, seperti pada keterbatasan user untuk mengakses informasi.

2. Sistem informasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih ada yang dilakukan secara manual, seperti pada perbaikan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Transkip Nilai.

3. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administrasi program akademik, mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.

B. Saran

1. Alat informasi yang tersedia hendaknya diperbaiki agar tidak terjadi masalah, agar mempermudah user untuk mengakses informasi dan meningkatkan efisiensi kinerja pegawai.

2. Sistem informasi yang tersedia hendaknya dilakukan secara on line dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.

3. Pengevaluasian pada bagian akademik harus dilakukan seefisien mungkin agar mendapat hasil yang optimal.

(42)

DAFTAR PUSTAKA

Burch , J . Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons , Inc., 2001.

B.Davis, Gordon and H.Olson, Margrethe. Sistem – sistem Informasi Pemasaran. Bandung,2001

Hartono, Jogiyanto. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta, 2007

Ibnu Choidun R,Muhammad. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung, 2006.

Noertjahyana, Agustinus dan Adipranata , Rudy. Sistem Informasi. Surabaya, 2005

O’Brien, James. A. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Penerbit Salemba Empat. Jakarta,2002

Siagian, Sondang.P. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Penerbit Rineka Cipta. Jakarta, 2002

Sukirno, Sadono. Pengantar Bisnis. Jakarta : Prenada Media, 2004

Situmorang, Syafrizal Helmi dan Dilham, Ami. Studi Kelayakan Bisnis, buku II. Medan: USU Press,2007

(1)