Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

DRAFT SKRIPSI

PERANAN PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN PADA PT. PUPUK SRIWIDJAJA

KANTOR PEMASARAN DAERAH SUMATERA UTARA

Oleh :

Nama : Tuti Auliawati

NIM : 070522020

Departemen : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul : Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks skripsi Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas apa adanya dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, Januari 2010 Yang Membuat Pernyataan,

Tuti Auliawati NIM. 070522020

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara.

Jenis data yang digunakan adalah adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik dokumentasi dan teknik wawancara. Metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah dan menggambarkan keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya kemudian dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal persediaan barang dagangan yang dilaksanakan secara memadai akan berperan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barangan.

Kata kunci : Sistem Pengendalian Internal, Persediaan Barang Dagangan, Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan kesehatan serta kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan dan mempersembahkan skripsi ini dengan baik.

Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul skripsi ini adalah Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Pusri Daerah Sumatera Utara.

. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dan turut membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, terutama kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak., selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan begitu banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan saran kepada penulis dalam penulisan maupun perbaikan skripsi ini.

5. Ibu Dra. Salbiah, M.Si, selaku Dosen Penguji I dan Bapak Drs. Sucipto, MM, selaku Dosen Penguji II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini.

6. Teristimewa kepada orang tua Drs. H. Tusiran Tono (Alm) dan Hj. Sudarmiaty yang senantiasa memberikan kasih sayang, dukungan moril, materil, nasehat dan do’a selama menjalani perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Buat Panji Dwinoto, SE, MBA, terima kasih atas kasih sayang, dukungan, semangat

yang sangat berharga yang telah diberikan kepada penulis selama penyelesaian skripsi ini.

8. Terimakasih kepada Bapak Soeriyanrie Lubis yang telah memberikan banyak waktu dan kesempatan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. Buat sahabatku Hililyah Wilastuty Yusuf, atas bantuan dan dorongannya selama ini, semoga persahabatan kita tetap berjalan.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini, masih banyak kekurangannya baik dari segi isi maupun cara penyajiannya. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan penulis. Namun demikian, penulis akan tetap berusaha untuk memperbaiki diri lebih baik lagi di masa yang akan datang. Akhirnya, penulis berharap semoga kiranya skripsi ini bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan khususnya dalam bidang akuntansi.

Medan, Januari 2010 Penulis,

Tuti Auliawati

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

A. Pengertian Pengendalian Internal ... 6

1. Pengertian Pengendalian Internal ... 6

2. Tujuan Pengendalian Internal ... 7

3. Unsur-unsur Pengendalian Internal ... 8

4. Keterbatasan Pengendalian Internal... 9

B. Persediaan ... 10

1. Pengertian Persediaan ... 10

2. Penggolongan Persediaan ... 11

C. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 11

D. Pengertian Efektivitas ... 12

E. Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif ... 13

F. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif ... 27

G. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan

Persediaan Barang Dagangan ... 30

H. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 31

I. Kerangka Konseptual ... 32

BAB III METODE PENELITIAN ... 33

A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 33

B. Jenis Data ... 33

C. Teknik Pengumpulan Data ... 34

D. Metode Analisis Data ... 34

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN ... 35

A. Data Penelitian ... 35

1. Data Perusahaan... 35

a.Sejarah Singkat Perusahaan ... 35

b.Struktur Organisasi Perusahaan ... 41

2. Pelaksanaan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 47

a.Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 47

b.Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan ... 51

3. Pelaksanaan Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan ... 53

b.Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

yang Efektif... 59

B.Analisis Hasil Penelitian Pembahasan Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan ... 63

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 64

A. Kesimpulan ... 64

B. Saran ... 69

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Daerah Sumatera Utara.

Jenis data yang digunakan adalah adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik dokumentasi dan teknik wawancara. Metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah dan menggambarkan keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana adanya kemudian dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal persediaan barang dagangan yang dilaksanakan secara memadai akan berperan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barangan.

Kata kunci : Sistem Pengendalian Internal, Persediaan Barang Dagangan, Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha yang bertambah pesat seiring dengan perkembangan teknologi telah membawa pengaruh besar terhadap perkembangan ekonomi Indonesia. Hal ini terlihat dengan adanya persaingan yang ketat dalam dunia usaha, baik perdagangan maupun perindustrian, serta adanya peningkatan tuntutan konsumen akan produk atau barang yang dikonsumsinya.

Persaingan yang semakin ketat ini mengharuskan perusahaan untuk mengelola semua sumber daya yang dimilikinya seoptimal mungkin supaya perusahaan dapat menghasilkan dan menawarkan produk yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen dengan kualitas tinggi pada harga yang memadai untuk tetap dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya dan dapat semakin berkembang.

Pengendalian internal suatu perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Kebijakan adalah pedoman yang dibuat manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan, prosedur merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan tujuan yaitu akhir dari kegiatan yang sesuai dengan sasaran hasil yang dicapai adalah maksimal.

Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan suatu pengendalian internal adalah masalah pengelolaan persedian barang dagangan karena persediaan barang dagangan merupakan bagian utama dalam neraca dan seringkali merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan

modal kerja yang besar pula. Dengan besarnya jumlah uang yang ditanamkan pada persediaan barang dagangan suatu perusahaan, jelaslah bahwa persediaan barang dagangan merupakan aktiva yang sangat penting untuk dilindungi.

Setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pemasaran tidak terlepas akan kebutuhan akan barang-barang dagangan yang menjadi faktor utama dalam menunjang jalannya aktivitas pemasaran perusahaan. Dengan terpenuhinya akan barang tepat pada waktunya, maka kegiatan suatu perusahaan akan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya persediaan barang dagangan, perusahaan akan menghadapi resiko dimana pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan dari para pelanggannya. Tentu saja kenyataan ini dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena secara tidak langsung perusahaan menjadi kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seharusnya didapatkan.

PT Pupuk Sriwidjaja Medan atau yang lebih dikenal sebagai PT PUSRI adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri pupuk. Persediaan barang dagangan yang terdapat pada PT Pusri Medan terdiri dari persediaan urea dan hasil produksi sampingannya. Untuk memenuhi kebutuhan barang-barang tersebut dan untuk menunjang kegiatan pemasaran, maka perusahaan perlu mengadakan persediaan barang dagangan dalam jumlah tertentu yang disimpan dalam gudang untuk selanjutnya dikeluarkan ke truk, kapal atau alat angkut lainnya dan kemudian dikirim ke gudang unit pemasaran masing-masing daerah.

Menurut riset pendahuluan pada PT. PUSRI Medan, diidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan adalah kurangnya pengendalian internal persediaan

barang dagangan sehingga berdampak terhadap efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan.

Pengelolaan persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena pemeriksaan fisik atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah dan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Oleh sebab itu, pengendalian internal atas persediaan barang sangat diperlukan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik sehingga kemudian dapat dibuatlah suatu usulan perbaikan. Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul:

Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul:

“Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Pupuk Sriwidjaja Kantor Pemasaran Medan”

B. Perumusan Masalah

Setiap perusahaan, termasuk PT Pupuk Sriwidjaja, dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan seperti maksimalisasi laba, mengembangkan perusahaan, maupun mempertahankan kelangsungan hidupnya.

Dari uraian di atas, peneliti dapat mengemukakan beberapa permasalahan sebagai berikut:

1. Apakah pelaksanaan pengelolaan persediaan barang dagangan di PT. Pusri Medan telah dilaksanakan secara efektif?

2. Apakah pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan di PT. Pusri Medan telah dilaksanakan secara efektif?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui dan menilai efektivitas pengendalian internal persediaan barang dagangan yang diterapkan di PT. Pusri Medan.

2. Untuk mengetahui dan menilai efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan yang diterapkan di PT. Pusri Medan.

3. Untuk mengetahui peranan pengendalian internal persediaan barang dagangan dalam menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan di PT. Pusri Medan.

b. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1.Bagi Peneliti

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi kesempatan bagi peneliti untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah dan membandingkannya dengan praktek yang terjadi dalam perusahaan.

2.Bagi PT. Pusri (Persero) Medan

Dapat memberikan manfaat sebagai bahan masukan dalam mengelola persediaan, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh tambahan informasi dalam membuat perencanaan kegiatan pengendalian selanjutnya.

3. Bagi Pihak Lain

Dapat bermanfaat untuk menambah wawasan pengetahuan khusunya dalam bidang pengendalian internal dan dapat memberikan informasi dan gambaran jelas bagi peneliti lainnya yang ada hubungan dengan masalah ini.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Berikut ini penjelasan mengenai pengertian pengendalian internal menurut Sawyers (2000 : 10) memberikan pengertian pengendalian internal sebagai berikut:

Audit internal adalah sebuah aktivitas konsultasi dan keyakinan objektif yang dikelola secara independen di dalam organisasi dan diarahkan oleh filosofi penambahan nilai untuk meningkatkan operasional perusahaan. Audit tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses pengelolaan resiko, kecukupan kontrol dan pengelolaan organisasi.

Jika dilihat dari defenisi tersebut, maka hakikatnya pengendalian internal sesungguhnya mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan. selanjutnya setelah diuraikan pengertian sistem pengendalian intern, berikutnya dikemukakan pengertian sistem pengendalian internal sebagai berikut.

Mulyadi (2001 : 163) menjelaskan bahwa “sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Dari defenisi diatas dapat diterapkan baik dalam perusahaan yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual lebih menitikberatkan pada orang dalam

pelaksanaannya. Sebaliknya pada perusahaan yang telah menggunakan computer sebagai alat bantu pengolahan data menitikberatkan pada sistem yang berorientasi pada komputer.

2. Tujuan Pengendalian Internal

Sesuai dengan defenisinya maka aktivitas pengendalian internal adalah aktivitas yang memiliki tujuan membantu pihak yang berkepentingan untuk mendapatkan keandalan informasi yang diperoleh mengenai operasional perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Menurut Mulyadi (2001 : 163) menerangkan bahwa tujuan sistem pengendalian internal menurut defenisinya adalah: (1) mejaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Maka menurut tujuannya pengendalian internal dapat dibagi menjadi pengendalian akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian administrative (internal administrative control) dimana tujuan menjaga kekayaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data merupakan bagian dari internal accounting kontrol dan tujuan mendorong efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen merupakan bagian dari internal administrative kontrol.

3. Unsur-unsur Pengendalian Internal

Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang baik dalam suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh sebab itu untuk menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Unsur-unsur pengendalian internal menurut Mulyadi (2001 : 164) terdiri dari empat unsur yaitu:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup tentang kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Dalam menunjang pencapaian tujuan pengendalian (control) internal memerlukan komponen kontrol internal. Menurut Sawyers (2005 : 58):

Statement of Auditing Standards (SAS) mendefenisikan lima komponen kontrol internal yang saling berkaitan pada pernyataan COSO:

1. Lingkungan Kontrol

Lingkungan control meliputi sikap manajemen disemua tingkatan operasi secara umum dan konsep control secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga mencakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.

2. Penentuan Risiko

Penentuan risiko telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. Pertimbangan-pertimbagan untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis juga menjadi tambahan.

3. Aktivitas Kontrol

Aktivitas control mencakup aktivitas-aktivitas yang dahulunya dikaitkan dengan konsep control internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.

4. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi control internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas control dan untuk mengelola operasinya.

5. Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

4. Keterbatasan Pengendalian Internal

Tidak ada satu sistem pun yang dapat mencegah secara sempurna semua pemborosan dan penyelewengan yang terjadi pada suatu perusahaan. karena pengendalian internal setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan. Keterbatasan bawaan yang melekat pada pengendalian internal menurut Mulyadi (2002 : 181) sebagai berikut:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Seringkali, manajemen dan personil lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.

2. Gangguan

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personil atau dalam system dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.

3. Kolusi

Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang.

4. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyjian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.

5. Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.

B. Pengertian Persediaan 1. Pengertian Persediaaan

Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (2002: 14.1-14.3) didefenisikan sebagai berikut:

“Persediaan adalah aktiva:

(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal (b) dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau

(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”

sedangkan menurut Horngren, dkk (2002: 167) mengemukakan pendapat mereka mengenai persediaan barang dagangan sebagai berikut:

“Inventory include all goods that the company owns and expect to sell in the normal course of operation”

Pengertian di atas menyatakan bahwa pada intinya persediaan adalah barang milik perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan usahanya, barang-barang yang masih dalam proses produksi, atau bahan-bahan yang akan digunakan dalam proses produksi.

2. Penggolongan Persediaan

Mulyadi (2001 : 553) mengelompokkan persediaan sebagai berikut:

“Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan saja yaitu persediaan barang dagangan”

C. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan

Secara umum telah disebutkan bahwa tujuan pengendalian internal dalam suatu perusahaan adalah untuk memberikan kepastian yang layak kepada manajemen

bahwa tujuan tertentu dari perusahaan akan tercapai. Menurut Arens, dkk (2003: 272) terdapat enam rincian yang harus dipenuhi oleh pengendalian internal untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam jurnal dan catatan perusahaan:

1. Recorded transaction are exist (existence)

2. Exisiting transaction are recorded (completeness)

3. Recorded transaction are stated at the correct amount (accurancy) 4. Transaction are properly classified (classification)

5. Transaction are recorded on the correct dates (timing)

6. Recorded transaction are properly included in the master file and correctly summarized (posting and summarization)

Tujuan pengendalian internal persediaan barang dagangan adalah: 1. Transaksi benar-benar terjadi dan dilaksanakan (eksistensi)

Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi dalam perusahaan.

2. Transaksi yang terjadi diidentifikasikan dan dicatat secara lengkap (kelengkapan)

Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan lengkap sehingga mencegah penghilangan transaksi dari catatan.

3. Transaksi yang terjadi telah dicatat dengan benar (akurasi)

Menyatakan bahwa transaksi telah dicatat dengan benar. Tujuan ini menyangkut keakuratan informasi untuk transaksi akuntansi.

4. Transaksi yang terjadi diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi)

Menyatakan bahwa transaksi yang telah terjadi diklasifikasikan pada perkiraan yang benar.

5. Transaksi yang terjadi dicatat pada saat yang tepat (ketepatan waktu)

Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat pada waktu yang tepat, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan benar-benar dapat bermanfaat.

6. Transaksi yang dimasukkan ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan (posting dan pengikhtiaran)

D. Pengertian Efektivitas

Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara (2008: 14) efektivitas adalah merupakan tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya atau merupakan ukuran dari output.

Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa efektivitas lebih menitik beratkan tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian efektivitas didasarkan atas sejauh mana tujuan organisasi dapat dicapai. Jadi, efektivitas merupakan derajat tingkat keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai target yang telah ditentukan.

E. Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif

Pengelolaam persediaan barang dagangan merupakan aktivitas yang selalu melekat pada persediaan barang dagangan, karena melalui pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif akan memberikan pendapatan maksimal bagi perusahaan. Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (2001:428) pengelolaan persediaan secara luas adalah:

Secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang secara wajar mulai dari penerimaan sampai pergudanagan dan penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di tangan pelanggan.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pengelolaan barang dagangan terdiri dari:

Biasanya dilakukan oleh departemen pembelian yang dipimpin oleh kepala pembelian umum. Dalam keadaan apapun. Prosedur sistematis harus dinyatakan dalam bentuk tertulis untuk menetapkan tanggung jawab dan untuk memberi informasi yang lengkap mengenai penggunaan seluruh barang yang terima. 2. Prosedur penerimaan persediaan barang dagangan

Kegiatan dalam prosedur penerimaan persediaan barang dagangan adalah penanganan fisik atas persediaan barang dagangan yang diterima dan mengirimkannya kepada bagian gudang. Jenis dan kuantitas barang yang diterima harus diverifikasi secara hati-hati. Verifikasi ini dalam perusahaan besar dilakukan dua kali, pertama pada waktu barang diterima oleh bagian penerimaan dan yang kedua pada waktu barang diterima oleh bagian gudang untuk disimpan.

3. Prosedur penyimpanan persediaan barang dagangan

Prosedur penyimpanan barang dimulai dari penerimaan barang dari departemen penerimaan yang dilampirkan dengan laporan penerimaan yang diteruskan ke gudang. Tujuan penyimpanan barang di gudang adalah untuk mencegah dan mengurangi kerugian yang timbul akibat pencurian dan kerusakan barang. Yang bertanggung jawab disini adalah kepala gudang, artinya barang harus disimpan dalam gudang agar tetap terjaga baik kualitasnya maupun kuantitasnya. Persediaan barang dagangan yang ada di gudang harus dikelompokkan menurut jenis, ukuran dan sifat sehingga akan memudahkan bila diperlukan.

4. Prosedur pengeluaran persediaan barang dagangan

Kepala gudang sebagai pejabat bagian penyimpanan biasanya menerima instruksi tertulis yang didalamnya tercantum ketentuan mengenai pengeluaran

barang yaitu bahwa barang hanya boleh dikeluarkan berdasarkan instruksi dari pejabat yang berwenang atau berdasarkan bon permintaan barang dari bagian yang memerlukan barang dagangan tersebut. Kepala gudang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengeluaran barang maupun kelengkapan dokumen yang menyertainya. Surat permintaan barang merupakan dokumen permintaan barang yang ditujukan kepada bagian gudang agar mengeluarkan dan mengangkat barang ke tempat yang telah ditentukan dan menyerahkan kepada personel yang mengajukan dengan prosedur yang sesuai. Bagian gudang kemudian mengeluarkan bukti pengeluaran barang yang didistribusikan kepada bagian akuntansi, bagian yang meminta pengeluaran barang, serta arsip untuk bagian gudang sendiri.

5. Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan

Menurut Horngren (2002: 356) persediaan dapat dicatat dengan dua cara yaitu: a. Perpetual Inventory System

b. Periodic Inventory System Berikut penjelasannya:

a. Perpetual Inventory System

Dalam system ini pembelian barang dagangan untuk dijual kembali atau bahan baku untuk diproduksi didebet pada perkiraan persediaan. Biaya pengangkutan, pengembalian barang dan potongan pembelian dicatat pada perkiraan persediaan, harga pokok barang diperoleh untuk setiap penjualan dengan mendebit perkiraan harga pokok barang dan mengkredit persediaan. Persediaan harga pokok barang diperlukan untuk mengakumulasi cost dari barang yang dijual. Saldo dari perkiraan persediaan pada akhir tahun akan

menunjukkan nilai persediaan akhir yang dimiliki. Perpetual inventory system menyediakan catatan yang kontinyu dari saldo perkiraan persediaan dan harga pokok barang.

Adapun ayat jurnal untuk metode perpetual adalah: Aktivitas pembelian

Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX

Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX

Aktivitas penjualan

Dr. Harga pokok barang yang dijual Rp. XXX

Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX Dr. Kas/Piutang dagang Rp. XXX

Cr. Penjualan Rp. XXX

b. Periodic Inventory System

Pada sistem ini, pembelian yang terjadi didebet ke perkiraan pembelian. Jadi dengan menggunakan system ini perkiraan persediaan tidak akan terpengaruh atau tetap sampai akhir periode akuntansi karena tidak ada jurnal yang berhubungan dengan perkiraan persediaan saat terjadi pembelian dan penjualan. Pada akhir akuntansi, seluruh persediaan yang ada dihitung dan nilainya ditetapkan sebesar cost, dimana nilai ini akan dimasukkan sebagai jumlah persediaan akhir yang ada. Harga pokok barang yang dijual pada akhir peroide ditentukan dengan cara persediaan awal ditambah pembelian lalu dikurangi dengna persediaan akhir. Jika perusahaan menggunakan sistem ini maka salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengetahui persediaan fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk

metode fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk metode periodik adalah:

Aktivitas pembelian

Dr. Pembelian barang dagangan Rp. XXX

Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX

Aktivitas penjualan

Dr. Kas/piutang dagang Rp. XXX

Cr. Penjualan Rp. XXX

Metode penilaian persediaan merupakan faktor penting dalam menetapkan hasil operasi dan kondisi keuangan karena berkaitan dengan menentukan harga pokok barang yang dijual.

6. Prosedur penilaian persediaan barang dagangan

Metode penilaian persediaan menurut Kieso, dkk (2007 : 334-340) yang biasa dipergunakan perusahaan antara lain:

1. Specific Indentification Method 2. First-in, First-out Method 3. Last-in, First-out Method 4. Average Method

Berikut ini merupakan penjelasannya, yaitu: 1. Specific Identification Method

Metode ini menelusuri arus fisik aktual dari barang. Masing-masing jenis persediaan ditandai, diberi label, ataupun diberi kode sesuai dengan spesifik biaya per unitnya. Pada akhir periode, biaya spesifik dari persediaan yang masih menjadi persediaan merupakan biaya total dari persediaan akhir. Sebagai contoh, dalam Kieso, dkk (2007 : 334),

diasumsikan Southland Music Company membeli 3 set televisi 46 inchi dengan harga masing-masing $700, $750, dan $800. Selama tahun berjalan 2 set televisi tersebut terjual dengan harga $1.200 per unit. Pada tanggal 31 Desember, televisi dengan harga $750 masih belum terjual. Persediaan akhirnya adalah $750 dengan harga pokok penjualannya adalah $1.500 ($700 + $800).

2. First-in, First-Out method (FIFO)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. FIFO bahkan paralel dengan arus fisik aktual persediaan barang dagang karena umumnya merupakan praktik bisnis yang sehat untuk menjual pertama kali barang yang dibeli lebih dulu. Dengan metode FIFO, harga pokok barang yang lebih dulu dibeli merupakan biaya yang pertama kali diakui sebagai harga pokok penjualan. Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk dijual Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total

27/11 400 $13 $5.200

24/8 50 $12

Total 450 $5.800

$ 600

Maka, harga pokok penjualannya adalah sebagai berikut: Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000 Dikurangi : Persediaan akhir

Harga pokok penjualan $ 6.200

$ 5.800

3. Last-in, First-out method (LIFO)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang terakhir dibeli adalah barang yang pertama kali ditetapkan dalam menghitung harga pokok penjualan. Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual Tanggal Uraian Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

Tanggal Unit Biaya per Unit Biaya Total

1/1 100 $10 $1.000

15/4 200 $11 $2.200

24/8 150 $12

Total 450 $5.000

$1.800

Maka, harga pokok penjualannya adalah:

Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000 Dikurangi : Persediaan akhir

Harga pokok penjualan $ 7.000

$ 5.000

4. Average method (Metode rata-rata)

Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang tersedia untuk dijual memiliki biaya per unit yang sama (rata-rata). Pada umumnya barang yang dijual adalah identik. Berdasarkan metode tersebut, harga pokok barang tersedia untuk dijual dialokasikan pada dasar biaya rata-rata tertimbang per unit. Rumus dan contoh perhitungan dari biaya rata-rata tertimbang per unit adalah sebagai berikut:

Biaya rata-rata tertimbang per unit =

Total unit yang tersedia untuk dijual Harga pokok barang tersedia untuk dijual

Sebagai contoh,

Kumpulan Biaya

Harga Pokok Barang Tersedia untuk Dijual Tanggal Uraian Unit Biaya per unit Biaya Total

1/1 Persediaan awal 100 $10 $ 1.000

15/4 Pembelian 200 $11 $ 2.200

24/8 Pembelian 300 $12 $ 3.600

27/11 Pembelian 400 $13 $ 5.200

Total 1.000 $12.000

Sumber : Kieso (2007 : 340)

Selama tahun berjalan, 550 unit terjual dan 450 unit masih tersisa per tanggal 31 Desember, dengan perincian sebagai berikut:

$12.000 : 1.000 = $12

Unit Biaya per unit

450 x $12 = $5.400

Biaya Total

Maka, harga pokok penjualan sebagai berikut:

Harga pokok barang tersedia untuk dijual $12.000 Dikurangi : Persediaan akhir

Harga pokok penjualan $ 6.600

$ 5.400

7. Prosedur pengendalian persediaan barang dagangan

Pengendalian persediaan menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendera (2001: 428) adalah :

“Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik persediaan.”

Jadi pengendalian persediaan barang dagangan meliputi:

1. Penentuan kuantitas persediaan barang dagangan yang mencukupi kebutuhan untuk proses penjualan.

2. Perlindungan fisik terhadap persediaan barang dagangan.

Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Tjendera (2001: 430) ada beberapa titik persediaan yang dapat dipandang sebagai alat untuk mencapai pengendalian persediaan yaitu:

1. Penetapan titik persediaan maksimum dan minimum

2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turn over) 3. Pertimbangan manajemen

4. Analisa nilai

5. Pengendalian budgeter

Dalam berbagai perusahaan terdapat beberapa macam cara pengendalian tergantung dari jenis pengendalian. Berikut ini pendapat dari beberapa pakar mengenai pengendalian terhadap persediaan barang dagangan:

1. Economic Order Quantity (EOQ)

Adalah jumlah pesanan yang secara ekonomis menguntungkan yaitu besarnya pesanan yang menyebabkan biaya pemesanan dan biaya pengiriman yang minimal. Sebenarnya penggunaan rumus EOQ banyak diterapkan dalam menetapkan jumlah pembelian setiap kali untuk perusahaan industri. Meskipun demikian rumus ini dapat pula dipakai untuk menetapkan jumlah tiap kali pembelian yang tepat untuk pedagang perantara.

EOQ = I P

S R .

. 2

Keterangan:

R = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan dalam satu periode tertentu, misalnya satu tahun

S = Biaya pesanan setiap kali pesan P = Harga per unit yang dibayarkan

I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, dinyatakan dalam persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan

2. Reorder Point (ROP) dan Safety Stock (SS)

Reorder point adalah titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sehingga kedatangan barang yang dipesan tepat pada waktunya, dimana persediaan atas safety stock sama dengna nol. Masalah pesanan ini tergantung pada tiga faktor yaitu:

a. Waktu yang diperlukan untuk penyimpanan b. Tingkat pemakaian barang

c. Persediaan minimal atau penyelamat (safety stock)

Perkiraaan atau penaksiran lead time dari pesanan biasanya menggunakan ratarata hitung beberapa hari pesanan lead time pesanan sebelumnya.

Tingkat pemakaian barang juga diperlukan untuk menentukan waktu pemesanan yang tepat. Salah satu dasar untuk memperkirakan kuantitas barang dalam periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata pemakaian kuantitas barang masa sebelumnya atau selama periode waktu. Sedangkan persediaan minimal adalah sejumlah unit yang ditambahkan dalam

pembelian persediaan yang ekonomis untuk penjagaan atau permintaan langganan yang tidak umum.

Rumus Reorder Point:

ROP = (Lead time x average inventory usage rate) + safety stock 3. Budgetary Control (Pengendalian Budgeter)

Pengendalian melalui penyusunan anggaran merupakan suatu cara yang dilakukan untuk membandingkan antara keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang direncanakan. Dalam penyusunan anggaran , perlu dimulai dengan menetapkan terlebih dahulu berapa jumlah yang harus dijual. Jumlah ini ditetapkan lebih dulu melalui suatu estimasi atau taksiran datri pihak pimpinan kemudian berdasarkan rencana penjualan dan rencana persediaan barang dagangan, dapat dibuat anggaran pembelian barang dagangan dan anggaran lainnya.

4. Inventory Turn Over (Rasio Perputaran Persediaan)

Perputaran persediaan merupakan angka yang menunjukkan kecepatan pergantian dalam periode tertentu, biasanya dalam waktu satu tahun. Angka tersebut dapat diperoleh dengan membagi semua harga persediaan atau barang yang dipergunakan selama periode tertentu dengan jumlah rata-rata persediaan selama periode tertentu. Perhitungan inventory turn over dapat dilakukan untuk semua persediaan yang ada dalam perusahaan. untuk persediaan barang dagangan dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

Merchandise Inventory Turn Over =

t at y seinventor merchandi

Average

COGS

Tinggi rendahnya inventory turn over menunjukkan esar kecilnya investasi pada persediaan barang dagangan. Suatu tingkat merchandise inventory yang rendah dapat menunjukkan adanya investasi yang terlalu besar dalam persediaan dan makin lamanya modal yang tertanam dalam persediaan. Sedangkan merchandise inventory yang tinggi menunjukkan adanya invenstas yang terlalu rendah atau pendeknya waktu tertanamnya modal dalam perusahaan. Apabila modal yang digunakan untuk membiayai persediaan tersebut adalah modal asing tingginya inventory turn over memperkecil beban harga. Tingkat perputaran persediaan memegang yang penting dalam efisiensi.

Jadi berdasarkan pengertian di atas, maka pengendalian persediaan dapat digunakan sebagai alat untuk memastikan bahwa perencanaan persediaan telah dikerjakan dengan sesuai atau tidak. Apabila belum dikerjakan dengan sesuai maka pengendalian persediaan akan membuat tindakan yang tepat untuk mengarahkannya.

F. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan yang Efektif

Menurut Willson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendera (2001: 430-431) mengungkapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik

3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak

5. Standarisasi dan simplikasi persediaan 6. Catatan dan laporan yang cukup 7. Tenaga kerja yang memuaskan

Adapun ketujuh syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan

Tanggung jawab didefenisikan sebagai penugasan pekerjaan dan kewajiban spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik-baiknya. Tanggung jawab ini harus disertai kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat keputusan-keputusan dan untuk meminta atau memperoleh ketaatan terhadap instruksi-instruksi yang ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan. 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik

Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas aturan-aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang demikian dan merusak moral dan dapat menimbulkan kebingungan pelimpahan suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dati tugas itu.

3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan

Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas-fasilitas pergudangan dan penyelengaraan yang cukup. Tidak ada prosedur yang sekalipun telah direncakan dengan sangat baik dapat berhasil dalam suatu bidang pergudangan atau penyimpanan yang tidak terorganisir, atau dilengkapi dengan tindakan yang tidak baik.

4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak

Klasifikasi ini harus dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta memperoleh keyakinan bahwa persediaan perlu dicatat sebagaimana mestinya.

Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang diminta dilaporkan sebagai barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif. 5. Standarisasi dan simplikasi persediaan

Standarisasi merupakan suatu istilah yang lebih lazim yang berhubungan dengan penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan pengurangan suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan standar kualitas bahan. Dengan adanya dengan banyaknya jenis atau unsur persediaan yang mungkin diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi hanya menyangkut eliminasi jenis dan ukuran produk yang berlebihan. Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan kontribusi besar untuk mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan.

6. Catatan dan laporan yang cukup

Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan pada suatu anggapan pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta-fakta dan ketersediaan fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan-catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan para staf pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan.

7. Tenaga kerja yang memuaskan

Pengelolaan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan manusia, dan tidak ada yang menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia.

Seseorang harus mempunyai perhatian dan inisiatif yang cukup untuk menelaah catatan dan merekomndasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan ini tidak dapat hanya berada di jenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus sampai pada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian persediaan.

Berdasarkan defenisi di atas, suatu pengelolaan persediaan barang dagangan dikatakan efektif jika telah memenuhi ketujuh persyataran di atas.

G. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian internal merupakan metode dan tindakan yang dilaksanakan oleh perusahaan dan dipakai sebagai alat pengendali yang berfungsi untuk mengamankan persediaan barang dagangan sejak mendatangkan, menerima, menyimpan, mengeluarkannya, baik fisik maurpun kuantitas dan pencatatannya, termasuk penilaiannya. Hal ini berarti dengan adanya pengendalian internal persediaan barang dagangan yang memadai, maka pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif diharapkan dapat tercapai.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mencapai pengendalian internal persediaan barang dagangan yang efektif yaitu pengendalian persediaan barang dagangan yang memadai. Pengendalian internal yang efektif selalu terikat dengan unsur-unsur pengendalian internal, sehingga berfungsi atau tidaknya pengendalian internal dapat dilihat dari bagaimana menerapkan unsur-unsur pengendalian internal tersebut dalam aktivitas pengelolaan persediaan barang dagangan. Adapun unsur-unsur pengendalian internal persediaan barang dagangan yaitu lingkungan

pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan.

Pengendalian internal persediaan barang dagangan dapat berperan jika dapat mencapai tujuannya untuk mencapai pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif. Dengan diterapkannya unsur-unsur dan tujuan pengendalian internal persediaan barang dagangan tersebut, diharapkan dapat menciptakan pengendalian internal persediaan barang dagangan yang memadai. Efektif tidaknya pengelolaan persediaan barang dagangan dapat diukur dari sejauh mana perusahaan dapat melaksanakan unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif. Dengan demikian pengendalian internal persediaan barang dagangan yang merupakan salah satu alat untuk mencapai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif yaitu penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan, sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik, fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan, klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak, standarisasi dan simplikasi persediaan, catatan dan laporan yang cukup serta tenaga kerja yang memuaskan.

H. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Adapun penelitian terdahulu yang mendukung terhadap penelitian yang akan dilakukan penulis antara lain:

Penelitian yang dilakukan oleh Dian Radiani tahun pada tahun 2004, berdasarkan penelitiannya diperoleh hasil bahwa pengendalian internal yang memadai dan efektif atas persediaan barang dagangan akan dapat menunjang efektivitas pengelolaan persediaan barang dagangan.

I. Kerangka Konseptual

Keterangan:

Pengendalian merupakan fungsi manajemen yang melaksanakan analisa seluruh aktivitas perusahaan. Fungsi ini sangat penting karena menghasilkan pertimbagan dan saran yang bermanfaat untuk perencanaan berikutnya. Adanya pengendalian di perusahaan, maka diharapkan seluruh aktivitas perusahaan termasuk pengelolaan persediaan barang dagangan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektivitas adalah ukuran keberhasilan suatu kegiatan atau program yang dikaitkan dengan tujuan yang ditetapkan. Efektivitas dalam pengelolaan persediaan barang dagangan berarti penyediaan persediaan barang dagangan tepat waktu pada saat dibutuhkan dengan harga yang terjangkau.

PT. PUSRI Medan

Pengelolaan Persediaan Barang dagangan Pengendalian Internal

Persediaan Barang Dagangan

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Dalam menulis skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. Pupuk Sriwidjaja Medan dengan lokasi di Jl. Gajah Mada No. 25 Medan. Waktu penelitian yang dimulai dari bulan Juli sampai dengan selesai. Jadwal penelitian yang direncanakan adalah sebagai berikut:

Jadwal Penelitian Tabel 3.1

Tahapan Penelitian Jul Agus Sep Okt Nov Des Jan

Pengajuan Judul Penyelesaian Proposal Bimbingan Proposal Seminar Proposal Pengumpulan Data Pengolahan Data

Penyampaian Hasil Penelitian Sumber : Penulis

B. Jenis Data

Data yang digunakan untuk menunjang penelitian ini adalah: a. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai objek penelitian yang diteliti dan kemudian akan diolah lagi oleh penulis.

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang telah ada di perusahaan, seperti struktur organisasi, sejarah perusahaan, ataupun laporan keuangan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Teknik dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang berkaitan dengan pengendalian internal persediaan barang dagangan dan pengelolaan persediaan barang dagangan.

b. Teknik wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak-pihak yang berwenang atau bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

D. Metode Analisis Data

Dalam penyusunan skripsi ini penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu suatu metode penganalisaan data, dimana data yang sudah dikumpulkan kemudian diklasifikasikan, diinterpretasikan dan kemudian dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap.

BAB IV

HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian

1. Data Perusahaan

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Pupuk Sriwijaja Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dibawah Departemen Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia yang didirikan pada tanggal 24 Desember 1959, dengan Akte Notaris Eliza Pondang No.177 dengan status hukum Perseroan Terbatas (PT). PT. Pupuk Sriwijaja dicantumkan keberadaannya pada lembar Berita Negara No.46 sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang kegiatan utamanya adalah memproduksi pupuk urea dengan pemegang saham tunggal yaitu Pemerintah Republik Indonesia Pemegang sahamnya adalah Meteri Keuangan dan sebagai kuasa hukum adalah Meteri Perindustrian.

PT. Pupuk Sriwijaja (Persero) sejak berdirinya telah mengalami perubahan Badan Usaha sebagai berikut :

1. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.20 tahun 1964 sejak bulan Mei 1964 berubah dari Perseroan Terbatas (PT) menjadi Perusahaan Negara (PN).

2. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.20 tahun 1969 dengan Akte Notaris Soeleman Arjasasmita pada bulan Januari 1976 dikembalikan lagi menjadi Perseroan Terbatas (PT).

Saat ini kantor pusat berlokasi di Palembang di lingkungan area pabrik pupuk Pusri IB, Pusri II, Pusri III, dan Pusri IV Keempat pabrik tersebut pendiriannya dilakukan secara bertahap, yaitu :

1. Pada tahun 1963 didirikan pabrik pupuk urea pertama yaitu Pusri I dengan kapasitas terpasang sebesar 100.000 ton per tahun.

2. Pada tahun 1974 didirikan pabrik urea kedua yaitu Pusri II dengan kapasitas sebesar 380.000 ton per tahun, sejak tahun 1992 kapasitasnya bertambah menjadi 570.000 ton per tahun.

3. Pada tahun 1976 didirikan pabrik pupuk urea ketiga yaitu Pusri III dengan kapasitas terpasang 570.000 ton per tahun.

4. Pada tahun 1977 didirikan pabrik pupuk urea keempat yaitu Pusri IV dengan kapasitas 570.000 ton per tahun.

5. Pada tahun 1990 didirikan pabrik pupuk urea kelima yaitu Pusri IB dengan kapasitas terpasang 570.000 ton per tahun sebagai pengganti Pusri I karena usia teknisnya tidak memungkinkan dan secara efisien sudah tidak layak untuk dipergunakan lagi, tetapi Pusri IB ini mulai berproduksi tahun 1994.

Adapun faktor-faktor yang menyebabkan PT. PUSRI berkantor pusat dan pusat produksi di Palembang adalah :

1. Faktor bahan dasar yang diperlukan dalam pembuatan pupuk urea yang cukup banyak tersedia.

2. Faktor gas alam dimana untuk penyediaannya disanggupi PT. Stanvac Indonesia dengan kontrak selama 20 tahun dan selanjutnya disediakan oleh Pertamina.

3. faktor air sebagai bahan dan pendingin mesin yang tersedia yang diperoleh dari sungai Musi, dimana lakoasi Pabrik PT. PUSRI berada di tepi sungai Musi.

Disamping kantor pusat dan pabrik yang berlokasi di Palembang, PT. Pupuk Sriwijaja juga memiliki Kantor-Kantor Pemasaran Wilayah (KPW) yang tersebar di seluruh daerah tingkat II di Indonesia serta unit-unit pengantongan Pupuk curah di Belawan, Cilacap, Semarang dan Meneng (Banyuwangi) berikut kapal-kapal angkutan pupuk curah dan armada kereta apai untuk mengangkut pupuk ke dalam kantong.

Akselerasi pembangunan di sektor agroindustri telah membuka peluang besar bagi industri pupuk di Indonesia. Industri pupuk nasional hampir dikatakan identik dengan Molding BUMN pupuk, dimana PT. PUSRI merupakan BUMN dengan pemegang saham tunggal adalah pemerintah Indonesia. Kemudian menyusul industri pupuk di tanah air antara lain pendirian PT. Petrokimia Gresik dan PT. Kujang pada tahun 1975, PT. Pupuk Kaltim tahun 1977, PT. Pupuk Iskandar Muda pada tahun 1982. berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No.28 tahun 1997 dan PP no.34 tahun 1998, industri pupuk di tanah air menjadi satu keluarga (Holding Company) atau satu wadah persatuan pupuk nasional guna menggalang persatuan diantara produsen-produsen pupuk dengan ditunjukkannya PT. PUSRI sebagai induk perusahaan (Operating Holding Company) dengan anak perusahaan yaitu industri pupuk di tanah air.

Sejalan dengan perkembangan industri pupuk di tanah air, pemerintah Republik Indonesia melalui Peraturan Pemerintah nomor 17 tanggal 24 Juni 1997 dan nomor 28 tanggal 07 Agustus 1997 dengan akta notaris Imas Fatimah, SH nomor 47 tanggal 13 Agustus 1997 dan nomor 41 tanggal 14 Oktober 1997, menetapkan seluruh saham Pemerintah pada Industri pupuk PT. Pupuk Kujang, PT. Pupuk Iskandar Muda, PT. Pupuk Kalimantan Timur Tbk, dan PT. Petrokimia

Gresk sejumlah Rp. 1.829.290.000.000,00 dialihkan kepemilikannya kepada PT. PUSRI.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 34 tanggal 28 Februari 1998 menetapkan peralihan saham pemerintah sebesar Rp. 6.000.000.000,00 di PT. Mega Eltra kepada PT. PUSRI dan selanjutnya Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN dengan keputusan nomor Kep-26/M-PM/BUMN/2000 tanggal 03 Juni 2000, menyetujui kapitalisasi laba ditahan PT. Pupuk Kalimantan Timur Tbk. Sebesar Rp. 728.768.000.000,00 menjadi tambahan modal disetor.

PT Pupuk Sriwijaya yang lebih dikenal dengan singkatan PT PUSRI adalah salah satu perusahaan milik negara dengan tugas utama memproduksi pupuk ke seluruh wilayah Indonesia. Dalam mengembangkan usahanya, PT PUSRI mempunyai visi dan misi untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Adapun visi dan misi tersebut adalah:

Visi

“Menjadi perusahaan kelas dunia dalam industri pupuk, petrokimia dan jasa-jasa teknik melalui maksimasi nilai untuk perusahaan dan kepuasaan pelanggan“.

Misi

“Memproduksi dan memsarkan pupuk untuk Ketahanan Pangan Nasional

(Swasembada Pangan), produk-produk kimia dan jasa-jasa teknik di pasar

nasional dan global dengan memperhatikan aspek mutu secara menyeluruh”. Sebagai BUMN, PT PUSRI mengemban nilai dalam rangka pembangunan nasional yaitu :

PT PUSRI harus mampu mengelola modal yang dipercayakan kepadanya sehingga mendatangkan untung dan mampu membayar operasinya sendiri dan mampu menghasilkan surplus dari perputaran modal tersebut.

2. Sebagai penggerak pembangunan (Agent of Development)

Sejalan dengan program pemerintah dalam pembangunan perekonomian nasional seperti yang tertera dalam UUD 1945, GBHN telah secara jelas dan tegas menunjukkan bahwa dalam kegiatan ekonomi termasuk industri harus dihindarkan timbulnya “etatisme” dan sistem “free fight lineralism”, maka dalam hubungan inilah PT. PUSRI diharapkan kontribusinya yaitu sebagai penggerak pembangunan dalam perekonomian industri baik untuk wilayah Sumatera Selatan maupun nasional antara lain dengan program “Bapak Angkat”.

3. Sebagai Stabilator

Pengadaan pupuk adalah masalah yang tidak dapat dipisahkan dari masalah stabilisasi pengadaan/penyediaan pangan nasional perusahaan mendapat kepercayaan untuk ikut serta mengelola pengadaan pupuk nasional, buka saja pupuk yang berasal dari produksi sendiri tetapi juga pupuk dari unit-unit produksi lainnya serta dari impor dengan prinsip 6 tepat yaitu : tepat jumlah, waktu, jenis, tempat, harga, dan pembayaran (PT. PUSRI ditunjuk sebagai penyalur tunggal dalam pengadaan penyediaan serta penyaluran pupuk untuk kebutuhan dalam negeri).

Adapun tujuan perusahaan adalah untuk turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan pada umumnya, khususnya di bidang industri pupuk dan

industri kimia lainnya, disamping menyelenggarakan kegiatan distribusi dan perdagangan baik dalam maupun di luar negeri yang berhubungan dengan produk-produk tersebut diatas.

Dalam rangka penyaluran dan penjualan pupuk untuk mencapai tingkat pemasaran yang diharapkan dilakukan usaha melalui kegiatan promosi, penyuluhan dan popularisasi. Untuk meningkatkan kelancaran usaha penyaluran pupuk ke daerah-daerah dan menggerakkan kegiatan untuk persiapan program pemasran di masa mendatang, Direksi PT. Pusri dengan Surat Keputusan No. KPTS/Dir/001/D/1970 tanggal 3 Januari 1970 telah membentuk kantor-kantor pemasaran daerah yang berjumlah 25 kantor.

Tugas pokok kantor Pemasaran Pusri Daerah (PPD) adalah mengadakan pengawasan dan pengarahan atas penyaluran pupuk melalui distributor, pupuk yang dihasilkan PT. Pusri ada yang berbentuk kemasan dalam kantong dan ada yang berbentuk curah sehingga pengantongan di daerah PT. Pusri mempunyai unit pengantongan pupuk, antara lain:

1. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Belawan 2. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Cilacap 3. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Meneg 4. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Surabaya 5. Unit pengantongan pupuk PT. Pusri Ujung Pandang

PT. Pusri Medan yang berkedudukan di Medan merupakan salah satu cabang pemasaran yang bertugas untuk menyalurkan pupuk ke seluruh daerah sumatera utara.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi merupakan perkumpulan orang-orang dengan tujuan yang sama dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama harus memiliki struktur organisasi yang baik. Dengan adanya struktur organisasi maka dapat diketahui tempat dan fungsinya masing-masing untuk bekerja dan melaksanakan tugasnya sesuai dengan tujuan pokok yang digariskan oleh pimpinan.

Mengingat besaranya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Pusri Medan turut serta memilih struktur organisasi yang baik yang terdapat di gambar di bawah ini:

Gambar 4.1

STRUKTUR ORGANISASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA KANTOR PPD SUMUT-MEDAN

Sumber : PT. Pupuk Sriwijaja Kantor PPD Sumatera Utara – Medan KEPALA PPD SUMUT

Staff Teknis

Kabag.

Pengadaan/Penjualan

Kabag. Adm Umum dan Keuangan

Kabag.

Pengadaan/Pergudangan

Kabag. Penjualan

Kasie Umum dan Personalia Kasie

Akuntansi dan Keuangan

Staff Pergudangan

Staff Penjualan

GPP PPK

Staff Keuangan dan

Akuntansi

Staff Umum dan

Dari bagan struktur organisasi PT. Pusri Medan, maka tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Kepala Kantor Pemasaran Pusri Daerah (PPD), mempunyai fungsi: 1. Melaksanakan pemasaran dan pendistrbusian setiap produk pupuk

2. Menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan instansi/jawatan pemerintah setempat. Kepala PPD secara hirarki bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Operasi di Kantor Pusat.

Tugas dan tanggung jawabnya:

a. Melaksanakan program kerja sesuai dengan kebijaksanaa yang telah ditentukan oleh Kepala Divisi dan Kepala Pemasaran Produk.

b. Menentukan prioritas kegiatan dan langkah-langkah kegiatan yang akan dilaksanakan dan sarana-sarana yang telah ditentukan sebelumnya.

c. Mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan di Kantor Pemasaran Pusri Daerah. d. Memberikan laporan formal secara periodik kepada Kepala Divisi

Operasi.

e. Menghubungi pihak-pihak ekstern untuk menjalin kerjsaama dan menjaga hubungan baik.

f. Aktif membina peningkatan kemampuan KUD baik dalam administrasi maupun operasional dalam hal penyaluran pupuk bersubsidi di tingkat kecamatan.

g. Mengawasi adanya kekurangan pupuk pada salah satu kecamatan yang diakibatkan ketidakmampuan KUD penyalur pupuk.

b. Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan Tugas dan tanggung jawabnya:

1. Melaksanakan kegiatan keuangan Kantor PPD sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) bidang keuangan.

2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan tata usaha kantor PPD (Pemasaran Pusri Daerah)

3. Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang digariskan.

4. Menyusun anggaran PPD, laporan keuangan, inventaris PPD serta kepegawaian

c. Kepala Seksi Penjualan Tugas dan tanggung jawab:

1. Menghubungi pihak-pihak yang membutuhkan pupuk dan non pupuk. 2. Menginventarisir seluruh kebutuhan pupuk dan non pupuk untuk

dilaporakan kepada Kepala PPD.

3. Menyiapkan data-data lengkap mengenai rencana kebutuhan pupuk untuk dibahas Kepala PPD dengan Bapem.

4. Menyiapkan laporan kebutuhan pupuk secara periodik.

5. Memonitor dan melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dibandingkan dengan rencana penjualan.

6. Mengawasi penditribusian pupuk melalui penyaluran-penyaluran, pengecer-pengecer sampai ke KUD maupun para petani.

7. Mengawasi penerbitan DO atau faktur sesuai dengan rencana.

8. Menyusun rencana kerja serta rencana anggaran kegiatan penjualan/pendistribusian.

d. Kepala Seksi Penyediaan dan Pergudangan Tugas dan tanggung jawab:

1. Mengatur penerimaan pupuk dan non pupuk sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

2. Mengatur sarana angkutan dan prasarana gudang tempat penyimpanan pupuk.

3. Mengawasi pelaksanaan dan penerimaan serta penyimpanan dibandingkan dengan rencana.

4. Memberi penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja kepada para Asisten Manger dalam lingkungan Bagian Keuangan.

5. Memonitor seluruh biaya pelaksanaan, penerimaan dan penyimpanan pupuk dan non pupuk dibandingkan dengan rencana anggaran.

6. Memonitor pengeluaran pupuk dan non pupuk dari gudang-gudang. 7. Membimbing dan mengarahkan sub ordinasi.

2. Pelaksanaan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan

a. Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan yang di ada di PT. Pusri adalah

1. Lingkungan Pengendalian

Terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak. Lingkungan pengendalian di PT. Pusri digambarkan dengan integritas dan nilai etika yang ditetapkan manajemen perusahaan dengan menerapkan peraturan-peraturan yaitu tata cara kepegawaian mengenai etika dan perilaku baik lisan maupun tulisan, yang dikmonukasikan kepada setiap pegawai dan harus dilaksanakan oleh setiap pegawai. Apabila ada

pegawai yang tidak melaksanakan aturan dan kebijakan tersebut, akan dikenakan sanksi berupa teguran lisan, teguran tertulis dan surat peringatan.

2. Penilaian Risiko

Dalam proses penaksiran resiko yang mungkin timbul dalam perusahaan, PT. Pusri harus mempertimbangkan faktor-faktor yang mungkin timbul, diantaranya kualitas mutu karyawan sangat mempengaruhi pengendalian internal di PT. Pusri. Pihak personalia melakukan penempatan pegawai sesuai keahlian dan latar belakang pendidikannya masing-masing dengan bidang pekerjaan yang sesuai pula. Risiko penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan diminimalkan dengan diadakannya training. Dalam kegiatan tersebut pihak manajemen berusaha untuk melatih karyawan baru dengan kriteria yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang ada si PT. Pusri.

3. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian di PT. Pusri meliputi adanya kebijakan dan prosedur-prosedur yang dijalankan dalam perusahaan yang dapat menjamin bahwa sistem tersebut telah berjalan dengan efektif. Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT. Pusri terdiri dari: a. Pemisahan tugas yang cukup

Struktur organisasi merupakan rangkaian pembagian tugas kegiatan pokok perusahaan, tujuan pemisahan fungsi ini adalah

untuk mencegah kesalahan dan agar dilakukannya tindakan perbaikan.

b. Otorisasi yang pantas atas transaksi

Penentuan fungsi yang memberikan otorisasi telah diterapkan di PT. Pusri. Setiap dokumen yang telah diotorisasi merupakan pedoman bahwa dokumen yang ada adalah sah. Otorisasi atas transaksi di PT. Pusri adalah sebagai berikut:

1. Pada aktivitas permintaan barang untuk kantor daerah diotoriasasi oleh kepala seksi pengadaan dan pergudangan. 2. Pada aktivitas penerimaan barang, bukti penerimaan barang

diotorisasi oleh kepala pengadaan dan pergudangan serta kepala gudang.

3. Pada aktivitas pengeluaran barang dari gudang, formulir pengeluaran barang diotoriasi oleh kepala gudang.

4. Pada aktivitas pembayaran dan pengeluaran kas, diotorisasi oleh kepala seksi administrasi dan keuangan.

c. Dokumen dan catatan yang memadai

Catatan yang dibuat dengan baik akan berfungsi sebagai informasi dan dapat meningkatkan pengendalian internal. Oleh karenanya PT. Pusri perlu membuat catatan dengan baik agar dapat memenuhi fungsi tersebut. Penggunaan sistem komputer telah mengubah sebagian dokumen dan catatan ke dalam bentuk data di komputer. Pengelolaan yang terkomputerisasi

menyediakan data yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan.

d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan merupakan faktor yang penting dalam pengelolaan persediaan barang dagangan. Pengawasan fisik atas aktiva dilakukan oleh kepala gudang pada penyimpanan barang dan penerimaan barang serta pengeluaran barang.

PT. Pusri telah membuat laporan sisa stok di gudang yang dilakukan setiap harinya atas transaksi pengeluaran barang yang telah dilakukan merupakan suatu pengendalian internal yang baik untuk menyesuaikan data persediaan barang dagangan yang ada di gudang secara fisik. Dengan adanya pengendalian ini diharapkan dapat menghindari pencurian dan penyelewengan terhadap persediaan barang dagangan.

4. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi yang ada di PT.Pusri berjalan dengan lancar. Informasi yang diperlukan untuk pimpinan disajikan oleh pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasikan tindakan yang akan dilakukan. Kendala-kendala yang dihadapi PT. Pusri selalu dikomunikasikan dengan atasan masing-masing. Adanya komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan sehingga setiap masalah dapat didiskusikan dengna baik. Adanya komunikasi dan keterbukaan antara pihak perusahaan denga pihak lain akan

memberikan informasi dan masukan mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen.

5. Pemantauan

Bagi PT. Pusri pemantauan merupakan faktor yang sangat penting untuk kemajuan perusahaan. pemantauan atau penindaklanjutan adalah suatu proses menilai kualitas pelaksanaan pengendalian internal yang dilakukan pada PT. Pusri. Proses pemantauan biasanya dilakukan oleh Kepala seksi Pengadaan dan pergudangan. Upaya yang dilakukan perusahaan mengenai pelaksanaan pemantauan dalam kaitannya dengan pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan dengan cara mengamati secara langsung apakah prosedur-prosedur yang mempengaruhi persediaan dan pembayaran telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan selain terpenuhinya unsur-unsur pengendalian internal yang lain.

b. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan PT. Pusri

Dari penerapan unsur-unsur pengendalian internal persediaan barang dagangan yang telah diuraikan di atas maka akan dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian internal tercapai, hal ini dapat dilihat dari:

1. Efektivitas operasi

Pengendalian internal dalam di PT. Pusri berguna untuk meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya yang

tersedia termasuk juga untuk menghindarkan tanggung jawab rangkap, sehingga perlu adanya pemisahan tugas antara berbagai fungsi dalam perusahaan. pemisahan fungsi tidak berarti bahwa koordinasi ditiadakan. Efektivitas operasi PT. Pusri khususnya yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan dapat dilihat dari kegiatan pemesanan barang, penerimaan, pengeluaran, penyimpanan, dan aktivitas pergudangan sudah cukup memadai. Dengan pengendalian internal perusahaan telah dapat meningkatkan efektivitas operasi perusahaan khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan barang dagangan.

2. Keandalan Laporan Keuangan

Keandalan laporan keuangan dapat ditelusuri melalui dokumen dan catatan yang memadai pada PT. Pusri. Manajemen mempunyai tanggung jawab baik secara hokum maupun secara professional untuk meyakinkan bahwa informasi yang dilaporkan adalah layak disediakan dengan prinsip akuntansi yang diterima umum. Dengan adanya pengendalian internal persediaan barang dagangan, diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya sehingga memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang dapat dapat diandalkan.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

Dengan pengendalian internal perusahaan dapat meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap hokum dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen khususnya yang berhubungan dengan

persediaan barang dagangan. Hal ini terlihat dari kebijakan dan prosedur pemesanan barang, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran barang dagangan, dan aktivitas pergudangan yang telah diamati.

3. Pelaksanaan Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan a. Unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan

PT. Pusri melaksanakan pengelolaan persediaan barang dagangan sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Pembelian Barang Dagangan

Prosedur ini dimulai dari permintaan akan kebutuhan pupuk oleh konsumen. bagian logistik pemasaran KPW (Kantor Perwakilan Medan) membuat laporan kebutuhan penyediaan kebutuhan pupuk ke kantor pusat Palembang. Tentunya laporan tersebut dibuat berdasarkan permintaan kebutuhan dan disesuaikan dengan target penjualan selama setahun. Setelah hasil laporan tersebut diverifikasi sesuai dengan target penjualan maka kantor pusat Palembang melakukan pengeluaran dan pengiriman pupuk ke Kantor Pemasaran Daerah.

2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Dagangan

a. Pemasaran Pusri Daerah (PPD) mengeluarkan memo dan Surat Pengantar Angkutan Pupuk (SPAP)

b. Memo dan SPAP ini diserahkan kepada ekspeditur. Ekspeditur adalah perusahaan ekspedisi yang bertugas membawa pupuk urea

dari gudang Kantor Pusat PT Pusri ke gudang Pemasaran Pusri Daerah.

c. Ekspeditur membawa Memo dan SPAP ke Dinas Perbendaharaan PT Pusri di Kantor Pusat Palembang.

d. Setelah menerima memo dan SPAP, Dinas Perbendaharaan mengkonfirmasi ke Pemasaran Pusri Daerah, kemudian Dinas Perbendaharaan membuat Delivery Order.

e. SPAP dan Delivery Order diserahkan kembali ke Ekspeditur, sedangkan memo disimpan oleh Dinas Perbendaharaan.

f. Ekspeditur membawa SPAP dan Delivery Order ke Bagian Eskpedisi yang berlokasi di area Gudang Kantor Pusat PT Pusri Palembang. Sebelum memasuki area gudang, truk milik ekspeditur ditimbang terlebih dahulu dalam keadaan kosong di jembatan timbang.

g. Bagian Ekspedisi kemudian membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk:

a. Koperasi Karyawan PT Pusri

Koperasi Karyawan PT Pusri adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menyediakan tenaga kerja/buruh angkut untuk mengangkut pupuk dari gudang ke truk

b. Surveyor/appraisal

Surveyor adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menilai pelaksanaan kegiatan pengangkutan pupuk

dari gudang ke truk, apakah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tidak merugikan pihak ekspeditur dan PT Pusri. c. Perusahaan Bongkar Muat

Perusahaan Bongkar Muat adalah pihak ketiga yang terikat kontrak dengan PT Pusri untuk menyediakan alat–alat bongkar muat seperti Portal Scrapper, Bags Ship Loader, Quadran Loader, Forklift, dan Loading Arm.

h. Setelah membuat SPK, pengeluaran urea dari gudang dilaksanakan. Setiap urea yang keluar dicatat ke dalam time sheet dan tally sheet. Pengeluaran urea ini juga dibuat berita acaranya. i. Setelah selesai pemuatan urea ke truk, truk yang telah penuh

menuju timbangan untuk ditimbang kembali dalam keadaan berisi urea.

j. Jika truk yang ditimbang sesuai dengan seharusnya maka truk boleh keluar, tetapi jika truk lebih berat dari seharusnya maka truk harus kembali ke gudang untuk mengurangi berat urea yang dibawa.

k. Jika pengangkutan urea ke truk telah selesai, pihak surveyor (Sucofindo atau Proteknika) akan mengeluarkan sertifikat yang menyatakan bahwa pengangkutan urea telah berjalan sebagaimana mestinya.

l. Setelah sampai di dermaga makan SPA (Surat Perintah Angkut) diserahkan kepada pihak expedisi untuk mengambil pupuk dan diangkut ke gudang masing-masing.

3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagangan

a. Barang yang sudah diterima disimpan dalan UPP PT. Pusri (Unit Penyimpanan Pupuk)

b. Penyimpanan barang di gudang dilaksanakan oleh kepala gudang Barang yang disimpan di gudang ditempatkan sesuai dengan jenisnya. Penempatan terpisah dilakukan memudahkan pengidentifikasian dan mencegah terjadinya kontaminasi yang terjadi. Selain itu, pemisahan ini memudahkan dan mempercepat pengambilan barang yang dikirmkan ke konsumen. Penyimpanan ini diatur sedemikian rupa sehingga barang-barang yang pertama kali masuk pertama kali pula keluar sesuai dengan nomor DO (Delivery Order) yang dikeluarkan oleh PT. Pusri Palembang.

c. Pengamanan fisik terhadap barang di gudang dilakukan dengna membatasi pihak-pihak yang boleh masuk ke gudang.

4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagangan

a. Syarat pengeluaran barang dari gudang ke konsumen adalah harus ada DO (Delivery Order) dari KPW (Kantor Pemasaran Daerah) yang proses pengambilannya ditunjuk oleh PT. Pusri b. DO (Delivery Order) yang dibuat oleh konsumen untuk pemuatan

barang dari gudang ke truk harus dilampirkan DO (Delivery Order) dari KPW

c. Petugas gudang yaitu kepala gudang harus memverifikasi apakah DO tersebut sudah sesuai dengan wilayah yang akan didistribusikan

d. Apabila sudah sesuai maka kepala gudang mengeluarkan barang tersebut untuk dimuat ke truk

5. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagangan

PT. Pusri melakukan pencatatan persediaan barang dagangan menggunakan sistem pencatatan perpetual untuk setiap mutasi persediaan baik itu mutasi penambahan persediaan barang dagangan ataupun mutasi pengurangan persediaan barang dagangan. Bagian akuntansi menjurnal data persediaan sebagai berikut:

Aktivitas penerimaan / pembelian:

Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX

Cr. Kas Rp. XXX

Aktivitas pengeluaran / penjualan

Dr. Harga pokok barang yang dijual Rp. XXX

Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX

Dr. Kas Rp. XXX

Cr. Penjualan Rp. XXX

6. Prosedur Penilaian Persediaan Barang Dagangan

Metode penilaian persediaan yang digunakan di PT. Pusri adalah metode penilaian FIFO (First In First Out). Setiap penerimaan dan pengeluaran barang dicatat dikartu bintex. Kartu

ini berfungsi untuk membedakan stok pupuk yang diangkut oleh masing-masing kapal. Jadi, stok pupuk yang diangkut oleh kapal yang paling awal masuk harus lebih awal dikeluarkan. Apabila barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan yang tertera di kartu tersebut maka tidak dapat dilakukan pemuatan barang ke truk. 7. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian persediaan barang dagangan di PT.Pusri dilakukan sejak perencanaan pengadaan, penyimpanan sampai pengeluaran barang. Pemesanan barang dilakukan apabila persediaan barang di gudang sudah tidak mencukupi lagi untuk memenuhi kebutuhan barang dari konsumen dari masing-masing daerah. Untuk menjamin kelancaran atas penyediaan dan distribusi pupuk PT. Pusri mempersiapkan pengadaan pupuk pada musim-musim tanam tertentu agar pendistribusian yang dilakukan mencapai hasil yang maksimal.

Dalam melaksanakan pengendalian atas pengamanan persediaan barang di gudang, PT. Pusri menerapkan prosedur untuk membuat laporan hasil penerimaan dan pengeluaran pupuk setiap daerah yang dibuat per hari untuk pemantauan agar selisih fisik barang dapat diminimalisir.

b. Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan

Syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif telah terlaksana dengan baik, hal ini dapat dilihat dari:

1. Penetapan Tanggung Jawab dan Kewenangan yang Layak atas Persediaan

PT. Pusri memiliki penetapan tanggung jawab dan wewenang yang jelas, yang mana masalah pengelolaan persediaan barang dagangan berada dibawah Kepala Seksi Akuntansi dan Keuangan. Pengawasan gudang dilakukan oleh kepala gudang, diperlukan untuk membuat keputusan dan instruksi yang berhubungan dengan persediaan.

2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik

PT. Pusri menetapkan sasaran dan kebijakan yang dirumuskan sudah memadai. Hal ini tampak dalam berbagai proses dalam pengelolaan persediaan barang dagangan, pada setiap tahapannya tidak pernah terlepas dari ketentuan yang telah ditetapkan.

3. Fasilitas pergudangan dan penaganan yang memuaskan

Fasilitas gudang yang dimiliki oleh PT. Pusri sudah cukup memadai, hal ini dilihat dari letak gudang penyangga yang tempatnya dekat dengan daerah-daerah pendistribusian barang ke konsumen. Keamanan gudang juga dijaga sehingga dapat mencegah terjadinya pencurian persediaan barang dagangan. 4. Klasifikasi dan Identifikasi Persediaan yang Layak

Persediaan barang dagangan di gudang diatur sedemikian rupa sesuai denga jenis, ukuran untuk mempermudah pencarian dan pengeluaran persediaan barang dagangan pada waktu

bidang pekerjaan yang sesuai pula. Risiko penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan diminimalkan dengan diadakannya training.

3. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian di PT. Pusri meliputi adanya kebijakan dan prosedur-prosedur yang dijalankan dalam perusahaan yang dapat menjamin bahwa sistem tersebut telah berjalan dengan efektif. Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT. Pusri terdiri dari:

a. Pemisahan tugas yang cukup b. Otorisasi yang pantas atas transaksi c. Dokumen dan catatan yang memadai d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan 4. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi yang ada di PT.Pusri berjalan dengan lancar. Informasi yang diperlukan untuk pimpinan disajikan oleh pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasikan tindakan yang akan dilakukan. Kendala-kendala yang dihadapi PT. Pusri selalu dikomunikasikan dengan atasan masing-masing. Adanya komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan sehingga setiap masalah dapat didiskusikan dengna baik. Adanya komunikasi dan keterbukaan antara pihak perusahaan denga pihak lain akan memberikan informasi dan masukan mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen.

5. Pemantauan

Proses pemantauan biasanya dilakukan oleh Kepala seksi Pengadaan dan pergudangan. Upaya yang dilakukan perusahaan mengenai pelaksanaan pemantauan dalam kaitannya dengan pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan dengan cara mengamati secara langsung apakah prosedur-prosedur yang mempengaruhi persediaan dan pembayaran telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan selain terpenuhinya unsur-unsur pengendalian internal yang lain.

B. Tercapainya tujuan pengendalian internal Persediaan Barang Dagangan 1. Efektivitas operasi

Efektivitas operasi PT. Pusri khususnya yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan dapat dilihat dari kegiatan pemesanan barang, penerimaan, pengeluaran, penyimpanan, dan aktivitas pergudangan sudah cukup memadai. Dengan pengendalian internal perusahaan telah dapat meningkatkan efektivitas operasi perusahaan khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan barang dagangan.

2. Keandalan Laporan Keuangan

Keandalan laporan keuangan dapat ditelusuri melalui dokumen dan catatan yang memadai pada PT. Pusri. Manajemen mempunyai tanggung jawab baik secara hukum maupun secara professional untuk meyakinkan bahwa informasi yang dilaporkan adalah layak disediakan dengan prinsip akuntansi yang diterima umum. Dengan adanya pengendalian internal persediaan barang dagangan, diharapkan dapat menyediakan data yang dapat

dipercaya sehingga memungkinkan tersusunnya laporan keuangan yang dapat dapat diandalkan.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

Hal ini terlihat dari kebijakan dan prosedur pemesanan barang, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran barang dagangan, dan aktivitas pergudangan yang telah diamati.

2. Telah dilaksanakannya pengelolaan persediaan barang dagangan yang didukung oleh faktor-faktor:

A. Dilaksanakannya unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan: 1. Prosedur pesanan pembelian persediaan barang dagangan

2. Prosedur penerimaan persediaan barang dagangan 3. Prosedur penyimpanan persediaan barang dagangan 4. Prosedur pengeluaran persediaan barang dagangan

5. Prosedur pencatatan dan penilaian persediaan barang dagangan 6. Prosedur pengendalian persediaan barang dagangan

B. Syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif, yang didukung oleh faktor-faktor:

1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik

3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak 5. Standarisasi dan simplikasi persediaan

6. Catatan dan laporan yang cukup 7. Tenaga kerja yang memuaskan

Namun demikian masih terdapat kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan di PT. Pusri, diantaranya:

1. Dalam lingkungan pengendalian, walaupun PT. Pusri telah menerapkan pemisahan fungsi dan tugas pengadaan barang, pencatatan dan pembayaran tetapi masih ada perangkapan fungsi yaitu fungsi penerimaan serta penyimpanan barang yaitu dilakukan oleh kepala gudang.

2. Fungsi audit internal masih dilaksanakan oleh kantor pusat di Palembang, dikarenakan di kantor daerah tidak ada audit internal secara khusus yang bertanggung jawab langsung kepada kepala kantor pemasaran daerah.

3. Masih sering terjadinya kesalahan pemuatan barang dari gudang ke truk karena kurang ketelitian dari pihak petugas gudang, hal ini bisa dikarenakan karena penerbitan DO (Delivery Order) yang dilakukan oleh konsumen juga terlalu banyak.

4. DO (Delivery Order) yang dikeluarkan oleh KPW (Kantor Perwakilan Medan) sering tidak dicantumkan stempel PT. Pusri sehingga dapat menghambat kegiatan distribusi.

B. Saran

Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut di atas, penulis menyampaikan saran-saran sebagai berikut:

1. Sebaiknya PT. Pusri Medan menugaskan bagian atau menunjuk personel khusus yang menangani penerimaan barang tersendiri yang terpisah dengan bagian yang melakukan penyimpanan barang.

2. Sebaiknya proses audit internal dilakukan secara teratur. Di Kantor Pemasaran Pusri Daerah Medan juga dibuat fungsi audit internal yang

independen. Dengan adanya audit internal sendiri diharapkan kegiatan operasional cabang dapat terpantau dengan baik.

3. Sebaiknya kepala gudang dapat meningkatkan ketelitian atas pengeluaran barang dan kegiatan pemuatan barang ke truk.

4. Sebaiknya sebelum barang tersebut dikeluarkan dari gudang, DO (Delivery Order) yang diterbitkan oleh KPW diverifikasi terlebih dahulu termasuk kelengkapan otorisasi dan pencantuman stempel perusahaan sehingga pendistribusian barang dapat berjalan lancar.

DAFTAR PUSTAKA

Arens,Alvin A., Elder,Randal J., Beasley. Mark S., 2003 Auditing and Issurance Service : An Integrated Approach, Ninth Edition, Prentice Hall, New Jersey Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi, 2004. Buku

Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan Horngren, Charles T., Harrison, Walter T., Bamber, Linda S., 2002. Accounting, Fifth

Edition, Prentice Hall International Inc, New Jersey

IBK. Bayangkara, 2008. Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta

Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., 2007. Pengantar Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta

Mulyadi, 2002. Auditing. Buku 1. Edisi 6, Salemba Empat, Jakarta

Sawyers, Layrence B, Mortiner A Dittenhojer and James H Scheiver Ph.D, 2005. Internal Auditing, Edisi kelima, Salemba Empat, Jakarta

Wilson, James D., Campbell, John B., 2001, Tugas Akuntan Manajemen, dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, Erlangga, Jakarta