Struktur Organisasi Perusahaan Data Penelitian

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi merupakan perkumpulan orang-orang dengan tujuan yang sama dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama harus memiliki struktur organisasi yang baik. Dengan adanya struktur organisasi maka dapat diketahui tempat dan fungsinya masing-masing untuk bekerja dan melaksanakan tugasnya sesuai dengan tujuan pokok yang digariskan oleh pimpinan. Mengingat besaranya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Pusri Medan turut serta memilih struktur organisasi yang baik yang terdapat di gambar di bawah ini: Universitas Sumatera Utara Gambar 4.1 STRUKTUR ORGANISASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA KANTOR PPD SUMUT-MEDAN Sumber : PT. Pupuk Sriwijaja Kantor PPD Sumatera Utara – Medan KEPALA PPD SUMUT Staff Teknis Kabag. PengadaanPenjualan Kabag. Adm Umum dan Keuangan Kabag. PengadaanPergudangan Kabag. Penjualan Kasie Umum dan Personalia Kasie Akuntansi dan Keuangan Staff Pergudangan Staff Penjualan GPP PPK Staff Keuangan dan Akuntansi Staff Umum dan Personalia Universitas Sumatera Utara Dari bagan struktur organisasi PT. Pusri Medan, maka tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Kepala Kantor Pemasaran Pusri Daerah PPD, mempunyai fungsi: 1. Melaksanakan pemasaran dan pendistrbusian setiap produk pupuk 2. Menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan instansijawatan pemerintah setempat. Kepala PPD secara hirarki bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Operasi di Kantor Pusat. Tugas dan tanggung jawabnya: a. Melaksanakan program kerja sesuai dengan kebijaksanaa yang telah ditentukan oleh Kepala Divisi dan Kepala Pemasaran Produk. b. Menentukan prioritas kegiatan dan langkah-langkah kegiatan yang akan dilaksanakan dan sarana-sarana yang telah ditentukan sebelumnya. c. Mengkoordinir pekerjaan-pekerjaan di Kantor Pemasaran Pusri Daerah. d. Memberikan laporan formal secara periodik kepada Kepala Divisi Operasi. e. Menghubungi pihak-pihak ekstern untuk menjalin kerjsaama dan menjaga hubungan baik. f. Aktif membina peningkatan kemampuan KUD baik dalam administrasi maupun operasional dalam hal penyaluran pupuk bersubsidi di tingkat kecamatan. g. Mengawasi adanya kekurangan pupuk pada salah satu kecamatan yang diakibatkan ketidakmampuan KUD penyalur pupuk. b. Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan Tugas dan tanggung jawabnya: Universitas Sumatera Utara 1. Melaksanakan kegiatan keuangan Kantor PPD sesuai dengan Standard Operating Procedure SOP bidang keuangan. 2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan tata usaha kantor PPD Pemasaran Pusri Daerah 3. Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang digariskan. 4. Menyusun anggaran PPD, laporan keuangan, inventaris PPD serta kepegawaian c. Kepala Seksi Penjualan Tugas dan tanggung jawab: 1. Menghubungi pihak-pihak yang membutuhkan pupuk dan non pupuk. 2. Menginventarisir seluruh kebutuhan pupuk dan non pupuk untuk dilaporakan kepada Kepala PPD. 3. Menyiapkan data-data lengkap mengenai rencana kebutuhan pupuk untuk dibahas Kepala PPD dengan Bapem. 4. Menyiapkan laporan kebutuhan pupuk secara periodik. 5. Memonitor dan melaporkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dibandingkan dengan rencana penjualan. 6. Mengawasi penditribusian pupuk melalui penyaluran-penyaluran, pengecer-pengecer sampai ke KUD maupun para petani. 7. Mengawasi penerbitan DO atau faktur sesuai dengan rencana. 8. Menyusun rencana kerja serta rencana anggaran kegiatan penjualanpendistribusian. Universitas Sumatera Utara d. Kepala Seksi Penyediaan dan Pergudangan Tugas dan tanggung jawab: 1. Mengatur penerimaan pupuk dan non pupuk sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. 2. Mengatur sarana angkutan dan prasarana gudang tempat penyimpanan pupuk. 3. Mengawasi pelaksanaan dan penerimaan serta penyimpanan dibandingkan dengan rencana. 4. Memberi penugasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian kerja kepada para Asisten Manger dalam lingkungan Bagian Keuangan. 5. Memonitor seluruh biaya pelaksanaan, penerimaan dan penyimpanan pupuk dan non pupuk dibandingkan dengan rencana anggaran. 6. Memonitor pengeluaran pupuk dan non pupuk dari gudang-gudang. 7. Membimbing dan mengarahkan sub ordinasi.

2. Pelaksanaan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan a.

Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan yang di ada di PT. Pusri adalah 1. Lingkungan Pengendalian Terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak. Lingkungan pengendalian di PT. Pusri digambarkan dengan integritas dan nilai etika yang ditetapkan manajemen perusahaan dengan menerapkan peraturan- peraturan yaitu tata cara kepegawaian mengenai etika dan perilaku baik lisan maupun tulisan, yang dikmonukasikan kepada setiap pegawai dan harus dilaksanakan oleh setiap pegawai. Apabila ada Universitas Sumatera Utara pegawai yang tidak melaksanakan aturan dan kebijakan tersebut, akan dikenakan sanksi berupa teguran lisan, teguran tertulis dan surat peringatan. 2. Penilaian Risiko Dalam proses penaksiran resiko yang mungkin timbul dalam perusahaan, PT. Pusri harus mempertimbangkan faktor-faktor yang mungkin timbul, diantaranya kualitas mutu karyawan sangat mempengaruhi pengendalian internal di PT. Pusri. Pihak personalia melakukan penempatan pegawai sesuai keahlian dan latar belakang pendidikannya masing-masing dengan bidang pekerjaan yang sesuai pula. Risiko penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan diminimalkan dengan diadakannya training. Dalam kegiatan tersebut pihak manajemen berusaha untuk melatih karyawan baru dengan kriteria yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang ada si PT. Pusri. 3. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian di PT. Pusri meliputi adanya kebijakan dan prosedur-prosedur yang dijalankan dalam perusahaan yang dapat menjamin bahwa sistem tersebut telah berjalan dengan efektif. Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh PT. Pusri terdiri dari: a. Pemisahan tugas yang cukup Struktur organisasi merupakan rangkaian pembagian tugas kegiatan pokok perusahaan, tujuan pemisahan fungsi ini adalah Universitas Sumatera Utara untuk mencegah kesalahan dan agar dilakukannya tindakan perbaikan. b. Otorisasi yang pantas atas transaksi Penentuan fungsi yang memberikan otorisasi telah diterapkan di PT. Pusri. Setiap dokumen yang telah diotorisasi merupakan pedoman bahwa dokumen yang ada adalah sah. Otorisasi atas transaksi di PT. Pusri adalah sebagai berikut: 1. Pada aktivitas permintaan barang untuk kantor daerah diotoriasasi oleh kepala seksi pengadaan dan pergudangan. 2. Pada aktivitas penerimaan barang, bukti penerimaan barang diotorisasi oleh kepala pengadaan dan pergudangan serta kepala gudang. 3. Pada aktivitas pengeluaran barang dari gudang, formulir pengeluaran barang diotoriasi oleh kepala gudang. 4. Pada aktivitas pembayaran dan pengeluaran kas, diotorisasi oleh kepala seksi administrasi dan keuangan. c. Dokumen dan catatan yang memadai Catatan yang dibuat dengan baik akan berfungsi sebagai informasi dan dapat meningkatkan pengendalian internal. Oleh karenanya PT. Pusri perlu membuat catatan dengan baik agar dapat memenuhi fungsi tersebut. Penggunaan sistem komputer telah mengubah sebagian dokumen dan catatan ke dalam bentuk data di komputer. Pengelolaan yang terkomputerisasi Universitas Sumatera Utara menyediakan data yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan. d. Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan merupakan faktor yang penting dalam pengelolaan persediaan barang dagangan. Pengawasan fisik atas aktiva dilakukan oleh kepala gudang pada penyimpanan barang dan penerimaan barang serta pengeluaran barang. PT. Pusri telah membuat laporan sisa stok di gudang yang dilakukan setiap harinya atas transaksi pengeluaran barang yang telah dilakukan merupakan suatu pengendalian internal yang baik untuk menyesuaikan data persediaan barang dagangan yang ada di gudang secara fisik. Dengan adanya pengendalian ini diharapkan dapat menghindari pencurian dan penyelewengan terhadap persediaan barang dagangan. 4. Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi yang ada di PT.Pusri berjalan dengan lancar. Informasi yang diperlukan untuk pimpinan disajikan oleh pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasikan tindakan yang akan dilakukan. Kendala-kendala yang dihadapi PT. Pusri selalu dikomunikasikan dengan atasan masing-masing. Adanya komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan sehingga setiap masalah dapat didiskusikan dengna baik. Adanya komunikasi dan keterbukaan antara pihak perusahaan denga pihak lain akan Universitas Sumatera Utara memberikan informasi dan masukan mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen. 5. Pemantauan Bagi PT. Pusri pemantauan merupakan faktor yang sangat penting untuk kemajuan perusahaan. pemantauan atau penindaklanjutan adalah suatu proses menilai kualitas pelaksanaan pengendalian internal yang dilakukan pada PT. Pusri. Proses pemantauan biasanya dilakukan oleh Kepala seksi Pengadaan dan pergudangan. Upaya yang dilakukan perusahaan mengenai pelaksanaan pemantauan dalam kaitannya dengan pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan dengan cara mengamati secara langsung apakah prosedur-prosedur yang mempengaruhi persediaan dan pembayaran telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan selain terpenuhinya unsur-unsur pengendalian internal yang lain.

b. Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan PT. Pusri