Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

4.1.1. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

Struktur organisasi perusahaan merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggungjawab fungsional yang berperan dalam menjalankan aktivitas perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang jelas, akan diketahui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan pada setiap pegawai serta hubungan kerja antar pegawai sehingga tidak terjadi tumpang tindih dari fungsi masing-masing bagian. Dengan adanya struktur organisasi ini diharapkan setiap pegawai mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban yang harus dilaksankan serta dapat mempertanggungjawabkannya pada atasan dan atasan akan mengetahui bagaimana mendelegasikan wewenang kepada bawahannya sehingga setiap aktivitas perusahaan dapat terselenggara dengan baik dan terkoordinir.

Smart FM Medan yang baru didirikan juga mempunyai struktur organisasi guna mendukung kinerja perusahaan agar dapat menjalankan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Struktur organisasi yang baik dan tugas-tugas yang jelas sangat mendukung dalam proses berlangsungnya operasional perusahaan.

Direktur Biz & Ops

Head Of Business Head Of Office

Head Of Produk

Staff Head Staff Head

Staff Head

Staff Head

Assisten I Assisten 2 Business Marketing

Adm & Finance

Support

Support

Support Support

Traffic Admin Receptionist Presenter Jurnalist

Gambar 4.2.1. Sstruktur Organisasi Stasiun Radio Smart FM Medan Sumber : PT. Radio Median Indah Suarahandalan ( Smart FM Medan )

Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan yang ada pada Smart FM Medan adalah sebagai berikut :

1. Direktur Biz & Ops ( Direktur Bisnis Operasional )

a. Mengawasi kegiatan perusahaan baik di segi bisnis maupun operasional secara umum

b. Mengawasi masing-masing Head dalam melaksanakan tugasnya

c. Menerima laporan dan pertanggungjawaban dari masing-masing head

2. Head of Business

a. Sebagai koordinator dalam hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dengan pihak luar atau sebagai Public Relation ( PR ) bagi perusahaan yang membuat dan mengelola database klien.

b. Sebagai koordinator dalam membuat proyeksi penjualan dan eksekusi penjualan tersebut.

c. Berfungsi memastikan seluruh janji yang telah diberikan kepada klien sesuai dengan kontrak kerjasama c. Berfungsi memastikan seluruh janji yang telah diberikan kepada klien sesuai dengan kontrak kerjasama

e. Membuat laporan dan pertanggungjawaban di bidang bisnis kepada Direktur Biz & Ops

3. Head of Office

a. Merencanakan, menganalisis, mengevaluasi dan menilai kegiatan- kegiatan yang berlangsung pada perusahaan khususnya dibidang operasional , administrasi dan keuangan.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi tugas yang didelegasikan kebagian Admin & Finance.

c. Membuat laporan dan pertanggungjawaban dibidang operasional dan keuangan kepala Direktur Biz & Ops

4. Head Of Product

a. Bertanggungjawab atas koordinasi kerja terhadap tugas dan tanggungjawab bidang program, penyiar, operator, newsroom, interviewer , dan reporter.

b. Bertanggungjawab terhadap pengelolaan seluruh output siaran berupa materi program, relay program network, program pemberitaan, proses dibagian produksi serta siaran reguler.

c. Bertanggungjawab atas seluruh output siaran.

d. Membuat perencanaan jadwal tugas penyiar, jadwal pemutaran materi siaran radiotik network dan rundown d. Membuat perencanaan jadwal tugas penyiar, jadwal pemutaran materi siaran radiotik network dan rundown

f. Mengelola jadwal siaran, absensi penyiar, jadwal reporter, absensi reporter , seluruh materi siaran, seluruh materi pemberitaan, jadwal talkshow, jadwal talkshow business dan talkshow news, jadwal relay dan penyiaran capsule program, jadwal penyiaran iklan, pemeriksaan harian peralatan pendukung siaran serta mengevaluasi jadwal tugas prosedur dan co-producer serta merancang dan membuat peningkatan sumber daya manusia pemberitaan dan siaran.

5. Busines Partner

a. Merupakan lini depan penjualan yang berhubungan dengan klien yang terlibat dalam sebuah “ Moment of Truth “ (MOTH) yang dapat merefleksikan citra positif perusahaan, melalui kecakapan dan keterampilan, kesopanan dan keramahtamahan.

b. Bertanggungjawab dalam pengelolaan database klien

c. Bersama Head of Business melaksanakan diskusi dan evaluasi atas progress harian penjualan.

d. Merespon setiap komplain yang masuk.

e. Berkoordinasi dengan Team Product dan Team Admin untuk eksekusi kontrak-kontrak yang telah disetujui.

f. Membantu Team Finance dalam melakukan penagiahan pada klien.

6. Marketing Comm

a. Menyiapkan dan mengupayakan kerjasama untuk pengadaan marketing tools berupa uniform, merchandise, umbul-umbul, mini banner, neon box, print , koran, dll.

b. Secara aktif melakukan joint promotion untuk meningkatkan brand awareness , dan berkoordinasi dengan Head of Busines dalam menentukan joint promotion yang layak dieksekusi.

c. Secara aktif melakukan penawaran-penawaran untuk in house training, handling event / seminar dengan orientasi profit, sebagai bagian dari sales target.

d. Secara aktif ikut dalam organisasi dan komunitas-komunitas bisnis dan hubungam masyarakat atau Public Relation ( PR )

7. Admin dan Finance

a. Collecting Invoice yang masuk

b. Membayar tagihan yang menyangkut pengeluaran operasional perusahaan.

c. Membuat laporan penjualan dan keuangan secara bulanan dan melaporkannya kepada Head of Office dan Direktur Biz & Ops.

d. Arsip surat masuk dan surat keluar.

e. Pengadaan anggaran rumah tangga dan alat tulis kantor

f. Mengkoordinasi tugas Receptionist, traffict admin, driver, dan Office Boy

8. Staf Head Asisten 1 8. Staf Head Asisten 1

b. Menyiapkan materi-materi siaran untuk menunjang penyiar.

c. Menyiapkan playlist lagu setiap minggunya

d. Berkoordinasi dengan Head of Produkct untuk menjalin kerjasama dan networking dengan narasumber dan pihak-pihak ketiga yang berkaitan dengan produk siaran.

9. Staff Head Aasisten 2

a. Membantu tugas-tugas Head of Product yang berkaitan dengan pemberitaan, mulai dari liputanya, format produk berita dan juga eksekusinya.

b. Mengatur jadwal news editor dan reporter.

c. Bertanggung jawab terhadap produk siaran.

d. Membantu Head of Product dalam mengembangkan networking dengan narasumber yang berkaitan dengan pemberitaan.

e. Memimpin Daily dan Weekly News Meeting dengan jadwal yang telah disepakati.

f. Memantau kinerja seluruh tim pemberitaan.

10. Traffic Admin

a. Bertanggung jawab terhadap Admin & Finance meliputi mapping schedule dan airing schedule berdasarkan Internal Media Order (IMO)

b. Meyiapkan bukti siar dengan pemeriksaan ulang yang dilakukan oleh Head of Office.

c. Berkoordinasi dengan Admin and Finance dan Business Partner dalam menyiapkan paket penagihan (Kuitansi, bukti siar, faktur pajak) kepada klien.

d. Membantu Business Partner dalam melengkapi database klien baik dari monitoring radio, media dan update database lama.

11. Receptionist

a. Menangani telepon yang masuk dari klien ataupun penelepon yang ingin menanyakan informasi maupun mencari orang-orang yang di tuju.

b. Membuat catatan baik yang bersifat complain maupun yang bersifat job mengenai hal pemasangan iklan.

c. Bertanggungjawab terhadap penerimaan dan pengiriman paket- paket kiriman dan distribusinya ke divisi yang bersangkutan.

d. Mencatat absensi karyawan dan membuat rekapitulasinya dan dilaporkan kepada Admin and Finance Serta Head of Office.

12. Penyiar / Presenter

a. Melakukan tugas dan tanggung jawab sebagai pembawa acara berita dan non berita, dan talkshow sesuai jadwal yang ditetapkan oleh Head of Product.

b. Memastikan kualitas modulasi siaran baik announcing, mixing, pemutaran iklan hingga kelangsungan siaran acara sesuai konsep dan standard siaran.

c. Menjaga konsistensi air personality, gaya siaran yang komunikatif, akrab dan ekspresif.

d. Mengontrol materi iklan, berita, dan musik sebelum acara.

13. Reporter / Journalist

a. Meliputi berita yang telah di tetapkan dalam rapat redaksi.

b. Mencari informasi yang dapat dijadikan tema peliputan

c. Membuat dan melaporkan berita untuk bahan News Bulletin, atau laporan langsung / Breaking News.

d. Mengikuti rapat redaksi bersama tim pemberitaan

14. Operator

a. Melakukan tugas sebagai operator sesuai jadwal yang telah ditentukan.

b. Mengontrol blancing audio siaran baik announcer, voice, mixing, pemutaran iklan hingga kelangsungan tayangan acara yang baik dan sesuai konsep.

c. Memastikan materi siaran telah siap untuk disiarkan c. Memastikan materi siaran telah siap untuk disiarkan

e. Membantu tugas-tugas produksi seperti recording, mastering,filling dan hal-hal lain yang terkait dengan proses penyiaran.

15. Driver

a. Bertanggungjawab penuh atas keberhasilan dan kondisi mobil kantor.

b. Melayani segala kebutuhan tranfortasi staff khususnya bagian sales dan operasional dalam rangka penagihan maupun kunjungan ketempat klien.

16. Office Boy

a. Bertanggung jawab penuh atas kebersihan di dalam dan disekitar lingkungan kantor stasiun radio.

b. Menangani masalah-masalah umum yang terjadi di dalam kantor.

c. Menangani dan melayani segala kebutuhan yang dibutuhkan para staff dan tamu dengan cara berkoordinasi dengan Receptionist And Admin And Finance.