3. Penghargaan
Penghargaan yang diberikan perusahaan terhadap baik atau meningkatnya kinerja karyawan memberikan motivasi bagi karyawan untuk selalu
cenderung meningkatkan mutu kinerjanya. Penghargaan berupa kenaikan gaji, kompensasi, atau fasilitas dinilai mampu menjadi motivator
karyawan. 4.
Struktur Sturktur yang jelas didalam perusahaan memudahkan karyawan dalam
bekerja karena lebih menimbulkan efesiensi kerja. 5.
Job Design Seperti uraian jabatan dan target kerja yang jelas dalm perusahaan.
C. Upaya Peningkatan Peran Sekretaris
Untuk meningkatkan peran sekretaris, perusahaan AJB Bumiputera Syariah melakukan pelatihan dan pengembangan. Pelatihan tersebut dilakukan dengan
cara mengajarkan sekretariskaryawan baru dan yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka .
Sedangkan pengembangan merupakan upaya apa saja yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja sekarang ini, atau masa depan dengan menanamkan
pengetahuan, mengubah sikap atau meningkatkan keterampilan. Berdasarkan pengamatan penelitian sekretaris pada perusahaan AJB
Bumiputera Syariah telah melakukan pelatihan dan pengembangan, yang bertujuan, diantaranya :
Universitas Sumatera Utara
1. Untuk mengembangkan keahlian dan pengetahuan, sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif. 2.
Untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan, motivasi, loyalitas, sikap yang lebih baik dan aspek lainnya yang ditampilkan oleh karyawan
dan manajer yang berhasil. 3.
Untuk membantu meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja. 4.
Untuk membantu mendorong dan mencapai pengembangan diri sendiri dan kepercayaan diri.
5. Untuk meningkatkan karir karyawan sehingga dapat menduduki jabatan
yang lebih tinggi karena dengan mengikuti pelatihan, maka keahlian, keterampilan dan prestasi kerjanya sudah lebih baik dibandingkan
sebelumnya. 6.
Untuk membantu pelaksaan kerja yang lebih efesien. 7.
Untuk meningkatkan mekanisme perusahaan yang lebih fleksibel dan tidak kaku dalam menggunakan teknologi baru.
Dalam proses pelatihan dan pengembangan diperusahaan ada beberapa langkah-langkah, yaitu :
a. Menganalisis kebutuhan. Hal ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan apa yang dibutuhkan serta mengapa pelatihan tersebut harus dilakukan.
b. Rancangan instruktursional merupakan pemilihan dan perancangan
program pelatihan serta pelaksanaan terhadap program tersebut. Adapun
Universitas Sumatera Utara
cara yang dapat digunakan dalam melakukan program pelatihan dan pengembangan misalnya :
1 Program pelatihan yang dilakukan sambil bertugas dalam organisasi
dimana atasan dapat langsung membimbing karyawan atau membujuk salah seorang karyawan senior untuk membimbing karyawan yang
mengikuti pelatihan. 2
Program pelatihan yang mengajarkan teori-teori yang diperlukan. 3
Praktek yaitu program latihan yang dilakukan dengan cara peragaan dan penjelasan bagaimana cara-cara pengerjaan suatu pekerjaan dan
bila perlu dicoba untuk mempraktikannya. 4
Magang yaitu latihan dengan melibatkan suatu penugasan kerja dimana peserta magang berfungsi sebagai orang sedang belajar dengan
mempelajari pekerjaan disepanjang waktu kerja. c.
Keabsahan yaitu apakah hasil yang akan dicapai absah atau valid atau sesuai dengan rencana perusahaan.
d. Implementasi yaitu penerapan dan pelaksanaan program pelatihan tersebut
sesuai dengan apa yang telah dirancang sebelumnya sehingga arah dan tujuan dapat dicapai dengan efektif.
e. Evaluasi yaitu untuk mengukur seberapa jauh program pelatihan tersebut
dapat memberikan dampak positif bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan atau meningkatkan kemampuan pesertanya. Evaluasi pelatihan
terdiri dari :
Universitas Sumatera Utara
1 Reaksi, bagaimana reaksi peserta pelatihan terhadap program pelatihan
yang diikutinya. 2
Pembelajaran, menilai sejauh mana tambahan pengetahuan yang diperoleh setelah mengikuti pelatihan tersebut.
3 Perilaku, sejauh mana perubahan tingkah laku peserta mengikuti
pelatihan. 4
Hasil, bermanfaat bagi peserta dan pencapaian tujuan organisasi tersebut.
Pengetahuan penunjang yang harus dimiliki sekretaris AJB Bumiputera Syariah :
1. Pengetahuan tentang Penerimaan Tamu
a. Prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor,
setiap manusia yang datang bertemu di kantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati. Sekretaris harus
pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya.
b. Melayani tamu menurut kepentingannya
a. Tamu yang datang untuk minta danasumbangan b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang dan jasa
c. Tamu yang datang untuk meminta informasi : wartawan, mitra d. Tamu aparat pemerintah
1. Yang bersifat kunjungan rutin 2. Yang bersifat kunjungan khusus
Universitas Sumatera Utara
e. Tamu-tamu teman pimpinan 2.
Pengetahuan tentang pengaturan tata ruang kerja 3.
Pengetahuan tentang pengaturan informasi data, kliping koran, pengarsipan surat
4. Pengetahuan tentang penampilan yang positif
5. Pengetahuan berkomunikasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perusahaan AJB Bumiputera Syariah :
1. Datang lebih awal, pulang lebih akhir dari Pimpinan.
2. Jadilah bagian dari diri Pimpinan, terutama untuk kerahasiaan informasi.
3. Memahami issutematopik utama pekerjaan Pimpinan hari ini, minggu ini,
dan bulan ini. Cepat menyediakan informasidata terkait bila diperlukan. 4.
Selalu ceria, karena tampilan ceria merupakan penyelesaian 50 permasalahan pimpinan.
5. Hendaknya selalu menyatakan “siap” untuk setiap penugasan, walaupun
bukan kompetensinya. Namun setelah itu harus cari jalan keluarnya, mungkin dengan bantuan pihak lain. Seorang Pimpinan ketika
menyampaikan penugasan kepada orang lain termasuk sekretaris, maka yang diperlukan adalah penyelesaian tugas tersebut, bukan permasalahan
baru, misalnya jawaban : “Pak untuk itu data siapa yang saya hubungi...?” hendaknya dihindari.
Universitas Sumatera Utara
D. Sekretaris yang Berkompetensi Tinggi
