Pengertian dan Peranan Sekretaris

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Peranan Sekretaris

1. Pengertian Sekretaris Kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “Secretum”, yang artinya “rahasia”, atau berasal dari bahasa Medieval latin yakni “Secretaries” secretarium yang berarti “ pejabat pemegang rahasia” sedangkan dalam bahasa prancis disebut “secretaire” yang artinya “rahasia”. Ratnawati, dkk, 2006:8. Berdasarkan asal kata tersebut, maka dapat diuraikan bahwa sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Fungsi sekretaris adalah meringankan dan memperlancar tugas-tugas pimpinan baik secara eksternal maupun internal. Beberapa defenisi sekretaris seperti uraian dibawah ini. Menurut beberapa pendapat sebagai berikut : a. Menurut Wursanto, 2004:1, sekretaris adalah : “Seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya”. b. Menurut Wursanto, 2004:1, sekretaris adalah : “Seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya”. Universitas Sumatera Utara Didalam Perusahaan AJB Bumi Putera Syariah terdapat dua macam sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja adalah : a. Sekretaris Junior Didalam AJB Bumi Putera Syariah yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru mulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya, maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan masih harus banyak belajar. b. Sekretaris Senior Pada perusahaan terdapat pula sekretaris senior, yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri atau tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup banyak pengalaman kerja. Pada dasarnya peranan kedua sekretaris itu sama yaitu sebagai pembantu pimpinan dalam suatu perusahaan. Meskipun peranan itu pada azasnya hanya sebagai pembantu, namun sama sekali tidak berarti bahwa fungsi itu tidak penting bagi setiap pelaksanaan tugas pimpinan. Dengan demikian, bahwa tanpa sekretaris, pimpinan cenderung repot dalam melaksanakan tugasnya sebagai orang yang bertanggung jawab atas suksesnya organisasi yang dipimpinnnya. 2. Peranan Sekretaris Pada AJB Bumi Putera Syariah Peranan sekretaris adalah membantu, memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Universitas Sumatera Utara Beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas pimpinan dapat diuraikan sebagai berikut : a. Pusat Informasi Sebagai pusat informasi, sekretaris di perusahaan dituntut untuk mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, diantara lain : mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Berdasarkan pengamatan, sekretaris di AJB Bumiputera Syariah sudah mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai pusat informasi tersebut. b. Resepsionis Yaitu sebagai resepsionis, sekretaris di perusahaan harus mengetahui cara menerima tamu dengan baik yakni tetap berlaku sopan santun, tanpa membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar perjanjian dan tamu yang datang tanpa perjanjian. c. Pemberi Bantuan Disini sekretaris berperan sebagai pemberi bantuan atau pelayanan kepada satuan kerja yang ada didalam organisasi dalam bidang kesekretariatan. Seperti pekerjaan surat-menyurat, menyelenggarakan rapat, menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia dan menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamukunjungan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya peran sekretaris sangat penting dalam perusahaan. Sebagai pusat informasi, sekretaris AJB Bumiputera Syariah Medan memberi informasi yang dibutuhkan pimpinan maupun karyawan lain untuk Universitas Sumatera Utara melakukan tugasnya, seperti menangani surat-surat atau berkas-berkas lainnya yang diperlukan pimpinan sehingga memperlancar kerja, termasuk diantaranya mengingatkan pimpinan akan rapat yang harus dihadiri. Sekretaris juga memastikan kelancaran arus dan pendistribusian informasi perusahaan, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Kemudian menyimpan rahasia penting tentang perusahaan dari pihak luar. Peranan sekretaris sebagai resepsionis juga dijalankan dengan baik oleh sekretaris AJB Bumiputera Syariah Medan. Bersikap sopan, santun dan ramah serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu seperlunya dengan tetap menjaga rahasia perusahaan. Tamu yang datang bermaksud bertemu dengan atasan terlebih dahulu ditanya apa tujuannya dan apakah sudah memiliki janji sebelumnya dengan atasan. Atasan yang sibuk membuat sekretaris harus mampu mengelompokkan tamu berdasarkan prioritasnya tanpa bermaksud membeda- bedakan tamu. 3. Tugas Sekretaris Pada AJB Bumiputera Syariah a. Surat Menyurat Kantor Wilayah Tugas yang dilakukan sekretaris yaitu membuat surat keluar dan surat masuk. Dengan mengirimkan surat keluar kepada perusahaan-perusahaan luar serta pemegang polis juga menerima surat masuk yaitu berupa surat keluhan dari pemegang polis untuk disampaikan kepada pimpinan, sesuai dengan prosedur yang sudah lazim. Universitas Sumatera Utara b. Customer Service Tugas sekretaris dalam hal ini yaitu memberikan pelayanan kepada nasabah yaitu memberikan penjelasan tentang AJB Bumiputera Syariah kepada calon pemegang polis. Serta menerima keluhan-keluhan dari pemegang polis ke perusahaan. c. Tugas Kreatif Sekretaris harus bisa lebih kreatif dalam menjalankan tugasnya. Tugas kreatif adalah yang terinpirasi dalam diri sekretaris sendiri yang dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu, diantaranya : 1 Mengirim bungaucapan terimakasih 2 Membuat kliping iklanartikel 3 Membuat perencanaan kerja 4 Mengumpulkan brosur 5 Mempelajari organisasi, peraturan kerja, dll 6 Mengikuti pelatihan, seminar, dll.

B. Pengertian Kinerja dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhinya