BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.
Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan
bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Diperkantoran, kearsipan berperan penting dalam administrasi ialah sebagai sumber ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan alat pengendalian yang
setepat-tepatnya.
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa
adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi
perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang
berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah
menjadi kurang baik dan tidak berguna. Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang
sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan
sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan
penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan atau dibutuhkan.
Apabila arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak ditata dengan baik dan teratur dapat mengakibatkan arsip-arsip sulit untuk ditemukan kembali.
Apabila sewaktu-waktu diperlukan karena banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan apabila hal tersebut
terjadi maka segala kegiatan perkantoran tidak akan berjalan lancar karena data atau arsip yang diperlukan tidak lengkap. Sebaliknya dengan adanya arsip yang
ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang
membutuhkan informasi tersebut. Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan
benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur
pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan, dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata
dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan
penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan
sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka kita berusaha untuk memperbaiki atau meningkatkan citra kearsipan, tanpa arsip maka tidak mungkin seseorang
mengingat berbagai macam dokumen dan catatn-catatan yang begitu banyak dan beraneka ragam. Dari uraian serta penjelasan diatas serta penulis mengadakan
penelitian dilapangan, maka penulis tertarik untuk membahas prosedur kearsipan pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera
Utara.
B. Perumusan Masalah
Kategori