tinggi, jika tidak segera dibereskan dapat menyebabkan dokumen hilang atau tercecer.
B. Prosedur Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kantor bagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara 2015
Gambar 2.2
1. Asas Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara menggunakan asas desentralisasi yaitu tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-
Proses Pengarsipan
Penerimaan Surat
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Arsip
Peminjaman Arsip
Pemeliharaan Arsip
Pemusnahan Arsip
Penyusutan Arsip
Penemuan Kembali Arsip
sendiri. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam kegiatan
kearsipan sudah sesuai dengan prosedur kearsipan pada umumnya. 2. Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kantor Kementerian Agama
Provinsi Sumatera Utara
Didalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga
disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya adalah : penyekat, map folder, penunjuk guide, lemari arsip.
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan perlengkapan dalam
pengelolaan arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan arsip akan tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang
akan digunakan. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam pengelolaan
arsip masih sangat kurang, terutama peralatan dan perlengkapan dalam melakukan kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunakan map, guide, lemari arsip hal
ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam
penyimpanannya.
3. Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dibagian tata usaha Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara penyimpanan arsip menggunakan sistem Buku Agenda dan lembar disposisi.
Sistem penyimpanan arsip Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada sumber daya
manusia yang kurang ahli dalam mengelola arsip. Hal ini mengakibatkan sekali dalam melakukan kesalahan dalam melakukan penyimpanan arsip, sehingga tidak
terdapat pada sistem penyimpanan yang sebenarnya.
4. Peminjaman Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dalam peminjaman arsip seharusnya menggunakan lembar peminjaman arsip yang terdiri rangkap tiga putih, merah dan biru. Peminjaman arsip pada
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan lembar peminjaman
arsip. Hanya masih menggunakan cara manual tidak menggunakan kartu kendali.
Orang yang akan meminjam arsip langsung mendatangi petugas arsip, dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya menggunakan asas
kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian. Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui
dimana arsip tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara belum sesuai dengan teori yang
ada.
5. Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Arsip disimpan dengan tujuan menjaga data-data atau informasi-informasi yang ada didalamnya agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan
segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan kembali arsip.
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual,
yaitu petugas arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat bantu yang modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar
disposisi.
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan pemeliharaan arsip guna untuk penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Pemeliharaan arsip dapat terlaksana dengan baik, Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
melakukan beberapa faktor agar tidak terjadi kerusakan sedapat mungkin menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan lain yang bermutu
sehingga lebih awet. Penjepit kertas yang terbuat dari plastik lebih baik daripada yang terbuat dari logam, karena plastik anti karat.
Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai dengan teori
yang ada, sehingga tidak terdapat kendala dalam kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip.
7. Pemusnahan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dalam melakukan pemusnahan sudah sesuai dengan teori yang ada, arsip yang lebih dari
lima tahun dilaporkan ke Arsip Daerah beserta dilampiri berita acara, serah terima.
8. Kendala yang Dihadapi Dalam Penanganan Kearsipan pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Dari hasil wawancara dengan salah satu pegawai di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, mengenai kendala-kendala dalam penanganan
kearsipan adalah: 1.
Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. Sehingga sangat mengganggu kinerja para pegawai yang bukan menangani arsip.
2. Peminjaman arsip masih menggunakan sistem manual tidak ada kartu
peminjaman arsip, peminjaman atau peminjaman suatu surat oleh pimpinan yang jangka waktunya sangat lama, bahkan terkadang tidak
dikembalikan. 3.
Belum adanya ahli arsip yang dimiliki oleh Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
4. Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cakap dan kurangnya bimbingan.
9. Cara Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Arsip hendaknya dipindahkan keruang penyimpanan khusus arsip, agar
dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja. 2.
Arsiparis perlu menanyakan kepada peminjam arsip apakah arsip yang dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka
petugas arsip meminta kepada peminjam agar segera dikembalikan. 3.
Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara perlu menambah arsiparis yang ahli dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor
tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam proses pengarsipan.
4. Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sudah harus
menggunakan peralatan kearsipan yang modern sehingga lebih memudahkan proses pengarsipan.
C. Analisis dan Evaluasi
Kategori