terlaksana dan menghasilkan kerja yang maksimal, selektif dan efisien yang dilandasi dengan bersikap amanah, jujur, disiplin, bertanggung jawab dan tidak
berpengaruh terhadap perbuatan KKN dan melanggar hukum yang dapat merusak citra Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, sekaligus mampu menjadi
pengawal moral bangsa. Untuk mendorong tercapainya hasil kerja yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu berupa peningkatan kompetensi dan tanggung jawab. Kinerja terkini yang dijalankan Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara adalah pembinaan kerukunan umat beragama, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan umrah, pelaksananaan hubungan
dengan pemerintah daerah, pengembangan zakat dan wakaf, bimbingan masyarakat Kristen, katholik, hindu dan budha.
F. Rencana Kegiatan
Program atau rencana kegiatan dari bagian Kepegawaian di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan I. 2.
Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan II.
3. Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan III. 4.
Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan IV.
5. Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan
Kementerian Agama Angkatan V. 6.
Penataan Aparatur Sipil Negara ASN dan Asesmen Kompetensi di Lingkungan Kementerian Agama Angkatan VI.
7. Bina Mindset dan Disiplin ASN Kanwil Gelombang I.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur Kearsipan
Secara etismologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani Greek, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Menurut The Liang Gie 2002:18 memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa
yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Menurut Wursanto,2003 berpendapat arsip adalah tempat menyimpan
secara teratur bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, akte-akte, kepustakaan- kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen, atau peta-peta.
Menurut Wursanto,2003 berpendapat dalam bukunya kearsipan 2, Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam
melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-
ketentuan mengenai penyimpanan arsip antara lain meliputi: memisah-misahkan segregating, memadukan assembling, mengklasifikasikan classification,
mengindeks indexing, mempersiapkan tunjuk silang cross reference, menyusun dan mem-file.
Menurut Wursanto, 2003, kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-
arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Bashir,2007 kearsipan adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian yang dapat memberikan keterangan-keterangan
organisasi. Untuk memperjelas mengenai pokok pengertian atau pendapat tentang
permasalahan yang penulis ambil, maka untuk itu penulis akan mengemukakan
konsep mengenai prosedur kearsipan.
1. Prosedur adalah suatu urutan-urutan atau langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan sejak permulaan sampai selesai. 2.
Kearsipan adalah suatu dokumen tulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara serta ditempatkan secara khusus untuk referensi.
Dari defenisi konsepsional yang penulis ambil diatas, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa prosedur kearsipan adalah langkah-langkah atau
aturan-aturan dalam menangani suatu kegiatan atau sekelompok bagian-bagian yang bekerja pada dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis dan
ditempatkan secara khusus untuk referensi.
1. Fungsi dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, funsgsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktifitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian, arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai guna berkelanjutan continuing value. Menurut Wursanto,2003, tujuan arsip yaitu :
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan. 4.
Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip. 5.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 6.
Untuk menjaga kelestarian arsip.
2. Nilai Guna Arsip Menurut The Liang Gie,2007, nilai guna arsip adalah:
1. Arsip bernilai informasi
Contoh : pengumuman, pemberitahuan dan undangan. 2.
Arsip bernilai administrasi Contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja,dan uraian tugas pegawai. 3.
Arsip bernilai hukum Contoh : Akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian , surat kuasa, dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah
Contoh : Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto peristiwa.
5. Arsip bernilai ilmiah
Contoh : Hasil penelitian 6.
Arsip bernilai keuangan Contoh : Kwitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan
Contoh : Karya ilmiah parah ahli, kurikulum, satuan pelajaran, dan program pelajaran
8. Arsip bernilai dokumentasi
Contoh : Foto dijadikan video
3. Penyimpanan Arsip
Menurut Lawalata, 2012 dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Penyimpanan arsip terbagi atas dua sistem :
1. Penyimpanan arsip secara manual Manual System Sarana yang diperlukan dalam penyimpanan dan penataan surat dan arsip adalah
sebagai berikut: a.
Klasifikasi arsip, yaitu pengelompokan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau
perusahaan. b.
Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
c. Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan
kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan surat melalui penunjukan d.
suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat harus diklasifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung pada berkasnya. e.
Kartu tunjuk silang, yaitu kartu atau formulir yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada suatu dokumen yang mempunyai lebih dari
satu masalah. 2. Penyimpanan arsip secara elektronik Electronic System
Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak software yang berkaitan
dengan pengelolaan tata arsip secara elektronik. Penyimpanan arsip secara elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi,
aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Penggunaan media elektronik dalam sistem
kearsipan sering disebut dengan electronic filing system yang berbasiskan pada penggunaan komputer.
Menurut Lawalata, 2012 dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Kelebihan dari electronic filing system adalah sebagai berikut:
a. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan.
b. Tingkat akurasi yang dihasilkan cukup tinggi. Informasi yang dihasilkan
akurat, sesuai dengan tujuan pengolahan data. c.
Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.
Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronis yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Software database atau basis data seperti Microsoft Access, MySQL,
Oracle, dan sebagainya. 2.
USB flash disc, yaitu peranti penyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB.
3. Memory card atau kartu memori, yaitu jenis penyimpanan data seperti
plastik tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan sebagainya.
4. Sistem Penyimpanan Arsip Methods of Filing
Menurut Amsyah, 2003:71 menyatakan bahwa, Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan
kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan.
Sistem penyimpanan surat yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Kearsipan berdasarkan abjad filing in alphabetical
Filing in alphabetical order atau dikenal dengan sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad, disusun mulai dari
abjad A sampai Z. Sistem abjad paling banyak dipergunakan di organisasi atau perusahaan karena merupakan sistem yang sederhana dan mudah
dalam menentukan dokumen. Melalui sistem abjad, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Sistem abjad
yang sering digunakan yaitu berdasarkan nama orang dan nama badan. Nama badan yaitu nama organisasi atau perusahaan. Sistem abjad dipilih
sebagai sistem penyimpanan arsip karena nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen sehingga dokumen-dokumen
cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga. 2.
Kearsipan berdasarkan subjek atau kategori filing by subject or category Filing by subject atau dikenal dengan sistem subjek adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan,
pokok surat, atau subjek. Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dan kepentingan
dokumen. 3.
Kearsipan berdasarkan tempat atau wilayah geografis filing by places or geographical order
Filing by places or geographical order atau dikenal dengan sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan
menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, individu, atau isi dokumen
bersangkutan. 4.
Kearsipan berdasarkan nomor atau bilangan filing by numbers or numerical order
Filing by numbers or numerical order atau dikenal dengan sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku register.
Untuk penyimpanan suratnya diperlukan dua macam map, yaitu macam map campuran dan individu.
5. Kearsipan berdasarkan tanggal atau kronologis filing by dates or
chronological order Filing by dates or chronological order atau dikenal dengan sistem
kronologis merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu, yaitu tanggal, bulan, tahun, dekade, atau abad. Biasanya digunakan
untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.
6. Kearsipan berdasarkan warna filing by colour
Filing by colour atau dikenal dengan sistem warna digunakan sebagai simbol atau tanda saja. Sistem warna jarang sekali digunakan tetapi ada
beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas tertentu.
5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
1. Map arsip folder
Adalah lipatan kertas atau plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam- macam map arsip meliputi :
a. Stofmap folio map berdaun
b. Snelhechter map berpenjepit
c. Brief Ordner map besar berpenjepit
d. Portapel map bertali
e. Hanging Folder map gantung
2. Sekat petunjuk guide
Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
3. Almari arsip filing cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium, atau besi baja tahan karat atau api.
4. Rak arsip
Adalah almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk penyimpan arsip yang telebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip
.
5. Kotak atau almari kartu Card cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan
kembali. 6.
Berkas peringatan Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip atau kartu-kartu yang
memiliki tanggal jatuh tempo. 7.
Kotak arsip file box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
kedalam folder atau map arsip. 8.
Rak sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima,
diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan.
6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Apabila kata pemeliharaan dirangkaikan dengan kata arsip menjadi pemeliharaan arsip dapat berarti juga proses atau cara atau perbuatan untuk
menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata pengamanan arsip dapat berarti perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari
gangguan, dan terlindung dari kerusakan. Preservasi arsip “dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan,, penjagaan, dan perlindungan terhadap arsip. Menurut
Bellardo 1992, termasuk dalam kegiatan preservasi adalah memindahkan informasi arsip yang terekam dalam suatu media ke media lainnya, misalnya ke
media microfilm. Berdasarkan pengertian tersebut maka kegiatan pelestarian atau preservasi arsip sebetulnya meliputi kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau
penyimpanan dan pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi yang terekam didalamnya.
1. Menurut Mulyono 2000:48-50 Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan
dengan cara : a.
Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus
dapat masuk keruang penyimpanan. b.
Penggunaan racun serangga, diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.
Penyemprotan harus dilakukan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.
c. Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. d.
Memperhatikan kondisi arsip, menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihkan arsip dengan kemoceng maupun
dengan peralatan modern. 2.
Pengamanan arsip a.
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung didalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu
diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban
kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam atau keluar dari ruang kearsipan.
7. Peminjaman Arsip Menurut Nuraida,2008 Peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan
pencarian arsip atau dokumen yang diperlukan oleh pimpinan oleh pihak lain, dan menerima kembali, untuk disimpan ditempat penyimpanan semula.
Prosedur peminjaman arsip : 1.
Peminjam mengajukan permohonan peminjaman arsip pada petugas. 2.
Peminjam arsip mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang dibutuhkan.
3. Petugas kearsipan melakukan penagihan arsip apabila masa peminjaman
sudah habis. 4.
Petugas kearsipan menerima, mencatat pengembalian, dan menyimpan arsip ditempat penyimpanan semula.
8. Penemuan Kembali Arsip
Menurut Bashir,2007 Apabila ada pihak lain yang meminta atau meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah
sebagai berikut : 1.
Menanyakan jenis arsip yang disimpan 2.
Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks 3.
Melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip 4.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan menggantinya dengan bon pinjam arsip.
9. Korespondensi Arsip
Menurut Lawalata, 2012 dalam bukunya Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris Semua dokumen yang berupa surat sebaiknya dikelompokkan menjadi
dua bagian yaitu sebagai berikut: 1.
Incoming mail Dokumen atau surat asli berikut duplikat atau copy dari jawaban atau
balasan untuk surat tersebut dimasukkan atau dikategorikan ke dalam subjek dari surat tersebut. Duplikat atau copy dari surat tersebut
dimasukkan ke dalam arsip surat masuk atau correspondence in. 2.
Outgoing mail Duplikat atau copy dari surat keluar tersebut dimasukkan atau
dikategorikan berdasarkan subjek dari surat tersebut. Untuk surat balasan yang masuk sebagai jawaban atau respons terhadap surat ini harus
dimasukkan ke dalam kategori atau subjek yang sama dengan surat keluar tersebut, termasuk untuk semua surat yang masuk correspondence in
yang memiliki subjek yang sama harus dimasukkan ke dalam subjek ini. Duplikat atau copy dari surat tersebut dimasukkan ke dalam arsip surat
keluar atau correspondence out.
10. Perlindungan Arsip
Menurut Nuraida,2008 dalam bukunya Administrasi Perkantoran Perlindungan arsip adalah tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan
menyimpan arsip sehingga arsip itu aman, selamat, terhindar dari bahaya,
kerusakan, dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. 11. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip menurut PP No.34 Tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.
12. Pemusnahan Arsip
Menurut Mulyono:2012:77 Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi permusnahan arsip adalah
tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi. Hanya untuk arsip yang mempunyai
nilai nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan untuk selama-lamanya sebagai hasil budidaya bangsa.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka
Berita Acara dan Daftar Pertelaan Daftar Keterangan ditandatangani oleh penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi.
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan permusnahan arsip dapat
dilakukan dengan 3 tiga cara : 1.
Pembakaran arsip Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna artinya perlu di cek
apakah kertas sudah terbakar secara sempurna sudah jadi abu. Apabila tidak di cek dapat terjadi masih ada kertas-kertas yang belum terbakar
yang sepintas tidak kelihatan. 2.
Penghancuran arsip dengan bahan kimia Adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas
tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang biasa digunakan biasanya soda api dapat melukai kalau percikannya mengenai
badan. 3.
Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
13. Prosedur Kearsipan
Penyimpanan arsip filing dilakukan dengan beberapa tahapan, sebagai berikut:
1. Penerimaan dokumen
Tahap pertama dimulai dengan penerimaan dokumen, file, atau surat. Setelah menerima dokumen, file, atau surat, sekretaris harus mencatatnya
pada catatan atau buku surat masuk incoming letter form, berikan catatan
tanggal penerimaan pada dokumen, file, atau surat tersebut dengan menggunakan stempel penanggalan date stamp.
2. Tindakan
Tahap kedua adalah tahap pendistribusian. Sekretaris harus mendistribusikan dokumen, file, atau surat kepada pihak tertuju atau
pimpinan. Sebaiknya sekretaris tidak menunda-nunda pendistribusian dokumen, file, atau surat tersebut.
3. Menindaklanjuti follow up
Tahap ketiga adalah tahap pengecekan. Sekretaris harus memastikan bahwasannya pimpinan telah menerima dan membaca dokumen, file, atau
surat tersebut. Bila memungkinkan sekretaris dapat juga mengingatkan pimpinan untuk memberikan respons terhadap dokumen, file, atau surat
yang masuk tersebut. 4.
Mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan Tahap keempat adalah tahap pengumpulan dokumen, file, atau surat.
Setelah sekretaris memastikan dokumen, file, atau surat tersebut telah dibaca dan direspons oleh pimpinan, sekretaris harus menaruhnya ke
dalam filing tray. 5.
Melakukan pengarsipan filing Tahap akhir adalah melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat
filing. Sekretaris sebaiknya meluangkan waktu untuk melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat di tengah-tengah kesibukannya
agar terhindar dari tumpukan dokumen, file, atau surat yang semakin
tinggi, jika tidak segera dibereskan dapat menyebabkan dokumen hilang atau tercecer.
B. Prosedur Kearsipan di Kantor Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
