Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
kelebihan ataupun kekurangan persediaan, barang tidak sampai pada waktunya, atau terjadinya kehilangan persediaan.
2. System Application Process SAP
SAP System Application Pocess merupakan sistem yang digunakan XL untuk melakukan seluruh kegiatan operasional perusahaan,
termasuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Perencanaan dan pengawasan persediaan material produk marketing berupa SPstarter
pack, PV physics voucher, presimse, bundling handset, datacard dll yang diawali dari sales dan production planning untuk material tersebut. Proses
produksi material adalah \tanggung jawab dari team channel HQ Head Quarter di Jakarta yang dilakukan oleh vendor XL. Data-data yang
dibutuhkan sebagai ramalan forecast untuk perencanaan produksi antara lain yaitu: sales plan, monthlyannual sales target dan actual stock di
Branch Warehouse dan Depo yang berasal dari region. Setelah proses produksi selesai, tahap selanjutnya adalah proses deliverydistribusi
material tersebut dari Main Warehouse ke area-area di region. Material yang sudah menjadi stock di Branch Warehouse atau
Depo area selanjutnya akan didistribusikan sesuai dengan permintaan, kebutuhan atau quota yang telah ditentukan. Branch Warehouse akan
mensupply kebutuhan material untuk Depo dan XL Center. Permintaanrequest material dari Dealer berdasarkan quota yang telah
ditentukan tiap minggunya akan dipenuhi oleh Depo. Untuk area dimana tidak terdapat Branch Warehouse atau hanya terdapat d\Depo saja,
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
kebutuhan material akan dikirim langsung oleh Main Warehouse Jakarta ke Depo tersebut, jadi tanpa melalui branch Warehouse. Semua proses
pengadaan material yang dimulai dari sales production planning sampai pengeluaranpenjualan material tersebut oleh Depo ke Dealer dan
penjualan barang oleh XL center ke customer secara system dilakukan dengan menggunakan applikasi yang terintegrasi yang disebut SAP
System Application Process. Tanggung jawab dalam aktivitas perencanaan dan pengawasan
persediaan barang: •
Sales Production Planning dilakukan oleh team channel Head Quarter
HQ di Jakarta
• Data sales plan dan annual sales target dilakukan oleh team RSORegional
Sales Operatoin di region
• Distribusidelivery material dari Main warehouse ke area region dilakukan
oleh team main Warehouse Jakarta
• Maintain stock di SAP dan actual stock termasuk transaksi material,
inventory, rekonsiliasi dan lain-lain di Branch Warehouse, Depo dan XL Center dilakukan oleh Admin branch Warehouse under Departemen
Finance region, admin Depo under Departemen Sales Operation dan
admin XL Center under Departemen XLC region.
Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menganalisis efektivitas suatu sistem. Salah satu kriteria yang dapat digunakan dalam
menganalisis efektifitas sistem adalah kriteria yang ditetapkan oleh
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
Wilkiinson et,al 2000:350 menyatakan bahwa kriteria-kriteria yang perlu diperoleh untuk menilai apakah sistem yang ada, atau yang akan dibuat,
efektif dan efisien, antara lain: 1.
Relevant 2.
Capacity of system 3.
Efficient 4.
Timeliness 5.
Accessibility 6.
Flexibility 7.
Accurate 8.
Reliability 9.
Security of system 10.
Economics 11.
simplicity Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam
menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan digunakan nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat
terpenuhi dengan adanya sistem yang efektif.
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
D. Tinjauan Penelititan Terdahulu
Tabel 2.1
Nama dan Tahun
Judul Penelitian Hasil Penelitian
Siswa Purnama
Sari2002 Maslija
Noviani Iwai
2007 Perencanaan dan
pengawasan persediaan Barang
dagangan pada PT wicaksana Overseas
Internasional Cabang Medan
Analisis Efektivitas Sistem Informasi
Persediaan dan Pendistribusian
Barang pada PT. Excelcomindo
Pratama ,Tbk 1.PT. Wicaksana Overseas International Cabang Medan
merupakan perusahaan dagang yang menjual barang kebutuhan sehari-hari yang dikelompokkan ke dalam 7
macam Produk, yaitu: rokok, makanan, minuman, makanan ringan, perawatan diri, perawatan rumah tangga, dan
perawatan kesehatan.
2.Sistem pencatatan yang di pakai perusahaan adalah perpetual, yaitu pencatatan yang dilakukan setiap terjadi
mutasi barang. Pencatatan dilakukan di MHS Mutasi Stock Harian yang sudah menggunakan sistem komputerisasi.
3.Fasilitas pergudangan perusahaan cukup baik dan memadai, yang dapat menampung semua persediaan barang dagangan
yang dijual.
1. .Hasil analisis efektivitas sistem menunjukkan bahwa
Sistem Informasi dan Pendistribusian Barang di XL Medan dinyatakan kurang efektif. Dari segi keamanan sistem
disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi yang memungkinkan terjadinya penyelewengan persediaan dan
hal ini berkaitan dengan sistem pengendalian internal persediaan.
2. Hasil analisis pengendalian internal persediaan
menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal perusahaan dalam hal persediaan kurang efektif. Karena
dari segi pemisahan fungsi, XL medan tidak menerapkan pemisahan fungsi dalam penanganan persediaan. Dimana
fungsi yang menangani catatan persediaan dan fungsi yang menangani fisik persediaan hanya dilakukan oleh satu
bagian yaitu bagian Branch Warehouse.
