Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
• Dokumen penerimaan barang. Merupakan dokumen pendukung
ketika Branch warehouse menerima barang dari main warehouse. Dokumen ini digunakan sebagai alat perbandingan
ketika Branch menghitung jumlah barang yang dikirim oleh main warehouse, apakah jumlahnya sesuai dengan yang
tercantum didalam dokumen.
3. Perencanaan dan Penawasan Persediaan Perusahaan
Persediaan merupakan salah satu aktiva yang penting didalam perusahaan dan merupakan salah satu unsur dari modal kerja perusahaan.
Oleh karena itu perusahaan harus memiliki perencanaan dan pengawasan yang memadai untuk melindungi persediaannya. Sehingga kelebihan
ataupun kekurangan persediaan tidak akan terjadi, serta penyelewengan terhadap persediaan seperti pencurian terhadap persediaan dapat
dihindarkan. sales plan yaitu pihakorang yang diberi wewenang untuk merencanakan persediaan yang akan di pesan dari Main warehouse Jakarta
ke Branch warehouse Medan agar tidak terjadi keleebihan ataupun kekurangan persediaan dalam satu periode pemesanan tertentu.
Dalam menjalankan perencanaan dan pengawasan persediaannya, XL Medan menerapkan sejumlah aturan-aturan yang harus diikuti oleh
seluruh karyawan. Setiap transaksi persediaan di XL Medan dilakukan oleh bagian warehouse yang bertugas untuk mencatat seluruh transaksi
persediaan baik penerimaan maupun pengeluaran barang dan juga bertugas untuk menyimpan persediaan di dalam gudang. Ketika terjadi penerimaan
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
dan pengeluaran barang, karyawan branch warehouse harus menyiapkan dokumen-dokumen pendukung penerimaan dan pengeluaran barang.
Dokumen-dokumen tersebut harus mendapat pengesahan terlebih dahulu oleh atasan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya pengeluran
barang tanpa otorisasi. Persediaan fisik disimpan di dalam sebuah gudang penyimpanan
yang terkunci. Dimana kunci tersebut dipegang oleh satu orang karyawan, yang bertugas mengawasi persediaan, baik penerimaan maupun
pengeluaran barang. Setiap karyawan yang ingin mengakses fisik persediaan harus memperoleh izin dari atasan. Perhitungan fisik
persediaan stock opname dilakukan setiap bulan oleh bagian finance. Tujuan dari perhitungan fisik persediaan adalah untuk merekonsiliasi
catatan persediaan dengan fisik persediaan yang ada di gudang, apakah sesuai atau tidak. Sehingga apabila terjadi penyelewengan persediaan,
maka dapat diatasi dengan cepat. Seperti yang telah dijelaskan di dalam bab II untuk mencapai tingkat efisiensi perusahaan, XL Medan
melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan menggunakan SOP Standard Operasional Procedure dan SAP System Application Process.
Di dalam SOP Standard Operasional Procedure terdiri dari beberapa proses dalam melakukan pendistribusian produk, diantaranya
adalah:
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
Proses Distribusi dari Main ke Branch
1. Logistik Branch warehouse setiap bulannya melakukan aktifitas SOP
sales dan Production Planning, yaitu melakukan alokasi permintaan barang kepada main warehouse.
2. Logistik Branch warehouse setelah melakukan aktifitas SOP sales dan
Production Planning dari proses Disteribusi Branch ke Depo XL Center ada permintaan SP dan voucher Fisik
3. Logistik Branch warehouse melakukan permintaan barangproduk ke
Main Warehouse 4.
Logistik Main memeriksa barang apakah tersedia atau tidak. 5.
Apabila tidak tersedia main warehouse melakukan penundaan pengiriman barang
6. Apabila barang tersedia, maka main warehouse memberi konfirmasi
kepada branch baahwa barang yang diminta telah tersedia dan meminta branch untuk mengirimkan form transfer request.
7. Apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika iya, logistik Main
Warehouse melakukan pengiriman barang memberikan barang kepada kurir untuk dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirim barang ke
branch dengan memberi report pengiriman. Jika tidak, logistic Branch Warehouse melanjutkan ke proses mengirim barang khusus ke region
Jabodetabek yang tidak menggunakan kurir dan menginput 313 di SAP.
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
8. Logistik branch Warehouse melakukan pengecekan barang yang
datang dari Main baik melalui kurir atau tidak, apakah barang sesuai atau cukup? Jika ya, lanjut ke proses menerima barang dan input Good
Receipt 313 di SAP, lanjut ke Proses distribusi Branch ke Depo XL Center. Jika tidak lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke
branch. 9.
Logistik Branch warehouse melakukan proses Distribusi ke Depo dan XL Center.
10. Logistik Main Warehouse melakukan proses pembayaran jasa Kurir,
menerima report pengiriman barang dari kurir dan invoice untuk diproses pembayarannya.
Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
lampiran 2.
Proses Distribusi dari Branch ke Depo XL Center
1. Logistik Depo melakukan proses distribusi dari Main warehouse ke
Branch Warehouse 2.
Logistik Depo meminta barang untuk penjualan ke Dealer 3.
XL Center meminta barang untuk penjualan di XL Center 4.
Logistik Branch Warehouse melakukan pengecekan apakah barang tersedia? Jika iya, lanjut ke proses persiapan pengiriman barang ke Depo
XL Center. Jika tidak, meminta barang ke main warehouse atas
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
permintaan dari Depo dan XL Center dilakukan pada saat stock tidak mencukupi habis
5. Branch memeriksa apakah pengiriman barang melalui kurir? Jika ya,
logistik branch warehouse memberikan barang kepada kurir untuk dikirimkan ke branch, kemudian kurir mengirimkan barang ke branch atas
permintaan main warehouse dan mengirimkan report pengiriman ke main warehouse, selanjutnya logistik Branch Warehouse menerima report-
report pengiriman dan invoice dari kurir. jika tidak, memberikan barang ke PIC Depo dan PIC XL Center dan input 313 di SAP
6. Depo memeriksa apakah fisik dan jumlah sesuai permintaan? Jika ya,
menginput barang masuk di 313 SAP. Jika tidak, logistik Branch warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL
Center. 7.
Pada XL Center melakukan pengecekan apakah barang sesuai permintaan. Jika ya, XL Center menginput barang masuk di POS IRBS D+1, akan
terotomatis terinput stock masuk di SAP. Jika tidak, logistik Branch Warehouse melakukan persiapan pengiriman barang ke Depo dan XL
Center 8.
XL Center melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau Voucher Fisik. Jika SP XL Center memproses penjualan di XL Center.
Jika Voucher, XL Center meminta PIC Departemen terkait untuk mengaktifkan voucher.
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
9. PIC Activation Voucher melakukan proses aktivasi fisik Voucher yaitu
dengan mengaktifkan voucher fisik yang di minta oleh XL Center.Note : untuk regional Jabodetabek, yang mengaktifkan voucher adalah Finance
Region. Untuk Region lainnya, yang mengaktifkan voucher fisik adalah Sales Departemen .
Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
lampiran 3. Proses Distribusi dari Depo ke Dealer
1. Dealer melakukan aktifitas dengan mengikuti Standard Operating
Procedure SOP Dealer Management 2.
Dealer melakukan pembelian dan pembayaran sesuai dengan kuota, target dan jadual yang telah ditentukan
3. Depo melakukan pemeriksaan apakah barang tersedia? Jika ya, Depo
menginformasikan kepada dealer bahwa barang sesuai Purchase Order PO dapat diambil di Depo. Jika tidak, depo melakukan proses request
barang ke branch 4.
Admin Depo menginput stock di SAP. 5.
Depo melakukan pemeriksaan barang yang diterima apakah SP atau Voucher fisik. Jika SP , depo meminta PIC Departemen terkait untuk
mengaktifkan voucher. Jika voucher maka dealer mengambilkan barang di Depo.
6. PIC Activation Voucher mengaktifkan voucher fisik yang diminta oleh
XL Center untuk region jabodetabek, yang mengaktifkan voucher
Micky Asade : Perencanaan Dan Pengawasan Persediaan Sebagai Alat Ukur Tingkat Efisiensi Perusahaan Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Medan, 2010.
adalah Finance region, untuk region lainnya, yang mengaktifkan voucher fisik adalah sales departemen
7. Dealer memeriksa apakah barang dan jumlah sesuai? Jika iya, dealer
menerima barang dari depo dan menanda tangani tanda terima barang dan kemudian dilanjutkan ke SOP dealer management. Jika tidak,
dealer mengambil barang di Depo dan memeriksa barang dari Depo.
8. Keseluruhan prosedur proses disajikan dalam bentuk flow proses pada
