Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang
akan dikembalikan. b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Mengelompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk
dikembalikan ke dalam rak h. Memilih buku
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :
a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam
buku itu dan waktu pengembaliannya c. Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.4.1.3 Perpanjangan
Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka
tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan
sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu kali saja.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :820, prosedur peminjaman adalah sebagai berikut :
1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
Universitas Sumatera Utara
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem
manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan :
a. Kartu pinjam b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan
bahan perpustakaan tersebut.
2.4.1.4 Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu
peminjaman. Menurut Soeatminah 1992 : 148, menyatakan bahwa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan,
prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 : 83, prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai
pertinggal 3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan pengembalian Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah :
a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui : 1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam
d. Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih 3. Batas tanggal pengembalian
Universitas Sumatera Utara
4. Tahapan penagihan ke-1.ke-2,ke-3 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan, Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi.
