Pengguna Perpustakaan Pelayanan Referensi

3.4 Pengguna Perpustakaan

Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika Universitas Sumatera Utara USU dengan terlebih dahulu memenuhi syarat – syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon anggota. Pada umumnya pengguna Perpustakaan USU adalah mahasiswa, dosen, pegawai dan mahasiswa luar. Jumlah keseluruhan anggota Perpustakaan USU adalah mahasiswa sebanyak 35.013 Orang, staf pengajardosen dan Pegawai USU sekitar 10.407 Orang. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke Perpustakaan USU hanya diperkenankan untuk melihat – lihat koleksi yang terdapat di USU tetapi tidak diperbolehkan untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan. Lihat Tabel 1 Tabel 1: Jumlah Anggota Perpustakaan Januari s.d Desember 2013 No Kategori Jumlah Terdaftar Jumlah Anggota Perpustakaan Persentase 1 Mahasiswa 35.013 35.013 100 2 Dosen 1.575 1.174 74,5 3 SPs 9.233 9.233 100 Jumlah 45.821 45.420 99.1 Sumber: Lakip Perpustakaan USU, 2013 10000 20000 30000 40000 50000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Dosen Mahasiswa SP Gambar-2: Perkembangan Jumlah Anggota Perpustakaan 2007-2013 Universitas Sumatera Utara

3.5 Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU

Koleksi bahan pustaka merupakan salah satu syarat yang mutlak dalam pendirian suatu perpustakaan. Oleh karena itu, setiap perpustakaan harus mempunyai koleksi yang cukup memadai bagi kebutuhan pengguna. Pengadaan koleksi ini juga harus disesuaikan dengan kemampuan keuangan atau anggaran perpustakaan yang ada. Berdasarkan hasil wawancara, penulis memperoleh data mengenai jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU adalah sebanyak 208.506 judul dengan jumlah 609.991 eksemplar. Lihat Tabel 2

3.5.1 Jenis Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU

Tugas setiap perpustakaan adalah membangun koleksi demi kepentingan pengguna perpustakaan kualitas jasa yang diberikan serta kepuasan pengguna tergantung pada tersedianya koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi pada perpustakaan Universitas Sumatera Utara USUsudah memenuhi kebutuhan perkuliahan dan kebutuhan pengguna. Namun Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU. Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU terdiri dari bahan pustaka berbentuk buku dan bahan pustaka bukan buku, yaitu : 1. Bahan pustaka berbentuk buku • Buku teks 000-999 • Buku referensi • Buku Tentang Amerika American Corner 2. Bahan pustaka bukan buku • Majalah • Jurnal • E-Books • Buletin • Surat Kabar • Karya ilmiah Universitas Sumatera Utara • CD Compact Disk Room Multimedia, Database, Fulltext Tabel 2: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis s. d. Desember 2013 No Jenis Koleksi Jumlah Judul Eksemplar Kepingan CD, Disket, Kaset 1 2 3 4 5 1. Buku 129.345 468.892 2. E-Books 2.340 2.340 3. Jurnal Tercetak 3.792 5.042 4. Jurnal Mikrofis 515 61.440 5. JurnalElektronik CD-ROM Online 20.408 20.408 6. Kaset audiovideo 206 206 7. DisketKomputer 316 316 8. CD-ROM, database 31 31 9. CD-ROM, multimedia 177 177 10. CD-ROM, fulltext 1.521 1.618 11. Deposit USU 40.072 40.072 12. Deposit ADB 4.965 5.292 13. Deposit WB 1.343 1.509 14. American Corner 3.475 4.996 Jumlah 208.506 609.991 2.348 Sumber: Lakip Perpustakaan USU, 2013 Gambar-3: Persentase Koleksi Berdasarkan Jenis 2013 Universitas Sumatera Utara 3.6. Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 3.6.1 Sistem Pelayanan Pelayanan Perpustakaan adalah pemberian informasi pengguna melalui pelayanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannnya secara optimal. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memberikan pelayanan mencakup 4 empat kegiatan, baik kegiatan pekerjaan peminjaman, kegiatan membantu pengunjung mencari informasi pelayanan referensi, kegiatan pelayanan digital, Pelayanan Koleksi Amcor Dan Pelayanan Koleksi Deposit. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memberikan pelayanan kepada sivitas akademika dan menerapkan sistem pelayanan terbuka open access dimana setiap penggunapeminjam dapat langsung menggunakan atau melihat setiap bahan pustaka yang dibutuhkannya langsung pada jajaran koleksi yang telah disediakan atau langsung pada rak buku. Pelayanan tertutup Close Acces dimana peminjam tidak bisa melihat langsung atau menggunan setiap bahan pustaka Koleksi Pinjam Singkat. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dibuka setiap hari kecuali hari Minggu dan hari libur. Waktu pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : Senin s.d. Jumat, pukul 08.00-16.00 Sabtu pukul 08.00-13.00 Koleksi Pinjam Singkat KPS, Ruang Baca, Ruang Digital dan Akses Internet: Senin s.d. Jumat, pukul 08.00-21.00 Sabtu 08.00-16.00 Tata tertib yang harus dipatuhi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : • Menjaga KTA agar tidak sampai digunakan oleh orang lain • Menjaga ketenangan dengan tidak menimbulkan suara atau bunyi yang dapat mengganggu ketenangan pembaca lain di dalam Perpustakaan, dan menjaga ketertiban dan kebersihan di lingkungan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara • Menitipkan tas, jaket dan yang sejenisnya pada tempat Penitipan Tas sebelum memasuki ruang koleksi • Mengisi buku tamu elektronik dengan men-scan sendiri label barcode KTA pada Pintu Kontrol Masuk ruang koleksi. • Tidak merokok, makan dan minum selama berada di dalam ruang baca dan koleksi, merokok hanya diperkenankan di Lobby • Tidak merobek lembar-lembar bahan pustaka, dan menjaga kerusakan yang mungkin terjadi pada bahan pustaka, peralatan dan perlengkapan ainnya • Tidak mengembalikan sendiri bahan pustaka yang selesai dibaca ke dalam rak, tetapi menaruhnya di atas sudut meja baca dalam keadaan tertutup dan rapi • Mencatatkan pada Kaunter Sirkulasi semua bahan-bahan pustaka yang akan dipinjam • Bersedia untuk digeledah pada Pintu Kontrol Keluar ruang koleksi apabila diminta oleh petugas sekuriti atau Satpam • Mengembalikan pinjaman bahan pustaka tidak melampaui batas tanggal kembali

3.6.2 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara langsung kepada pengguna. Pelayanan sirkulasi meliputi pemberian bantuan kepada pengguna dalam proses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara setiap pengguna perpustakaan yang akan meminjam koleksi terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota perpustakaan. Adapun syarat – syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah Semua mahasiswa terdaftar dan dosen secara otomatis menjadi anggota Perpustakaan. Tetapi untuk dapat menggunakan sejumlah pelayanan yang disediakan seperti peminjaman buku dan penggunaan koleksi khusus diperlukan kartu tanda anggota KTA. KTA dapat diperoleh secara gratis pada Kaunter Pemanduan dan Universitas Sumatera Utara Keanggotaan, dengan mengisi Formulir Keanggotaan dan menyerahkan 2 dua buah pasfoto ukuran 2 Cm. KTA berlaku selama masa studi bagi mahasiswa dan lima tahun bagi dosen. KTA yang habis masa berlakunya atau hilang dapat diganti dengan yang baru. Adapun Bentuk kartu anggota Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah :

3.6.3 Peminjaman

Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan dipinjam. Peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU menggunakan KTM dan slip peminjaman yang diprint dari layanan sirkulasi, perpustakaan univeristas sumatera utara memakai program Sipus v3. Perpustakaan USU menerapkan jenis peminjaman terbuka dan tertutup KPS, dimana waktu peminjaman yang diberikan adalah mingguan. Mahasiswa dapat meminjam buku sebanyak 5 buah buku dan di koleksi pinjam singkat 2 buku, Lama peminjaman buku adalah 1 satu minggu dan untuk dosen atau staf pengajar dapat meminjam sebanyak 4 buku dengan lama peminjaman 2 Minggu. Buku – buku yang dipinjam dapat diperpanjang satu kali selama satu minggu. Dengan demikian antara mahasiswa dan dosen memilki perbedaan dalam peminjaman buku. Universitas Sumatera Utara Tabel-3 : Sebaran Peminjaman Buku Perpustakaan Januari s.d Desember 2013 No Fakultas Jumlah Mahasiswa Aktif Jumlah Pinjaman Buku Rata-rata per Mahasiswa 1 2 3 4 5 1 Kedokteran 1.793 6.602 3,6 2 Hukum 2.222 16.744 7,5 3 Pertanian 3.774 19.424 5,1 4 Teknik 4.208 19.177 4,5 5 Ekonomi 6.169 32.086 5,2 6 Kedokteran Gigi 913 4.918 5,3 7 Ilmu Budaya 3.115 22.591 7,2 8 MIPA 3.257 27.914 8,5 9 ISIP 3.605 32.015 8,8 10 Kes. Masyarakat 1.654 14.824 8,9 11 Sekolah Pascasarjana 9.233 12.994 1,4 12 Psikologi 548 2.073 3,7 13 Farmasi 1.277 8.560 6,7 14 Keperawatan 1.242 18.041 14,5 15 Ilmu Komputer 1.236 3.525 2,8 16 Pegawaidosen 713 - Jumlah 44.246 242.201 5,4 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2013 Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan USU adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukkan KTM kepada petugas 2. Pengguna mencari bahan pustaka yang akan dipinjam 3. Setelah bahan pustaka yang diperlukan ditemukan, pengguna menuliskan nama dan tanggal pinjam pada kartu buku, kemudian menyerahkannya kepada petugas. 4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu peminjaman dan pengembalian pada program sipus 5. Tanggal pengembalian juga dicatat pada slip pengembalian bahan pustaka. Slip pengembalian yang di print pada halaman pertama buku agar pengguna tidak lupa tanggal pengembalian bahan pustaka tersebut. Universitas Sumatera Utara 6. Bahan pustaka diberikan kepada pengguna. Kartu buku dan kartu peminjaman dan pengembalian disusun menurut tanggal pengembaliannnya.

3.6.4 Perpanjangan

Sebuah buku diperpanjang waktu peminjamannnya ketika bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Biasanya bahan pustaka diperpanjang masa pinjamnya karena masih dibutuhkan oleh anggota perpustakaan. Perpanjangan masa pinjam bahan pustaka juga dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Dengan demikian mahasiswa dan dosen staf pengajar dapat menggunakan bahan pusataka dalam jangka waktu 2 dua minggu. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan dan kondisi perpustakaan tersebut. Ada perpustakaan yang memberikan masa perpanjangan sebanyak 2 dua kali dan ada juga perpustakaan yang hanya memberikan masa perpanjangan 1 satu kali saja. Berdasarkan peraturan Perpustakaan USU, perpanjangan masa pinjam bahan pustaka yang diberikan hanya satu kali saja. Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pusataka pada Perpustakaan USU adalah sebagai berikut :

1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang

2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas 3. Petugas mengambil Slip peminjaman dan KTM dari peminjam 4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota 5. Petugas menuliskan kembali kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian pada kartu buku dan kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan tanggal peminjaman 6. Petugas menyerahkan kembali bahan pustaka kepada pengguna Universitas Sumatera Utara

3.6.4 Penagihan

Penagihan merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka kembali yang telah dipinjam oleh pengguna, jika batas waktu peminjaman terlampaui. Penagihan bahan pustaka yang telah dilaksanakan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU adalah kepada anggota yang meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditentukan sudah lewatterlambat, dan bahan pustaka tersebut belum juga dikembalikan. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan oleh petugas Perpustakaan Universitas Sumatera Utara USU Apabila pengguna yang meminjam bahan pustaka telah telambat batas waktu pengembalian dan bahan pustaka tersebut belum juga dikembalikan. Dalam hal ini petugas meminta secara langsung kepada si peminjam dan mengingatkan agar segera mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjamnya. Dengan cara tersebut, biasanya pengguna si peminjam akan mengembalikan bahan pustaka tersebut dan petugas pustakawan tidak perlu mengirimkan surat penagihan kepada peminjam. Menurut penulis dan informasi yang telah diterima, dalam hal penagihan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan USU sudah sangat baik dan berjalan dengan lancar.

3.6.5 Bebas Pustaka

Pada Universitas Sumatera Utara USU salah satu persyaratan untuk pendaftaran wisuda harus melampirkan surat keterangan bebas pustaka. Oleh karena itu setiap mahasiswa pada tingkat akhir diwajibkan untuk mengurus surat bebas pustaka pada Perpustakaan USU. Prosedur mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka pada Perpustakaan UMN adalah : 1. Petugas meminta KTM dan CD tugas akhir, skripsi dan desertasi 2. Petugas memeriksa apakah masih ada atau tidak bahan pustaka yang sedang dipinjam atau belum dikembalikan oleh pengguna 3. Apabila tidak terdapat bahan pustaka yang dipinjam atau belum dikembalikan pengguna maka petugas menonaktifkan pengguna dari keanggotaan perpustakaan dan surat keterangan bebas pustaka dapat dikeluarkan oleh petugas. Universitas Sumatera Utara Tabel-4: Jumlah Surat Keterangan Bebas dari Tagihan SKBP dan Pendokumentasian Karya Ilmiah SPKI Dosen yang diterbitkan Januari s.d Desember 2013 No Fakultas Penerbitan Penerbitan Jumlah SKBP SPKI 1 2 3 4 5 1 Kedokteran 889 17 906 2 Hukum 469 - 469 3 Pertanian 662 12 674 4 Teknik 610 - 610 5 Ekonomi 1.360 - 1.360 6 Kedokteran Gigi 532 - 532 7 Ilmu Budaya 462 7 469 8 MIPA 491 - 491 9 Ilmu Sosial dan Politik 734 6 740 10 Kes. Masyarakat 203 - 203 11 Sekolah Pascasarjana 1.075 - 1.075 12 Psikologi 96 2 98 13 Farmasi 405 - 405 14 Keperawatan 96 - 96 15 Ilmu Komputer 159 - 159 Jumlah 8.243 44 8.287 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2013

3.7 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi berdiri semenjak didirikannya perpustakaan USU. Layanan referensi memiliki 5.299 eksemplar yang terdiri dari kamus, ensiklopedi, bibliografi, sumber biografi, indeks, handbook, direktori, almanak, buku tahunan, sumber-sumber ilmu bumi dan penerbitan pemerintah. Selain koleksi tercetak, layanan referensi juga memiliki layanan non-book berupa CD yang memilik jumlah koleksi sebanyak 2.305 eksemplar yang terdiri dari karya umum, filsafat, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, teknologi ilmu terapan, kesenian, kesusastraan dan geografi. Layanan referensi juga memiliki fasilitas layanan internet gratis yang bisa digunakan bagi setiap pengguna. Koleksi layanan referensi tidak boleh dipinjam hanya diperbolehkan memfotokopi dan membaca diruangan layanan referensi USU. Universitas Sumatera Utara Tabel -5: Jumlah koleksi tercetak referensi di Perpustakaan USU No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1. Kamus 75 148 2. Ensiklopedi 128 270 3. Bibliografi 800 2455 4. Sumber biografi 90 140 5. Indeks 599 1700 6. Buku pedomanhandbookmanual dan guidebook 93 210 7. Direktori 85 120 8. Almanak 52 80 9. Buku tahunan 64 95 10. Sumber-sumber ilmu bumi 82 120 11. Penerbitan pemerintah 71 186 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2013 Koleksi referensi juga memiliki koleksi non tercetak seperti CD yang berjumlah 2.305 keping yang terdiri dari: Tabel -6: Jumlah koleksi CD referensi di Perpustakaan USU No Jenis Koleksi Keping 1. 000 Karya umum 845 2. 100 Filsafat 166 3. 300 Sosial 190 4. 400 Bahasa 196 5. 500 Ilmu murni 147 6. 600 Ilmu teknologi 186 7. 700 Kesenian 369 8. 800 Kesusastraan 122 9. 900 Geografi 84 Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2013 Universitas Sumatera Utara Jumlah pengunjung yang memanfaatkan layanan koleksi referensi yaitu sebanyak 1439 tahun 2013. No Fakultas Jumlah Pengunjung 1 2 3 1 Kedokteran 100 2 Hukum 200 3 Pertanian 50 4 Teknik 29 5 Ekonomi 69 6 Kedokteran Gigi 89 7 Ilmu Budaya 345 8 MIPA 58 9 ISIP 150 10 Kes. Masyarakat 95 11 Sekolah Pascasarjana 25 12 Psikologi 78 13 Farmasi 59 14 Keperawatan 25 15 Ilmu Komputer 67 16 Pegawaidosen Jumlah 1439 Sumber: Layanan Referensi Perpustakaan USU 3.8 Pemanfaatan Koleksi Perpustaan Universitas Sumatera Utara USU 3.8.1 Tingkat Pemanfaatan koleksi