Struktur Organisasi Hotel Baron Indah

commit to user Councierge Bell Boy Reception Information Reservation FO. Cashir Operator GRO Supervisor Pada akhir tahun 2002, Hotel Baron Indah melakukan renovasi semua kamar 28 kamar termasuk restaurant dan ruang meetingnya, hal ini dilakukan hanya karena semata-mata untuk kepuasan tamu. Renovasi dapat selesai secara total pada akhir 2005, waktu yang cukup lama ini karena adanya kendala operasional yang tidak bisa dihentikan sehingga renovasi lebih banyak mengikuti jadwal operasional. Hotel Baron Indah terus melakukan pembenahan diri baik untuk tamu maupun untuk kenyamanan karyawan. Oleh karenanya pada awal 2006 dimulailah pembangunan dengan penambahan fasilitas untuk karyawan yaitu Employee Dining Room EDR pembangunan kantor dan gudang, serta penambahan sekitar 22 room lagi. Pembangunan ini diselesaikan pada pertengahan 2009 Data statistik dari Front Office Manager Hotel Baron Indah.

B. Struktur Organisasi Hotel Baron Indah

Adapun struktur organisasi Front Office Department di Hotel Baron Indah adalah sebagai berikut : Tabel 1. Struktur Organisasi Front Office Departement Hotel Baron Indah Sumber : Company Profile Hotel Baron Indah Front Office Departement merupakan departemen yang sangat berperan penting dalam proses operasional hotel, karena Front Office merupakan commit to user penggerak dari seluruh kegiatan di hotel. Di bagian Front Office para tamu hotel pertama kali akan mendapatkan pelayanan, baik sebelum tamu datang ke hotel, pada saat tamu ada di hotel, maupun pada saat tamu meninggalkan hotel. Oleh karena itu Front Office merupakan perantara atau menjadi jembatan antara tamu dengan hotel. Keputusan tamu akan pelayanan hotel secara umum akan sangat ditentukan bagian Front Office, karena kesan pertama dan kesan terakhir yang diterima oleh tamu akan terlihat saat tamu mendapatkan pelayanan di bagian Front Office ini. Lebih jauh bagian Front Office ini sesuai dengan tugasnya yang pokok yaitu melaksanakan tugas penjualan kamar memegang peranan yang sangat penting, dimana pendapatan hasil usaha sebuah hotel yang terbesar diperoleh dari hasil penjualan kamar yang menjadi tanggung jawab Front Office. Gambar 2. Gambar aktivitas receptionist dan bellboy Sumber : Dimas 21 Maret 2011 Sedangkan mengenai aktivitas Front Office dalam operasional hotel meliputi tiga hal yaitu : commit to user 1. Pada saat kedatangan tamu 2. Pada saat tamu tinggal di hotel 3. Pada saat tamu meninggalkan hotel Adapun penjelasan dari setiap point tersebut adalah : a. Pada saat kedatangan tamu Kedatangan tamu bisa diketahui melalui laporan pemesanan kamar. Tetapi juga ada tamu yang datang tanpa melalui pemesanan kamar walk in guest . Proses kedatangan tamu ini diawali dengan datangnya tamu menuju ke reception counter . Gambar 3. Gambar receptionist melayani tamu Sumber : Dimas 21 Maret 2011 Sedangkan prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Resepsionis menyambut kedatangan tamu tersebut dengan greeting sesuai dengan waktunya. commit to user 2. Resepsionis akan menanyakan apakah tamu tersebut sudah membuat reservasi atau belum. Bila tamu belum membuat reservasi, maka resepsionis akan memberikan blangko registrasi untuk diisi oleh tamu . 3. Bila tamu pernah menginap sebelumnya maka resepsionis cukup meminta tanda tangan pada kartu registrasi dan selebihnya diisi sendiri oleh petugas dengan melihat data pada guest history . 4. Bila mengisi registrasi maka petugas resepsionis mencarikan kamar untuk tamu sesuai pesanan, menyiapkan kunci kamar, mengisi guest card , dan menyiapkan welcome drink card . 5. Bila semua telah selesai maka petugas resepsionis akan menghubungi bagian concierge bellboy untuk mcngantar tamu tersebut ke kamar beserta membawa barang bawaan milik tamu. 6. Bellboy akan mengantar tamu sambil membawa barang bawaan milik tamu. Sesampainya di kamar bellboy akan menjelaskan tentang fasilitas dalam kamar termasuk mengecek kelengkapan guest supplies . b. Pada saat tamu tinggal di Hotel Saat tamu tinggal di hotel adalah saat dimana tamu akan menilai dan akan mengetahui kualitas pelayanan di hotel tersebut. Oleh karena itu, bagian Front Office berperan sebagai koordinator pelaksana pelayanan kepada tamu. Saat tinggal di hotel ini tamu akan melaksanakan segala aktivitasnya mulai dari makan dan minum di restaurant, menggunakan fasilitas laundry dan dry cleaning , menggunakan fasilitas bussines centre, sport, room service, telephone , telex , dan fasilitas lainnya. Dari semua kegiatan tamu tersebut commit to user transaksi akan dicatat bagian cashier masing-masing yang nantinya akan diserahkan kebagian Front Office Cashier untuk diposting menjadi satu agar memudahkan transaksi pembayaran pada saat tamu check out . Hal-hal yang perlu dilakukan oleh petugas Front Office pada saat tamu tinggal di hotel adalah : 1. Memberi informasi yang dibutuhkan oleh tamu selama menginap di hotel, bagian yang menangani masalah ini adalah bagian informasi. 2. Melayani penyambungan telephone yang diminta oleh tamu baik lokal, interlokal atau ke luar negeri. Bagian yang menagani masalah ini disebut. telephone operator. 3. Melayani permintaan tamu untuk memebangunkan tamu melalui wake up call . Pelayanan ini juga dilakukan oleh telephone operator. 4. Melayani pengiriman surat atau telegram serta penerimaan surat tau telegran untuk dan ke tamu dilakukan oleh bagan page boy atau bellboy . 5. Melakukan posting terhadap semua transaksi yang dilakukan oleh tamu. Bagian yang menangani masalah ini disebut Front Office Cashier. c. Pada saat tamu meninggalkan hotel Saat check out adalah saat yang paling sensitif. Oleh karena itu, petugas Front Office harus bekerja dengan teliti. Terutama Front Office Cashier, karena Front Office Cashier akan menangani semua transaksi pembayaran selama tamu menginap, dimana transaksi tersebut oleh masing-masing departemen yang fasilitasnya commit to user digunakan oleh tamu telah menyimpan data yang harus sesuai dengan data diserahkan dan telah disimpan dalam data di Front Office. Ada dua petugas Front Office yang berperan saat tamu check out , yaitu: 1. Bellboy 2. Front Office Cashier Adapun proses pada saat tamu check out, yang harus dilakukan oleh petugas Front Office adalah: 1. Pada waktu akan melakukan check out maka tamu akan menghubungi bagian councierge atau bellboy untuk mengangkut barang-barang bawaan milik tamu dan mengantarnya ke bagian Front Office. 2. Front Office Cashier akan menanyakan kepada tamu apakah selama menginap tamu menggunakan fasilitas-fasilitas lain, hal ini dilakukan untuk mencocokkan transaksi yang sudah masuk ke bagian Front Office dengan tujuan agar tidak terjadi late charges kepada tamu. 3. Bila hal tersebut sudah dilakukan atau dapat diatasi maka Front Office Cahsier segera memposting semua rekening tamu dari semua aktivitas yang dilakukan selama tamu tinggal. 4. Setelah semua selesai Front Office Cashier segera menyerahkan form rekening pembayaran tamu tersebut agar tamu bisa segera membayar semua tagihan. 5. Sebelum tamu meninggalkan hotel, tamu akan diberi luggage release yang berguna untuk mengambil barang bawaan di bell captain counter . commit to user 6. Proses terakhir adalah bellboy akan mengantar tamu menuju ke mobil dan membantu tamu membawa barang-barangnya.

C. Klasifikasi Hotel Baron Indah