13
2.3.2 Tujuan Pelayanan Pengguna
Sebagai organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan yang jelas agar perpustakaan dapat menentukan target yang akan dicapai. Setiap perpustakaan mempunyai
tujuan-tujuan yang berbeda-beda, tetapi pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah kepuasan pengguna.
Darmono 2006 : 135 menyatakan bahwa tujuan layanan perpustakaan adalah membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang
sesuai dengan kebutuhan. Membantu memenuhi kebutuhan dimaksudkan agar memberikan layanan kepada pengguna untuk mencari informasi yang dibutuhkan
dengan cepat dan tepat sedangkan tuntutan masyarakat tentang informasi yang dibutuhkan yang sesuai dengan kebutuhan dimaksud agar segala kebutuhan informasi
sesuai dengan yang dikehendaki pembaca.
Dari paparan di atas dapat diambil kesimpulan yaitu tujuan pelayanan adalah memberikan jasa pelayanan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan untuk
mendayagunakan bahan pustaka atau informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dengan demikian koleksi bahan pustaka dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin demi
pencapaian tujuan perpustakaan.
2.3.3 Fungsi Pelayanan Pengguna
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004: 3, menyatakan bahwa perputakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan,
pemanfaatan menyebarluaskan informasi. Fungsi pelayanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan
pustaka yang mereka minati. Harus di usahakan agar perpustakaan menyelenggarakan kegiatan yang membuat pembaca senang datang ke perputakaan.
Perpustakaan juga berfungsi mengembangkan pendidikan, para pengguna diharapkan dapat memanfaatkan bahan-bahan pustaka yang tersedia, baik fisik maupun non fisik.
Dengan membaca kita akan berpikir, mengikuti logika yang di berikan oleh pengarang. Karna pandai berlogika dan kaya pengalaman yang di peroleh dari bacaan, kita menjadi cerdas.
Dengan demikian dalam mengikuti berbagai masalah, kita akan tau cara memecahkannya.
Universitas Sumatera Utara
14
2.3.4 Jenis Pelayanan Pengguna
Jenis layanan yang diberikan perpustakaan ada beberapa macam. Jenis layanan biasanya juga dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan masyarakat yang dilayaninya.
Sebagaimana layaknya perpustakaan lain, perpustakaan khusus harus dapat memberikan layanan yang efektif, cepat dan professional terhadap semua pemakai perpustakaan. Prinsip
pelayanan yang dilaksanakan harus mengacu pada sistem manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukkan kepuasan konsumen sebagai tujuan sasaran perpustakaan. Berikut
ini merupakan jenis layanan perpustakaan beserta penjelasannya menurut beberapa para ahli perpustakaan.
1. Layanan Sirkulasi
Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus 1999 : 37 “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan”.
Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan.
Menurut Darmono 2001: 141 layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani
peminjaman dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan.
Sedangkan menurut Zulfikar Zen 2006 : 93 layanan sirkulasi adalah “Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian
bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya.” Menurut Darmono 2001 : 144 bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani
pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini: 1
Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2
Pendaftaran anggota perpustakaan 3
Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka 4
Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 5
Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6
Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota 7
Membuat statistik sirkulasi 8
Penataan koleksi di jajaran rak
Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda sanksi dan bebas pustaka.
Universitas Sumatera Utara
15 1.
Keanggotaan Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan
harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk
menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk
melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo 1994 : 4, kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai
berikut : 1
Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. 2
Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
3 Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat
digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain.
2. Peminjaman
Menurut Syahrial - Pamundjak 2000 : 97 yang dimaksud dengan “Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan
maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”. Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan
kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang
disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan
tiga tindakan: 1
Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku 2
Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota 3
Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan. Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap
bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk
menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan.
Universitas Sumatera Utara
16 Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 74, berdasarkan
jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam : 1
Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2
Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3
Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.
3. Pengembalian
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 81 “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus
melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya”.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. 1
Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan.
2 Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya ke dalam kotak
pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut :
a. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan
pustaka yang akan dipinjam. b.
Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian.
c. Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yang
tertera pada lembar tanggal. d.
Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku.
e. Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan
kartu peminjaman. f.
Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.
g. Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau
dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
Universitas Sumatera Utara
17 4.
Perpanjangan Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan
pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip
pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara:
1 Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan.
2 Petugas memeriksa formulir penempaham.
3 Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru
4 Pada kartu pinjaman dan girik buku.
5 Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a.
Kartu pinjam b.
Kartu buku c.
Stempel tanggal kembali
Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang
di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan
pustaka yang akan dipinjam.
5. Penagihan
Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 “Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar
segera di kembalikan”. Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut :
1 Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan
perpustakaan, pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari. 2
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
Universitas Sumatera Utara
18 3
Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
6. Sanksi
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 pemberian sanksi adalah “Suatu kegiatantugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas
pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut”.
Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1
Terlambat pengembalian bahan pustaka. 2
Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3
Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4
Menghilangkan bahan pustaka. 5
Melanggar tata tertib perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 84 ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain:
a. Denda
b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam
waktu tertentu c.
Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur yang ditempuh yaitu : a.
Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. b.
Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi c.
Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan
d. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya
perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
7. Bebas Pustaka
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 85 “Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman
Universitas Sumatera Utara
19 atau kewajiban lain kepada perpustakaan”. Pemberian surat keterangan bebas pustaka
dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan
kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau stafpegawai administrasi pensiun.
Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1 Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda
pengenal. 2
Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3 Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu
peminjaman. 4
Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.
5 Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna
2.4 Pelayanan Pengguna Tunanetra