2.2.5 Seksi Informasi Information Section
Seksi informasi information section adalah seksi dari front office yang bertanggung jawab atas pelayanan informasi tamu, baik tamu luar maupun tamu
tamu hotel sendiri, bagi hotel kecil dan sedang, seksi ini tidak ada, karena tugas tugas informasi tamu dirangkap oleh petugas resepsionis, untuk hotel yang besar,
seksi ini diperlukan agar pelayanan informasi tepat dan profesional, kegiatan seksi informasi meliputi penyediaan data data yang akurat bagi tamu tamu hotel,
titipan para tamu, titipan barang untuk tamu, surat, maupun dokumen termasuk pengiriman surat, dan faximile. Informasi merupakan salah satu sumber yang
penting untuk front office yang sehari hari bertugas memeriksa setiap keterangan yang diperlukan tamu hotel maupun tamu luar, oleh karena itu petugas informasi
selalu harus siap untuk melayani orang yang membutuhkan keterangan, dengan demikian petugas front office dituntut untuk mendapatkan data data dan informasi
yang akurat dan terbaru up to date.
2.2.6 Seksi Pembayaran Cashier
Kasir front office merupakan salah satu seksi dari kasir umum general cashier di bawah departemen accounting, kasir bertanggung jawab atas
penerimaan uang pembayaran tamu, seksi ini terletak dengan seksi penerimaan tamu, yang mengumpulkan rekening tamu yang menggunakan fasilitas hotel yang
ada seperti rekening kamar, makan, minum, laundry dan lainnya.
2.3 Peralatan Yang Digunakan Di Front Office
Untuk memperlancar operasional front office dalam suatu hotel, maka bagian tersebut menggunakan alat alat seperti berikut ini.
Universitas Sumatera Utara
a. Information Rack Information rack adalah semacam reservation rack yang didalamnya
diletakkan name slip yang tersusun secara alphabetical. Information rack terdapat pada receptionist dan telephone switch board agar dengan cepat
bisa memberikan keterangan sehubungan dengan tamu yang menginap dihotel.
b. Guest Folio Rack Guest folio rack adalah rack yang digunakan untuk menyimpan guest folio
bill, guest folio rack tersusun menurut urutan nomor kamar. c. Guest History Rack
Guest history rack adalah rack untuk menyimpan data-data tamu yang dicatat dalam guest history card.
Dalam guest history card ini dicatat selain nama tamu dan alamatnya, juga kekhususan dari tamu tersebut selalu datang pada hari-hari libur sekolah,
atau pada saat-saat hotel mengadakan hiburanprogram istimewa. d. Time and Date Stamping Machine
Peristiwa tamu check-in atau check-out ataupun petugas hotel menerima pesanan atau surat adalah sangat penting untuk dicatat secara tepat pada
waktunya. Untuk hal ini terdapat suatu alat pencatat yang secara menit kemenit menunjukkan waktu. Alat tersebut disebut dengan time and date
stamping machine. Dengan alat tersebut bila tamu telah mengisi kartu pendaftaran, kita masukkan kartu tersebut cap tanggal dan waktu
pendaftaran. Demikian juga halnya bila hotel menerima pesanan tamu. e. Room Rack
Universitas Sumatera Utara
Room rack adalah semacam rack yang disusun menurut urutan nomor kamar dimana diletakkan name slip, sehingga petugas front office dengan
mudah mengetahui nama-nama tamu yang menginap, jumlah kamar yang masih tersedia atau kamar-kamar yang telah dipakai. Petugas front office
harus mengetahui kegunaan dari room rack tersebut, ataupun lebih lagi harus selalu menjaga agar situasi dari room rack selalu benar dan tepat.
Kurang baik bila terjadi sesuatu dikarenakan kekurangtelitian dari petugas front office dalam menjual kamar kepada tamu, sedangkan kamar tersebut
masih dalam keadaan kotor atau rusak. Bentuk dari room rack terdiri dari sebuah metal yang diberi sekat untuk
tempat menyelipkan name slip ataupun reservation slip. Ukurannya tergantung dari banyaknya jumlah kamar dalam suatu hotel. Letak room
rack tersebut harus diusahakan agar tidak langsung dilihat oleh para tamu, sehingga tamu tidak bisa mengetahui keadaan room rack.
f. Telephone Switch Board Dalam hotel yang besar biasanya terdapat petugas khusus yang melayani
telepon. Pesawat telepon yang berada didalam kamar atau berada dalam kantor hotel, untuk menelepon keluar harus melalui telephone switch board,
dimana petugas telepon yang kemudian menghubungkannya. g. Duplicate Rack
Duplicate rack merupakan suatu tempat atau rack untuk tempat menyimpan kunci cadangan.
h. Reservation Rack Reservation rack adalah alat yang terdiri dari rack yang sesuai dengan hari
Universitas Sumatera Utara
kedatangan tamu. Yang dicatat dalam reservation rack adalah : nama tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, jumlah kamar serta jenis kamar
yang diminta. i. Mail and Key Rack
Mail and key rack adalah rack tempat menyimpan kunci serta surat untuk tamu. Penyusunan room rack menurut urutan nomor kamar tamu dan
menurut susunan tingkat dari bangunan hotel agar petugas mudah melihatnya.
Mail rack adalah tempat menyimpan surat-surat tamu, tersusun secara alphabetical. Untuk surat-surat tamu yang belum datang, surat tersebut
disimpan pada mail rack dan bukan pada key rack.
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Pegawai Front Office 2.4.1 Front Office Manager Manajer Kantor Depan
Kategori