3. Gabungan
“Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi” Priansa,
2013:162. Pengelolaannya dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi dan desentralisasi, pengelolaan arsip aktif atau yang sering
digunakan dilakukan secara desentralisasi sedangkan pengelolaan arsip inaktif atau arsip yang sudah kurang digunakan dilakukan secara
sentralisasi. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
arsip, yaitu mengelola arsip yang ada pada suatu kantor yang perlu menggunakan cara tertentu dalam menanganinya. Menurut Sugiarto
2005:14 “mengelola dokumanarsip yang ada pada suatu kantor diperlukan
suatu metodecara pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan tata kearsipan records management, yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia
dikenal dengan Manajemen Kearsipan”. Manajemen kearsipan meliputi aspek POAC seperti yang disampaikan dalam Sugiarto 2005:16 “dalam
pengelolaan arsip, yang dimaksud dengan POAC merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, Controling”.
2.3.1. Penyimpanan Arsip
“Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat
dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan” menurut Barthos 2013:43. Dalam penyimpanan arsip bukan hanya sekedar disimpan saja
namun perlu diatur cara penyimpanannya agar suatu saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Menurut Mulyono 2011:4
pengaturan prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut : 1.
Penyimpanan storing, ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat
membaca arsip bagaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia. 2.
Penempatan placing, ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan
arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan. 3.
Penemuan kembali finding, ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi
dengan mudah dan cepat. Arsip yang telah diterima perlu dilakukan penyimpanan, dapat
menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi suatu organisasi tersebut. Menurut Priansa 2013:165 menyatakan
“sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor
dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan”. Mulyono 2011:14 bahwa sistem penyimpanan yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi,
baik pemerintah maupun swasta yaitu: 1.
Sistem Abjad Penyimpanan arsip dengan diurutkan menurut urutan abjad, yaitu A
sampai Z. Jadi, semua judul diindeks berdasarkan abjad dan selanjutnya penyimpanan arsip didasarkan atas kode abjad. Mulyono 2011:14-20
menggunakan pedoman berikut ini: a.
Nama orang yang tidak menggunakan nama keluarga atau marga diindeks seperti yang tertulis.
b. Nama orang yang didahului dengan singkatan nama dan singkatan
tersebut tidak diketahui kepanjangannya, maka diindeks atas dasar nama yang lengkap
c. Nama orang yang didahului singkatan nama atau kependekan
nama dan sudah dikenal dan diketahui singkatannya atau kependekannya, maka diindeks setelah nama itu ditulis
selengkapnya.
d. Nama orang yang menggunakan nama marga, diindeks nama
marganya lebih dahulu diikuti nama sendiri. e.
Nama orang yang didahului dengan nama babtis dari suatu agama, diindeks nama aslinya diikuti nama babtisnya.
f. Nama orang laki-laki yang menggunakan nama orang tua atau
keluarga, diindeks dengan nama orang tua atau keluarga diikuti nama sendiri.
g. Nama orang perempuan yang menggunakan nama suaminya,
diindeks dengan nama suaminya lebih dahulu baru diikuti nama sendiri.
h. Nama orang yang menggunakan gelar, baik gelar kesarjanaan,
profesi, dan gelar keturunan maupun gelar kepangkatan diindeks namanya lebih dahulu dan diikuti gelar.
i. Nama badan atau perusahaan, dapat diindeks seperti yang ditulis,
kecuali nama-nama badan atau perusahaan yang menggunakan nama orang nama badan atau perusahaan yang menggunakan
nama orang diiindeks dengan nama orang diikuti nama sebutannya.
j. Nama badan, lembaga atau instansi akan diindeks dengan nama
yang menjadi kegiatan utama lebih dahulu dan diikuti sebutan badan, lembaga atau instansi yang bersangkutan.
k. Nama singkatan atau kependekan suatu organisasi diindeks
dengan kata tangkap pengenal pokok dari singkatan atau kependekan organisasi diikuti kata yang lain.
l. Nama orang dengan menggunakan ejaan lama ejaan sebelum
tahun 1972, akan diindeks berdasarkan EYD Ejaan Yang Disempurnakan.
m. Nama-nama suatu organisasi yang menggunakan angka tersebut
ditulis dengan huruf.
2. Sistem Pokok Soal
Apabila sebuah kantor mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan, maka
kantor tersebut dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip pokok soal.
Barthos 2013:45 menyatakan untuk menggunakan sistem ini seorang juru arsip harus menentukan lebih dahulu masalah-masalah
apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subyek,
umpamanya masalah-
masalah dibawah “Kepegawaian”, masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu
masalah pokok subyek dibawah “Keuangan”, dan seterusnya. 3.
Sistem Tanggal Kronologis “Penyimpanan sistem tanggal kronologis adalah penyimpanan arsip
yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat” Mulyono, 2011:25. Arsip yang disimpan berdasarkan tanggal surat
atau tanggal pembuatan surat digunakan pada surat keluar, sedangakan penyimpanan surat masuk berdasarkan tanggal penerimaan surat.
4. Sistem Nomor Terakhir Terminal Digit
Mulyono 2011:27 dalam menyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir terminal digit pada umumnya digunakan oleh organisasi
yang mempunyai kegiatan cukup luas organisasi besar serta volume terciptanya arsip cukup besar. Nomor disini adalah nomor kode
penyimpanan dan bukan nomor yang tertera pada surat Nomor surat.
5. Sistem Klasifikasi Desimal
Sistem klasifikasi adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan. Kedua sistem, yaitu sistem
terminal digit dan sistem klasifikasi adalah sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode numeric filing. Bedanya terletak pada
pemberian nomor kode Mulyono, 2011:28-29
Mulyono 2011:29 menyataka untuk penyimpanan arsip dengan sistem klasifikasi decimal ditata dengan aturan seperti berikut ini :
a. Sistem klasifikasi decimal dalam penyimpanan arsip
dikombinasikan dengan sistem perihal sehingga perlu ditentukan klasifikasi masalah.
b. Permasalahan yang merupakan perincian dari pembagian utama
yang disebut pembagian pembantu sebanyak-banyaknya 10 pembagian pembantu pada tiap pembagian utama. Jadi, sebanyak-
banyaknya ada 10 lembar petunjuk guide setiap laci.
c. Untuk tiap pembagian pembantu dirinci lagi dalam pembagian
lanjutan dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 10 map atau folder tiap pembagian pembantu.
6. Sistem Wilayah Geographic filing
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompok-kelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang
bersangkutan. Apabila propinsi yang mendasari pembagian wilayah kerja organisasi, maka jumlah laci yang digunakan sebanyak propinsi
wilayah kerja. Satu laci terdiri dari kabupaten dan kota dalam propinsi yang bersangkutan, jumlah lembar petunjuk sebanyak kabupaten dan
kota dari propinsi tersebut Mulyono, 2011:30-31
Sistem penyimpanan yang digunakan oleh Perpusarda dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif adalah gabungan dari sistem nomor dan
sistem pokok soal.
2.3.2. Pemeliharaan Arsip
