a. Sistem klasifikasi decimal dalam penyimpanan arsip
dikombinasikan dengan sistem perihal sehingga perlu ditentukan klasifikasi masalah.
b. Permasalahan yang merupakan perincian dari pembagian utama
yang disebut pembagian pembantu sebanyak-banyaknya 10 pembagian pembantu pada tiap pembagian utama. Jadi, sebanyak-
banyaknya ada 10 lembar petunjuk guide setiap laci.
c. Untuk tiap pembagian pembantu dirinci lagi dalam pembagian
lanjutan dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 10 map atau folder tiap pembagian pembantu.
6. Sistem Wilayah Geographic filing
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompok-kelompokan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang
bersangkutan. Apabila propinsi yang mendasari pembagian wilayah kerja organisasi, maka jumlah laci yang digunakan sebanyak propinsi
wilayah kerja. Satu laci terdiri dari kabupaten dan kota dalam propinsi yang bersangkutan, jumlah lembar petunjuk sebanyak kabupaten dan
kota dari propinsi tersebut Mulyono, 2011:30-31
Sistem penyimpanan yang digunakan oleh Perpusarda dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif adalah gabungan dari sistem nomor dan
sistem pokok soal.
2.3.2. Pemeliharaan Arsip
Sugiarto 2005:83 menyatakan bahwa “Pemeliharaan arsip adalah
usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak dirusak selama masih mempunyai nilai guna”. Arsip dipelihara agar tidak rusak atau mengalami
penurunan fungsinya karena faktor intrinsik maupun faktor ekstrinsik. Barthos 2013:50 “kewajiban kita semua untuk memelihara dan
menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu
sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar
arsip tersebut”
Mulyono 2011:57 menyatakan bahwa kerusakan arsip secara fisik terjadi karena dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.
a. Faktor internal, yaitu kerusakan arsip karena kondisi arsip
berpotensi rusak. Hal ini disebabkan oleh berbagai unsur kertas, unsur tinta, dan unsur perekat.
b. Faktor eksternal, ini berarti kerusakan arsip disebabkan hal-hal
diluar arsip yang bersangkutan. Penyebab kerusakan arisp dapat terjadi karena kondisi lingkungan tidak mendukung keawetan
arsip, arsip yang terkena sinar matahari langsung mudah rusak, debu yang menempel pada kertas arsip, serangga yang suka makan
kertas, dan tumbuhnya jamur pada kertas arsip. Berdasarkan faktor penyebab kerusakan arsip diatas, maka untuk
menjamin keamanan arsip perlu diadakan tindakan pencegahan. “Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan sungguh-
sungguh, pemeriksaan secara rutin dalam periode tertentu harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-
tanda kerusakan arsip” Mulyono, 2011:59
Mulyono 2011:59 melakukan pemeliharaan arsip secara fisik dengan cara berikut ini :
a. Ruang tempat penyimpanan
“Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik” Barthos, 2013:56. Demikian pula, tempat
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga
Pencegahan kerusakan dapat dilakukan dengan menggunakan racun serangga, disemprot dengan DDT, kapur barus, sodium arsenit dan
dildrin juga dapa digunakan untuk mencegah serangan anai-anai rayap Mulyono, 2011:59-60
c. Tindakan preventif
Pencegahan kerusakan arsip berupa tindakan preventif yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan keruangan
tempat penyimpanan arsip, serta tidak diperkenankan merokok diruangan Mulyono, 2011:60.
d. Tempat dan letak arsip
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam. Kalau tempat arsip rak arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu yang
berkualitas kayu jati misalnya. Dipasaran tersedia tempat arsip dari logam, yaitu lemaci baca lemari arsip berlaci yang dijual
dengan nama filing cabinet. Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.
Disamping tempat yang memadai, letak arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdesakan, arsip harus terletak pada
tempat yang cukup longgar, dan arsip tidak boleh terlipat Mulyono, 2011:60.
e. Kondisi arsip
Pemeliharaan arsip dengan menjaga kondisi arsip seperti membersihkan arsip, baik dengan peralatan sederhana seperti
kemucing maupun peralatan modern seperti vacuum cleaner. Kalau ada arsip yang basah segera keringkan dengan diangini
kipas angin tidak boleh dijemur. Apabila kerusakan arsip cukup berat sedangkan arsip mempunyai nilai statis, sebaiknya dikirim
ke Lembaga Kearsipan untuk diperbaiki Mulyono, 2011:60
2.3.3. Penyusutan Arsip
