arsip yang sudah tidak berguna atau tidak secara langsung memiliki kegunaan” Mulyono, 2011:69. Oleh karena itu perlu mengetahui JRA
yang sesuai dengan Pedoman Jadwal Retensi Arsip yang telah dibuat, “untuk Jadwal Retensi Arsip pemerintahan daerah ditetapkan sesuai dengan
ketentuan terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri ”
Barthos, 2013:103.
2.5. Petugas Kearsipan
Petugas kearsipan adalah orang yang bertugas untuk mengurus arsip serta dapat menangani arsip dengan baik dan secara profesional. Dalam
Mulyono 2011:39 “untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan
kecerdasan”. Persyaratan yang dipenuhi sebagai petugas arsip agar dapat menyajikan informasi secara tepat. Dengan demikian petugas arsip harus
memenuhi keempat syarat tersebut Mulyono, 2011:39 : 1.
Keterampilan Keterampilan ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan
dan menemukan kembali arsip, terampil dalam memilah golongan arsip. Diharapkan petugas arsip dapat menyajikan data tepat waktu,
dengan kecekatan arsiparis dalam setiap penyajian data yang diperlukan, Sistem Informasi Manajemen SIM di organisasi
tersebut dapat berjalan dengan lancar.
2. Ketelitian
Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang
sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data
kumpulan arsip tidak mengalami kesalahan, karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan
produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat.
3. Kerapian
Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian berarti segala sesuatu disikap dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan.
Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang diperlukan.
4. Kecerdasan
Kecerdasan tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi, berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi
dan tugas pekerjaannya. Kecerdasan biasanya berkerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi.
2.6.Penelitian Terdahulu Tabel 2.1.
Penelitian Terdahulu No.
Nama Judul
Hasil Penelitian Perbedaan
1. Kiki
Tusianasari 2011
Analisis sistem kearsipan di
Kantor Kecamatan
Gunungpati Sistem pengelolaan
kearsipan pada Kantor Kecamatan
Gunungpati dapat dikatakan sudah
cukup baik, hal ini dapat dilihat dari
system penyimpanan arsip
yang disimpan oleh masing-masing
bagian yang sesuai dengan bidangnya.
Pada penelitian Kiki meneliti pada
sistem kearsipan, sedangkan pada
penelitian saya meneliti pada
pengelolaan arsip dinamis inaktif.
2. Mattius
Wahyu Septiyadi
2012 Sistem
managemen kearsipan arsip
dinamis inaktif pada bagian
pengolahan dan akuisisi kantor
arsip daerah kabupaten
Semarang Filing sistem
kearsipan arsip dinamis inaktif
menggunakan filing sistem subjek,
kronologis dan geografis, ruangan
penyimpanan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif menggunakan
ruangan bekas Kantor
Pada penelitian Mattius meneliti
sistem managemen
kearsipan arsip dinamis inaktif,
sedangkan pada penelitian saya
meneliti pengelolaan arsip
dinamis inaktif.
Transmigrasi. Suhu dan kelembaban
ruangan penyimpanan arsip
belum sesuai. Besar ruangan
penyimpanan arsip tidak seimbang
dengan volume arsip. Prosedur dan
metode penyimpanan
menggunakan P eraturan Bupati
Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang
Pedoman Penataan Arsip Inaktif di
Lingkungan Pemerintah
kabupaten Semarang.
Pemusnahan belum pernah dilakukan.
Peralatan dan perlengkapan bagian
pengolahan dan Akuisisi tidak ada
penambahan. Pegawai kearsipan
jarang melakukan kegiatan penemuan
kembali arsip dinamis inaktif.
Syarat-syarat pegawai kearsipan
tidak begitu diperhatikan
2.7.Kerangka Pemikiran Teoritis
Pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan cara menggunakan model siklus hidup. Amsyah 2005:4 dalam manajemen kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Memperhatikan siklus
hidup arsip tersebut, pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Perpusarda Kabupaten Banyumas memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, dan pemusnahan. Dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik maka arsip dapat digunakan informasinya untuk
kelancaran kegiatan organisasi dalam pengambilan keputusan. Kerangka penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
Gambar 2.1. Kerangka Berfikir
39
BAB III METODE PENELITIAN
3.1. Dasar Penelitian
Berdasarkan hasil pengamatan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Banyumas dalam pengelolaan arsip kurang optimal,
karena kurangnya tenaga arsip dalam menangani arsip terutama pada proses pensortiran arsip dan penyimpanan membutuhkan waktu paling sedikit 3
bulan, disamping fasilitas yang kurang mendukung dalam pengelolaan arsip juga kesadaran organisasi pemerintah maupun swasta dalam mengelola
arsipnya sendiri sehingga arsip yang diserahkan kepada unit kearsipan tidak jelas jenis arsip apa saja yang diserahkan.
Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif dalam melakukan penelitian ini.
Menurut Moleong 2012 :6 bahwa “penelitian kualitatif adalah
penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi,
motivasi, tindakan dll., secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang
alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.
Metode penelitian kualitatif ini digunakan dalam penelitian ini karena dalam pelaksanaannya peneliti mendapatkan informasi, keterangan serta gejala-
gejala dilapangan dengan melakukan pengamatan dalam proses penelitian dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kabupaten Banyumas. “Penelitian kualitatif merupakan penelitian
yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan pada kondisi
