27 Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan
perpustakaan adalah: 1.
Memeriksakan keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan
dikembalikan 2.
Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali 3.
Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal
kembali, dan kartu pinjam 5.
Mengembalikan kartu buku pada kantong buku 6.
Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam. 7.
Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untukdikembalikan ke dalam rak
8. Memilah buku:
a Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat
untuk dikirim ke unit perawatan b
Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.4.1.3 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka sebenarnya merupakan bagian kegiatan peminjaman bahan pustaka. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa
kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan
perpanjangan satu kali saja. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdiknas, 2004:
59, menyatakan bahwa perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang ingin memesan bahan perpustakaan itu. Perpanjangan masa pinjam
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
28 Prosedur
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru
pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku jika ada yang
memesan, petugas memberikan perpanjangan.
Sarana 1. Kartu peminjaman
2. Kartu buku 3. Stempel tanggal kembali
2.4.1.4 Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna setelah batas waktu peminjaman telah
lewat. Penagihan dapat dilakukan dengan cara pengiriman surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan penagihan dengan cara pengiriman surat.
Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan tanggal waktu 7 hari setelah itu dikirim surat peringatan.
Dalam pelaksanaannya, kegiatan penagihan dilakukan melalui beberapa tahap Depdiknas, 2004: 21, bahwa:
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar dikembalikan. Berikut tahapan penagihan.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1.
Penagihan pertama 2.
Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3.
Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian Sarana yang diperlukan pada proses penagihan ialah sebagai berikut:
1. Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui
batas akhir pengembalian
Universitas Sumatera Utara
29 2.
Kartu buku untuk mengetahui 1.
nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2.
Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan 3.
Kartu pinjaman untuk mengetahui identitas peminjaman 4.
Formulir penagihan yang memuat a.
Nama dan alamat pengirim b.
Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih c.
Batas tanggal pengembalian d.
Tahapan penagihan ke-1, ke-2, ke-3 e.
Sanksi bila tagihan tidak diindahkan 5.
Petugas memeriksakan keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari
sesudah waktu pelayanan peminjaman. 6.
Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, kopi pertama dikirim kepada, sedangkan kopi yang kedua disimpan sebagai pertinggal.
7. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses
pengembaliannya.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi
