PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA

commit to user i

PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN

STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Perpustakaan

Oleh

DENI ENDRI ASTUTI D1808012

PROGRAM DIPLOMA DIII PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user ii

SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,

N A M A : DENI ENDRI ASTUTI

N I M : D1808012

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS

(Senayan Library Management System)

DALAM PELAYANAN

SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA

PEMBIMBING : Dra. Sri Urip Haryati, M.Si.

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta,

Deni Endri Astuti NIM. D1808012

commit to user iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : DENI ENDRI ASTUTI

NIM : D1808012

Program Studi : D III perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty F ree Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System)

DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES

‘AISYIYAH SURAKARTA

beserta instrument/desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun.

Dibuat di :

Pada Tanggal :

Yang menbuat pernyataan

Deni Endri Astuti D1808012

commit to user iv

commit to user v MOTTO

Percaya dan yakin pada diri sendiri, hanya itu resep paling mujur untuk menaklukkan dunia

(Johann wolggang goethe)

Tidak ada sukses yang permanen, sama seperti tidak ada kegagalan yang tidak bisa dperbaiki

commit to user vi

PERSEMBAHAN

Karya tulis ini kupersembahkan sebagai wujud rasa cinta pada :

v Ayah dan Ibuku tercinta yang selalu memberikan kasih sayangnya setiap waktu, yang telah mendidik aku untuk menjadi sesosok yang tangguh menghadapi lika-liku kehidupan dalam mencapai suatu keberhasilan. “I love you mother and father”.

v Kakak-kakakku sity dan surats yang selalu setia memberikan dukungannya

dan selalu menjadi pelipur dalam suka dukaku. “I heart you sister and brother”.

v Sahabat-sahabatku yang telah mewarnai hari-hariku, Nur, Nia, fitri, anggita, indra, dan kakak-kakak, septy, iva, fitri, pury, kakak indra yang selalau mengoperasi netbookku. “All my best friend”.

v Karyawan ditempat aku praktek kerja lapangan , yusrida, lilis, yusuf.

commit to user vii ABSTRAKSI

DENI ENDRI ASTUTI, 2011, D1808012, “PEMANFAATAN SOFTWARE

SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN

SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA” Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini mengambil lokasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta. Tujuan dari kuliah kerja PUSDOKINFO ini adalah untuk mengetahui prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan SLIMS

(senayan library management system) di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah

Surakarta, untuk Mengetahui manfaat menggunakan SLIMS (senayan library

management system), serta untuk mengetahui Mengetahui kendala-kendala dalam

pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan untuk memenuhi Tugas akhir D III Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2011. Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan pada tanggal 16 Februari sampai dengan tanggal 30 maret 2011. Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan metode pengumpulan data metode observasi, metode studi pustaka, serta metode wawancara.

Tugas Akhir ini menitik beratkan pemanfaatan software SLIMS (senayan

library management system) pada pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES

‘Aisyiyah Surakarta. Layanan di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta sudah menggunakan sistem komputerisasi, dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka, dan statistik sirkulasi. Aktivitas kegiatan di layanan ini bersifat rutin dan membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar makanisme kegiatan pelayanan. Kendala-kendala yang dialami di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta adalah terputusnya server jaringan internet, putusnya aliran listrik, masalah teknis.

Supaya pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta agar menjadi lebih baik lagi penulis merekomendasikan, dukungan sever internet yang baik, penyediaan genset agar saat aliran listrik putus kegiatan pelayanan sirkulasi tetap berjalan, memberlakukan menu perpanjangan agar peminjam dapat melakukan perpanjangan pinjman, melakukan kegiatan shelving pada waktu tersendiri agar tidak menganggu kegiatan pelayanan,

commit to user viii

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur bagi Allah SWT, pemilik semesta alam yang telah memberikan segala kenikmatan bagi seluruh makhluk ciptannya, tak lupa penulis ucapkan atas semua karunia yang mampu untuk disyukuri atas segala kemudahan ataupun kesulitan yang pernah dihadapai untuk menyelesaikan tulisan ini, sholawat serta salam kami haturkan kepada junjungan kami Nabi Muhammad SAW. Semoga keselamatan selalu dikaruniakan kepada semua umatnya atas syafaat dari beliau, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan Tugas Akhir

yang berjudul “PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library

Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI

PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA”.

Tulisan ini disusun guna memenuhi persyaratan kelulusan dari program studi diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN., SU. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, Msi. Selaku Ketu Jurusan Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

commit to user ix

3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si. Selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas Akhir ini.

4. Bapak Drs. Sudjini, S.Sos., M.Si. Selaku Penguji I yang telah menguji penulis.

5. Ibu Noor Wulan Juniati A.Md selaku kepala Perpustakaan STIKES

‘Aisyiyah Surakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

6. Seluruh Staff Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta yang telah banyak membantu, membimbing serta segala fasilitas yang diberikan telah banyak membantu penulis dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 7. Seluruh dosen pengajar di Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah mengajarkan semua ilmu pengetahuan tentang perpustakaan.

8. Kedua orang tua tercinta Bapak Saidi dan Ibu Suyati yang memberikan segalanya untuk penulis sehingga penulis dapat meraih cita-citanya. Serta do’a-do’a yang selalu membekali setiap langkah.

Kritik dan saran sangat penulis harapkan untuk membangun penulis agar lebih baik lagi kedepannya, dan atas semua dukungan dan partisipasinya penulis ucapkan banyak terima kasih.

commit to user x DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL... …… i

HALAMAN PERNYATAAN... …… ii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS……… iii

HALAMAN PENGESAHAN... …… iv

HALAMAN MOTTO... v

HALAMAN PERSEMBAHAN... vi

HALAMAN ABSTRAK……….. vii

HALAMAN KATA PENGANTAR... viii

DAFTAR ISI... x

DAFTAR TABEL... xiii

DAFTAR BAGAN... xiv

DAFTAR GAMBAR... xv

DAFTAR LAMPIRAN……… xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1

1.2 Rumusan Masalah... 4

1.3 Tujuan... 4

1.4 Metode Pengumpulan Data... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1.1 Pengertian Perpustakaan... 7

commit to user xi

2.2.1 Kegiatan Layanan Perpustakaan... 9

2.2.2 Layanan Sirkulasi... 10

2.2.3 Tujuan Layanan Sirkulasi... 12

2.2.4 Fungsi Layanan Sirkulasi... 12

2.2.5 Syarat Layanan Sirkulasi... 13

2.2.6 Jenis Pekerjaan Layanan Sirkulasi... 14

2.2.7 Sistem Layanan Sirkulasi... 16

2.2.8 Pemilihan Layanan Sirkulasi... 19

2.2.9 Strategi dan Teori Pengguna Perpustakaan... 21

2.2.10 Senayan Library Management System (SLIMS) ... 25

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA 3.1 Sejarah Singkat... 31

3.2 Visi-Misi... 32

3.3 Gedung atau Ruangan... 32

3.4 Koleksi... 34

3.5 Struktur Organisasi... 36

3.6 Sumber Daya Manusia... 38

3.7 Pendanaan... 39

3.8 Sarana dan Prasarana... 40

3.9 Sistem Pelayanan... 41

3.10 Jenis-jenis Kegiatan Pelayanan... 42

commit to user xii

3.12 Tata Tertib... 45 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Prosedur pelayanan Sirkulasi dengan Menggunakan Senayan

Library Management System (SLIMS)... 47 4.2 Manfaat Menggunakan SLIMS (senayan library

Management system)... 58 4.3 Kendala-Kendala Dalam Pelayanan Sirkulasi... 60 4.4 Pemecahan Masalah... 60 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan... 62 5.2 Saran... 64 DAFTAR ISI... 66 LAMPIRAN

commit to user xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Koleksi Karya Cetak………. 35

Tabel 2 Koleksi Multimedia……….. 36

Tabel 3 Koleksi Serial……… 36

Tabel 4 Tenaga Perpustakaan……… 38

Tabel 5 Sarana Layanan……… 40

commit to user xiv

DAFTAR BAGAN

commit to user xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Mulai Transaksi……….. 50

Gambar 2 Menu ID Anggota………. 50

Gambar 3 Menu Peminjaman………. 51

Gambar 4 Menu Selesai Transaksi………. 51

Gambar 5 Menu Mulai Transaksi………... 53

Gambar 6 Menu ID Anggota………. …… 53

Gambar 7 Menu Pengembalian……….. 53

Gambar 8 Menu Selesai Transaksi………. 54

Gambar 9 Menu Pengembalian Kilat………. 54

Gambar 10 Menu Item ID……….. 54

Gambar 11 Menu Mengakhiri Proses………. 55

commit to user xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan KKL Lampiran 2 Surat Keterangan KKL Lampiran 3 Surat Tugas KKL Lampiran 4 Jawaban Ijin Magang

Lampiran 5 Form Penilaian

Lampiran 6 Catatan Kerja Harian

Lampiran 7 Struktur Organisasi Perpustakaan Lampiran 8 Formulir Pendaftaran Anggota Lampiran 9 Bukti Bebas Perpustakaan Lampiran 10 Formulir Usulan Buku

Lampiran 11 Daftar Pengadaan Bahan Pustaka Lampiran 12 Cap Perpustakaan

Lampiran 13 Kartu Anggota Perpustakaan Lampiran 14 Slip Tanggal Kembali Lampiran 15 Kartu Buku

commit to user BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan, tempat rujukan bagi para pencari ilmu, dan pengembangan karya-karya ilmiah. Dengan digunakannya teknologi

informasi pergeseran kebudayaan berkembang seiring dengan

meningkatnya minat untuk menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Tugas perpustakaan dalam meyebarkan informasi dengan jalan mengidentifikasi, mengumpulkann, mengelola dan menyediakannya untuk pendidikan maupun masyarakat luas.

Paradigma lama tentang perpustakaan dengan berbagai

kerumitannya dalam melakukan pengelolaan pustaka, keanggotaan serta sirkulasi koleksi kini terhapus. Semua dapat dilakukan dengan perubahan tata cara pengelolaan perpustakaan yang memanfaatkan teknologi informasi. Keunggulan yang dirasakan, diantaranya otomasi pengelolaan sirkulasi, serta peyediaan koleksi pustaka berwujud digital merupakan sebagian ciri pengelolaan perpustakaan modern.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi

commit to user

informasi dalam aktivitas kesehariannya. Tuntutan perubahan yang semakin besar ini seakan menjadi tantangan bagi perpustakaan untuk berbenah dan selalu inovatif untuk dapat memberikan layanan yang terbaik melalui fasilitas teknologi informasi. (Supriyanto dan Muhsin, 2008:16).

Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memberikan kemudahan bagi para pengguna dalam mendapatkan informasi dan bahan pustaka yang diinginkan. Kelengkapan bahan pustaaka, penataan buku yang benar, pelayanan sirkulasi yang baik yang memungkinkan pengunung dapat memenuhi keperluannya dengan cepat, serta suasana yang tenang akan menjadikan kegiatan di dalam perpustakaan berjalan dengan baik dan lancar.

Dalam kecenderungan uraian serta penjelasan dari beberapa ahli perpustakaan tentang definisi perpustakaan selalu mengacu kepada bentuk fisik dari perpustakaan tersebut, akan tetapi dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi pengertian ini berkembang serta berubah secara dinamis menjadi sebuah jasa layanan dokumentasi dan informasi kepada para pengguna perpustakaan tetapi tujuan atau orientasi dari perpustakan tetap tidak berubah yaitu sebuah lembaga yang bertujuan sosial.

Dengan teknologi informasi kita mampu mengotomatiskan perputaran sehingga akan mempercepat rutinitas pelayanan, penerapan

commit to user

teknologi informasi akan sangat membantu banyak sekali kerja, lebih efektif dan efisien baik secara waktu, tenaga, dan pekerjaan.

Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta merupakan

perpustakaan yang memiliki bahan pustaka cukup erat berkaitan dengan kesehatan. Seperti buku-buku kesehatan, buku-buku tentang keperawatan dan kebidanan, psikologi, majalah, jurnal, ensiklopedia, kamus, buku bacaan dan lain sebagainya.

Layanan sirkulasi di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta telah menggunakan sistem komputerisasi yang menggunakan software SLIMS (senayan library managemen sistem), dengan adanya software

SLIMS (senayan library management system) di dalam pelayanan

sirkulasi memberikan kemudahan kepada petugas dan pengunjung perpustakaan. Dengan melihat kelancaran aktifitas layanan tersebut topik pelayanan sirkulasi dengan judul “PEMANFAATAN SOFTWARE SLIMS (Senayan Library Management System) DALAM PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA”. Di angkat Dalam Tugas akhir ini, untuk mengetahui lebih jauh tentang pelayanan sirkulasi dengan memanfaatkan software slim (senayan library management system) yang digunakan di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

commit to user 1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah di atas dapat di tarik rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah prosedur pelayanan sirkulasi dengan meggunakan

SLIMS (senayan library management system) di Perpustakaan

STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ?

2. Apakah manfaat menggunakan SLIMS (senayan library managenent

system) ?

3. Apakah kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ?

1.3 Tujuan

1. Mengetahui prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan

SLIMS (senayan library management system) di Perpustakaan

STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

2. Mengetahui manfaat menggunakan SLIMS (senayan library

management system).

3. Mengetahui kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di

commit to user 1.4 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data di laksanakan bersamaan dengan pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) tersebut, yaitu di mulai pada tanggal 16 Februari 2011 sampai dengan tanggal 30 Maret 2011 di STIKES ‘Aisyiyah Surakarta yang beralamatkan Jl. Ki Hajar Dewantara 10 Kentingan Surakarta. Telp. 631141 Fax. 631142. Kegiatan praktek kerja lapangan (PKL) di Stikes Aisyiyah Surakarta yang berlangsung mulai dari hari senin sampai dengan hari sabtu.

Waktu pelaksanaan PKL.

Senin-Kamis : Pukul 08.00-12.00 WIB

Pukul 12.00-13.00 WIB istirahat Pukul 13-00-16.00 WIB

Jumat : Pukul 07.00-11.00 WIB

: Pukul 13.00-16.00 WIB

Sabtu : Pukul 07.00-12.00 WIB

Pukul 12.00-13.00 WIB istirahat Pukul 13.00-14.00 WIB

commit to user

Cara yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi

Adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan salama penelitian. Dalam melaksanakan observasi ini dilakukan pengamatan langsung dan ikut dalam kegiatan rutin yang ada di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta. (W. Gulo, 2004:116). 2. Metode Studi Pustaka

Studi Pustaka Merupakan kegiatan pengumpulan data yang dilakukan melalalui sumber-sumber tertulis. Yang dimaksud dengan metode studi pustaka adalah pengumpulan data dengan cara pengumpulan informasi mengenai pengadaan bahwa pustaka melalui buku-buku yang membahas mengenai pengolahan bahan puataka. (Jaka Subagyo, 1993 : 109).

3. Metode Wawancara

Metode wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden. Berkaitan dengan ini dilakukan wawancara langsung kepada kepala Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta beserta fungsional danstaf administrasi. (W. Gulo, 2004 : 117).

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka 2.1.1 Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan pada paradigma baru adalah suatu yang hidup, dinamis, segar menawarkan hal-hal yang baru, produk yang layanannya inovatif, dan dikemas sedemikian rupa, sehingga apapun yang ditawarkan oleh perpustakaan akan menjadi aktraktif, interaktif, edukatif dan rekreatif bagi pengunjungnya. (Hermawan dan Zen, 2006:7).

Kata perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka, yang mendapat imbuhan per dan an, berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka sehingga perpustakaan mempunyai pengertian, perpustakaan adalah organisasi berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun koleksi pustaka dan menyediakannya bagi masyarakat untuk dimanfaatkan. (Soeatminah, 1992:59).

Perpustakaan mempunyai tujuan pokok (Soeatminah, 1992 : 60) yaitu memberikan layanan informasi literer kepada masyarakat, maka tugas pokoknya adalah :

1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan non buku sebagai

sumber informasi, dapat dilakukan dengan membeli,

meminta/menerima sebagai hadiah, tukar menukar, atau titipan.

2. mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tugas : mencatat pustaka buku-buku induk, mengklasifikasi pustaka, membuat katalog atau alat telusur, membeli label buku sebagai sandi tempat, menyimpannya, mengatur buku di rak/lemari, menyusun kartu-kartu katalog, merawat buku agar tidak mudah rusak atau hilang.

commit to user

3. menyediakan koleksi pustaka yang sudah selesai diolah dan memberi pelayanan kepada masyarakat yang akan memanfaatkannya.

Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam benak mereka akan terganbar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku. Anggapan demikian tidaklah selalu salah karena seperti kajian diatas perpustakaan berasal dari kata pustaka. Menurut Sulistyo Basuki (1993:3). Mengemukakan bahwa :

perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut data susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual.

Dalam pengertian buku dan terbitan lainnya termasuk didalamnya semua bahan cetak (buku, majalah, laporan, pamphlet, prosiding, manuskrip (naskah) lembaran musik, berbagai karya media) (audiovisual seperti film, slide, piringan hitam, bentuk micro seperti microfilm, microfis dan mikro buram/mikroopaque). (Jurnal KDMM Vol. 23, No. 2, 2007).

Jadi sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan tertentu yaitu :

1. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya, baik

tercetak, terekam maupun dalam bentuk lain sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

2. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu, diolah atau ndiproses meliputi regristrasi dan identifikasi, klasifikasi, katalogisasi, dan dilengkapi dengan perlengkapan koleksi seperti slip buku,

kartu-commit to user

kartu katalog, katalog buku dll. Koleksi itu tidak sekedar ditumpuk sehingga terkesan seperti gudang buku.

3. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung/ruangan tersendiri, dan sebaiknya tidak disatukan dengan kantor atau kegiatan lain.

4. Perpustakaan semestinya dikelola oleh petugas-petugas, dengan persyaratan tertentu yang melayani pemakai dengan sebaik-baiknya. 5. Ada masyarakat pemakai perpustakaan tsb, baik untuk membaca,

meminjam, meneliti, menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di perpustakaan, sehingga perpustakaan yang disebut sebagai gudang ilmu.

6. perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra dengan

lembaga-lembaga yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pendidikan secara langsung dan tidak langsung, baik formal maupun nonformal.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Kegiatan Pelayanan Perpustakaan

Perkembangan teknologi informasi atau Informasi Teknologi (IT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan. Pemanfaatan Informasi Teknologi(IT) sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan dan operasionaltelah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari teknologi informasi dapat diukur dengan telah diterapkannya atau digunakannya berbagai sistem

commit to user

informasi manajemen perpustakaan dan perpustakaan digital (digital

library). Sistem teknologi informasi manajemen perpustakaan merupakan

pengintregasian antara bidang layanan dengan perpustakaan.

Chapman dan kenney (1996), mengemukakan alasan perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional, yaitu :

1. Institusi dapat berbagi koleksi digital.

2. Koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal.

3. Penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik.

4. Nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.

2.2.2 Layanan sirkulasi

Sirkulasi bahan perpustakaan merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan. Betapun besar koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan, kalau sirkulasi dan pemakainya tidak lancar, atau sedikit saja yang memanfaatkannya, maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan boleh dikatakan baik.

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain sebagainya”.

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan

commit to user

dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan Dalam kecenderungan uraian serta penjelasan mengenai pengertian layanan sirkulasi. Menurut Lasa HS (1995:1) mengemukakan Bahwa :

Layanan Sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi : syarat keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan maupun statistik pengunjung.

Amin (2003), mengatakan bahwa, “layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan”.

Untuk melancarkan kegiatan sirkulasi perlu dibuatakan buku petunjuk yang memuat keterangan-keterangan mengenai beberapa hal, (Karmidi Martoadmojo, 1999 : 39) diantaranya :

1. Peraturan penggunaan bahan-bahn perpustakaan.

2. Macam-macam bahan yang boleh dan tidak boleh dipinjamkan.

3. Kebijaksanaan mengenai masalah “lewat waktu”, besar uang denda, penggantian buku-buku yang hilang.

4. Keterangan mengenai jam buka perpustakaan.

5. Keterangan mengenai tanda-tanda pada bahan pustaka.

6. Dan keterangn lain yang dianggap perlu untuk diketahui petugas bagian sirkulasi, petugas bagian lain, atau para pembaca perpustakaan.

commit to user 2.2.3 Tujuan Layanan Sirkulasi

Jenis pelayanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan. Banyaknya jenis perpustakaan menyebabkan banyak pula pelayanan yang dapat diberikan kepada pengguna, satu jenis perpustakaan saja akan memberikan layanan yang berbeda antara perpustakaan di lembaga yang berbeda. (Lasa HS, 1995:1) dengan tujuan :

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu di perlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.

3. Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas.

Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. 2.2.4 Fungsi Layanan Sirkulasi

Didalam layanan sirkulasi mempunyai beberapa fungsi yang dapat menpengaruhi kelancaran kegiatan pelayanan di perpustakaan.(Sulistyo Basuki, 1991 : 257-259). fungsi layanan sirkulasi yaitu sebagai berikut : 1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.

2. Pendaftaran anggota, perpanjang keanggotaan dan pengununduran diri dari perpustakaan.

3. Peminjaman serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu

peminjaman.

commit to user

5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

7. Penaggung jawaban atas segala berkas peminjaman. 8. Membuat statistik peminjaman.

9. Peminjam antar perpustakaan.

10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas atau mantel milik pengunjung perpustakaan.

11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman. 2.2.5 Syarat Layanan Sirkulasi

Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi para pemakai, terlebih perpustakaan perguruan Tinggi yang belum memasuki era informasi digital, juga perlu memperhatikan sarana dan prasarana yang lebih memudahkan pemakai untuk memanfaatkan jasa layanannya. Layanan erpustakaan yang ramah dan professional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan bagi pemakai agar pemakai sering berkunjung keperpustakaan.

Agar pelayanan sirkulasi dapat berjalan dengan lancar dan terorganisir dengan baik, (Lasa HS, 1994:2) maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam sirkulasi antara lain :

1. Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur, sangatlah membantu kelancaran tugas-tugas perpustakaan.

commit to user

2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah.

3. Pekerjaan-pekerjaan dapat dilakuakan dengan cepat dan tepat. 4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik.

2.2.6 Jenis Pekerjaan Layanan Sirkulasi

Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemakainya. Dalam pelayana sirkulasi ini terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. (Lasa HS, 1995:2-4) Tugas-tugas itu antara lain :

1. Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka ada yang boleh dibawa pulang dan ada bahan puataka yang hanya dibaca ditempat.

Sedangkan jangka waktu pinjam sangat bervariasi, yaitu : a. Jangka lama: semester, setahun.

b. Jangka menengah: semingu, sebulan. c. Jangka pendek: tiga hari, empat hari, sehari.

Tata cara peminjaman buku dan pengembaliannya pada sistem terbuka dan sistem tertutup akan berbeda. (Karmidi Martoadmojo, 1999 : 39) Semua langkah kerja peminjaman bertujuan untuk:

1. Mengamankan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka. 2. Mengetahui siapa peminjam buku serta berapa jumlah buku yang

commit to user

3. Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.

2. Pengembalian

Bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Petugas bagian ini haruslah tegas dan teliti, sebab sering terjadi pelanggaran yang dilakukan para peminjan bahan pustaka, misalnya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, coret-coret pada buku atau halaman atau yang paling parah menghilangkan buku pinjaman.

3. Penagihan

Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan kepada peminjam yang telah terlambat mengembalikan pinjaman sesuai batas waktu.

4. Sanksi

Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun sanksi administrasi.

5. Bebas pinjam

Bebas pinjam untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keanggotannya atau untuk

commit to user

keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.

6. Statistik

Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).

2.2.7 Siatem Layanan Sirkulasi

Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca di perpustakaan, terutama untuk buku bacaan seperti fiksi. Umumnya buku tersebut dibawa pulang karena itu pengunjung akan meminjam buku dari perpustakaan. Hal ini membawa soal bagi perpustakaan untuk mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan.

Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi.sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, muali dari sistem manual hingga ke sistem berrbantuan komputer. ( Sulistyo Basuki, 1991 : 259).

Agar pengguna jasa perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik, maka perlu ditentukan sistem sirkulasi yang jelas. Dengan adanya sistem ini pengguna akan mengetahui peratuaran dan tata tertib yang berlaku. Pustakawan dan pengguna akan mengetahui hak

commit to user

dan kewajiban masing-masing. (Lasa HS, 1995:3-4) Sistem sirkulasi yang dikenal dan biasa digunakan diperpustakaan ada dua macam yaitu :

a. Sistem layanan terbuka

Sistem layanan tertutup adalah suatu cara peminjaman yang memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelomnpokkan buku yang dianut oleh suatu perpustakaan itiu sendiri. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu judul saja.

Keuntungan :

1. Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, katena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak-rak buku untuk memilih sendiri.

2. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas ttidak perlu mengembalikan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca titempat maupun yang dikembalikan hari itu.

3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.

4. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

commit to user

5. Apabila caln peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat mamilih judul buku lain yang lebih relevan.

6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.

Kerugian /kelemahan

1. Frekuensi kerusakan lebih besar.

2. Memerluka ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan shelving.

4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung.

b. Sistem layanan tertutup

Sistem pinjam tertutup adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering hanya menyebutkan subjek atau pengarangnya saja, bahkan tidak jarang mereka hanya menyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui judul maupun pengarangnya.

commit to user Keuntungan :

1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.

2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem terbuka.

4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi. Kerugian :

1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi ini.

2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam. 3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah

pengertian antara petugas dan peminjam.

4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini

sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu. 2.2.8 Pemilihan Sistem Dalam Pelayanan Sirkulasi

Untuk menemukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak ada ketentuan yang mutlak untuk memilih salah satu sistem. Sebab suatu sistem dianggap baik dan cocok untuk suatu perpustakaan, tetapi belum tentu baik untuk perpustakaan lain. Oleh karena itu sebaiknya dipilih sistem yang cocok dengan kondisi setempat dan lebih efisisn serta sedikit

menimbulkan kerubian atau resikonya paling ringan. Dalam

menentukansistem pinjaman, (Lasa HS, 1995:6-7) perlu dikaji keuntungan dan kerugiannya serta mempertimbangkan faktor-faktor berikut :

commit to user 1. Efisiensi

Dalam proses sirkulasi hendaknya dipertimbangkan faKtor

penghematan waktu dan tenaga. Peralatan yang canggih tidaklah berarti kalau memang ternyata lebih lama daripada sistem manual.Pengguna jasa perpustakaan ibarat orang akan makan direstoran dalam keadaan lapar. Lebih cepat datangnya hidangan yang dipesan akan lebih menyenamgkan. Bisa saja mereka tidak datang lagi ke rumah makan itu karena hidangan terlalu lama.

2. Jumlah dan kualitas tenaga

Tersedianya tenaga yang terampil dan terdiddik menentukan kelancaran tugas-tugas perpustakaan. Penentuan sistem pinjam perlu mempertimbangkan kesediaan tenaga. Sistem pinjam tertututup memerlukan tenaga banyak. Ketelitian, kecekatan, ketegasan dan pendidikan petugas mempengaruhi cepat atau lambatnya proses pelayanan.

3. Faktor ruangan

Luas dan sempitnya ruangan perlu dipertimbangkan. Pada sistem terbuka misalnya, memerlukan ruangan yang luas. Ruang itu unuk penempatan rak-rak yang jaraknya minimal 90 cm. Keamanan pintu, jendela pada sistem terbuka perlu diperhatikan disamping penawasan yang ketat pada setiap pengunjung tanpa kelihatan mencurigai mereka.

commit to user 4. Jumlah koleksi

Apabila jumlah koleksi dapat mencapai rasio minimal antara pengguna aktif/anggota dan judul, maka dapat dipertimbangkan menganut sistem terbuka. Untuk itu perlu diperhatikan :

a. Jumlah rata-rata peminjam tiap hari.

b. Jumlah judul yang paling banyak dipinjam oleh seorang anggota dalam sekali pinjam

c. Masa/jangka waktu pinjam yang diperbolehkan. 5. Pengguna aktif/pengguna

Apabila jumlah pengguna aktif/anggota ternyata melebihi judul yang dimiliki, lebih baik menggunakan sistem tertutup. Sebab jumlah yang tidak seimbang kadang akan mengecewakan pengunjung pada sistem terbuka. Keculi itu juga masih perlu dipertimbangkan sejauh mana mental anggota dalam menggunakan koleksi itu. Sebab mereka harus juga ikut memiliki tanggung jawab/responsibility terhadap koleksi itu. 2.2.9 Strategi dan Teori Kepuasan Pengguna Perpustakaan

Peran menyediakan segala informasi sesuai dengan kebutuhan pemakai secara tepat. Bukanlah suatu pekerjaan yang mudah sebab informasi yang kita terima pada umumnya merupakan sebagian kecil dari seluruh apa yang sebelumnya ada didalam pikiran pemakai perpustakaan, dalam memberi strategi kepuasan pemakai perpustakaan, (Syihabuddin Qalyubi dkk, 2003:204-205). terdapat tiga kunci utama sebagai berikut :

commit to user

1. Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan pemakai serta

memahami tipe-tipe pemaki perpustakaan.

2. Pengembangan database yang lebih akurat, termasuk data

kebutuhan dan keinginan setiap segmen pemakai dan perubahan kondisi.

3. Pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pasar dalam suatu kerangka strategi.

Adapun tipe-tipe pelanggan menurut loyalitas adalah sebagai berikut : 1. Prospek/prospect

Yaitu orang-orang yang mengenal bisnis jasa suatu perpustakaan, tetapi belum pernah masuk ke perpustakaan serta belum pernah memanfaatkan dan membeli jasa perpustakaan.

2. Pembelanja/Shoppe

Yaitu prospek yang telah yakin untuk mengunjungi perpustakaan tersebut, paling tidak satu kali.

3. Pelanggan

Yaitu orang yang membeli produk atau jasa perpustakaan. 4. Klien/Client

Yaitu orang yang secara rutin memanfaatkan jasa perpustakaan. 5. Penganjur/Advocate

Yaitu pemakai yang sedemikian puasnya dengan produk atau jasa perpustakaan sehingga pemakai perpustakaan akan menceritakan kepada sispapun.

Beberapa strategi untuk memuaskan pemakai perpustakaan antara lain sebagai berikut :

commit to user

1. Strategi pemasaran yang berupa relationship marketing, yaitu strategi dimana transaksi pertukaran petugas dengan pemakai perpustakaan berkelanjutan, dalam arti tidak berakhir setelah

transaksi jasa selesai. Relationship marketing dapat

diimplementasikan dengan cara membentuk customer database, yaitu daftar nama pemaaki perpustakaan dalam jangka panjang dianggap perlu dibina. Cara lain ialah dengan melakukan

frequency marketing, yaitu usaha untuk mengidentifikasi,

memelihara dan meningkatkan hasil pemaki terbaik melalui hubungan jangka panjang yang interaktif dan bertambah nilai.

2. Strategi superior customer service, yaitu menawarkan

pelaayanan yang lebih baik daripada pesaing. Biasanya pemakai perpustakaan mendapatkan manfaat besar dari pelayanan superior tersebut.

3. Strategi yang berintikan komitmen untuk memberikan

kepuasan pelanggan yang akan menjadi sumber dinamisme penyempurnaan mutu produk jasa dan kinerja perpustakaan.

4. Strategi penanganan keluhan yang efisien dengan cara

menyelesaikan penanganan keluhan secara baik sehingga pemakai perpustakaan menjadi puas.

5. Strategi peningkatan kinerja perpustakaan.

Disisi lain, kepuasan pelanggan selalu berhadapan dengan masalah keluhan. Selalu saja masih terdapat keluhan terhadap

commit to user

perpustakaan walaupun pustakawan sudah memalsimalkan memberi pertilongan penyediaan informasi. Cara yang dapat digunakan untuk menangani keluhan adalah sebagai berikut : 1. Empati terhadap pelanggan yang marah.

Dalam menghadapi pemakai perpustakaan yang sedang marah

atau kesal, kita perlu bersikap empati dengan

mendengarkankeluhan mereka dan berusaha memahami situasi yang dirasakan oleh pemakai tersebut.

2. Kecepatan dalam menangani keluhan.

Keluhan dapat ditangani dengan cepat sehingga keluhan pemakai perpustakaan akan reda. Apabila kita menangani keluhan pemakaidengan cepat, besar kemungkinan tersebut akan puas dan akan kembali ke perpustakaan.

3. Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan

atau keluhan. Perpustakaan harus memperhatikan aspek kewajaran dalam hal biaya dan kinerja jangka panjang sehingga akan terjadi situasi win win solution (pemakai dan perpustakaan sama-sama diuntungkan).

4. Kemudahan bagi konsumen untuk menghubungi perpustakaan.

Aspek kemudahan menjadi sangat penting bagi pemakai untuk menyampaikan komentar, saran, kritis, pertanyaan, dan keluhannya. Metode komunikasi diharapkan menjadi metode yang mudah dan tidak mahal. Realisasi dari kemudahan

commit to user

komunikasi tersebut, antara lain tersedianya e-mail dan

homepage di world wide web (WWW) serta saluran telepon

khusus atau hotline service.

2.2.10 Senayan Library Management System (SLIMS)

Senayan, atau nama lengkapnya Senayan Library Management

System (SLIMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan

(library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah

GPL. v3. Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang lengkap, Senayansangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari pusat informasi dan humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.

Senayan berukuran kecil dan sangat mudah dipasang dikomputer, baik yang memakai sistem operasi Linux maupun Windows. “besar seluruh file program, trmasuk program linux, kurang dari 1 gigabita,” kata Arie saat menjaga gerai senayan di pameran Global Conference on Open

Source. Meski dibangun di atas platform GNU/Linux, Senayan bisa

berjalan hampir disemua sistem operasi komputer, termasuk Windows dan Unix. Untuk memudahkan interaktivitas pengguna, aplikasi ini juga

commit to user

memakai teknologi AJAX (Asynchronous JavaScrip and XML) untuk

tampilannya diperamban. Beberapa software bersumber terbuka lain juga dipasang di senayan untuk memperkaya fiturnya, seperti genbarcode untuk pembuatan barcode, PhpThump untuk menampilkan gambar, dan tinyMCE untuk penyuntingan teks berbasis web.

Yang terpenting Senayan dirancang sesuai dengan standar pengelolaan koleksi perpustakaan, misalnya standar pengatalogan yang memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules. Standar ini umum dipakai di seluruh dunia. “Karena yang mengembangkan adalah para pustakawan, kami berani menjamin bahwa aplikasi ini sesuai dengan standar yang dibutuhkan pustakawan didunia kerjanya,” kata Hendro. (http://kamerad69.blogspot.com/2010/03/04senayan-library-management-system-slims.html)

Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Berikut ini menu-menu yang disediakan Senayan, lengkap dengan penjelasan dari fungsi yang dimiliki setiap menu :

1. Online Public Access Catalog(OPAC)

Ketika membuka atau mengoperasikan perangkat lunak ini, maka pertama kali pengguna akan dibawa ke halaman depan perangkat lunak yang berfungsi sebagai OPAC (Online Public Access Catalog).

commit to user

OPAC merupakan menu atau fasilitas yang disediakan untuk pengguna atau pengunjung perpustakaan. OPAC berfungsi sebagai alat bantu bagi pengguna perpustakaan untuk menulusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. OPAC sama maknanya dengan katalog online.

2. Bibliography

Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan pengelolahan koleksi perpustakaan. Melalui menu ini, pustakawan dapat melakukan kegiatanmemasukkan data bibliografi koleksi, memasukkan nomor barcode koleksi, editing data

bibliografi koleksi, cetak label koleksi, cetak barcode koleksi dan

fasilitas impor dan ekspor data yang sangat bermanfaat dalam kegiatan backup dan migrasi data.

3. Circulation

Circulation merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan layanan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan memesan koleksi yang sedang dipinjaman oleh penguna lain. Selain itu melalui menu ini pustakawan juga dapat menetapkan aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan daftar anggota yang terlambat mengembalikan koleksi yang dipinjam.

4. Membership

Membership merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

commit to user

melakukan input data anggota, mengatur tipe anggota, cetak kartu anggota perpustakaan serta ekspor dan impor data anggota perpsutakaan.

5. Master File

Master File merupakan menu yang digunakan untuk menajamen data master seperti data penerbit, pengarang, kota terbit dan subjek. Apabila pengguna Senayan telah mengisi data pengarang, penerbit, kota terbit dan subjek maka ketika pengguna tersebut memasukkan data

bibliografi koleksi melalui bibliografi, pengguna tersebut tidak perlu

mengetikan nama pengarang, subjek, penerbit dan kota terbit. Pengguna tersebut cukup memilih nama pengarang, penerbit, kota terbit atau subjek.

6. Stock Take

Stock take merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan stock opname. Dengan menggunakan menu ini pengelola perpustakaan berusaha untuk mencocokkan data koleksi yang ada di dalam database Senayan dengan kondisi riil koleksi di rak.

7. System

Menu system merupakan menu yang disediakan oleh pengembangan

Senayan untuk melakukan kegiatan mengaturan terhadap perangkat lunak secara umum. Dengan menfaatkan menu ini penggunakan dapat membubuhkan identitas perpustakaan, mengatur bahasa pengantar dan melakukan backup database Senayan.

commit to user

8. Reporting

Reporting merupakan menu yang menyediakan berbagai laporan

terkait dengan aktivitas perpustakaan dalam memanfaatkan Senayan sebagai perangkat lunak otomasi. Berbagai laporan yang disajikan dalam menu reporting antara lain adalah laporan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, laporan transaksi peminjaman, laporan anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku dan laporan pengunjung perpustakaan.

9. Serial Control

Serial Control merupakan menu yang disediakan untuk melakukan kegiatan pengelolaan koleksi terbitan berkala.

10.Union Catalog Server

Union Catalog Server merupakan fasilitas atau menu yang disediakan

Senayan untuk membangun katalog induk antar pengguna Senayan.

11.Counter Visitor

Counter Visitor merupakan menu atau fasilitas yang fungsinya sama

dengan presensi. Dengan menu atau fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat memantau jumlah pengunjung yang masuk ke dalam perpustakaan. Fasilitas menu Counter Visitor yang disediakan Senayan ini sangat membantu dalam manajemen perpstakaan. data jumlah pengunjungyang mengunjungi perpustakaan dapat tercatat atau terdeteksi di dalam menu Contunter Visitor, sehingga menu ini sangat berperan penting di dalam kebutuhan informasi mengenai pengunjung

commit to user

perpustakaan. Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori

free open source software.

(http://arabica.blogdetik.com/index.php/2010/08/04/slims-senayan- library-management-system-sebagai-solusi-gratis-pengembangan-perpustakaan-digital-di-seluruh-indonesia).

commit to user BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STIKES ‘AISYIYAH SURAKARTA

3.1 Sejarah Singkat

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Stikes ‘Aisyiyah Surakarta merupakan lembaga pendidikan tinggi milik pimpinan daerah ‘Aisyiyah Kota Surakarta. Stikes ‘Aisyiyah Surakarta berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 39/D/O/2005.

Perjuangan untuk mendirikan pendidikan kesehatan oleh Pimpinan Daerah ‘Aisyiyah Kota Surakarta sudah dimulai sejak tahun 1966. berawal dari berdirinya sekolah bidan ‘Aisyiyah (SBA) pada tanggal 5 mei 1966 berdasarkan SK No. 40/Peed/1966 oleh Hj. Syuhud Rais dan Hj. Gito Atmojo.

Pada tahun 1981 berdasarkan instruksi Menteri Kesehatan Republik Indonesia tentang perubahan sistem pendidikan paramedic maka SBA konversi menjadi Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) ‘Aisyiyah Surakarta dengan SK Men. Kes RI No. 53/Kep/Diklat/Kes/1981. pada tahun 1989 SPK juga mengelola Program Pendidikan Bidan.

Pada tahun 1997 SPK ‘Aisyiyah Surakarta dikonversi menjadi Akademi Kebidanan ‘Aisyiyah Surakarta dengan SK Men. Kes RI No. HK.00.06.1.1.1156. pada tahun 2002 PDA mendirikan Akademi

commit to user

Keperawatan ‘Aisyiyah Surakarta berdasarkan SK Mendiknas RI No. 231/D/O/2002.

Pada tahun 2003 PDA BPH Pendidikan Tinggi ‘Aisyiyah Surakarta mengembangkan Akademi Kebidanan dan Akademi Keperawatan ‘Aisyiyah Surakarta untuk digabungkan menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) ‘Aisyiyah Surakarta. Maka pada tanggal 8 april 2005 berdirilah Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIIKES) ‘Aisyiyah Surakarta.

3.2 Visi-Misi 3.2.1 Visi

Menjadikan Perpustakaan STIKES Aisyiyah sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan dalam proses pembelajaran.

3.2.2 Misi

Penyedia informasi layanan untuk penunjang proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan lulusan yang profesional dan islami.

3.3 Gedung atau Ruangan

Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta berlokasi di Jl. Ki Hajar Dewantara No. 10 Kentingan Surakarta, Luas bangunannya 132,6 x 100 m yang terdiri dari beberapa ruang yaitu :

1. Ruang KASUB.BAG Perpustakaan terdiri dari :

commit to user b. Satu almari

c. Satu set komputer d. Print laser

2. Ruang Koleksi Terdiri dari : a. Sepuluh rak koleksi sirkulasi b. Empat rak koleksi referensi c. Empat rak majalah dan jurnal d. Satu rak koran

3. Ruang Baca Terdiri dari :

a. Enam belas meja baca mandiri b. Dua belas meja baca sirkulasi c. Tujuh puluh lima kursi sirkulasi

4. Ruang Pelayanan dan Ruang Kerja Teknis Administrasi Terdiri dari : a. Satu meja counter

b. Empat kursi sirkulasi c. Satu almari arsip

d. Dua buah komputer

e. Dua buah barcode reader f. Satu printer

g. Satu scanner h. Satu mesin ketik i. Alat-alat penjilidan

commit to user 3.4 Koleksi

Adapun koleksi-koleksi yang ada di Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta adalah buku-buku tentang ilmu keebidanan (obstetri), keperawatan, kesehatan anak, ilmu gizi, kesehatan masyarakat, farmakologi, mikrobiologi, psikologi, ilmu penyakit, kesehatan reproduksi, agama, referensi dan umum. Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta ini merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku yang berkaitan dengan kesehatan dan agama. Di dalam koleksi bahan pustaka terdapat jenis-jenis koleksi bahan pustaka antara lain meliputi: koleksi peminjaman, koleksi tandon (reservebook). Dengan penjelasan sebagai berikut :

3.4.1 Koleksi Peminjaman

Koleksi peminjaman yaitu koleksi perpustakaan yang tersimpan dalam rak secara terbuka. Koleksi tersebut dapat langsung diambil oleh pemakai dari rak untuk dibaca di ruang baca ataupun untuk dibawa pulang dengan melalui tatacara yang berlaku. Koleksi peminjaman ini tersusun dalam rak menurut urutan sandi bukunya, berdasarkan sistematika klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification).

3.4.2 Koleksi Tandon

Buku yang tersimpan dalam koleksi ini merupakan koleksi simpanan dari seluruh judul yang dimiliki oleh perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta yang masing-masing satu eksemplar. Koleksi ini hanya

commit to user

Jumlah koleksi keseluruhan yang dimiliki oleh Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta sampai dengan maret 2011 adalah 3.272 judul 16.127 eksemplar, terdiri dari :

Tabel 1. Koleksi Karya Cetak

No Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar

1 000 Karya Umum 75 195

2 100 Filsafat 116 346

3 200 Agama 438 1110

4 300 Ilmu Sosial 269 1030

5 400 Bahasa 65 218

6 500 Ilmu-ilmu Murni 90 266

7 600 Ilmu-ilmu Terapan 2162 11789

8 700 Kesenian - -

9 800 Sastra 4 15

10 900 Geografi dan Sejarah 1 1

Jumlah 3272 16127

commit to user

Tabel 2. Koleksi Multimedia

No Jenis Bahan Multi Media Jumlah Judul Eksemplar

1 CD/ VCD 13 58

2 E-Journal 48 3285

3 E-Book 50 909

Jumlah 111 4252

Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011. Tabel 3. Koleksi Serial

No Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar

1 Koran 2 2196

2 Majalah 11 830

3 Jurnal 19 226

Jumlah 32 3252

Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah2011.

3.5 Struktur Organisasi

Agar dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna sesuai dengan kebutuhan masing-masing, maka diperlukan staff yang profesional, terampil, sesuai dan seimbang untuk dapat melaksanakan

commit to user

kegiatan-kegiatan perpustaakaan. Oleh karena itu agar kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik maka diperlukan struktur organisasi dan pembagian tugas untuk tugas-tugas pokok masing-masing.

Bagan 1. Struktur organisasi perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta

Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.

Staff Layanan Teknis Staff Layanan Pengguna

Pembinaan Koleksi Pelayanan Administrasi

Pengadaan Pustaka

Pengolahan Pustaka

Perawatan Koleksi

Layanan Peminjaman

Layanan Referensi

Layanan Informasi KEPALA

commit to user 3.6Sumber Daya Manusia

Sebuah lembaga perpustakaan dapat menjalankan fungsi pelayanan kepada pengguna Secara maksimal apabila didukung oleh para pengelola perpustakaan yang terlatih serta terdidik dibidang disiplin ilmu perpustakaan. Unsur tenaga perpustakaan ini terdiri dari tenaga administrasi dan fungsional pustakawan, keduanya berperan dalam perkembangan sebuah perpustakaan.Jumlah sumber daya manusia yang mengelola perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta sebanyak 4 orang. Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta. Jumlah karyawan adalah : 4 orang.

Tabel 4. Tenaga Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta Berdasarkan Pendidikan

No Nama Pendidikan Jabatan

1 Noor Wulan Juniati A.Md D3 Kepala

2 Yusri Damayanti D3 Staff

3 M.Yusuf Choironi A.Md D3 Pustakawan

4 Lilis Sri Lestari A.Md D3 Pustakawan

commit to user 3.7 Pendanaan

Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta melakukan penambahan koleksi bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan pemakainya. Pengadaan yang merupakan kegiatan teknis yang memerlukan pendekatan secara sistematis dan dengan sumber dana dan anggaran yang tersedia. Dalam hal ini Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta mengadakan penggadaan koleksi bahan pustaka dengan cara :

3.7.1 Pembelian

Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta membeli koleksi bahan pustaka setiap tahun, dengan anggaran Rp.100.000.000/tahun yang berasal dari dana rutin dari BPH dan dana tambahan yang berasal dari uang denda dan administrasi pengunjung dari luar. Pembelian koleksi dengan seleksi bahan pustaka, karena sebelum melakukan pembelian bahan pustaka, terlebih dahulu harus diseleksi agar bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi mampu memenuhi kebutuhan pemakainya. Adapun prosedur pembelian bahan pustaka meliputi :

a. Proses seleksi koleksi

b. Pembuatan laporan pembelian bahan pustaka

c. Pengajuan bahan pustaka d. Penerimaan pembelian koleksi

3.7.2 Hadiah

Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta menerima pemberian hadiah dari berbagai pihak untuk dijadikan koleksi di perpustakaan.

commit to user 3.8 Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda dan barang fasilitas yang ada diperpustakaan dan digunakan untuk mendukung terselenggaranya kegiatan perpustakaan. Sarana dan prasarana yang lengkap, baik, mudah dan enak dipergunakan, menarik bentuk, warna dan ukurannya, secara langsung dan tidak langsung akan meningkatkan perhatian citra dan kesan yang baik bagi penggguna perpustakaan. Oleh karena itu, untuk meningkatkan mutu dan kualitas perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta mempunyai sarana dan prasarana sebagai berikut :

Tabel 5. Sarana Layanan

No Jenis Sarana Layanan Jumlah Kondisi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Meja baca mandiri Kursi baca

Almari

Rak buku dua muka Rak koran

Rak majalah dan jurnal Almari katalog Komputer Printer tinta Printer laser Scanner 16 85 4 14 1 4 1 5 1 1 1 Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik

commit to user 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Mesin ketik elektronik Meja sirkulali Meja kerja Pesawat intercom Locker Troley Dispenser Jam dinding AC

Kotak display CD Barcode reader Rak sepatu Karpet Rak kunci Korden jendela Meja baca Meja counter 1 1 2 1 1 1 1 1 3 1 2 1 1 1 10 16 1 Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik Baik

Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.

3.9 Sistem Pelayanan

Sistem pelayanan yang diterapkan di perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta adalah sistem pelayanan terbuka, artinya pengunjung

commit to user

langsung melihat dan memilih bahan pustaka yang dikehendaki dalam rak buku dengan prosedur tertentu. Keuntungan sistem terbuka adalah : pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam) dan memberikan kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Dengan demikian tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. Kelemahan sistem terbuka adalah : pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk. Dengan demikian setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak dan kehilangan koleksi lumayan besar.

3.10 Jenis-jenis Kegiatan Pelayanan

3.10.1 Layanan sirkulasi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung untuk dapat meminjam dan mengembalikan buku koleksi perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi : mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Pelayanan sirkulasi ada 2 sistem yaitu : a. Peminjaman buku, dalam peminjaman buku di dalam perpustakaan

terdapat dua sistem yaitu sistem terbuka (open acces system) dan sistem tertutup (close acces system). Pada sistem terbuka para pengunjung

commit to user

diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku atau bahan pustaka yang dibutuhkannya. Sedangkan pada sistem tertutup para pengunjung tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkaannya, jadi hanya petugas yang bisa mengambil dan mencarikannya.

b. Pengembalian buku, pada pengembalian buku untuk sistem terbuka dan tertutup memiliki tata cara pengembalian yang sama yaitu dikembalikan

pada bagian sirkulasi pengembalian. Walaupun tata cara

pengembaliannya sama tapi untuk peraturan pengembalian pada tiap-tiap perpustakaan berbeda-beda yaitu mengenai jangka waktu ataupun denda yang dikenakan bila terlambat mengembalikan.

3.10.2 Layanan referensi

Layanan referensi adalah pelayanan dalam menggunakan buku-buku referensi. Buku-buku-buku referensi sifatnya sebagai buku-buku petunjuk dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Pada layanan referensi ini buku-buku koleksi tidak boleh dipinjam dengan cara dibawa pulang tetapi hanya boleh dibaca atau difoto copy.

Koleksi buku-buku referensi yang terdapat di perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta meliputi : kamus, ensiklopedi, sumber-sumber biografi, bibliografi, terbitan pemerintah.

3.10.3 Layanan ruang baca

Layanan membaca di perpustakaan merupakan salah satu jenis layanan, dimana pengunjung membaca dan memakai bahan pustaka di

commit to user

ruang baca yang tersedia di perpustakaan. Dalam layanan ini perpustakaan harus menyediakan ruang baca secukupnya agar pengunjung merasa tidak terganggu dan nyaman dalam membaca.

Dengan layanan sirkulasi yang biasanya dibatasi dengan aturan jumlah dan lama peminjaman, kadang-kadang kurang memenuhi kebutuhan pengguna dalam memanfaatkan sumber informasi. Oleh karena itu perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta menyediakan layanan ruang baca, dimana pengguna dapat membaca sumber-sumber informasi yang disediakan selama jam buka.

3.10.4 Internet gratis

Di Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta disediakan internet gratis, sehingga pengunjung bisa memakainya. Layanan internet gratis diperuntukan bagi semua mahasiswa STIKES Aisyiyah Surakarta. Dengan komputer sejumlah sepuluh buah, pengunjung bebas melakukan browsing tanpa dipungut biaya. Dengan adanya internet gratis ini maka jumlah pengunjung perpustakaan makin bertambah.

3.11 Jadwal Layanan Perpustakaan

Pelayanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta di buka setiap hari kerja dengan jam layanan pada tabel berikut ini :

commit to user

Tabel 6. Jadwal layanan Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta

No Hari Waktu

1 Senin s.d Kamis 08.00 s.d 16.00 WIB

2 Jum’at 08.00 s.d 11.00 WIB

13.00 s.d 16.00 WIB

3 Sabtu 08.00 s.d 14.00 WIB

Sumber : Perpustakaan STIKES Aisyiyah Surakarta 2011.

3.12 Tata Tertib

3.12.1 Tentang Keanggotaan

Persyaratan menjadi anggota perpustakaan

a. Civitas akademika STIKES Aisyiyah Surakarta. b. Mengisi formulir pendaftaran.

c. Menyerahkan pasfoto 2x3 (2 lembar), 3x4 (1 lembar).

d. Membayar administrasi pendaftaran anggota sebesar Rp.3000,-

3.12.2 Tata Tertib Hal Peminjaman

a. Semua buku koleksi perpustakaan boleh dibaca ditempat.

b. Peminjaman buku maksimal 3 eksemplar selama 1 minggu untuk

koleksi sirkulasi.

c. Khusus koleksi referensi dan reserve book (buku tandon) hanya boleh di baca di tempat atau difoto copy.

commit to user

e. Tidak boleh meminjam buku dengan kartu orang lain.

f. erlambat mengembalikan buku dikenakan denda Rp. 500,-/eks/hari.

g. Untuk dosen boleh meminjam buku maksimal 10 buah dalam waktu 1

bulan.

h. Untuk mahasiswa maksimal 3 buku dalam waktu 1 minggu.

i. Untuk karyawan maksimal 5 buku dalam waktu 1 bulan. 3.12.3 Pemeliharaan Buku yang dipinjam

Apabila buku yang dipinjam hilang atau rusak, peminjam harus segera melaporkan kepada petugas perpustakaan :

a. Peminjam mengganti buku yang dipinjam sesuai judulnya. b. Peminjam bisa mengganti uang/biaya sebesar harga buku yang

commit to user BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Prosedur Pelayanan Sirkulasi dengan Menggunakan Senayan Library Management System (SLIMS)

Dalam era informasi dan teknologi serba canggih ini, perpustakaan juga ikut dalam hal perkembangan tersebut karena perpustakaan merupakan sumber informasi, pertama, perpustakaan perlu mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka. Perkembangan teknologi informasi atau Information Technology (IT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan.

Pemanfaatan informationtechnology (IT) sebagai sarana dalam

meningkatkankualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari teknologi informasi dapat diukur dengan telah diterapkannya atau digunakannya berbagai sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang layanan dengan perpustakaan

Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan pokok di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, pelayanan dalam suatu perpustakaan merupakan ujung tombaknya jasa perpustakaan, karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Pelayanan sirkulasi ditujukan untuk memungkinkan pemaki

commit to user

menggunakan bahan pustaka secara tepat guana, mengetahui bahan pustakaa, menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam, mendapat data-data kuantitatif kegiatan pelayanan sirkulasi. Kinerja staff juga berpengaruh terhadap citra atau image perpustakaan, pelayanan yang sopan dan ramah kepada pengunjung akan member kesan yang baik bagi perpustakaan tetapi sebaliknya apabila pelayanannya kurang baik maka pengunjungpun akan member kesan yang kurang baik bagi perpustakaan. Pendukung pelayanan yang memuaskan merupakan dampak dari adanya pemanfaatan software untuk menunjang kecepatan dan ketepatan dalan pelayanan sirkulasi, penggunaan SLIMS (senayan library management

system) meringankan tugas pustakawan dalam pelayanan sirkulasi, semua

kegiatan pelayanan sirkulasi akan secara otomatis terproses dengan baik. Dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka dan statistik sirkulasi. Aktifitas kegiatan di layanan ini bersifat rutin dan membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.

Layanan sirkulasi di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta telah menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan software perpustakaan berbasis web yang dikenal dengan nama SLIMS (senayan

library management system). SLIMS merupakan program aplikasi untuk

commit to user

perpustakaan yang berstatus mahasiswa dan telah mendaftar menjadi anggota perpustakaan, secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Aturan peminjamaman merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan pada member type, colelection type, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas perpanjangan (reborrow limit), denda per hari (fine each day) dan toleransi keterlambatan (overdue grace periode). Ada tiga tipe peminjam yaitu dosen, karyawan, mahasiswa. Didalam aturan peminjaman memiliki perbedaan didalam peminjaman koleksi. Ketentuan aturan peminjaman sebagai berikut :

1. Jimlah pinjaman dosen sebanyak 10 buku dalam jangka waktu

pengembalian satu bulan.

2. jumlah pinjaman karyawan sebanyak 5 buku dalam jangka wakyu pengembalian satu bulan.

3. jumlah pinjaman mahasiswa sebanyak 3 buku dalam jangka waktu kembali satu minggu.

4.1.1 Langkah-langkah Prosedur Peminjaman

1. Langkah pertama adalah menelusuri koleksi yang akan dipinjam melalui OPAC.

commit to user

3. Langkah ketiga, peminjam membawa buku yang telah ditemukan ke meja sirkulasi, sebelumnya mohon diperiksa terlebih dahulu kelengkapan buku tersebut.

4. Langkah selanjutnya, buku yang telah ditemukan serahkan ke petugas dengan menunjukkan Kartu Angggota Perpustakaan untuk diproses. Untuk melakukan prosedur peminjaman ini, dalam program SLIMS ada beberapa langkah :

1. Memilih menu sirkulasi.

Gambar 1Menu Mulai transaksi

2. Kemudian setelah muncul menu transaksi petugas memasukkan nomor ID anggota dengan menyorot kode barcode anggota.

commit to user

3. Setelah memasukkan barcode anggota kedalam sistem, kemudian muncul data anggota peminjam.

4. Kemudian muncul data peminjaman, pilih menu peminjaman untuk

selanjutnya memasukkan barcode buku yang akan dipinjam. Gambar 3Menu Peminjaman

5. Setelah memasukkan kode barcode buku maka secara otomatis

data buku yang dipinjam akan masuk kedalam sistem peminjaman pada nama anggota peminjam.

6. Untuk mengakhiri proses peminjaman klik menu Selesai Transaksi.

commit to user

Untuk peminjaman buku, peminjam harus dating sendiri dengan menunjukkan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku dan tidak boleh menggunakan kartu anggota arang lain.

Selain menggunakan komputer pada pelayanan sirkulasi juga menggunakan peminjaman secara manual. Ada beberapa koleksi yang memang tidak dibuatkan barcode karena tidak untuk dipinjamkan dibawa pulang, jenis koleksi tersebut seperti : jurnal, majalah yang hanya boleh dipinjam untuk dicopy dan kembali sedangkan untuk koleksi KTI hanya dapat dibaca di tempat baca atau mencatat KTI tersebut sendiri karena tidak dibolehkan untuk dicopy. Adapun proses peminjaman secara manual adalah sebagai berikut :

1. Peminjam mencatat no buku dan no anggota perpustakaan pada

kartu buku yang ada dibelakang buku bagian dalam.

2. Petugas meminta kartu buku tersebut beserta kartu anggota peminjam.

4.1.2 Langkah-langkah Prosedur Pengembalian

Untuk melakukan proses pengembalian bahan pustaka ada dua cara yang tersedia, melalui menu mulai transaksi dan menu pengembalian kilat. 1. Pilih menu mulai transaksi untuk mengawali prose pengembalian

commit to user

Gambar 5Menu mulai transaksi

2. Kemudian setelah muncul menu transaksi petugas memasukkan nomor

ID anggota dengan menyorot kode barcode anggota. Gambar 6 Menu ID Anggota

3. Setelah memasukkan kode barcode anggota kedalam sistem, kemudian

muncul data anggota peminjam dan data buku yang dipinjam.

4. Kemudian klik tanda panah kebawah untuk proses pengembalian buku.

commit to user

5. Untuk mengakhiri proses pengembalian klik menu Selesai Transaksi.

Gambar 8 Menu selesai atransaksi

Adapun proses pengembalian bahan pustaka dengan memilih menu pengembalian kilat yang tersedia.

1. Pilih menu pengembalian kilat untuk mengawali proses pengembalian. Gambar 9Menu Pengembalian Kilat

2. Kemudian masukkan kode barcode buku yang ingin dikembalikan.

commit to user

3. Setelah memasukkan kode buku yang dikembalikan maka akan

muncul data buku dan data peminjam yang secara otomatis buku tersebut telah kembali.

4. Untuk mengakhiri proses pengembalian klik menuKembali.

Gambar 11 Menu Mengakhiri Proses

Untuk dapat menetahui daftar koleksi yang sedang Dipinjam maupun telah kembali, tanggal peminjaman serta batas tanggal kembali, nama anggota yang sedang meminjam buku, judul koleksi yang sedang dipinjam dapat dilihat pada menu sirkulasi kemudian pilih sejarah peminjaman atau menu loan history.

Menu sejarah peminjaman atau loan history Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari member ID, meber

name, item code, title, loan date, due date. Dalam menu ini pula disesiakan

fasilitas untuk mencetak daftar history peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data history. Pencarian dta history ini dilakukan berdasarkan member ID/member name, dokumen

commit to user

Kemudian untuk dapat mendefinisikan aturan peminjaman sesuai ketentuan yang ada. Di sediakan menu aturan peminjaman atau menu loan rules, yaitu fasilitas menu yang didasarkan pada Member Type, Collection Type. Aturan yang terapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas perpanjangan (reborrow limit), pada menu batas perpanjangan ini, di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah tidak memberlakukannya dengan alasan keterbatasan koleksi bahan pustaka, sehingga peminjam hanya bisa melakukan peminjaman dengan batas peminjaman yang telah ditentukan kemudian untuk dikembalikan.kemudian denda per hari (fine each day) dan toleransi keterlambatan (overdue grace periode).

4.1.3 Penagihan Denda

Dalam program SLIMS (senayan library management system), layanan penagihan denda dapat dilakukan pada saat pengembalian dengan keterangan keterlambatan yang tertera pada daftar pinjaman koleksi yang terlambat, tepatnya dibawah judul buku yang dipinjam. Denda keterlambatan akan secara otomatis muncul jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman.

Fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah member

ID, member name, title, lama keterlambatan, loan date, due date. Dengan

commit to user

keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori member ID/member name, loan date from, loan date until.

Gambar 12 Menu Penagihan Denda

Pada gambar di atas, pada tulisan berwarna merah terlihat bahwa, peminjam telah terlambat mengembalikan pinjaman tiga buah buku selama selama hari, dengan denda Rp. 1.500. dengan ketentuan besar denda terlambat satu hari dibebankan denda sebesar Rp. 500. Kemudian setelan denda yang harus dibayar peminjam yang terlambat diberi tahukan oleh

petugas maka peminjam harus mencatat Nama, Member ID, jumlah

eksemplar yang dipinjam, berapa besar denda yang harus dibayar pada daftar keterlambatan koleksi yang telah disediakan. Selanjutnya petugas melakukan proses pengembalian beserta denda yang harus dibayar. Proses yang dilakukan yaitu :

commit to user

4.3 Kendala-Kendalan Dalam Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan

STIKES ‘Aisyiyah Surakarta

Kendala-kendala atau hambatan yang ada pada pelayanan sirkulasi antara lain :

4.3.1 Dengan menggunakan system layanan terbuka sehingga sering kali koleksi bahan pustaka buku pada rak-rak sering acak-acakan kurang tertata dengan baik sesuia kaidah klasifikasi dengan standar aturan perpustakaan.

4.3.2 Ketika aliran listrik terputus atau listrik mati kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak dapat berjalan.

4.3.3 Ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis juga tidak dapat berjalan.

4.3.4 Pengunjung perpustakaan yang ingin masuk keperpustakaan hanya mengisi buku tamu saja, karena belum adanya alat yang khusus mendeteksi pengunjung atau atau petugas khusus untuk mengawasi pengunjung, sehingga apabila ada pengunjung yang berniat tidak baik tidak akan diketahui.

4.3.5 Tidak adanya penomoran atau no. klas pada KTI sehingga petugas kesulitan untuk merapikan kembali ketika KTI keluar dari rak-rak.

4.4 Pemecahan Masalah

Dengan adanya kendala-kendala atau hambatan tersebut banyak upaya yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, antara lain sebagai berikut :

commit to user

4.4.1 memberdayakan semua staff di bidang pelayanan untuk dapat melaksanakanpenataan buku di rak dan shelving dilakukan lebih kontinyu, misalnya setiap dua jam sekali dilakukan kegiatan penyuluhan kepada para pengguna tentang aturan-aturan dan rambu-rambu yang terpajang.

4.4.2 Dibutkan jadwal waktu shelving. Yaitu waktu istirahat bagi staff tersendiri dan waktu untuk shelving sendiri agar saat istirahat sudah berakhir petugas masih melakukan shelving padahal pengguna perpustakaan sudah mulai memasuki perpustakaan dan mengembalikan bahan pustaka sehingga saat mahasiswa ingin mengembalikan dan meminjam petugas masih sibuk melakukan shelving.

4.4.3 Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik yang sering menggangguproses kegiatan pelayanan sirkulasi, perlu disediakan genset untuk menambah daya listrik, sehinnga saat aliran listrik mati pelayanan masih tetap berjalan.

4.4.4 Buku tamu seharusnya ada petugas untuk memastikan pengunjung yang masuk perpustakaan agar mengisi buku tamu tersebut, sehingga apabila ada pengunjung yang tidak mematuhu aturan perpustakaan dapatdi awasi atau diketahui petugas.

commit to user

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari Praktek Kerja Lapangan yang penulis laksanakan di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta, penulis dapat memberi kesimpulan, antara lain :

5.1.1 Bagaimana prosedur pelayanan sirkulasi dengan menggunakan SLIMS

(senayan library management system) di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah

Surakarta :

1. Langkah-langkah Prosedur Peminjaman

a. Memilih menu sirkulasi.

b. Memasukkan ID Anggota dengan menyorot kode barcode.

c. Memilih menu peminjaman.

d. Mengakhiri proses, pilih menu selesai transaksi.

2. Langkah-langkah Prosedur Pengembalian a. Memilih menu transaksi.

b. Memasukkan ID Anggota dengan menyorot kode barcode. c. Memilih menu pengembalian.

d. Mengakhiri proses, pilih menu selesai transaksi. 3. Penagihan denda

a. Klik tanda panah kebawah pada menu kembali. b. Memilih menu denda yang harus dibayar.

commit to user

c. Kemudian klik OK.

d. Mengakhiri proses menu selesai transaksi.

5.1.2 Manfaat menggunakan SLIMS (senayan library management system) 1. Terpadu dan Akurat

2. Praktis dan Cepat 3. Fungsional dan Akurat 4. Fleksibel

5. Multi-Platform

6. Pengguna akan mendapat peluang lebih banyak untuk menelusuri dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.

5.1.3 Kendala-kendala dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta

1. Dengan menggunakan sistetem layanan terbuka

Bahan pustaka buku sering acak-acakan kurang tertata dengan baik sesuai kaidah klasifikasi dengan standar aturan perpustakaan.

2. Aliran listrik terputus kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak dapat berjalan.

3. Server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis pelayanan sirkulasi tidak dapat berjalan.

4. Belum adanya alat khusus mendeteksi pengunjung atau petugas untuk mengawasi pengunjungan.

commit to user

5. Tidak adanya penomoran atau no. klas KTI sehingga petugas kesulitan untuk merapika kembali ketika KTI keluar dari rak-rak.

5.1.4 Pemecahan masalah dari kendala-kendala dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

1. Memberdayakan semua staff di bidang pelayanan untuk dapat melaksanakan penataan buku di rak dan shelving dilakukan lebih kontinyu.

2. Dibuatkan jadwal waktu shelving, agar kegiatan pelayanan sirkulasi tidak terganggu saat pelayanan peminjaman dan pengembalian berlangsung.

3. Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik yang sering mengganggu proses kegiatan pelayanan sirkulasi, perlu disediakan genset.

4. Buku tamu seharusnya ada petugas untuk memastikan pengunjung yang masuk mengisi buku tamu.

5.2 Saran

1. Faktor pendukung kegiatan pelayanan sirkulasi dengan menggunakan sofware SLIMS (senayan library management system) dukungan server internet yang baik, agar server internet tidak terganggu aliran arus listrik harus tetap dalam keadaan menyala sehingga penyediaan genset agar saat listrik putus kegiatan pelayanan sirrkulasi tetap dapat berjalan.

commit to user

2. Di dalam SLIMS (senayan library management system) pelayanan sirkulasi, kegiatan yang dilakukan antara lain peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka, statistik dan perpanjang. Pada menu perpanjang sebaiknya segera diberlaukan, sehingga pengguna perpustakaan yang ingin melakukan perpanjangan pinjaman dapat dilakukan.

3. Melakukan kegiatan shelving pada waktu tersendiri agar kegiatan pelayanan sirkulasi tidak terhambat akibat petugas pelayanan masih melakukan shelving disaat pengguna perpustakaan ingin meminjam dan mengembalikan buku.

4. Tidak adanya penomoran atau no. klasasifikasi pada KTI (Karya Tulis Ilmiah) sehingga petugas kesulitan untuk merapikan kembali ketika KTI keluar dari rak-rak sehingga diperlukannya penomoran atau no. klasifikasi pada KTIP.