Diagram Konteks
Data Flow Diagram DFD
Entity Relationship Diagram ERD
Relasi Antar Tabel
Perancangan Worksheet
Perancangan Interface
Penentuan Prosedur Pemrograman
Gambar 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem
4.9 Hasil dan Pembahasan
Setelah dilakukan perhitungan persediaan dan perancangan sistem dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rancangan telah
representatif dalam memecahkan masalah dan sesuai dengan kondisi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
4.10 Kesimpulan dan Saran
Penarikan kesimpulan berisi hal-hal penting dalam penelitian ini. Selain itu, pemberian saran kepada pihak perusahaan diharapkan dapat memberikan
manfaat bagi perusahaan untuk dapat meningkatkan produktivitas dan
kemampuan bersaing di dalam dunia industri.
Universitas Sumatera Utara
BAB V PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS
5.1 Pengumpulan Data
5.1.1 Produk
Produk yang dibahas dalam penelitian ini dibatasi hanya 4 jenis produk yang sering di-order dan selalu diproduksi oleh perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Formulir
Contoh formulir dapat dilihat pada Gambar 5.1 sebagai berikut:
Gambar 5.1 Produk Formulir
2. Blok Formulir
Contoh blok formulir dapat dilihat pada Gambar 5.2 sebagai berikut:
Gambar 5.2 Produk Blok Formulir
Universitas Sumatera Utara
3. Kop Surat
Contoh kop surat dapat dilihat pada Gambar 5.3 sebagai berikut:
Gambar 5.3 Produk Kop Surat
4. Kartu Box
Contoh kartu box dapat dilihat pada Gambar 5.4 sebagai berikut:
Gambar 5.4 Produk Kartu Box
Universitas Sumatera Utara
5.1.2 Spesifikasi Produk
Produk-produk yang dihasilkan memiliki spesifikasi yang berbeda setiap produknya yang dapat dilihat sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir memiliki beberapa ukuran yaitu 21,5 x 33 cm, 21,5 x 28 cm, dan 21,5x 16,5 cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover dan kertas
HVS 70 gram dimana untuk tiap formulir terdiri dari 100 lembar kertas HVS 70 gram dan 1 lembar kertas cover.
2. Blok Formulir
Blok formulir memiliki 1 ukuran yaitu 21,5 x 33 cm. Bahan baku yang digunakan yaitu kertas cover, NCR top putih, NCR middle merah, dan NCR
bottom biru. 3.
Kop Surat Kop surat memiliki 1 ukuran yaitu 21,5 x 33 cm. Bahan baku yang
digunakan yaitu kertas HVS 70 gram. 4.
Kartu Box Kartu box memiliki 1 ukuran yaitu 21,5 x 33 cm. Bahan baku yang
digunakan yaitu kertas cover, Kertas BC putih, Kertas BC merah, dan Kertas BC kuning.
Universitas Sumatera Utara
Direktur Satuan Pengawas
Intern Bagian Umum
Bagian Tata Usaha
Bagian Kepegawaian
Bagian Pemasaran
Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK
Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan
Toko Buku NAK
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Verifikasi
Bagian Produksi Bagian Teknik
dan Produksi Bagian
Pembelian Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
5.2 Analisis
5.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa PD AIJ yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada
Gambar 5.5.
Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis
5.2.2 Sistem Awal
Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau
tindakan dalam mengatasi masalah tersebut. Sistem awal pengadaan bahan baku pada PD AIJ masih bersifat manual
dengan mencatat kegiatannya pada buku besar yang kemudian disimpan dalam arsip dan tidak ada analisis rencana pembelian bahan baku. Proses pembelian
bahan baku dimulai setelah pesanan dari konsumen datang. Pesanan tersebut dapat berasal dari satu atau lebih konsumen. Bagian pemasaran mendapat
konfirmasi bahwa perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen. Laporan
Universitas Sumatera Utara
pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan
kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui
jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat
pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO Purchasing Order kepada supplier lalu supplier akan mengirim
bahan sesuai yang tertera pada PO Purchasing Order. Sistem awal pengadaan ini menunjukan bahwa sistem tidak efektif
dikarenakan tidak adanya pendukung keputusan pembelian bahan yang mendukung efisiensi biaya. Model awal Rich Picture sistem pengadaan bahan
baku PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Gambar 5.6 dan flow diagram awal pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.7.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada bagian produksi
Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku
Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Gambar 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Konsumen Pemasaran
Produksi Gudang
Direktur Pembelian
Mulai Memberi
Order Input order
laporan order laporan order
Laporan order disetujui?
laporan order disetujui
Ya
laporan order disetujui
Tidak
laporan order
Supplier
Perkiraan kebutuhan
bahan laporan
kebutuhan bahan
laporan kebutuhan
bahan
Konfirmasi order
dibatalkan Perkiraan
kebutuhan bahan
Membuat Purchasing
Order Surat PO
Surat PO
Surat PO disetujui?
Surat PO
Ya Tidak
Surat PO Antar bahan
baku
Gambar 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Rancangan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan terhadap sistem awal dalam pengadaan bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.9 dan flow diagram
usulan pengadaan bahan baku pada Gambar 5.10.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Laporan order dikirim kepada bagian pembelian
Gambar 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Konsumen Pemasaran
Pembelian Direktur
Mulai Memberi
Order Input order
laporan order laporan order
Laporan order disetujui?
laporan order disetujui
Ya
laporan order disetujui
Tidak
laporan order
Supplier
Hitung kebutuhan
bahan Konfirmasi
order dibatalkan
Surat PO
Surat PO disetujui?
Surat PO
Ya Tidak
Surat PO
Antar bahan baku
Membuat Purchasing
Order Surat PO
Gambar 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
BAB VI PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi
menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.
6.1 Struktur Sistem Input - Output
Struktur sistem input – output rancangan pengambilan keputusan pengadaan bahan baku pada PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara
ditunjukkan pada Gambar 6.1 dan struktur model DSS pada Gambar 6.2.
INPUT TRANSFORMASI
OUTPUT
1. Data Sales Order - Jenis Pesanan
- Kuantitas Pesanan - Due date jangka waktu
pemenuhan pesanan 2. Data Bahan Baku
- Nama Bahan Baku - Harga Bahan Baku
- Biaya Simpan - Biaya Pesan
3. Data BOM 1. Peng-input-an data
2. Peng-edit-an data 3. Penghapusan data
4. Update data KEPUTUSAN
- Frekuensi Pembelian bahan baku
- Quantity pembelian bahan baku
- Total biaya pengadaan bahan baku
FEED BACK KONSUMEN
SUPPLIER
Gambar 6.1 Struktur Sistem Input - Output
Universitas Sumatera Utara
1. Input Masukan
Input yang masuk ke dalam sistem berasal dari bagian pemasaran dan bagian produksi yaitu:
- Data Sales Order
Data sales order merupakan data permintaan dari konsumen yang berisi jenis pesanan produk, kuantitas produk yang dipesan serta due date atau
jangka waktu pemenuhan pesanan. -
Data Bahan Baku Data bahan baku berisi data-data mengenai bahan baku seperti nama
bahan baku, harga bahan baku, biaya pesan, dan biaya simpan. -
Data BOM Bill of Material Data BOM Bill of Material berisi nama bahan baku atau material dan
jumlah yang dibutuhkan untuk menyusun satu unit produk jadi. 2.
Transformasi Proses Transformasi atau proses merupakan pemrosesan dari input. Adapun
transformasi dari sistem yang akan dirancang yaitu: -
Peng-input-an data Yaitu memasukkan atau menambahkan data baru ke dalam applikasi
yang dibangun. -
Peng-edit-an data Yaitu mengedit atau mengubah data yang telah dimasukkan sebelumnya
ke dalam applikasi.
Universitas Sumatera Utara
- Penghapusan data
Yaitu menghapus data yang telah disimpan didalam aplikasi. -
Update data Yaitu memperbarui data yang telah tersimpan di dalam aplikasi.
3. Output keluaran
Output atau keluaran merupakan hasil dari pemrosesan input transformasi. Dalam sistem yang akan dirancang ini, output yang dihasilkan yaitu:
- Quantity bahan baku yang akan dibeli
- Frekuensi pembelian bahan baku
- Total biaya pengadaan bahan baku
4. Batasan sistem
5. Lingkungan
Lingkungan merupakan elemen yang berada di luar sistem tetapi memiliki dampak bagi performansi sistem dalam mencapai sasarannya. Dalam struktur
sistem ini, supplierpemasok dan pelanggan berperan sebagai lingkungan sistem. Supplier bertugas untuk memasok bahan baku untuk lantai produksi,
dimana pelanggan berperan untuk memberikan pesanan order kepada perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
DSS Data
Alternatif
Keputusan
Gambar 6.2 Struktur Model DSS
Dari Gambar 6.2 di atas terlihat bahwa data masuk ke dalam sistem DSS lalu diproses dan menghasilkan alternatif-alternatif. Alternatif-
alternatif tersebut akan menghasilkan keputusan sebagai output dari DSS yang dibangun.
Universitas Sumatera Utara
6.2. Diagram Konteks
