2.3. Hubungan Accounting Department dengan Department lain
1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar. 3.
Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.
2.4. Struktur Organisasi di Accounting Department
Accounting department akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainny, seperti bagian kredit dengan
account receivable,cost control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian – bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh
atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung
jawab atas penerimaan pada masing – masing outlet
3. Income Auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua
hasilpenjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor
4. Night auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing – masing
outlet
5. Credit, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang
telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu,
serta melakukan analisa guest bill
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertanggung jawab atas pencatatan
piutang untuk tamu yang masih menginap di hotel guest ledger dan untuk
tamu yang sudah keluar dari hotel city ledger
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel
pada pihak luar, khususnya supplier
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya –biaya yang
dikeluarkan oleh masing – masing departemen, mencel harga barang di pasar,
menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel
9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan
pembayaran gaji karyawan
10. Electronic data processing EDP, bertanggung jawab atas system informasi
yang digunakan hotel, khususnya dalam pemrosesan da
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan
menyimpannya melakukan pencatatan atas persediaan digudang
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan
keuangan
STRUKTUR ORGANISASI ACCOUNTING DEPARTMENT
Finance controller
Finance Secretary
EDP Manager
Account Receivable SPV
Account Payable SPV
Purchasing Cost Controller
Accountant
Income Audit General Cashier
Account Receivable Clerk
FB Cashier FB Cashier
FB Cashier FB Cashier
11
BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN
3.1. Sejarah Hotel Aryaduta Medan
Kategori