21
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Peran Account Payable Section di Aryaduta Hotel Medan
Pada dasarnya Account Payable adalah nama kelompok yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa
secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan
merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit.
Selain itu bagian AP ini berperan juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping
menjalankan peran utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi hotel. Salah satu hal
yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk
seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi hotel.
4.2. Standart Operasional Prosedur Account Payable
Sistem dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan Hutang dagang, antara lain meliputi :
4.2.1 Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang
1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda
Terima BarangGR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima BarangGR maka harus
dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier. 2.
Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum
diserahkan ke Finance Departement. 3.
Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya
tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui. 4.
Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui
Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO. 5.
Term of Payment TOP atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice tanda
terima faktur oleh Finance Departement. 6.
Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 dua: a.
Nota pembelian POKontrak Contract Tagihan atas jasa Service Order Invoice. Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh
Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian PO Kontrak ContractPermintaan Jasa Service Order. Jenis-jenis tagihan ini
umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.
b. Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh
Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian PO Kontrak Contract Permintaan Jasa Service Order. Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal
dari Accrued ExpensesBiaya-biaya Akrual misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb, Biaya Perjalanan Dinas
misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb, Prepaid ExpensesBiaya dibayar dimuka misalnya: bon sementara karyawan,
asuransi, sewa gedung,dsb dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian PO Kontrak Contract Permintaan Jasa Service Order.
4.2.2 Pembayaran Hutang
1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal
Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhibulan untuk digunakan
oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flowarus kas Bulanan. 3.
AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal
pembayaran dibuat berdasarkan AP AgingUmur Hutang. 4.
Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal
pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan ketersediaan dana, proposal
pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment ListDaftar Pembayaran.
5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance
Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank
transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas
karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cekgiro atau
transfer diatur dalam manual of Authority sesuai otorisasi dari masing- masing bank dengan perusahaan. Oleh 2 BOD.
10. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.
11. Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen
pendukung. 12.
Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.
13. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi
disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
14. AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara
harian.
4.2.3 Payment on Purchasing PO Non PO
Dengan PO 1.
Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR Surat Tanda Terima Barang, DO Surat Jalan dari Supplier. PO diterima dari Bagian
Purchasing. 2.
Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat
dalam GR Surat Tanda Terima Barang dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.
b. Memeriksa bahwa GRSTTB telah ditandatangani oleh pihak yang
berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan c.
Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum
di invoice supplier. d.
Memeriksa jika ada catatan dalam GRSTTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO.
f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
g. Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice
tersebut. i.
Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.
Non PO 1.
AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User 2.
AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Nilai tagihan
b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama
d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut
ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal
diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.
5. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen
pendukungnya kedalam sistem. 6.
AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.
4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Section
1. Bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan semua utang-utang
perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher tanda terima sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting
Office Manager. Berikut uraian tugas account payable harian dan bulanan:
1. Menerima tembusan Purchase Request PR, Purchase Order PO, Receiving
Report RR dan invoice atau nota. 2.
Membuat voucher payable dengan dilampiri dokumen dokumen pendukung sesuai dengan kententuan berlaku
3. Menyerahkan voucher payable tersebut kepada asisten untuk dibuat cek dan
ditandatangani oleh FC dan GM. 4.
Membukukan semua pembayaran account payable kedalam voucher register, demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau general cashier
reimbursement ke dalam voucher register sesuai chart of accounts yang berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan.
5. Menyiapkan jadwal pembayaran yang sudah jatuh tempo kepada asisten
account payable untuk diajukan kepada permbayarnya supplier 6.
Menyimpan semua voucher payable sesuai dengan ketentuan. 7.
Mengeposkan ke dalam account payable card masing masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran dan sisa utang.
8. Menutup voucher register book pada akhir bulan dan membuat jurnal AP,
mengadakan konfirmasi atas pembelian barang- barang inventory dan expenses dengan cost control.
9. Menutup AP card masing-masing pada akhir bulan vendor dan membuat
aged trial balance of AP untuk lampiran financial statement.
4.4. Permasalahan dan penanganan pada Account Payable
Kategori