2.4.2. Sumbangan atau Hadiah
Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiahsumbangan baik itu lembaga pemerintah, swasta, organisasi perorangan, baik yang bersumber dari dalam negeri
maupun luar negeri dengan menetapkan prinsip seleksi. Penerimaan hadiah dibutuhkan ketelitian yang tujuannya karena tidak semua hadiahsumbangan tersebut
benar-benar cocok untuk kita gunakan. Di samping itu pemberi hadiahsumbangan seringkali menyertakan persyaratan yang sulit atau bahkan sering menjadi beban
perpustakaan yang menerima. Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiahsumbangan dilakukan dengan
dua cara: 1.
Hadiah atas permintaan Hadiah atas permintaan dilakukan dengan mengajukan permintaan langsung
kepada lembaga penyumbang. Permintaan ini dapat dilakukan secara tertulis atau lisan dan permintaan secara tertulis dibuatkan dengan surat yang sah
sebagai bukti autentik. Berikut ini akan dijelaskan langkah perolehan bahan pustaka melalui
hadiah atas permintaan antara lain: a.
Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta b.
Mengirimkan daftar ke alamat yang dituju c.
Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim atau sumbangan atau hadiah yang telah diberikan. Soetimah, 1992: 72.
2. Hadiah bukan atas permintaan
Hadiah bukan atas permintaan dapat diperoleh melalui hadiah dari instansi, perorangan atau badan organisasi tanpa diminta. Soetimah, 1992: 72
menyatakan ”jika suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan lain yang lebih membutuhkan diberikan sebagai
hadiah.” Ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan dalam penerimaan hadiah
secara tak langsung antara lain: 1.
Bahan pustaka yang sudah diterima dicocokkan dengan surat pengantar 2.
Bahan pustaka yang sudah diterima, perpustakaan langsung menerima ucapan terima kasih kepada pemberi hadiah.
3. Mengoleksi bahan tersebut apakah sesuai dengan tujuan, fungsi, ruang
lingkup layanan perpustakaan. Soetimah, 1992: 72.
Universitas Sumatera Utara
Sumber sumbanganhadiah tidak berasal dari lembaga, perorangan atau perpustakaan yang menjalin kerja sama. Sumber hadiah dapat berasal dari lembaga,
perorangan atau perpustakaan yang menjalin kerja sama. Sumber hadiah dapat berasal dari kedutaan, penerbit dan lain-lain. Menurut Yulia, 1993: 59 sumber
hadiahkoleksi dapat dikembangkan dari berbagai sumber yaitu: 1.
Contoh terbitan dari pengarang dan penerbit. 2.
Publisher’s weekly. 3.
Bulletin of the public affairs information service. 4.
H. W Wilson Copy’s Vertical File Service Phamflet Indekx. 5.
Duplikat dari perpustakaan lain. 6.
Donatur dari berbagai pihak seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju melalui kedutaannya.
Penerimaan melalui hadiah juga dilakukan seleksi baik dari segi isi atau relevansi bidang subyek maupun dari segi kelayakan kondisi fisik bahan pustaka.
Tukar-menukar
Penambahan bahan pustaka pada suatu perpustakaan dapat juga dilakukan melalui tukar-menukar. Hal ini dimungkinkan untuk dilakukan jika antara dua
perpustakaan atau lebih telah melakukan persetujuan bersama. Kedua belah pihak yang telah sepakat untuk melakukan tukar-menukar bahan pustaka harus terlebih
dahulu mengirimkan contoh bahan pustaka yang akan ditukarkan. Hal ini memungkinkan unuk tidak terjadinya kesesuaian antar bahan yang mau ditukarkan.
Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan prosedur tukar-menukar. Menurut Yulia, 1993: 43, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan tukar-menukar bahan pustaka, antara lain: 1.
Perpustakaan yang menawarkan, langkah pertama adalah menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditukarkan. Penawaran dapat dilakukan melalui judul
maupun pengarang. 2.
Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki bahan yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan,
serta menjalin kerja sama dengan perpustakaan yang menawarkan. Dalam penawaran tersebut syarat-syarat tukar-menukar, misalnya bahan pustaka apa
yang diinginkan, ongkos kirim, dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan
persyaratan dari pihak yang menawarkan. 4.
Perpustakaan yang menerima memilih daftar yang diinginkan dan menyusun daftar bacaan yang ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam melakukan tukar-menukar,
maka penukaran dapat dilaksanakan. 6.
Kemudian diolah sesuai dengan prosedur inventarisasi setelah kedua belah pihak menerima hasil pertukaran.
Universitas Sumatera Utara
Selain prosedur di atas, ada beberapa sumber pertukaran bahan pustaka yang seperti dikemukakan oleh Yulia, 1993: 57, antara lain:
1. Universitasakademik yang berupa terbitan resmi, disertai atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint,
terbitan unit penelitian. 2. Pemerintah, berupa Undang-undang, peraturan-peraturan, lembaran negara,
dan terbitan resmi lainnya. 3. Organisasi ilmiah dan profesi.
4. Perusahaan-perusahaan industri. Dari uraian di atas dapat disimpulkan, bahwa prosedur yang telah disebutkan
perlu dipedomani dalam melakukan tukar-menukar bahan pustaka, baik yang diperoleh melalui universitas, pemerintah, organisasi, dan lain-lain.
2.4.4. Penerbitan Sendiri
Kategori