14 hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah
atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu : a Mengajukan permintaan hadiah pustaka
Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan
secara lisan atau tulisan.
b Hadiah tidak atas permintaan Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai
pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati.
c Sumbangan wajib Merupakan sumber pengadaan bahan pustaka yang dapat diandalkan
kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang tamat setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Sumbangan wajib harus disertai surat keputusan
dari pimpinan perguruan tinggi
3 Tukar-Menukar Tukar-Menukat bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan
memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau memiliki sejumlah eksemplar yang terlalu banyak dan ingin ditukarkan dengan
pustaka lain. Sebelum mengadakan pertukaran harus ada kesepakatan tukar-menukar bahan pustka dengan perpustakaan lain.
4 Penerbitan Sendiri Selain dengan ketiga cara di atas penambahan jumlah koleksi perpustakaan
dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Cara ini dapat dilakukan oleh pihak perpustakaan atau lembaga yang berhubungan dengan
perpustakaan Soetminah, 1992 : 71.
Penerbitan sendiri juga merupakan pengembangan koleksi yang penting, karena apabila suatu saat pemakai ingin mengetahui tentang sejarah berdirinya
perpustakaan atau lingkungan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui atau ditemukan dengan mudah.
2.4 Pengolahan Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka disebarkan kepadai pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar Penyimpanan dan
Pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Sutarno NS dalam bukunya Manajemen Perpustakaan 2006 : 179
menyatakan bahwa pengelohan atau “processing” bahan pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak
atau di tempat tertentu yang telah disediakan.
Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu
berdasarkan ciri-ciri yang sama Hamakonda, Towa P dan P tairas, 2002 : 1.
Universitas Sumatera Utara
15 Seperti kegiatan lainnya, pengolahan juga mamiliki peratuaran-peraturan yang
berbeda pada setiap perpustakaan, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Prosedur pengolahan buku terdiri dai beberapa macam.
Menurut F.Rahayuningsih 2007 : 35 dalam bukunya mengelola perpustakaan.
1. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima
perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut : a.
Pemberian cap perpustakaan. Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik
koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima.
Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan.
b. Pemberian cap inventaris.
Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman
akhir buku.
c. Pemberian nomor inventaris. Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka,
atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan.
d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris.
Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database
inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang
bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain :
1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya.
3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing
4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain.
5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.
Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi
tersebut.
2. Katalogisasi
Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Hasil pekerjaan
katoligisasi adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi. Tahap katoligisasi ada 2 hal, yaitu
katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif.
1 Katalogisasi Subjek
Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek,
maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan
Universitas Sumatera Utara
16 menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk
subjek. 2
Katalogisasi Deskriptif Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada
berkas katalog Sulistyo-Basuki, 1991. Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu :
a. Penentuan Tajuk Entri
Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku- buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan
informasi bibliografi dalam katalog.
b. Deskripsi Bibliografi
Data bibliografi maliputi Sulistyo-Basuki, 1991 : judul dan pengarang, edisi, impresum, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN
dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang distandarkan dalam aturan pengatalogan.
3. Kegiatan Pasca Katalogisasi
Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang
perlu dipersiapkan meliputi :
a Label Nomor Panggil
Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang
ditempelkan pada punggung buku. b
Kartu Buku Kartu buku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keterangan-
keterangan seperti : nomor panggil, nama pengarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam,
tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam. Bila peminjaman buku
sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi.
c Kantong Kartu Buku
Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan
kartu buku yang bersngkutan. d
Blankoslip Tanggal Kembali date due Pembuatan T-Slip Temporary-Slip atau Slip sementara, yaitu
blankoslip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam.
Blankoslip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan.
e Barcode
Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan untuk oleh perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya
menggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader.
Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan.
Universitas Sumatera Utara
17 Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian
layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.
2.5 Pelayanan
