Penemuan Kembali Arsip

10. Penemuan Kembali Arsip

Syarat pokok dari penyimpanan arsip yang baik adalah kemungkinan diketemukkannya kembali secara cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Bila arsip tidak dapat diketemukan kembali secara cepat atau bahkan tidak diketemukan sewaktu dicari, maka tidak ada gunanya, karena arsip yang memiliki informasi tidak dapat digunakan sesuai keperluan. Arsip yang kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tidak bernilai dan menjadi penghambat kelancaran kegiatan organisasi. Sedangkan Syarat pokok dari penyimpanan arsip yang baik adalah kemungkinan diketemukkannya kembali secara cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Bila arsip tidak dapat diketemukan kembali secara cepat atau bahkan tidak diketemukan sewaktu dicari, maka tidak ada gunanya, karena arsip yang memiliki informasi tidak dapat digunakan sesuai keperluan. Arsip yang kacau balau hanya merupakan setumpukan kertas yang tidak bernilai dan menjadi penghambat kelancaran kegiatan organisasi. Sedangkan

Menurut Wursanto, Ig (2004: 187), “menemukan kembali warkat atau arsip ialah memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya ”.

Menurut Dorotul Yahmah (2009: 209), kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat bergantung pada beberapa hal di antaranya :

1) Kejelasan materi yang diminta

2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai

3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks

4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.

Menurut Wursanto, Ig (2004: 193), agar pencarian dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :

1) Sistem pencarian dokumen harus mudah, dikatakan demikian apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2) Sistem pencarian dolumen harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan berkas yang dipergunakan.

3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.

Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi atau organisasi dimaksudkan agar ketika dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat. Penemuan arsip dengan cepat memberi arsi bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah tepat.

Menurut Dorotul Yahmah (2009: 209), Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat diukur dari rasio penemuan :

Rasio Penemuan =

x100%

Kriteria yang digunakan adalah jika rasio lebih besar dari 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik. Jika rasio penemuan antara 97% samapai dengan 99,5% berarti arsip disimpan dalam kondisi memuaskan, dan jika rasio kurang dari 97% teknik penyimipanan perlu dibenahi.

Menurut The Liang Gie (2009: 126), “pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang baik dalam menemukan kembali sesuatu arsip ialah tidak lebih daripada 1 menit ”.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa penemuan kembali arsip yang baik yaitu dengan waktu tidak lebih dari satu menit, penemuan kembali arsip haruslah cepat, tenaga kearsipan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat tekun, dan memiliki pengetahuan tentang kearsipan, karena penemuan kembali arsip tidak sekedar menemukan Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa penemuan kembali arsip yang baik yaitu dengan waktu tidak lebih dari satu menit, penemuan kembali arsip haruslah cepat, tenaga kearsipan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat tekun, dan memiliki pengetahuan tentang kearsipan, karena penemuan kembali arsip tidak sekedar menemukan