mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara gratis dan dapat di download di
http:dspace.org mudah diinstal, digunakan serta dapat dikonsumsi
sesuai kebutuhan. DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur-fitur seperti: statistic, standar
metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archived Initiative-Protocol for Metadata Harvesting yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis,
selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia dengan komunitas yang besar sehingga memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam
hal penggunaan maupun update sistem. Berdasarkan beberapa alasan dan pertinbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital Repository Sofware didalam
pengelolaan Repository USU.
4.1.3 Cara Akses Repository USU
Repository USU dapat diakses dengan menggunakan aplikasi Web Browser seperti Internet Eksplorer, Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain pada alamatURL:http:
repository.usu.ac.id. Repository USU dibangun dengan prinsip open source sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka baik abstrak maupun artikel penuhnya abstract
dan fulltext
Gambar 1. Halaman Depan Repository USU
4.1.4 Keanggotaan Members
Universitas Sumatera Utara
Repository USU adalah sistem akses terbuka open source, artinya siapa saja dan dimana saja dapat mengakses. Akan tetapi, untuk dapat mengunduh download artikel
tertentu dibutuhkan otoritasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk
mendapatkan otoritasi pengunjung harus menjadi members terlebih dahulu.
Untuk menjadi members caranya mudah, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1.
Masuk ke alamat Repository USU dengan URL:http:repository .usu.ac.id 2.
Pada bagian My Account klik Register. 3.
Pada bagian “Verify Email” masukkan account email anda yang setelah beberapa dapat email balasan dari Asministrator Sistem akan dikirimkan ke
email anda, yang berisi informasi berupa link yang mengarahkan ke Website USU Repository.
Gambar 2. Halaman Depan Register 4.
Selanjutnya pada bagian “Create Profile” anda diminta untuk melengkapi data-data yang diperlukan, seperti: First name, Last name, Contact Telephone,
serta Password, selanjutnya klik tombol Complete Registration. 5.
Selesai.
4.1.5 ENTRI DATA Submitting Materials
Untuk mendapatkan entri data Submitting Materials seorang user members harus memiliki hak yang sudah ditentukan oleh Administrator Sistem. Sebelum melakukan entri
data, user harus melakukan login terlebih dahulu.
Universitas Sumatera Utara
4.1.5.1 Login
Login adalah proses otorisasi masuk ke dalam sebuah system. Untuk melakukan login pada Repository USU langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Masuk ke alamat Repository USU pada URL:
http:repository.usu.ac.id dari
aplikasi Browser yang digunakan Internet Explorer atau Mozilla Firefox. 2.
Pada bagian My Account klik Login authorize users, kemudian akan terlihat seperti gambar Form Login.
3. Ketikkan email address dan password yang anda miliki, kemudian klik Login.
Gambar 3. Halaman Depan Login
4.1.5.2 Entri Data
Entri data pada Repository USU dapat dilakukan dengan dua cara yang berbeda, pertama: yaitu pada saat berbeda pada halaman My USU Repository, dan kedua: memilih
jenis koleksi collections yang sesuai dengan dokumen yang akan dientri pada bagian Communities Collections.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1.
Pada bagian Browse, klik Communities Collections. 2.
Pilih jenis koleksi tertentu, misal GB_Agribusiness 3.
Klik Submit to this collection untuk memulai entri data. 4.
Beri tanda centang Checklist pada bagian The item consist of mare than one file, kemudian pilih next .
5. Selanjutnya mengisi informasi yang sesuai ke dalam kotak. Berikut ini adalah
informasi yang harus diisikan: a.
Authors: Last name diisi dengan Nama Belakang penulispengarang, contoh: Hasibuan c, dan First name Diisi
dengan Nama Depan, contoh: Dedy. Sehingga nanti akan ditampilkan menjadi: Hasibuan, Dedy. Jika pengarang lebih
dari satu, maka harus dimasukkan semuanya dengan memilih tombol Add More.
Universitas Sumatera Utara
Catatan: Jika nama pengarang hanya terdiri dari satu kata, contoh: Ruslam, maka cukup dimasukkan pada bagian Last
name saja. b.
Advisors: Diisi dengan nama seluruh dosen pembimbing yang ada. Bagian Advisors ini hanya diisi untuk dokumen jenis
Student Papers, Master theses, dan PHD Dissertations dan pengetikkan namanya dibalik. Contoh: Siregar, A. Ridwan.
Selanjutnya klik tombol Next.
c. Title: Diisi dengan judul dokumen secara utuh tidak boleh
dipotong. Penulisan judul menggunakan format Tittle Case Huruf besar di awal kata, contoh: mencari keadilan:
pengalaman yang terlindas.
d. SeriesReport No: hanya diisi untuk jenis dokumenkoleksi
Jurnal. e.
Identifiers: Other: Diisi dengan nama uploder, contoh: Pangky, sedangkan jika ISSN dari Jurnal tersebut.
f. Type: Diisi sesuai dengan jenis dokumen. contoh: Master
Theses untuk Tesis. g.
Language: Diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan dalam dokumen tersebut, kemudian klik tombol Next.
h. Subjek Keywords: Diisi dengan keywordskata kunci dari
dokumen dimaksud. Keywords bisa lebih dari satu, untuk menambahkan keywords pilih tombol Add More.
i. Abstract: Diisi dengan abstrak yang ada dalam dokumen. Jika
Abstrak terdiri dalam dua bahasa, maka bedakan penempatan dengan menambahkan abstrak dengan tombol Add More.
j. Sponsors: Diisi dengan nama seluruh dosen pembimbing yang
ada. Bagian sponsors ini hanya diisi untuk dokumen jenis Student Paper, Master Theses, dan PHD Dissertations,
Selanjutnya klik tombol Next.
k. Dokument file: BAgian ini untuk meng-upload file-file yang
merupakan bagian dari metadata. Contoh nama lain file Cover.pdf.
l. File Description: Diisi dengan keterangan nama file dimaksud.
Selanjutnya klik tombil Next. m.
Pilih Add Another File, apabila suatu metadata rekord memiliki lebih dari satu Document File. Misal: Cover.pdf,
Abstract.pdf, Chapter I.pdf, dll. Selanjutnya lakukan langkah pada poin j dan k. Selanjutnya klik tombol Next.
n. Verify: Pada bagian Verify dapat digunakan untuk mengubah
beberapa informasi yang dianggap perlu dengan mengklik tombol Correct one of these. Tahapan ini juga adalah tempat
yang baik untuk memeriksa bahwa anda tidak melakukan kesalahan dalam pengetikkan. Bila anda yakin tidak ingin
mengadakan perubahan,klik tombol Next untuk melanjutkan.
o. License: Pada bagian ini menyajikan lisensi. Klik tombol pada
I Great License untuk melanjutkan. Jika anda memberikan lisensi, proses entri data telah selesai.
Universitas Sumatera Utara
Jika proses entri data telah selesai, Administrator sistem Repository USU akan menyetujui pengajuan ini, serta akan mengirimkan ke alamat anda yang berisi URL dari item
tersebut untuk dapat melihatnya.
4.1.5.3 Edit Data
Edit data pada Repository USU dilakukan jika terdapat perubahan, baik metadata maupun bitsterams. Untuk dapat melakukan edit data dibutuhkan login terlebih dahulu.
Adapun langkah-langkah edit data adalah sebagai berikut: 1.
Pilih pada record atau item yang akan diedit, kemudian klik Edit 2.
Lakukan perubahan atau perbaikan pada Lembar Kerja Worksheet. Jika selesai klik tombol Update.
4.1.6 Upaya yang Telah Dilakukan Repository USU
Beberapa upaya yang telah dilakukan Perpustakaan USU dalam rangka pengembangan Repository USU baik dalam bentuk kebijakan administrasi maupun teknis
dapat dilihat sebagai berikut:
1. Kebijakan Administrasi
1 Membentuk Tim yang khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi Repository USU Nota Tugas Kepala
Perpustakaan 2
Mendefinisikan, merancang mekanisme dan prosedur tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan Universitas
SK Rektor. 3
Mengusulkan dan ikut dalam beberapa hibah kompetensi yang ditawarkan oleh DIKTI Menang dalam TPSDP tahun 2002 dan PHKI
INHEERENT tahun 2007.
2. Kebijakan Teknis
1 Membuat dominan baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang
direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories RWWR.
Universitas Sumatera Utara
2 Memilih utuk menggunakan Digital Repository Software DRS yang
berbasis open source serta memilki fitur-fitur standar metadata yang digunakan secara internasional seperti standar metadata Dublin Core,
mendukung OAI-PMH Open Archived Initiative-Protocol for Metadata Harvesting yang dapat digunakan untuk pertukaran secara
otomatis.
3 Mendaftarkan Repository USU ke beberapa Directory Repositories
terkenal. 4
Termasuk juga di jaringan Refensi Ilmiah Indonesia Garuda Garda Rujuka n Digital
http:jurnal.dikti.go.id .
4.1.7 Kontribusi Repository USU bagi USU
