Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

(1)

EVALUASI PEMANFAATAN SUMBER DAYA INFORMASI ELEKTRONIK USU REPOSITORY PADA WEB PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Oleh : EKA EVRIZA

060709019

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara.

Oleh : Eka Evriza

NIM : 060709019

Pembimbing I : Himma Dewiyana, ST, M.Hum

Tanda Tangan : ______________________ Tanggal : ______________________

Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom

Tanda Tangan : ______________________ Tanggal : ______________________

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara.

Oleh : Eka Evriza

NIM : 060709019

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Drs. Jonner Hasugian, M.Si

Tanda Tangan : ______________________ Tanggal : ______________________

FAKULTAS SASTRA

Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.

Tanda Tangan : ______________________ Tanggal : ______________________

(4)

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, Desember 2010 Penulis

Eka Evriza NIM. 060709019

(5)

ABSTRAK

Evriza, Eka. 2010. Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik

USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Medan : Fakultas Sastra USU.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU.

Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif yaitu dengan cara menyebarkan kuesioner secara online kepada pengguna melalui situs USU Repository selama 6 minggu (30 September s.d. 11 November 2010) dengan masa percobaan program kuesioner online selama 3 hari (27 s.d. 29 September 2010). Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pengguna website Perpustakaan USU. Selama rentang waktu 6 minggu , pengguna yang mengunjungi survei kuesioner online ini sebanyak 125 pengunjung, namun yang berpartisipasi mengisi kuesioner online hanya sebanyak 103 responden yang kemudian menjadi sampel penelitian ini. Interpretasi data dilakukan berdasarkan besar persentase dari setiap jawaban responden.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mayoritas responden (80%) telah melakukan registrasi sebagai member USU Repository, dan kebanyakan dari mereka mengetahui keberadaan sumber daya informasi elektronik USU Repository dari teman (42%). Sebagian responden memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository lebih dari 3 kali dalam sebulan (40%) dengan rata-rata waktu akses selama 1 jam (69%) dan rata-rata jumlah dokumen yang dimanfaatkan antara 1 sampai dengan 5 dokumen (46%). Adapun titik akses yang digunakan sebagai keyword (kata kunci) oleh mayoritas responden dalam melakukan penelusuran sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah melalui judul (65%). Perlakuan yang paling sering dilakukan responden terhadap informasi yang diperoleh pada sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah mendownload (83%) dan akses yang diterima pengguna dari USU Repository dalam melakukan penelusuran untuk sampai ke informasi yang dimaksud menurut sebagian besar responden adalah cepat (65%). Latar belakang yang mendorong mayoritas responden untuk memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah tuntutan studi (40%) dengan tujuan utamanya adalah untuk menunjang kegiatan penelitian (49%) yang mereka lakukan sehingga mereka lebih memilih memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository daripada menggunakan repository yang lain untuk memenuhi kebutuhan informasinya karena dokumen atau informasi yang tersedia di USU Repository sesuai dengan topik yang dicari (53%). Adapun koleksi USU Repository yang sering digunakan adalah koleksi student papers (44%), namun hanya sebagian saja informasi yang tersaji (53%) yang memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Informasi yang disajikan cukup mutakhir (33%), cukup beragam (60%), cukup akurat (44%), lengkap (48%) dan tampilannya pun bagus (59%). Menurut responden, kendala yang sering dihadapi dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah loading lambat (46%),

(6)

akan tetapi kebanyakan dari pengguna tidak pernah meminta bantuan admin (66%).

Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa sumber daya informasi elektronik USU Repository telah dimanfaatkan oleh responden untuk memenuhi keperluan studi terutama untuk menunjang kegiatan penelitiannya.

(7)

KATA PENGANTAR

Bissmillahirrahmanirrahim, Assalamualaikum Wr. Wb.

Syukur alhamdulillah penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayahNya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi sebagian dari syarat-syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara Medan. Skripsi ini diberi judul “Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ayahanda Syafrizal, S.Pd dan Ibunda Usia Evalina, S.Pd yang telah banyak memberikan bantuan moril dan materil serta kepercayaan yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan skripsi ini. 2. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku dosen pembimbing I yang

telah memberikan bimbingan, dan arahan serta waktu dalam penulisan skripsi ini.

3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom, selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.

4. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

5. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH, MLib., selaku Kepala Perpustakaan USU yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian di Perpustakaan USU.

6. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Sastra USU. 7. Bapak Ishak, SS, M.Hum selaku dosen penasihat akademik penulis.

8. Kepala Bagian Layanan Digital (TIK) Lt.2 dan seluruh staf Perpustakaan USU (khususnya kakanda Ray Ansyari) yang banyak memberikan informasi yang penulis butuhkan selama mengadakan penelitian.

(8)

9. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus bersedia meregenerasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah memberikan bekal ilmu selama penulis kuliah dan menyelesaikan pendidikan di Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 10.Seluruh guru yang telah membimbing dan mengajar penulis selama masa

pendidikan dasar dan menengah (Yayasan Pendidikan TK dan SD Swasta Melati Medan, SMP Negeri 38 Medan dan SMA Negeri 16 Medan) yang menjadi bekal penulis untuk melanjutkan pendidikan di perguruan tinggi.

11. Teristimewa buat adinda Egy Ananda, AMd (thank’s for support and

spirit yang ga’ pernah surut diberikan ma kakak) dan adinda Aulia

Chairani (moga bisa jadi inspirasi ‘tuk terus menggali potensi diri dan bisa membangkitkan spirit dalam menggapai asa dan cita-citanya). I will

always love you.

12. Spesial buat sahabat” yang selama ini tak hentinya memberikan doa dan semangat buat penulis, thank so much for RiVOnDYE3R (rini, ony, vivien, dwie, yeyen, trie and aghiel)..u’re my best friends forever 

13. Anak” Ompol's_Community™ (nanang, dana, astri, icha, k’bayu, k’reza, k’luffy, k’nansha, k’chie, k’lya, k’lea, bg el, bg taufik, bg agus, bg poji, bg che, bg jaya, om ari, om dika, mas joe, dkk) yang selalu memberikan keceriaan dan support yang besar selama ini..

14. Bg benny dan kak sastri (makasih dh slalu dgrin curhatnya adq..doa dan dukungan kalian begitu berarti buat adq), Agung Utomo (thank’s

kuesioner onlinenya)..Ahmad Danil (makasih buat nasihat”nya), Dewi,

Ika, Rani, Lina, Sri dan teman” DSPI khususnya stambuk 2006 yang telah banyak membantu penulis selama perkuliahan, smoga sukses.

15. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang selalu

memberikan dukungan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini

Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam skripsi ini, masih banyak memiliki kekurangan, baik dari segi materi maupun penulisannya. Untuk itu, penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari yang membacanya demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat

(9)

bagi banyak orang dan memperkaya khasanah ilmu perpustakaan dan informasi Indonesia.

Medan, Desember 2010 Penulis

(10)

DAFTAR ISI

ABSTRAK………..i

KATA PENGANTAR………...v

DAFTAR TABEL………...vii

DAFTAR GAMBAR……….viii

DAFTAR LAMPIRAN………ix

BAB I PENDAHULUAN……….… 1

1.1 Latar Belakang Masalah……….. 1

1.2 Rumusan Masalah………... 3

1.3 Tujuan Penelitian………. 3

1.4 Manfaat Penelitian ……….. 3

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ……… 3

BAB II TINJAUAN TEORETIS……… 4

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi………... 4

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi……… 4

2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi……….. 5

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ………. 6

2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ………... 7

2.2 Evaluasi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan ………. 8

2.2.1 Definisi Evaluasi Koleksi……… 8

2.2.2 Tujuan Evaluasi Koleks……….. 11

2.2.3 Teknik Evaluasi Koleksi………. 13

2.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan……… 14

2.3.1 Definisi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan……….. 14

2.3.2 Tujuan Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan……… 17

2.3.3 Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan……… 17

2.4 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 18

2.4.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan……….18

2.4.2 Tujuan Koleksi Perpustakaan……….. 19

(11)

2.5 Sumber Daya Informasi Elektronik………23

2.6 Grey Literature………..24

2.6.1 Pengertian Grey Literature………24

2.6.2 Jenis Dokumen Grey Literature………25

2.7 Repository………..26

2.7.1 Pengertian Repository……….26

2.7.2 Tujuan Repository………28

2.7.3 Fungsi Repository……….28

BAB III METODOLOGI PENELITIAN………..31

3.1 Jenis Penelitian……….31

3.2 Lokasi Penelitian………..31

3.3 Populasi dan Sampel………31

3.3.1 Populasi………31

3.3.2 Sampel………..32

3.4 Teknik Pengumpulan Data………...32

3.5 Jenis dan Sumber Data……….33

3.6 Instrumen Penelitian……….33

3.6.1 Kisi – kisi Kuesioner Online………33

3.7 Analisis Data………34

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN……….35

4.1 Identitas Responden………35

4.2 Pengalaman Menggunakan USU Repository………..36

4.2.1 Registrasi Sebagai Member USU Repository……….36

4.2.2 Pengenalan USU Repository………...37

4.3 Pola Pemanfaatan USU Repository……….38

4.3.1 Frekuensi Pemanfaatan USU Repository………39

4.3.2 Rata-rata Waktu Akses………40

4.3.3 Rata-rata Jumlah Dokumen USU Repository yang Dimanfaatkan………..41

4.3.4 Titik Akses Melakukan Penelusuran Informasi………..43

4.3.5 Perlakuan terhadap Informasi yang diperoleh……….44

(12)

4.4 Motivasi Menggunakan USU Repository………47

4.4.1 Latar Belakang Menggunakan USU Repository………..47

4.4.2 Alasan Pengguna Memilih Menggunakan USU Repository………48

4.5 Tujuan Pemanfaatan USU Repository……….49

4.6 Kebutuhan Informasi Pengguna………...51

4.6.1 Jenis Koleksi USU Repository yang Sering Dimanfaatkan….51 4.6.2 Terpenuhinya Kebutuhan Informasi………52

4.7 Konten / Isi USU Repository………...53

4.7.1 Kemutakhiran Informasi………..54

4.7.2 Keberagaman Informasi………...55

4.7.3 Keakuratan Informasi………...56

4.7.4 Kelengkapan Informasi………57

4.7.5 Antarmuka / Tampilan USU Repository………..59

4.8 Kendala Layanan ……….60

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………...…..63

5.1 Kesimpulan………..63

5.2 Saran ……….……..64

DAFTAR PUSTAKA……….66

(13)

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Kisi – kisi Kuesioner Online……….34

Tabel 2. Distribusi Frekuensi Identitas Responden Berdasarkan Asal Negara………...35

Tabel 3. Registrasi sebagai Member USU Repository………36

Tabel 4. Pengenalan tentang USU Repository………37

Tabel 5. Frekuensi Pemanfaatan USU Repository………..39

Tabel 6. Rata-rata Waktu Akses USU Repository………..40

Tabel 7. Rata-rata Jumlah Dokumen yang Dimanfaatkan………..42

Tabel 8. Keyword yang Digunakan……….43

Tabel 9. Perlakukan terhadap Informasi yang Diperoleh………44

Tabel 10. Akses USU Repository dalam Melakukan Penelusuran…………...46

Tabel 11. Latar Belakang Menggunakan USU Repository………...47

Tabel 12. Alasan Pengguna Memilih Menggunakan USU Repository……….48

Tabel 13. Tujuan Pemanfaatan USU Repository………..50

Tabel 14. Jenis Koleksi yang Sering Digunakan………...51

Tabel 15. Terpenuhinya Kebutuhan Informasi……….52

Tabel 16. Kemutakhiran Informasi………...54

Tabel 17. Keberagaman Informasi………55

Tabel 18. Keakuratan Informasi………56

Tabel 19 Kelengkapan Informasi……….58

Tabel 20 Antarmuka / Tampilan USU Repository………..59

Tabel 21 Kendala Menggunakan USU Repository ………60

(14)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Registrasi sebagai Member USU Repository………36

Gambar 2. Pengenalan tentang USU Repository………37

Gambar 3. Frekuensi Pemanfaatan USU Repository………..39

Gambar 4. Rata-rata Waktu Akses USU Repository………..41

Gambar 5. Rata-rata Jumlah Dokumen yang Dimanfaatkan………..42

Gambar 6. Keyword yang Digunakan………43

Gambar 7. Perlakukan terhadap Informasi yang Diperoleh………44

Gambar 8. Akses USU Repository dalam Melakukan Penelusuran…………...46

Gambar 9. Latar Belakang Menggunakan USU Repository………..47

Gambar 10. Alasan Pengguna Memilih Menggunakan USU Repository………49

Gambar 11. Tujuan Pemanfaatan USU Repository………..50

Gambar 12. Jenis Koleksi yang Sering Digunakan………..51

Gambar 13. Terpenuhinya Kebutuhan Informasi……….53

Gambar 14. Kemutakhiran Informasi………...54

Gambar 15. Keberagaman Informasi………55

Gambar 16. Keakuratan Informasi………57

Gambar 17. Kelengkapan Informasi……….58

Gambar 18. Antarmuka / Tampilan USU Repository………..59

Gambar 19. Kendala Menggunakan USU Repository ………60

(15)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Kuesioner Penelitian………69

Lampiran 2 : Hasil Survei Kuesioner Online……….………..73

Lampiran 3 : Data Pengunjung Survei Kuesioner Online………80

(16)

ABSTRAK

Evriza, Eka. 2010. Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik

USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Medan : Fakultas Sastra USU.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU.

(17)

akan tetapi kebanyakan dari pengguna tidak pernah meminta bantuan admin (66%).

(18)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam kehidupan yang serba modern dan cepat seperti saat ini, perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi berupaya meningkatkan citranya sebagai penyedia informasi bagi penggunanya dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam pengelolaan sumber daya informasi. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik (Hasugian, 2008:12). Hal ini dilakukan dengan tujuan efesiensi tempat, waktu, biaya dan tenaga pengelolanya.

Sumber daya informasi berkembang biak dengan sangat cepat (Hasugian, 2008:12). Perkembangbiakan informasi ini didukung oleh perkembangan pesat di bidang TIK. Berbagai aplikasi TIK mendukung proses akses dan temu kembali terhadap informasi menjadi semakin cepat. Kemudahan dan kecepatan akses terhadap sumber daya informasi berbasis elektronik ini memberi beberapa keuntungan yaitu dapat diakses secara terbuka (open access) dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user), akses tidak terbatas (unlimited access) dan informasi dapat diakses dari jarak jauh (remote access) oleh pengguna tanpa harus datang ke perpustakaan.

Kecenderungan yang banyak dilakukan oleh perpustakaan dewasa ini, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah mengalihmediakan sumber daya informasi berbasis tercetak yang dimilikinya ke dalam format elektronik, baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah. Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi mulai melakukan digitalisasi informasi yaitu dengan cara merekam ulang koleksi karya ilmiah yang dimilikinya ke dalam bentuk elektronik agar dapat diakses secara online oleh pengguna melalui internet. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang melakukan digitalisasi koleksi karya ilmiah itu adalah Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) melalui layanan USU Repository yang terdapat pada situs web Perpustakaan USU.

(19)

Perpustakaan USU merupakan suatu lembaga penyedia informasi yang menyediakan sumber daya informasi untuk seluruh sivitas akademika, terutama untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa. Ketersediaan informasi pada Perpustakaan USU dapat membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.

Pemanfaatan sumber daya informasi elektronik dapat dilihat dari bagaimana sumber daya informasi elektronik tersebut dimanfaatkan oleh pengguna. Untuk mengetahui bagaimana pengguna memanfaatkan sumber daya informasi di perpustakaan maka perlu dilakukan evaluasi terhadap pemanfaatan sumber daya informasi elektronik suatu perpustakaan.

USU Repository memiliki koleksi sumber daya informasi elektronik yang tidak sedikit jumlahnya. Berdasarkan observasi terdapat 15.401 dokumen (tanggal 3 Mei 2010) yang dipublikasikan melalui USU Repository Web Perpustakaan USU. Dokumen tersebut terdiri dari karya ilmiah dosen dan peneliti (1.857 dokumen), skripsi (8.734 dokumen), tesis (3.549 dokumen), disertasi (67 dokumen), hasil penelitian, prosiding seminar dan lokakarya (21 dokumen), buku panduan atau pedoman (65 dokumen), arsip elektronik (119 dokumen) dan jurnal elektronik (989 dokumen). Ketersediaan dokumen-dokumen tersebut pada USU Repository dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasinya.

Dari data statistik pengguna ke situs http://repository.usu.ac.id (bulan April 2010) sebagai wadah layanan USU Repository pada web Perpustakaan USU diperoleh informasi bahwa kunjungan pengguna ke masing-masing koleksi sebagai berikut : koleksi buku panduan atau pedoman (Guide Books 4,75%), karya ilmiah dosen dan peneliti (Lecture Papers 5,64%), skripsi (Student Papers 41,04%), tesis (Master Theses 30,78%), disertasi (PhD Dissertations 3,15%), arsip elektronik (USU e-Archives 2,12%) dan jurnal elektronik (USU e-Journals 1,25). Dari data kunjungan tersebut dapat dilihat bahwa ada kesenjangan pemanfaatan sumber daya informasi oleh pengguna terhadap koleksi-koleksi yang ada di layanan USU Repository, yaitu koleksi skripsi lebih dominan dikunjungi oleh pengguna dibandingkan dengan koleksi USU Repository yang lain.

(20)

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin mengevaluasi bagaimana pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository oleh pengguna pada web Perpustakaan USU. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah “Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU?”.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU.

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi Perpustakaan USU, sebagai bahan masukan dalam

pengembangan perpustakaan khususnya dalam pengelolaan sumber daya informasi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi.

2. Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan. 3. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang ilmu

perpustakaan dan informasi, serta pemahaman tentang manfaat sumber daya informasi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang terfokus pada pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan USU meliputi pola pemanfaatan, motivasi pemanfaatan, tujuan pemanfaatan, kebutuhan informasi pengguna, konten/isi informasi dan kendala yang dihadapi dari penggunaan USU Repository.

(21)

BAB II

TINJAUAN TEORETIS

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pada hakikatnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induk yang menaunginya, yang bersama-sama dengan unit lain membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi. Dengan kata lain, perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan.

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Tuntutan zaman telah banyak mengubah arti suatu perpustakaan perguruan tinggi sebagai konsekuensi adanya perkembangan belajar dan mengajar modern sehingga perpustakaan tidak hanya bertugas mengumpulkan, menyimpan dan meminjamkan bahan-bahannya saja, tetapi lebih banyak lagi jasa dan fasilitas yang dibutuhkan masyarakat untuk memenuhi kebutuhan informasinya.

Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan sekolah tinggi (Sjahrial-Pamuntjak, 2000:4). Perpustakaan perguruan tinggi memiliki arti yang sangat penting dalam membantu mahasiswa dan kalangan sivitas akademika lainnya untuk mengembangkan daya intelektual dan spiritual mereka.

Sulistyo-Basuki (1993:51) mengatakan bahwa :

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang bekerjasama dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utamanya membantu perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya.

Menurut Sutarno (2003:4), “Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh sivitas akademika”.

(22)

Berdasarkan beberapa pendapat tentang pengertian perpustakaan perguruan tinggi yang penulis kemukakan dapat dikatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi atau yang sederajat untuk mendukung membantu pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi dengan penggunanya dari kalangan sivitas akademika.

2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai suatu organisasi yang berada di bawah naungan institusi induknya pasti memiliki tujuan sendiri. Secara umum, tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993:52), adapun yang menjadi tujuan perpustakaan tinggi didirikan adalah :

1. Memenuhi kebutuhan informasi masyarakat pengguna perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering juga tenaga administrasi perguruan tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.

3. Menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna dari berbagai jenis pemakai.

5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal.

Dalam Panduan Penyelenggaraan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1993:1) disebutkan bahwa :

Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

1. Dharma pertama yaitu pendidikan, dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.

(23)

3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan pengumpulan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:33) dinyatakan :

Sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut :

1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.

2. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia.

3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah, yang dihasilkan oleh sivitas akademika.

4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaian pustaka. 5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani

kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka.

6. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidkan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam usaha melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi maka perpustakaan harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:3) fungsi perpustakaan adalah :

a. Sebagai sarana simpan karya manusia b. Sebagai sumber informasi (fungsi informasi) c. Sebagai sarana rekreasi (fungsi rekreasi)

d. Sebagai sarana pendidikan ( fungsi pendidikan)

e. Sebagai sarana pengembangan kebudayaan (fungsi kultural)

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:3) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1. Fungsi edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan

(24)

pembelajaran setiap progam studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi

3. Fungsi riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

4. Fungsi rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

5. Fungsi publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni civitas akademika dan staf non akademik.

6. Fungsi deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7. Fungsi interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memeberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sumber belajar para sivitas akademika untuk mendukung kegiatan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar, materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran, riset penelitian, sarana pengembangan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna, serta sarana untuk menyimpan dan mempublikasikan seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.

(25)

2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Rompas dalam Huda (2007:8) menyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan dapat dibagi atas 4 kelompok berikut :

a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penelitian tertulis dan terekam.

b. Mengolah berupa diklasifikasi, dikatalog dan sebagainya bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang memakainya.

c. Menyimpan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka. d. Memberi pelayanan dan informasi yang disediakan.

Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:5) menegaskan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :

Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, merawat pustaka serta mendayagunakan baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat di luar kampus.

Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1. Mengikuti perkembangan serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.

2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studinya.

3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.

4. Kemutakhiran koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.

5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat dan mendayagunakan pustaka dengan memberikan fasilitas kepada pengguna untuk mengakses pustaka yang tersedia dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan perguruan tinggi.

(26)

2.2 Evaluasi Koleksi Perpustakaan 2.2.1 Definisi Evaluasi Koleksi

Kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari Bahasa Inggris yaitu

evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000:220).

Kata evaluasi sering digunakan untuk memberikan nilai atau perkiraan hasil mengenai suatu objek yang diteliti. Sedangkan menurut pengertian istilah “evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan” (Yunanda, 2009 :1)

Evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi (Ajick, 2009:2).

Evaluasi meliputi mengukur dan menilai yang digunakan dalam rangka pengambilan keputusan. Hubungan antara pengukuran dan penilaian saling berkaitan. Mengukur pada hakikatnya adalah membandingkan sesuatu dengan atau atas dasar ukuran atau kriteria tertentu (meter, kilogram, takaran dan sebagainya). Pengukuran bersifat kuantitatif. Sedangkan menilai itu mengandung arti, mengambil keputusan terhadap sesuatu berdasarkan pada ukuran baik atau buruk, sehat atau sakit, pandai atau bodoh dan sebagainya. Penilaian bersifat kualitatif. Hal ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh Arikunto (2009:2) bahwa mengukur adalah membandingkan sesuatu dengan satu ukuran (bersifat kuantitatif), menilai adalah mengambil suatu keputusan terhadap sesuatu dengan ukuran baik buruk (bersifat kualitatif), dan evaluasi meliputi kedua langkah tersebut di atas.

Pendapat lain mengenai evaluasi disampaikan oleh Uzer (2003:120), bahwa :

Evaluasi adalah suatu proses yang ditempuh seseorang untuk memperoleh informasi yang berguna untuk menentukan mana dari dua hal atau lebih yang merupakan alternative yang diinginkan, karena penentuan atau keputusan semacam ini tidak diambil secara acak, maka alternatif-alternatif itu harus diberi nilai relative, karenanya pemberian nilai itu harus

(27)

memerlukan pertimbangan yang rasional berdasarkan informasi untuk proses pengambilan keputusan.

Sedangkan Arikunto dan Cepi (2008:2) mengatakan bahwa :

Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternative yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decion maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan.

Dari pengertian–pengertian tentang evaluasi yang telah dikemukakan beberapa ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok untuk melihat sejauh mana keberhasilan suatu program atau kegiatan, yang mana keberhasilan program atau kegiatan itu sendiri dapat dilihat dari dampak atau hasil yang dicapai oleh program tersebut. Oleh karena itu, dalam keberhasilan ada dua konsep yang terdapat di dalamnya yaitu efektifitas dan efisiensi. “Efektifitas merupakan perbandingan antara output dan inputnya sedangkan efisiensi adalah taraf pendayagunaan input untuk menghasilkan output lewat suatu proses” (Sudharsono dalam Lababa, 2008:2)

Menurut Junaidi (2010:3), “Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu sendiri bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna”.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:49) dijelaskan bahwa, evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.

Hardi (2006:4) juga menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah :

Proses efektivitas dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi komunitas perguruan tinggi.

(28)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari ketersediaan koleksi maupun pemanfaatan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika dan menunjang keberhasilan program perguruan tinggi. Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi untuk menilai apakah koleksi yang tersedia memang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna, atau hanya sebagian kecil saja yang terpakai oleh penggunanya.

2.2.2 Tujuan Evaluasi Koleksi

Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Arikunto (2002:13), ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen.

Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain :

1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;

2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya ;

3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi (Junaidi, 2010:3).

Alasan-alasan tersebut menjadi dasar untuk menentukan tujuan evaluasi koleksi. Pada hakikatnya, tujuan evaluasi koleksi dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan di masa yang akan datang (Hardi, 2006:4).

Berdasarkan kebijakan pengembangan koleksi dalam mengembangkan program perguruan tinggi, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:49) menjelaskan tujuan evaluasi koleksi yaitu :

(29)

1) Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi.

2) Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi. 3) Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan

teknologi.

4) Meningkatkan nilai informasi.

5) Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi. 6) Menyesuaikan kebijakan pengembangan koleksi

Hal senada juga disampaikan oleh Ajick (2009:2) yang menyatakan bahwa “Tujuan dari evaluasi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang ditentukan telah tercapai”.

Uraian yang lebih spesifik mengenai tujuan evaluasi koleksi dikemukakan oleh Nurjanah (2010:12-13) sebagai berikut :

1. Tujuan Internal

a. Kebutuhan pengembangan koleksi :

• Untuk mengetahui : cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada (data aset perpustakaan), masalah yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program-programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan dengan program yang ada, dan apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.

• Untuk mendata : kekuatan koleksi dan kelemahannya secara kualitatif maupun kuantitatif (pada subjek apa saja)

• Untuk mendapatkan ; data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama perpustakaan lain, data bagi kepentingan penyiangan, data bagi kepentingan stock opname b. Kebutuhan anggaran, membantu penentuan :

• Alokasi anggaran untuk memperkuat subjek yang lemah • Alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang sudah kuat • Alokasi anggaran untuk pengembangan koleksi lama/

retrospective

• Semua alokasi anggaran pengembangan koleksi 2. Tujuan eksternal

a. Kebutuhan institusi lokal, untuk mengetahui : • Kinerja perpustakaan;

• Rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan; • Apakah anggaran yang diperoleh bisa menunjang kebutuhan; • Apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unit

pelayanan lain dalam komunitas yang sama;

• Alternatif lain dari penambahan ruang (ruang penyimpanan); • Apakah koleksi sudah kadaluarsa;

• Apakah koordinasi dalam program pengembangan koleksi sudah berjalan dengan baik;

(30)

• Apakah tingkat duplikasi koleksi sudah tepat;

• Apakah rasio biaya / keuntungan (cost/benefit) masuk akal; b. Kebutuhan luar organisasi, menyiapkan data untuk :

• Akreditasi;

• Badan-badan pendanaan dan donor;

• Berbagai program jaringan, konsorsium dan kerjasama lainnya. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi ditujukan untuk mengkaji apakah koleksi yang tersedia sudah tepat dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh pengguna perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasinya dan apakah koleksi yang tersedia telah sesuai dengan kebutuhan pengembangan koleksi, kebutuhan anggaran, kebutuhan institusi lokal dan kebutuhan luar organisasi perpustakaan.

2.2.3 Teknik Evaluasi Koleksi

Dalam melakukan kegiatan evaluasi koleksi, ada beberapa cara yang dapat digunakan, yaitu :

1) Kuantitatif

Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik. Dari data statistik itu dapat diperoleh informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang – kurangnya harus meliputi :

a. Jumlah judul b. Jumlah eksemplar c. Kelas pustaka d. Asal pustaka e. Tahun terbit

Pencatatan data dapat dikerjakan setiap hari, minggu, bulan atau setiap tahun.

2) Kualitatif

Cara kualitatif dilakukan dengan cara menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi (Depdikbud, 1994:49).

Teknik lain yang digunakan untuk melakukan evaluasi koleksi adalah sebagai berikut :

1. Pendekatan evaluasi

• Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki;

• Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi; • Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke

(31)

• Pemeriksaan koleksi langsung;

• Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

2. Pembagian metode evaluasi versi ALA (American Library

Association)

a. Metode terpusat pada koleksi

• Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi atau katalog; • Penilaian dari pakar;

• Perbandingan data statistik;

• Perbandingan pada berbagai standar koleksi. b. Metode terpusat pada penggunaan

• Melakukan kajian sirkulasi; • Meminta pendapat pengguna;

• Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan; • Melakukan kajian sitiran;

• Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca); • Memeriksa ketersediaan koleksi di rak (Sujana, 2006:3-4). Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa teknik evaluasi koleksi pada umumnya dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data statistik koleksi perpustakaan, pemeriksaan terhadap daftar tertentu seperti bibliografi atau katalog, meminta pendapat para ahli maupun pengguna yang langsung menggunakan koleksi perpustakaan dan melakukan pemeriksaan langsung terhadap ketersediaan koleksi perpustakaan.

2.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

2.3.1 Definisi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Kata pemanfaatan berasal dari kata “manfaat” yang berarti guna, faedah. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:711) menyebutkan bahwa pemanfaatan mengandung arti yaitu “proses, cara dan perbuatan memanfaatkan sesuatu untuk kepentingan sendiri”.

Dengan kata lain, pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah proses, cara dan perbuatan memanfaatkan koleksi perpustakaan oleh pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mendayagunakan sumber informasi yang terdapat di perpustakaan dan jasa informasi yang tersedia.

(32)

Pada dasarnya pemanfaatan koleksi perpustakaan mencakup dua hal yaitu menggunakan koleksi dalam ruangan perpustakaan (in library use) dan meminjam koleksi dari bagian sirkulasi untuk digunakan di luar perpustakaan (out library

use).

Lancaster (1993:77) membatasi pengertian pemanfaatan koleksi di ruang baca perpustakaan dengan bentuk pertanyaan di bawah ini :

1. If a book is removed from the selves, casually glanced at and immediately returned, has it been “used”?

2. If it is removed, some portion of it read at selves, and then put back, has it been used?

3. If it is carried to table, along with others, glanced at and pushed to one side, has it been used?

Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut :

1. Jika koleksi diambil dari rak dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?

2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?

3. Jika koleksi ada di atas meja atau di ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?

Dalam memanfaatkan koleksi di perpustakaan, pengguna biasanya menggunakan cara-cara umum yang dapat dilihat dari kebiasaan mereka. Secara umum, cara memanfaatkan koleksi perpustakaan menurut Zulkarnaen (1997:45) adalah sebagai berikut :

a. Meminjam

Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi perpustakaan setelah mendapatkan buku yang ia inginkan. Dengan melakukan peminjaman, pengguna memiliki waktu lebih banyak untuk membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang masa peminjamannya dan kemudian dikembalikan lagi ke meja sirkulasi. b. Membaca di tempat

Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku untuk dibaca dan menghabiskan waktunya di perpustakaan. Pada perpustakaan yang memiliki ruang baca yang nyaman, akan menambah pengguna yang akan membaca buku di perpustakaan tanpa

(33)

harus meminjam. Cara seperti ini dibatasi oleh jam layanan perpustakaan.

c. Mencatat informasi dari buku

Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti ini, pengguna mendapatkan informasi ringkas tentang berbagai masalah dari beberapa buku berbeda.

d. Memperbanyak (menggunakan jasa foto copy)

Dengan memanfaatkan fasilitas mesin foto copy, pengguna dapat memiliki sendiri informasi – informasi yang ia inginkan. Cara seperti ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Sedangkan perpustakaan sering menyediakan layanan foto copy untuk koleksi yang tidak bisa dipinjam oleh pengguna seperti koleksi referensi. Bagi perpustakaan dan pengguna terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.

Cara-cara yang ditempuh oleh pengguna tersebut dapat dilakukan untuk memanfaatkan koleksi dalam format tercetak khususnya buku. Lain halnya cara pemanfaatan yang dilakukan oleh pengguna terhadap koleksi dalam bentuk elektronik. Informasi yang diperoleh dari hasil penelusuran dapat di-download, dicetak dan/atau hanya dibaca di monitor. Pada dasarnya pengguna dapat secara bebas memperlakukan informasi yang didapatnya melalui penelusuran dari internet (Hasugian, 2005:14).

Pada umumnya cara memanfaatkan koleksi dalam format elektronik yang paling sering dilakukan oleh pengguna adalah men-download. Hal ini dilakukan oleh pengguna apabila menemukan informasi yang relevan berdasarkan kebutuhan informasinya dalam format elektronik biasanya mereka akan

men-download informasi tersebut untuk kemudian disimpan ke dalam media

penyimpanan seperti flash disk, hard disk, CD ROM dan lainnya. Dengan melakukan download, pengguna memiliki kesempatan untuk melihat ulang rekaman informasi yang telah ia simpan dalam media penyimpanan tersebut. Dengan menggunakan mesin printer, hampir sebagian besar pengguna memilih untuk mencetak informasi elektronik yang mereka peroleh. Cara seperti ini dilakukan untuk memudahkan pengguna dalam membaca informasi elektronik yang telah diperolehnya.

(34)

Cara lain yang biasa dipergunakan oleh sebagian pengguna dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik yaitu membaca informasi di layar komputer. Hal ini dilakukan oleh pengguna yang memiliki cukup waktu luang untuk membaca informasi tersebut. Biasanya informasi yang hanya dibaca di layar komputer adalah informasi yang kurang atau tidak penting untuk dimiliki (Hasugian, 2005:14). Ada kalanya suatu informasi yang ditampilkan dalam format elektronik tidak dapat di-download atau dicetak oleh pengguna sehingga pengguna hanya dapat mencatat informasi dari dokumen elektronik yang ditampilkan pada secarik kertas atau buku catatan.

Dari penjelasan di atas, dapat dilihat ada beberapa cara pemanfaatan koleksi perpustakaan, baik dalam format tercetak maupun dalam format elektronik. Untuk memanfaatkan koleksi tercetak khususnya buku yang biasa dilakukan oleh pengguna yaitu meminjam, membaca di tempat, mencatat informasi dari buku dan memperbanyak (menggunakan jasa foto copy) sedangkan untuk koleksi dalam format elektonik biasanya pengguna akan men-download, membaca informasi di layar komputer, mencatat informasi dari dokumen elektronik yang ditampilkan pada secarik kertas atau buku catatan dan mencetak (printing). Cara-cara yang ditempuh oleh pengguna tersebut dipengaruhi oleh faktor-faktor yang di antaranya adalah waktu, kenyamanan dan materi.

2.3.2 Tujuan Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Tujuan utama disediakannya koleksi di perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Pemanfaatan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan atau aktivitas pengguna dalam menggunakan koleksi yang disediakan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut dapat bersifat ilmiah yang mencakup berbagai ilmu pengetahuan dan juga bersifat hiburan (non-ilmiah).

Untuk dapat memberikan pelayanan informasi yang maksimal kepada pengguna, maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau koleksi yang diperlukan guna mendorong pencapaian tujuan perpustakaan yaitu untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi

(35)

kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi.

2.3.3 Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan

Setiap pengguna perpustakaan memiliki frekuensi pemanfaatan koleksi perpustakaan yang berbeda-beda. Hal ini tergantung pada kebutuhan informasi, waktu dan kesempatan yang mereka miliki. Oleh karena itu, frekuensi pemanfaatan koleksi merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pengguna memanfaatkan koleksi di perpustakaan.

Ketersediaan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi juga mempengaruhi tingkat kunjungan pengguna ke sebuah perpustakaan tergantung bagaimana perpustakaan mampu memberikan informasi yang relevan kepada penggunanya. Semakin baik perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya maka semakin sering pengguna tersebut datang ke perpustakaan karena mereka merasa informasi yang mereka butuhkan tersedia pada perpustakaan tersebut.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:245) menyebutkan bahwa frekuensi mengandung arti yaitu “kekerapan”. Frekuensi pemanfaatan koleksi berarti memiliki makna kekerapan penggunaan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Semakin sering suatu koleksi perpustakaan digunakan, hal itu menandakan bahwa informasi yang tersedia dalam koleksi tersebut benar-benar bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.

2.4 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.4.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan

Ada beberapa pendapat mengenai pengertian koleksi perpustakaan. Menurut Soeatminah (1992:18), “ Koleksi perpustakaan adalah bahan pustaka berupa buku, non-buku ataupun manuskrip yang dihimpun oleh perpustakaan”. Pendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Sumardji (1992:22) yang menyatakan bahwa, “Koleksi perpustakaan merupakan kumpulan atau kelompok bahan pustaka yang berisi karya-karya mengenai informasi tertentu yang disusun secara sistematis”.

(36)

Sedangkan menurut Siregar (1999:2) yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah

“Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada pengguna, guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perguruan tinggi tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan”.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa, “Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam bentuk berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah sekelompok bahan pustaka baik tercetak maupun tidak tercetak yang berisi informasi tertentu yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Pada perpustakaan perguruan tinggi, koleksi merupakan aset atau kekayaan yang menjadi tolok ukur seberapa baik perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.

2.4.2 Tujuan Koleksi Perpustakaan

Pada dasarnya tujuan penyediaan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk setiap perpustakaan, tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakaan tersebut.

Menurut Siregar (1999:2) perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi dengan tujuan :

1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya;

2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya;

3. Memiliki koleksi bahan/dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut;

4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya;

(37)

5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempanya bernaung.

Dengan dimilikinya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan hasil guna.

2.4.3 Jenis Koleksi Perpustakaan

Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pelayanan pengguna agar dapat dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi perpustakaan tidak terbatas hanya pada buku saja, tetapi meliputi segala macam bentuk cetakan dan rekaman. Koleksi perpustakaan dikelompokkan dalam dua bentuk yaitu tercetak dan terekam.

Koleksi dalam bentuk tercetak terdiri dari buku, majalah, surat kabar, pamflet, lembaran photo, brosur dan bahan-bahan lepas lainnya. Sedangkan koleksi dalam bentuk rekaman meliputi kaset, mikrofilm, mikrofis, slide, piringan hitam, video kaset, CD ROM dan lain-lain.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993:30), bahan pustaka mencakup : 1. Karya cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk pustaka yaitu :

a. Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan yang utuh dan yang paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku.

b. Terbitan berseri

Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu tertentu.

2. Karya non cetak

Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku, atau majalah melainkan dalam bentuk lain seperti : rekaman suara, rekaman video. Istilah lain untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini antara lain :

a. Rekaman suara yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.

b. Gambar hidup dan rekaman video seperti film dan kaset video, selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan.

(38)

c. Bahan grafika, ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung misalnya : lukisan, foto, gambar teknik, serta bahan pustaka yang harus dilihat dengan bantuan misalnya : slide, transparansi, filmstrip dan lain sebagainya.

d. Bahan kartografi, yang termasuk ke dalam jenis ini adalah peta, atlas, foto udara.

3. Bentuk mikro

Bentuk mikro yaitu suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu :

a. Mikrofilm yaitu mikro dengan gulungan film dengan ukuran 16 mm dan 35 mm.

b. Mikrofis yaitu mikro dalam lembaran film ukuran 105 mm x 148 mm.

c. Mikropague, bentuk mikro dimana informasinya dicetak ke dalam kertas yang mengkilap tidak tembus cahaya, ukurannya sebesar mikrofis.

4. Karya dalam bentuk elektronik

Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD ROM player dan sebagainya.

Sedangkan Sumardji (1988:13) menyatakan koleksi perpustakaan terdiri atas :

1. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari : • Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli,

misalnya manuskrip;

• Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah-malajah, surat kabar;

• Koleksi berupa karya alihan dari tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik maupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape dan lain-lain.

2. Berdasarkan bentuknya, koleksi perpustakaan terdiri dari :

• Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta dan sebagainya;

• Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya;

• Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi; • Majalah, baik yang umum maupun yang khusus;

(39)

• Surat kabar;

• Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya; • Manuskrip; dan lain sebagainya.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memiliki berbagai jenis koleksi yang dilayangkan kepada pengguna baik koleksi dalam bentuk tercetak seperti buku dan terbitan berseri, koleksi non cetak seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, bahan kartografi, mikrofil dan mikrofis. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetis, cakram atau disc dan koleksi lainnya. Semua koleksi tersebut dapat digunakan oleh pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya.

Koleksi perpustakaan perguruan tinggi dikatakan sebagai bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dilayankan, disebarluaskan kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan informasinya ataupun disimpan sebagai deposit penerbitan yang telah diterbitkan sebagai koleksi preservasi untuk memudahkan dalam temu kembali terhadap informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan (Yuventia, 2010:5).

Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 0696/U/1991 Bab II Pasal 11 menetapkan persyaratan minimal koleksi perpustakaan perguruan tinggi untuk program Diploma dan S1:

1. Memiliki 1 (satu) judul pustaka untuk setiap mata kuliah keahlian dasar (MKDK);

2. Memiliki 2 (dua) judul pustaka untuk tiap mata kuliah keahlian (MKK);

3. Melanggan sekurang-kurangnya 1 (satu) judul jurnal ilmiah untuk setiap program studi;

4. Jumlah pustaka sekurang-kurangnya 10 % dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi subyek pustaka.

Sedangkan untuk Program Pascasarjana dan Spesialis: 1. Memiliki 500 judul pustaka untuk setiap program studi;

2. Melanggan sekurang-kurangnya 2 (dua) jurnal ilmiah untuk setiap program studi

Pada Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979:36) disebutkan bahwa yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :

1. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu.

(40)

2. Buku referensi, termasuk buku referensi umum, buku referensi bidang studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan dan lain-lain. 3. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan

pemakai selain dari bidang studi dasar.

4. Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain.

5. Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan bernaung maupun penerbit perguruan tinggi lainnya.

6. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan.

7. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya.

8. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terbatas pada buku teks (fiksi maupun non-fiksi) dan buku referensi (meliputi kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indeks, abstrak, peta dan sebagainya), tetapi juga meliputi terbitan pemerintah (Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya), terbitan perguruan tinggi (seperti laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi, dan sebagainya) dan koleksi bukan buku (seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya).

2.5 Sumber Daya Informasi Elektronik

Dewasa ini terjadi perubahan dalam pengelolaan sumber daya informasi di perpustakaan. Berbagai sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based) yang selama ini menjadi primadona perpustakaan tradisional sekarang telah banyak tersedia dalam format elektronik (Hasugian, 2008:12). Sumber daya informasi elektronik ini menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based).

(41)

Brophy dkk (2000:5) menyatakan sumber daya informasi elektronik adalah “every document in electronic form which needs special equipment to be

used. Electronic resources include digital documents, electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa sumber daya informasi elektronik adalah setiap dokumen dalam bentuk elektronik yang membutuhkan peralatan khusus untuk menggunakannya yang meliputi dokumen digital, terbitan berseri elektronik, database (pangkalan data), hak paten dalam format elektronik dan dokumen jaringan kerja audiovisual.

Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya :

Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dari kutipan di atas sangat jelas dikatakan bahwa informasi elektronik tidak terbatas hanya pada tulisan tetapi juga termasuk suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic

mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,

simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.

2.6 Grey Literature

2.6.1 Pengertian Grey Literature

Grey literature (literature abu-abu) merupakan salah satu jenis koleksi di

perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen- dokemen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, terbitan pemerintah. Berikut adalah beberapa defenisi grey literature yang dikemukakan oleh beberapa penulis.

Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku

untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan

(42)

terbatas, misalnya prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya (C.P. Anger dalam Adi, 2008:65)

Menurut Hirtle dalam Mason (2000:1) menyatakan grey literature adalah :

The quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collection.

Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan dalam bentuk tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas beredar seperti prosiding suatu konferensi, program tercetak dari konferensi dan bahan non-unik lainnya yang digunakan untuk menyusun koleksi manuskrip modern.

Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS) (2003:1), pengertian grey literature adalah

This term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers.

Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen – dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang tidak didistribusikan atau diindeks oleh penerbit komersial.

Selain pendapat di atas, Reitz (2004:68) dalam Dictionary for Library and Information Science mendefenisikan grey literature sebagai

Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.

Dari pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah hasil karya tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding konferensi, yang tidak selalu tersedia di saluran pasar biasa karena karya tersebut tidak diterbitkan secara komersial atau didaftar atau didistribusikan dengan buruk.

(43)

Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey

literature adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan bahan pustaka

yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, dan lain – lain yang dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran secara komersial.

2.6.2 Jenis Dokumen Grey Literature

Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di baca di tempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature. Rompas dalam Huda (2007:19) menggolongkan literatur abu-abu (grey literature) ke dalam :

Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi ; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang – undang, laporan – laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literature kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) disebutkan bahwa :

Literatur abu-abu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur abu-abu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan dari rektor.

Literatur abu-abu (grey literature) yang dimaksud adalah : 1. Skripsi, tesis, disertasi.

2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya. 3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya. 5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa

6. Publikasi internal kampus 7. Majalah atau bulletin kampus

(44)

Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen literatur abu-abu (grey literature) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar dan lain sebagainya.

2.7 Repository

2.7.1 Pengertian Repository

Dalam Freedom Foundation USA (2007:1) dinyatakan bahwa :

A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be :

• A place where data are stored

• A place where specifically digital data are stored

• A site where eprints are located

• A place where multiple databases or files are located for distribution over a network

• A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.

• A place to store specimens, including serum or other biological fractions.

• A place where anything is stored for probable reuse.

Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dipelihara untuk ditemukan kembali di masa yang akan datang. Suatu repository dapat berupa :

• Tempat data disimpan. • Tempat data digital disimpan. • Tempat e-print diletakkan.

• Tempat beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan.

• Penempatan komputer yang secara langsung memberi akses kepada pengguna tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan.

• Tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lainnya.

(45)

Pendapat yang hampir sama mengenai repository juga dapat dilihat pada penyataan berikut :

The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated.Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short, Repository means a place where anything is stored which can later be used again (Mustaine, 2008:1)

Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada tempat utama dimana data disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara spesifik digunakan untuk menyimpan data digital, suatu tempat dimana koleksi e-print diletakkan. Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository juga dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya, repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.

2.7.2 Tujuan Repository

Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang

membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya.

Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki

repository menurut Jain dan Anurag (2008:4) adalah :

• to create global visibility for an institution’s scholarly research;

• to collect content in a single location;

• to provide open access to institutional research output by self-archiving it;

(46)

• to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports)

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai berikut :

• menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;

• mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;

• memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;

• menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey

literature” misalnya tesis atau laporan teknis).

2.7.3 Fungsi Repository

Repository pada sebuah institusi adalah sebuah tempat online untuk

mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang merupakan output dari institusi khususnya hasil riset. Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint)ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi / thesis / disertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.

Adapun fungsi dari repository, yaitu sebagai berikut : 1. Storage function ; The storage function stores data.

2. Information organization function ; The information organization function manages a repository of information described by an information schema and includes some or all of the following elements:

• modifying and updating the information schema;

• querying the repository, using a query language;

• modifying and updating the repository.

3. Relocation function; The relocation function manages a repository of locations for interfaces, including locations of management functions for the cluster supporting those interfaces.

(47)

4. Type repository function; The type repository function manages a repository of type specifications and type relationships. It has an interface for each type specification it stores.

5. Trading function; The trading function mediates advertisement and discovery of interfaces (Joaquin, 1996:1-3)

Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa fungsi utama repository adalah sebagai berikut :

1. Fungsi penyimpanan ; menyimpan data

2. Fungsi organisasi informasi ; mengelola repository informasi yang dijelaskan dengan skema informasi yang mencakup beberapa unsur berikut :

• Modifikasi dan pembaruan skema informasi;

• Peng-query-an repository dengan menggunakan bahasa query; • Modifikasi dan pembaruan repository.

3. Fungsi relokasi ; mengelola lokasi repository untuk antarmuka, termasuk lokasi dari fungsi-fungsi manajemen yang mendukung.

4. Fungsi jenis repository ; mengelola spesifikasi jenis repository dan tipe hubungan.

5. Fungsi perdagangan ; menangani iklan dan penemuan antarmuka

Menurut Wicaksono (2005:5), fungsi repository adalah :

• Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.

• Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan

Structured Knowledge Creation.

• Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge

Creation.

Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi repository adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran.

(48)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Metodologi penelitian adalah ilmu penelitian tentang berbagai teknik untuk melakukan penelitian. Untuk memperoleh hasil penelitian yang benar atau mendekati kebenaran, proses penelitian harus dilakukan dengan teknik-teknik tertentu, yang metode dan tekniknya dapat dipilih dan ditentukan dari berbagai macam teori ilmiah yang membahas tentang metode penelitian.

Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif. Menurut Arikunto (2005:234) penelitian deskriptif adalah “penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan”.

Pada penelitian ini penulis hanya memberikan suatu gambaran secara apa adanya data yang diperoleh dari fakta-fakta yang didapat di lapangan, lalu menghubungkannya dengan pendapat para ahli.

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini adalah di Perpustakaan USU yang beralamat di Jalan Perpustakaan No. 1 Kampus USU, Padang Bulan, Medan.

3.3 Populasi dan Sampel 3.3.1 Populasi

Dalam melakukan suatu penelitian, peneliti harus menentukan kriteria populasi agar wilayahnya jelas dan dapat diketahui kuantitasnya. Menurut Sugiyono (2006:90) menyatakan bahwa populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek/subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pengunjung layanan USU Repository yang terdapat pada website Perpustakaan USU. Berdasarkan data yang diperoleh dari administrator website Perpustakaan USU, pengunjung situs USU Repository

(49)

berjumlah 29.363 orang (data pada tanggal 30 April 2010). Data pengunjung tersebut tidak hanya terbatas pada kalangan sivitas akademika USU saja melainkan bersifat global. Artinya bahwa pengunjung yang mengakses USU Repository berasal dari berbagai negara dunia, tidak hanya dari Indonesia saja.

3.3.2 Sampel

Mengingat jumlah anggota pengguna website Perpustakaan Universitas Sumatera Utara setiap hari bertambah banyaknya maka sulit untuk mengevaluasi keseluruhan populasi sehingga ditentukanlah sampel. Sampel adalah sebagian atau wakil populasi yang diteliti (Arikunto, 2002:109). Mengingat jumlah populasi yang cukup banyak, maka penulis mengambil sampel menggunakan teknik “purposive sampling” yaitu teknik pengambilan sampel dengan pertimbangan tertentu. Penyebaran dan pengumpulan kuesioner online dilakukan selama 6 minggu (30 September s.d. 11 November 2010) dengan masa percobaan program kuesioner online selama 3 hari (27 s.d. 29 September 2010). Selama rentang waktu 6 minggu tersebut, pengguna yang mengunjungi survei kuesioner

online ini sebanyak 125 pengunjung, namun yang berpartisipasi mengisi

kuesioner online hanya sebanyak 103 responden. Maka selama rentang waktu 6 minggu tersebut, hanya 103 orang saja yang mengisi kuesioner online yang kemudian menjadi sampel penelitian ini.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Kuesioner atau angket, yaitu memberikan daftar pertanyaan yang berkaitan dengan penelitian kepada responden.

2. Pengamatan, yaitu mengadakan pengamatan langsung ke website Perpustakaan Universitas Sumatera Utara khususnya layanan USU Repository.

3. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mewawancarai administrator website Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

(50)

4. Studi kepustakaan dan dokumentasi yaitu mengumpulkan data ilmiah dari buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya.

3.5 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :

1. Data primer, yaitu data yang langsung diperoleh dari responden melalui kuesioner dan wawancara.

2. Data sekunder, yaitu data yang mendukung data primer yang diperoleh melalui buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.6 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian. Kuesioner atau angket merupakan salah satu alat dalam mengumpulkan data dengan memberikan pertanyaan secara tertulis kepada responden. Kuesioner atau angket didesain dalam bentuk sejumlah pertanyaan yang terkandung di dalam aspek – aspek yang akan diteliti berkenaan dengan pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository. Oleh karena pengguna yang memanfaatkan USU Repository tidak hanya terbatas pada kalangan sivitas akademika USU tetapi bersifat global, maka kuesioner atau angket akan dibuat secara online. Pengguna akan menjawab kuesioner secara online. Kuesioner akan muncul saat pengguna mengklik fitur USU Repository yang terdapat pada website Perpustakaan USU. Setelah pengguna selesai mengisi kuesioner online maka mereka dapat melakukan penelusuran informasi di layanan USU Repository Web Perpustakaan USU.

3.6.1 Kisi-kisi Kuesioner Online

Dari tinjauan teoritis yang dikemukakan, adapun kisi-kisi kuesioner online penelitian ini adalah sebagai berikut :

(51)

Tabel 1 Kisi-kisi Kuesioner Online

Variabel Indikator No. Item Jumlah

Item Pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository

1. Pengalaman menggunakan USU Repository

2. Pola pemanfaatan USU Repository 3. Motivasi menggunakan USU

Repository

4. Tujuan menggunakan USU Repository

5. Kebutuhan informasi pengguna 6. Konten / isi informasi

7. Kendala layanan USU Repository

1,2 3,4,5,6,7,8 9,10 11 12,13 14,15,16,17,18 19,20 2 6 2 1 1 5 2

Total 20 20

3.7 Analisis Data

Dalam menganalisis data yang diperoleh maka penulis menggunakan metode deskriptif, setelah penyebaran angket selesai maka dianalisis jawaban dari semua responden, yang penafsirannya menggunakan rumus sebagai berikut :

Keterangan : P = presentase f = frekuensi

N = jumlah responden (Supardi, 1979 : 52)

Penafsiran data dilakukan dengan menggunakan pedoman penafsiran data, sebagaimana diungkapkan Supardi (1979 : 20) dalam bukunya yang berjudul Statistik, yaitu sebagai berikut :

1 % - 25 % : sebagian kecil 26 % - 49 % : hampir setengahnya 50 % : setengahnya

51 % - 75 % : sebagian besar 76 % - 99 % : pada umumnya 100 % : seluruhnya

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Lampiran 4

Medan, 9 Agustus 2010

Kepada Yth. :

Kepala Perpustakaan dan Pusat Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara

Di Tempat

Dengan hormat, melalui surat ini, saya yang bernama Eka Evriza NIM 060709019 mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra USU memohon izin untuk menggunakan kuesioner online pada situs web USU Repository Perpustakaan USU untuk pengumpulan data skripsi yang berjudul “Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada WEB Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.

Demikianlah permohonan ini saya sampaikan, mohon sekiranya Bapak memberikan izin. Atas bantuan dan izin yang Bapak berikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya

Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Parts

Dokumen yang terkait

Perbandingan Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Oleh Pengguna Digital Native dan Digital Immigrants pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Evaluasi Pemanfaatan Koleksi Kitab Kuning Pada Perpustakaan Pondok Pesantren Ar-Raudhatul Hasanah Medan

Evaluasi Situs Web Perpustakaan Universitas Gunadarma dan Universitas Brawijaya menggunakan Metode Webqual

Peran Layanan Digital Perpustakaan Universitas Dalam Mendukung Penelitian Sivitas Akademika

Laporan Kegiatan Tim Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan Universitas

Pemanfaatan Koleksi Terbitan berseri Di Perpustakaan Universitas Negeri Medan (Unimed)

Layanan Informasi Elektronik Berbasis Web Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Pemanfaatan Sumber Informasi Elektronik Pada Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi

Evaluasi Pemanfaatan Koleksi Institutional Repository Pada Website Digital Repository Perpustakaan UNIMED

Analisis Penggunaan Sumber Daya Informasi Tercetak dan Elektronik di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Dukungan

Links

Evaluasi Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Elektronik USU Repository pada Web Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Parts

Dokumen yang terkait

Perbandingan Pemanfaatan Sumber Daya Informasi Oleh Pengguna Digital Native dan Digital Immigrants pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Evaluasi Pemanfaatan Koleksi Kitab Kuning Pada Perpustakaan Pondok Pesantren Ar-Raudhatul Hasanah Medan

Evaluasi Situs Web Perpustakaan Universitas Gunadarma dan Universitas Brawijaya menggunakan Metode Webqual

Peran Layanan Digital Perpustakaan Universitas Dalam Mendukung Penelitian Sivitas Akademika

Laporan Kegiatan Tim Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan Universitas

Pemanfaatan Koleksi Terbitan berseri Di Perpustakaan Universitas Negeri Medan (Unimed)

Layanan Informasi Elektronik Berbasis Web Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Pemanfaatan Sumber Informasi Elektronik Pada Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi

Evaluasi Pemanfaatan Koleksi Institutional Repository Pada Website Digital Repository Perpustakaan UNIMED

Analisis Penggunaan Sumber Daya Informasi Tercetak dan Elektronik di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan