Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Fakultas Ekonomi USU
menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan karyawan dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Fakultas Ekonomi
USU. Adapun fasilitas sarana kantor yang digunakan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, sebagai berikut : INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusutan
OUTPUT Warkatarsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunkan suatu program tertentu untuk menghasilkan
informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat
dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat 4
P.C. Unit Komputer, yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.3 unit komputer terletak di meja kerja masing-masing staf administrasi dan 1unit lagi di
meja kerja Pudek III. b.
Printer Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak
hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui
dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara terdapat 3 buah unit printer yang terletak di masing- masing meja kerja pegawai staf administrasi.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain ditempat yang berbeda. Telepon
merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat
menghubungkan langsung pegawai dengan orang lain yang berbeda jarak yang jauh. Pada kantor di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara terdapat satu buah telepon yang terletak di ruangan Pudek-III. d.
Filling Cabinet dan lemari besi arsip Filling Cabinet mempunyai 4 kotak kecil dari atas kebawah, gunanya
untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25x35 cm. Lemari besi untuk arsip juga berguna untuk menyimpan file-file dan
data Mahasiswa atau surat-surat penting bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Di kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 buah Filling Cabinet Jenis Daiko,4 laci,ukuran : tinggi 130 cm
dan lebar 62 cm. 5 buah lemari besi jenis cupboard,4 susun,ukuran: 180 cm x 120 .Digunakan untuk menyimpan data-data file-file penting.
E. Penilaian Kinerja
Kategori