3. Mutasi
Pegawai yang berprestasi rendah akan dimuasi ke pekerjaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan di mutasi
kepekerjaan yan lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal
tersebut dapat diketahui dari adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
C. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
dapat diketahui sistem kearsipan dan peralatan yang dipergunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis
dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan. 4.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5.
Adanya daftar indeks arsip. 6.
Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan
arsip-arsip lama. 8.
Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya masuknya
mahasiswa baru, wisuda mahasiswa, mutasi mahasiswa, pemberian beasiswa, perubahan data diri mahasiswa dan pemberian surat
keterangan pada mahasiswa. Walaupun sistem kearsipan dan fasilitas pada Kantor Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yaitu :
1. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak
rusak. 2.
Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama. 3.
Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit
menemukannya. 4.
Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
5. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
6. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun
terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga dapat menganalisis kebersihan, keamanan, dan guna arsip di kantor Bagian Kemahasiswaan USU.
Dimana kebersihan dan keamanan arsip juga sangat mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan oleh arsiparis di Kantor Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada
kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. 1.
Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip
yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu
ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
2. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai
berikut: a.
Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.
b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada
yang tidak berwewenang. c.
Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. h.
Tidak membiarkan orang yang tidak berpentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
j. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan
membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
3. Guna Arsip
Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan
maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi para Dosen, para Pegawai, maupun bagi Kasubag, pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Untuk Keperluan Administrasi.
2. Untuk Keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu : input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut adalah Unsur Sistem Kearsipan.
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo 2006:20
D. Fasilitas Kerja
